You have a complaint against an EU institution or body?

Päätös häiritsevien viestien ja menettelyä väärin käyttävien kantelujen käsittelyä koskevista ohjeista

Euroopan oikeusasiamies, joka ottaa huomioon täytäntöönpanosäännösten antamisesta tehdyn Euroopan oikeusasiamiehen päätöksen 9.8 kohdan, on hyväksynyt seuraavat ohjeet:

1. Ohjeiden tarkoitus

Oikeusasiamiehen ja oikeusasiamiehen työntekijöiden tulisi aina toimia vuorovaikutuksessa kansalaisten kanssa kohteliaasti, kunnioittavasti, kärsivällisesti ja myötätuntoisesti.

On kuitenkin tärkeää, että oikeusasiamiehen työntekijöillä on selkeät ohjeet, joiden tarkoituksena on auttaa heitä toimimaan asianmukaisesti sellaisten henkilöiden kanssa, joiden käytös on häiritsevää. Näin on esimerkiksi silloin, kun henkilö puhuttelee oikeusasiamiestä tai oikeusasiamiehen työntekijää uhkaavasti tai karkeasti tai kun henkilön yhteydenotot oikeusasiamieheen ovat selkeästi toistuvia, liiallisia, aiheettomia, merkityksettömiä tai haitantekotarkoituksessa tehtyjä (ks. tämän osalta oikeusasiamiehen hyvän hallintotavan säännöstö)[1].

2. Ohjeiden soveltamisalaan kuuluvat viestien tyypit

Nämä ohjeet koskevat kaikkia viestejä riippumatta siitä, ovatko ne kirjallisia vai suullisia ja liittyvätkö ne kanteluihin vai eivät. Käsitteellä ”viestit” tarkoitetaan kirjeitä, fakseja, sähköpostiviestejä, kaikkia visuaalisia viestejä, kuten valokuvia, kuvia ja videoita, ja kaikkia suullisia viestejä, kuten puheluita.

3. Häiritsevät viestit

Viestit ovat häiritseviä, jos

ne ovat seksistisiä, rasistisia tai ne loukkaavat henkilöitä heidän sosiaalisen taustansa, geneettisten ominaisuuksiensa, puhumansa kielen, uskontonsa tai vakaumuksensa, poliittisen tai muun mielipiteensä, kansalliseen vähemmistöön kuulumisensa, vammaisuutensa, ikänsä tai sukupuolisen suuntautumisensa takia

ne ovat erittäin herjaavia tai loukkaavia oikeusasiamiestä, oikeusasiamiehen työntekijää tai muuta henkilöä kohtaan

ne sisältävät selkeästi karkeaa ja loukkaavaa kieltä

ne sisältävät tietoja, jotka ovat tarkoituksella harhaanjohtavia, kuten tarkoituksella vääristeltyjä tietoja tai väärennettyjä asiakirjoja

ne ovat selkeästi toistuvia, esimerkiksi, kun laatija ottaa uudelleen esiin kysymyksen, johon oikeusasiamies on jo antanut selkeän vastauksen

ne ovat selkeästi aiheettomia tai merkityksettömiä

ne on tehty selkeästi haitantekotarkoituksessa, kuten silloin, kun niillä ei ole hyödyllistä tarkoitusta, vaan niillä pyritään vain aiheuttamaan häiriötä tai harmia.

Sellaisen kantelijan viestit, joka esittää suuren määrän kanteluja kysymyksistä, joilla ei ole tai on vain vähän merkitystä, voidaan katsoa haitantekotarkoituksessa tehdyiksi ja menettelyn väärinkäytöksi.

Ilmeisen epäselviä tai sekavia viestejä ei katsota häiritseviksi viesteiksi. Jos viestin perusteella ei ole mahdollista yksilöidä mitään toimintaa tai tietoa koskevaa perusteltua pyyntöä, viestit on kuitenkin arkistoitava ja niihin on liitettävä lausunto, jossa todetaan, että oikeusasiamieheltä ei edellytetä lisätoimia.

4. Häiritsevien viestien käsittely

4.1 Menettely – Ilmoitus esimiehille ja kirjaaminen

Jos työntekijä saa häiritseviä viestejä, hänen on laadittava ilmoitus, jossa esitetään tosiseikat ja syyt, miksi hän katsoo viestien olevan häiritseviä. Ilmoitus on toimitettava työntekijän esimiehelle tiedoksi ja hyväksyttäväksi. Hyväksytty ilmoitus on tallennettava asiaankuuluvaan tiedostoon.

Kun ilmoitus on hyväksytty, työntekijän on ilmoitettava viestien esittäjälle, mielellään kirjallisesti, että tämän viestit katsotaan häiritseviksi, sekä syyt siihen. Häiritsevien viestien esittäjälle on myös ilmoitettava, että häiritsevien viestien jatkuminen voi johtaa siihen, että oikeusasiamies tai oikeusasiamiehen työntekijä voi päättää lopettaa kyseisen henkilön kanssa kaiken yhteydenpidon kyseessä olevasta asiasta.

