Klausimai ir atsakymai dėl visuomenės teisės susipažinti su dokumentais

1. Kas yra visuomenės teisė susipažinti su ES dokumentais?

ES sutartyse ir ES pagrindinių teisių chartijoje visuomenei suteikiama teisė prašyti ES institucijų, įstaigų, biurų ir agentūrų (ES institucijų) turimų dokumentų kopijų. ES institucijos privalo suteikti galimybę susipažinti su prašomais dokumentais, išskyrus tam tikras Europos teisėje ir taisyklėse nustatytas aplinkybes (žr. 8 klausimą).

2. Kaip visuomenės teisė susipažinti su dokumentais taikoma ES administracijai?

Bendrosios taisyklės, kuriomis įgyvendinama ši teisė, nustatytos Reglamente Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su ES dokumentais.

Reglamentas Nr. 1049/2001 tiesiogiai taikomas Europos Komisijai, ES Tarybai ir Europos Parlamentui, priėmusiems darbo tvarkos taisykles, kuriomis nustatoma, kaip jie taiko Reglamentą Nr. 1049/2001. Europos Vadovų Taryba taip pat taiko Reglamentą Nr. 1049/2001 ir atitinkamas ES Tarybos darbo tvarkos taisykles.

Kitos trys ES institucijos – ES Teisingumo Teismas, Europos Audito Rūmai ir Europos Centrinis Bankas – taiko atskiras taisykles, kurios skirtingu mastu skiriasi nuo Reglamento Nr. 1049/2001, tačiau iš esmės juo yra paremtos.

3. Kas gali pateikti paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais?

Bet kuris ES pilietis, ES valstybėje narėje gyvenantis asmuo arba ES valstybėje narėje registruotas juridinis asmuo (pvz., įmonė, organizacija ar asociacija) turi teisę prašyti, kad jam būtų leista susipažinti su ES dokumentu.

Institucija turi teisę prašyti pateikti jūsų kontaktinius duomenis, kad galėtų išnagrinėti jūsų paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentu, taip pat patikrinti, ar esate ES gyventojas arba pilietis.

4. Su kokiais dokumentais visuomenė gali prašyti galimybės susipažinti?

Terminas „dokumentas“ reiškia bet kokį turinį (žodžius, skaičius, simbolius, kompiuterinius kodus, paveikslėlius, garsus) bet kokiu formatu (pavyzdžiui, popierinius ar elektroninius dokumentus, elektroninius laiškus, tekstines žinutes, garso, vaizdo ar garso ir vaizdo įrašus). Visuomenės teisė susipažinti su dokumentais taikoma dokumentams, susijusiems su institucijos atsakomybės sričiai priskiriama politika, veikla ir sprendimais. Pagal Reglamentą Nr. 1049/2001 visos institucijos privalo tvarkyti turimų dokumentų registrą.

Asmenys gali prašyti leisti susipažinti su jiems žinomais egzistuojančiais dokumentais, tačiau taip pat gali prašyti leisti susipažinti su bet kokiais institucijos turimais dokumentais, susijusiais su konkrečiu apibrėžtu klausimu, nežinodami tikslaus atitinkamų dokumentų aprašymo. Nors prašomų dokumentų kiekis neribojamas, pagal Reglamentą Nr. 1049/2001 ES institucijos gali atsisakyti nagrinėti paraišką dėl labai didelės apimties dokumentų arba labai didelio jų skaičiaus. Tačiau tokiais atvejais jos pirmiausia turėtų pabandyti rasti teisingą sprendimą kartu su asmeniu, prašančiu galimybės susipažinti su dokumentais.

5. Kokiomis kalbomis galima pateikti paraišką ir gauti dokumentus?

Asmenys gali pateikti paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais bet kuria iš 24 oficialiųjų ES kalbų, o institucija privalo atsakyti šia kalba. Kai institucija suteikia galimybę susipažinti su dokumentu, ji atskleidžia dokumentą ta kalba (-omis), kuria (-iomis) jis egzistuoja, tačiau neprivalo jo išversti.

6. Kokia yra paraiškos dėl galimybės susipažinti su dokumentais pateikimo tvarka ir terminai?

Asmenys turi raštu pateikti paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais. Kai kuriose institucijose yra įdiegtos paraiškų nagrinėjimo internetinės formos arba portalai, kurie gali padėti greičiau išnagrinėti paraiškas. Pateikdami paraišką asmenys turėtų nurodyti informaciją apie savo tapatybę ir pageidaujamus dokumentus.

Gavusios paraišką, institucijos paprastai turėtų patvirtinti jos gavimą. Įstaigos privalo atsakyti per 15 darbo dienų nuo paraiškos užregistravimo dienos, išskyrus atvejus, kai reikia patikslinti paraišką. Kai gaunamos sudėtingos arba didelės apimties paraiškos, institucijos gali pratęsti terminą 15 dienų.

