You have a complaint against an EU institution or body?

Paziņojums par privātumu saistībā ar Eiropas Ombuda publiskajiem pasākumiem

1) Kas ir atbildīgs par personas datu apstrādi?

Eiropas Ombuds ar šādu struktūrvienību starpniecību:

a) Komunikāciju nodaļa;

b) Personāla, administrācijas un budžeta nodaļa;

c) Kabinets.

2) Kādam nolūkam mēs izmantojam jūsu datus?

Komunikāciju nodaļa koordinē, organizē un pārvalda informatīvas darbības atbilstoši Eiropas Ombuda stratēģijai. Tāpēc nodaļa apkopo datus šādos nolūkos:

a) nosūtīt uzaicinājumus un informāciju iespējamajiem lektoriem un dalībniekiem;

b) dot iespēju reģistrēties pasākumiem un pēcpasākumiem;

c) sekmēt un uzlabot viedokļu apmaiņu un turpmāku sadarbību ar lektoriem un dalībniekiem, kā arī viņu starpā;

d) sekmēt finanšu un līgumiskās attiecības ar lektoriem un citiem dalībniekiem un piegādātājiem;

e) dot ceļojumu aģentiem iespēju (atbilstoši Eiropas Parlamenta pamatlīgumam) veikt ceļojumu un viesnīcu rezervācijas;

f) izpildīt drošības prasības;

g) informēt par Ombuda darbībām.

3) Kāds ir juridiskais pamats datu apkopošanai?

a) Eiropas Ombuda statūti[1]

b) Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta a) apakšpunkts: “apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs..”.

c) Regulas (ES) 2018/1725 5. panta 1. punkta d) apakšpunkts: “datu subjekts ir devis piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;”.

4) Kādus personas datus mēs apkopojam?

a) Lektoru, dalībnieku un ārēju piegādātāju vārdus, uzvārdus un nosaukumus.

b) Lektoru, dalībnieku un ārēju piegādātāju e-pasta adreses un tālruņa numurus.

c) Lektoru amata nosaukumus un CV.

d) Informāciju par lektoru un ārēju piegādātāju bankas kontiem.

e) Lektoru, dalībnieku un ārēju piegādātāju darba devēju nosaukumus.

f) Attēlus, piemēram, fotoattēlus un video un audio ierakstus, kuri veikti pasākumos.

g) Attēlus un audio un video ierakstus, kurus nodrošinājuši iespējamie lektori.

5) Kam ir piekļuve šiem datiem?

a) Komunikāciju nodaļas, Personāla, administrācijas un budžeta nodaļas, kā arī Kabineta darbiniekiem, kuriem darba laikā ir jārīkojas ar tādiem personas datiem, kas saistīti ar ombuda publiskajiem pasākumiem.

b) Ceļojumu aģentiem, kuru pakalpojumus izmanto ombuds (Eiropas Parlamenta pamatlīguma kontekstā) un kuriem šajā nolūkā ir jāzina lektoru un dažos gadījumos arī dalībnieku vārdi, uzvārdi, dzimšanas datumi un kontaktinformācija.

c) Fotogrāfiem un audio speciālistiem, kurus ombuds nolīdzis lektoru un citu pasākuma dalībnieku fotografēšanai un audio un video ierakstu veikšanai.

d) Ombuda publisko pasākumu dalībnieki saņem sarakstu ar dalībnieku vārdiem, uzvārdiem, profesijām un darba devēju nosaukumiem.

e) Ombuds publicē savu pasākumu fotoattēlus un videomateriālus, izmantojot savu tīmekļa vietni, gada ziņojumu, sociālo plašsaziņas līdzekļu kanālus un Eiropas ombudu tīkla gada biļetenu. Šajos attēlos parasti ir redzami lektori, un tos papildina lektoru vārdi, uzvārdi, profesijas un darba devēju nosaukumi. Visi iepriekš minētie personas dati ir pieejami publiski.

f) Ombuda iekšējā biļetenā tā darbiniekiem var tikt sniegta šāda informācija: pasākuma kopsavilkums, kurā ietverti lektoru vārdi, uzvārdi, profesijas un darba devēju nosaukumi, ko papildina viņu fotoattēli.

6) Cik ilgi mēs glabājam šos datus?

Dalībnieku personas dati tiek glabāti piecus gadus un pēc tam izdzēsti, bet lektoru vārdi, uzvārdi, kontaktinformācija un attēli tiek arhivēti vēsturiskos nolūkos.

Dati, proti, lektoru vārdi, uzvārdi un attēli, kuri publicēti Ombuda tīmekļa vietnē un sociālo plašsaziņas līdzekļu kanālos, paliek tur nenoteiktu laika periodu.

7) Kā jūs varat izmantot savas tiesības?

a) Jūs varat izmantot savas tiesības, piemēram, pieprasot piekļuvi, lai apstiprinātu vai dzēstu savus personas datus, nosūtot e-pastu uz eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pieprasījums tiek apstrādāts bez liekas kavēšanās. Atteikums tiek pienācīgi pamatots.

b) Reģistrējoties pasākumam, mēs jautājam, vai pasākuma laikā ombuda birojs drīkst iegūt jūsu attēlus un izmantot tos saziņas nolūkos. Ja jums ir bažas vai ja jūs piekritāt, bet esat mainījis(-usi) savu viedokli, varat sazināties ar Komunikāciju nodaļu pa e-pastu eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Ciktāl iespējams, darbinieki mēģinās kliedēt jūsu bažas (piemēram, atkarībā no telpas konfigurācijas).

c) Mēs arī jautājam, vai vēlaties, lai jūs iekļauj mūsu kontaktpersonu sarakstos, lai mēs varētu informēt jūs par mūsu darbībām. Visos turpmākajos paziņojumos jūs varēsiet atteikties no iekļaušanas šādos sarakstos, ja to vēlēsieties.

8) Ar ko jums jāsazinās jautājumu gadījumā?

Ar Komunikāciju nodaļu: eo-comm-contact@ombudsman.europa 

9) Ar ko jums jāsazinās, ja ir bažas par to, kā ombuds ir rīkojies ar jūsu personas datiem?

a) Ar datu aizsardzības speciālistu: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

b) Ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju: www.edps.europa.eu

 

[1] Eiropas Parlamenta Lēmums par noteikumiem un vispārējiem nosacījumiem, kas reglamentē ombuda pienākumu izpildi. Parlaments pieņēmis 1994. gada 9. martā (OV L 113, 4.5.1994., 15. lpp.) un grozījis ar savu 2002. gada 14. marta lēmumu (OV L 92, 9.4.2002., 13. lpp.) un 2008. gada 18. jūnija lēmumu (OV L 189, 17.7.2008., 25. lpp.).