You have a complaint against an EU institution or body?

Lēmums, ar ko izveido pamatnostādnes par to, kā rīkoties aizskarošas saziņas vai sūdzību gadījumā, ar kurām ļaunprātīgi izmanto procesu

Ņemot vērā Eiropas Ombuda Lēmuma par īstenošanas noteikumu pieņemšanu 9.8. pantu, Eiropas Ombuds ir pieņēmis šādas pamatnostādnes.

1. Pamatnostādņu mērķis

Attiecībās ar iedzīvotājiem ombudam un tā personālam vienmēr vajadzētu ievērot pieklājību, kā arī izrādīt cieņu, būt pacietīgiem un iejutīgiem.

Tomēr ir svarīgi, lai ombuda personālam būtu pieejamas skaidras pamatnostādnes, kas palīdzētu atbilstoši vērsties pret personām, kuru uzvedība ir aizskaroša, piemēram, pret personām, kuras vēršas pie ombuda vai tā darbiniekiem, [1] saziņā izmantojot draudus un rupjus izteicienus, vai arī gadījumos, kad personas kontakti ar ombudu acīmredzami atkārtojas, turklāt tas notiek neadekvāti bieži, bezjēdzīgi, šie kontakti ir sīkmanīgi vai kaitinoši (šajā sakarā sk. Ombuda Labas administratīvās prakses kodeksu).

2. Iekļautie saziņas veidi

Pamatnostādnes attiecas uz visiem saziņas veidiem, proti, gan rakstveida, gan mutvārdu, gan arī uz saziņu saistībā ar sūdzībām vai citiem jautājumiem. Jēdziens “saziņa” iekļauj vēstules, faksa sūtījumus, e-pasta saraksti, visu vizuālo saziņu, piemēram, attēlus, fotogrāfijas un videomateriālus, kā arī visa veida mutvārdu saziņu, piemēram, sarunas pa tālruni.

3. Aizskaroša saziņa

Saziņa ir aizskaroša, ja:

tā pauž ar dzimumu saistītus stereotipus, ir rasistiska, vai aizskar personu tās sociālās izcelsmes, ģenētisko īpatnību, valodas, ticības vai pārliecības, politisko vai citu uzskatu dēļ, kā arī tās piederības nacionālai minoritātei, invaliditātes, vecuma vai dzimumorientācijas dēļ;

tā ir ombudu, tā personālu vai jebkuru citu personu klaji apmelojoša vai aizvainojoša;

tā satur nepārprotami rupjus un agresīvus izteicienus;

tā satur informāciju, kas ir tīši maldinoša, piemēram, apzināti sagrozīta informācija vai viltoti dokumenti;

tā acīmredzami atkārtojas, piemēram, ja persona atkārtoti vērš uzmanību uz jautājumu, uz kuru ombuds jau ir sniedzis skaidru atbildi;

tā ir uzskatāmi bezjēdzīga vai sīkmanīga;

tā ir uzskatāmi kaitinoša, piemēram, ja tai nav praktiska mērķa, bet tās vienīgais nolūks ir radīt darbības traucējumus vai apgrūtinājumu.

Ja sūdzības iesniedzējs iesniedz lielu skaitu sūdzību par neaktuāliem vai maznozīmīgiem jautājumiem, tā var tikt uzskatīta par kaitinošu un procedūru ļaunprātīgi izmantojošu saziņu.

Par aizskarošu neuzskata saziņu, kas ir acīmredzami neskaidra vai mulsinoša. Tomēr, ja šādā saziņā nav iespējams noteikt jebkādu pamatotu lūgumu rīkoties vai sniegt informāciju, to ievada lietvedībā ar piezīmi, ka turpmāka ombuda rīcība šajā sakarā nav nepieciešama.

4. Rīcība aizskarošas saziņas gadījumā

4.1 Procedūra: informēt augstākstāvošos un reģistrēt

Ja darbinieks konstatē aizskarošu saziņu, viņam būtu jāsagatavo piezīme, kurā izklāsta faktus un iemeslus, kādēļ darbinieks uzskata konkrēto saziņu par aizskarošu. Darbinieks šo piezīmi iesniedz savam vadītājam, kurš iepazīstas ar tās saturu un to apstiprina. Apstiprināto piezīmi saglabā konkrētā gadījuma lietas materiālos.

Kad piezīme ir apstiprināta, darbinieks, vēlams rakstveidā, informē aizskarošās saziņas autoru par to, ka viņa saziņa tiek uzskatīta par aizskarošu, un sniedz pamatojumu. Aizskarošās saziņas autoru informē arī par to, ka aizskarošas saziņas turpināšanas gadījumā ombuds vai attiecīgi pilnvarots darbinieks var pieņemt lēmumu par pilnīgu saziņas izbeigšanu ar šo personu par konkrēto jautājumu.