Jos häiritseviä viestejä esitetään vain puhelimitse eikä henkilölle voida ilmoittaa kirjallisesti, työntekijän, joka vastaa seuraavaan puheluun, on ilmoitettava henkilölle, että tämän viestit katsotaan häiritseviksi, syyt siihen ja se, että häiritsevien viestien jatkuminen voi johtaa siihen, että oikeusasiamies tai oikeusasiamiehen työntekijä voi päättää lopettaa kyseisen henkilön kanssa kaiken yhteydenpidon kyseessä olevasta asiasta. Puhelusta on laadittava lyhyt ilmoitus, joka arkistoidaan.

4.2 Häiritsevien viestien jatkuminen

Jos tämän päätöksen 4.1 kohdassa tarkoitetun menettelyn jälkeen häiritsevien viestien esittäjä ottaa edelleen yhteyttä häiritsevällä tavalla (kirjallisesti tai puhelimitse), kyseessä olevan työntekijän on laadittava lisäilmoitus, jossa esitetään tosiseikat ja ehdotetaan päätöksen tekemistä siitä, että henkilölle ei enää vastata kyseessä olevaa asiaa koskeviin viesteihin. Ilmoitus on toimitettava työntekijän esimiehelle tiedoksi ja hyväksyttäväksi. Hyväksytty ilmoitus on tallennettava asiaankuuluvaan tiedostoon.

Kun ilmoitus on hyväksytty, oikeusasiamieheltä lähetetään päätöksestä kirje häiritsevien viestien esittäjälle. Siinä todetaan, että oikeusasiamies ei enää vastaa henkilön kyseistä asiaa koskeviin viesteihin ja esitetään sen syyt. Oikeusasiamies voi valtuuttaa toisen henkilön tekemään tämän.

4.3 Häiritseviin viesteihin vastaamisen lopettamista koskevan päätöksen täytäntöönpano

Tämän päätöksen 4.2 kohdan mukaisen päätöksen jälkeen vastaanotetut kirjalliset viestit arkistoidaan eikä muihin toimenpiteisiin ryhdytä. Jos kyseinen henkilö ottaa puhelimitse yhteyttä kyseisen päätöksen jälkeen, puheluun vastaavan työntekijän olisi viitattava kohteliaasti tehtyyn päätökseen (siitä, että henkilöltä tuleviin puheluihin tai viesteihin ei enää vastata) ja lopetettava puhelu.

4.4 Häiritseviä viestejä koskevat erityisen vakavat tapaukset

Jos käytetty kieli on erityisen häiritsevää esimerkiksi siksi, että se sisältää vakavia uhkauksia, työntekijän on ilmoitettava välittömästi esimiehelleen ja noudatettava tämän päätöksen 4.2 kohdassa tarkoitettua menettelyä noudattamatta ensin tämän päätöksen 4.1 kohtaa. Työntekijän on esitettävä syyt, miksi hän katsoo viestien olevan erityisen häiritseviä.

Jos kyse on erityisen häiritsevistä puheluista, työntekijä voi ilmoittaa välittömästi soittavalle henkilölle, että hän katsoo asian olevan niin ja että siksi hän lopettaa puhelun ja ilmoittaa esimiehelleen. Työntekijän on sitten noudatettava tämän päätöksen 4.2 kohdassa tarkoitettua menettelyä noudattamatta ensin tämän päätöksen 4.1 kohtaa.

4.5 Anteeksipyynnöt

Jos häiritsevien viestien esittäjä ottaa oikeusasiamieheen kirjallisesti yhteyttä ja myöntää, että hänen aiemmat viestinsä olivat häiritseviä, pyytää anteeksi kyseisiä häiritseviä viestejä ja lupaa olla toistamatta niitä, oikeusasiamies tai työntekijä, jolla on siihen valtuudet, voi perua edellä 4.2 kohdassa tarkoitetun päätöksen. Asianomaiselle henkilölle ilmoitetaan päätöksen perumisesta.

5. Voimaantulo

Nämä ohjeet tulevat voimaan niiden allekirjoituspäivänä. Aiemmat ohjeet kumotaan.

 

Strasbourg, 14.9.2020

Emily OʼReilly

 

[1] Nämä ohjeet eivät vaikuta henkilöstösääntöjen 24 artiklan mukaiseen oikeusasiamiehen velvoitteeseen avustaa virkamiestä erityisesti oikeudellisissa toimenpiteissä sellaista henkilöä vastaan, joka uhkaa, loukkaa, solvaa tai herjaa virkamiestä, eivätkä oikeusasiamiehen ohjesäännön 4 artiklan 2 kohdan mukaiseen oikeusasiamiehen velvoitteeseen ilmoittaa välittömästi toimivaltaisille kansallisille viranomaisille, jos hänen tietoonsa tulee tutkimusten yhteydessä seikkoja, joilla hän arvioi voivan olla rikosoikeudellista merkitystä.