Jei institucija atsisako suteikti galimybę susipažinti su dokumentu, remdamasi viena iš Reglamente Nr. 1049/2001 nustatytų išimčių (žr. 8 klausimą), asmuo gali prašyti, kad institucija peržiūrėtų savo sprendimą (pateikdamas „kartotinę paraišką“). Taikomas tas pats terminas kaip ir pirminei paraiškai.

Jei institucija ir toliau laikosi savo sprendimo atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su dokumentais (arba neatsako per taikomą laikotarpį), asmenys gali kreiptis į Europos ombudsmeną arba ES teismus (žr. 7 klausimą).

7. Kokiomis aplinkybėmis ES institucija, įstaiga, biuras ar agentūra gali atsisakyti suteikti galimybę susipažinti su dokumentais?

Reglamente Nr. 1049/2001 nustatytos tam tikros išimtinės aplinkybės, kuriomis ES institucija gali atsisakyti leisti susipažinti su dokumentais (reglamento 4 straipsnis). Šios išimtys apima atvejus, kai institucija mano, kad atskleidus informaciją būtų pakenkta viešajam interesui tam tikrose jautriose srityse arba būtų pažeistas asmenų privatumas (atitinka ES duomenų apsaugos teisę). Išimtys taip pat taikomos siekiant apsaugoti vykstančias sprendimų priėmimo procedūras, teisines procedūras arba komercinius interesus.

Remdamasi šiomis išimtimis, kad nebūtų leista susipažinti su dokumentais, institucija turi įrodyti, kad nėra viršesnio viešojo intereso, kuris pateisintų dokumentų atskleidimą.

8. Ką daryti, kai atsisakoma patenkinti paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais? Kokia yra sprendimų atsisakyti leisti susipažinti su dokumentais apskundimo tvarka?

Asmenys gali pateikti skundą Europos ombudsmenui, jei institucija, atlikusi peržiūrą (priėmusi kartotinį sprendimą), visiškai ar iš dalies atmetė jų paraišką arba į ją neatsakė per nustatytą terminą. Ombudsmenas siekia kuo greičiau išnagrinėti tokius skundus ir šiuo tikslu taiko paspartintą skundų nagrinėjimo procedūrą. Ombudsmenas turi teisę tikrinti ginčijamus dokumentus ir gali pateikti rekomendaciją, kad dokumentai būtų atskleisti.

Asmenys taip pat gali kreiptis į ES teismus, jei institucija, atlikusi peržiūrą, visiškai ar iš dalies atmetė jų paraišką.

9. Kokios taisyklės taikomos informacijai apie aplinką?

Galimybę gauti informaciją ir dokumentus, visuomenės dalyvavimą priimant sprendimus ir teisę kreiptis į teismus aplinkosaugos klausimais tarptautiniu lygmeniu reglamentuoja vadinamoji Orhuso konvencija (1998 m.), kuri yra privaloma ES institucijoms ir įtraukta į ES teisę. Manoma, kad visuomenė ypač suinteresuota skaidrumu, susijusiu su informacija apie aplinką ir sprendimų priėmimu, o tokia informacija turėtų būti lengvai prieinama. ES institucijos vis dar gali remtis Reglamente Nr. 1049/2001 numatytomis išimtimis, kad atsisakytų leisti susipažinti su informacija, tačiau šios išimtys turi būti aiškinamos siaurai, atsižvelgiant į viešąjį interesą, kuris užtikrinamas atskleidžiant informaciją.

10. Ar dokumentai, kurie buvo atskleisti gavus paraišką dėl galimybės susipažinti su dokumentais, yra skelbiami?

Tai, kad institucija privalo atskleisti dokumentą pareiškėjui, nereiškia, kad institucija turi pareigą aktyviai skelbti dokumentą. Tačiau institucijos turi pareigą kuo plačiau leisti tiesiogiai susipažinti su dokumentais, pavyzdžiui, skelbti juos savo interneto svetainėse ir (arba) viešuose dokumentų registruose.

Asmenys, kuriems leista susipažinti su dokumentais, gali juos skelbti, išskyrus atvejus, kai institucija nurodo, kad būtina taikyti apribojimus, pavyzdžiui, jei dokumentui taikomos autorių arba kitos intelektinės nuosavybės teisės.

11. Kokios taisyklės taikomos „įslaptintiems“ dokumentams?

Neskelbtini dokumentai gali būti laikomi įslaptintais siekiant apsaugoti esminius ES interesus, ypač viešojo saugumo, gynybos ir karinių reikalų srityse. Pagal Reglamentą Nr. 1049/2001 asmenys gali prašyti leisti susipažinti su įslaptintais dokumentais. Tokias paraiškas gali nagrinėti tik asmenys, turintys leidimą susipažinti su tokiais dokumentais, o institucija neprivalo patvirtinti, kad neskelbtinas dokumentas apskritai egzistuoja.