Ja aizskarošā saziņa notiek tikai pa tālruni un šo personu nav iespējams informēt rakstveidā, darbinieks, kurš atbild uz šīs personas nākamo tālruņa zvanu, informē viņu, ka viņa saziņa tiek uzskatīta par aizskarošu, sniedz pamatojumu, un brīdina, ka aizskarošas saziņas turpināšanās gadījumā ombuds vai attiecīgi pilnvarots darbinieks var pieņemt lēmumu par pilnīgu saziņas izbeigšanu ar šo personu par konkrēto jautājumu. Par šo tālruņa sarunu darbinieks sagatavo piezīmi un pievieno lietai.

4.2 Aizskarošas saziņas turpināšanās

Ja aizskarošās saziņas autors turpina (rakstveidā vai pa tālruni) sazināties aizskaroši arī pēc šā lēmuma 4.1. punktā minētās procedūras, attiecīgais darbinieks sagatavo vēl vienu piezīmi, kurā izklāsta faktus un ierosina pieņemt lēmumu turpmāk neatbildēt uz šīs personas saziņas mēģinājumiem par konkrēto jautājumu. Darbinieks iesniedz piezīmi savam vadītājam, kurš iepazīstas ar tās saturu un to apstiprina. Apstiprināto piezīmi saglabā konkrētā gadījuma lietas materiālos.

Kad piezīme ir apstiprināta, aizskarošās saziņas autoram nosūta vēstuli ar ombuda lēmumu, kurā teikts, ka ombuds turpmāk neatbildēs uz šīs personas saziņas mēģinājumiem konkrētajā jautājumā, un sniedz pamatojumu. Ombuds var deleģēt šīs pilnvaras.

4.3 Lēmuma par turpmāku neatbildēšanu uz aizskarošu saziņu izpilde

Visus rakstveida iesniegumus, kas tiek saņemti pēc šā lēmuma 4.2. punktā minētās procedūras, pievieno lietas materiāliem, un turpmākas darbības netiek veiktas. Ja pēc minētā lēmuma pieņemšanas attiecīgā persona sazinās pa tālruni, darbinieks, kurš atbild uz zvanu, pieklājīgi informē par pieņemto lēmumu (ka ombuda birojs neatbildēs uz turpmākiem šīs personas telefoniskas vai rakstveida saziņas mēģinājumiem) un izbeidz sarunu.

4.4 Īpaši smagi aizskarošas saziņas gadījumi

Gadījumos, ja saziņā tiek izmantoti īpaši aizskaroši izteicieni, piemēram, tiek izteikti nopietni draudi, attiecīgais darbinieks nekavējoties par to informē vadītāju un veic šā lēmuma 4.2. punktā minēto procedūru, izlaižot lēmuma 4.1. punktā minēto procedūru. Darbinieks izklāsta iemeslus, kādēļ viņš uzskata notikušo saziņu par īpaši aizskarošu.

Īpaši aizskarošas tālruņa sarunas gadījumā darbinieks var uzreiz informēt zvanītāju, ka, viņaprāt, šī saziņa ir ļoti aizskaroša un tāpēc izbeigs sarunu un informēs par notikušo savu vadītāju. Pēc tam darbinieks veic lēmuma 4.2. punktā aprakstīto procedūru, izlaižot lēmuma 4.1. punktā minēto procedūru.

4.5 Atvainošanās

Ja aizskarošās saziņas autors rakstveidā vēršas pie ombuda, atzīstot, ka viņa agrākā saziņa bija aizvainojoša, atvainojas par to un apņemas nekad vairs neuzvesties aizskaroši, ombuds vai pilnvarotais darbinieks var atsaukt 4.2. punktā minēto lēmumu. Lēmuma atsaukšanas gadījumā persona tiks par to informēta.

5. Stāšanās spēkā

Pamatnostādnes stājas spēkā to parakstīšanas dienā. Iepriekšējās pamatnostādnes tiek atceltas.

 

Strasbūra, 2020. gada 14. septembris

Emīlija O’Reilija (Emily O'Reilly)

 

[1] Šīs pamatnostādnes neskar Civildienestu noteikumu 24. pantā ombudam noteikto juridisko pienākumu palīdzēt visiem ierēdņiem, jo sevišķi tiesvedībā pret jebkuru personu, kura izsaka draudus, apvainojumus vai veic apmelojošas darbības vai izteikumus, kā arī ombuda statūtu 4. panta 2 punktā ombudam noteikto juridisko pienākumu nekavējoties informēt kompetentās valsts iestādes, ja izmeklēšanas gaitā ombudam kļūst zināmi fakti, uz kuriem, viņaprāt, varētu attiekties krimināllikums.