You have a complaint against an EU institution or body?

Euroopan oikeusasiamiehen julkisiin tilaisuuksiin liittyvä tietosuojaseloste

1) Kuka vastaa henkilötietojen käsittelystä?

Euroopan oikeusasiamies

a) viestintäyksikön

b) henkilöstö-, hallinto- ja talousarvioyksikön ja

c) kabinetin välityksellä.

2) Mihin tarkoituksiin käytämme tietojasi?

Viestintäyksikkö koordinoi, järjestää ja hoitaa tiedotustoimintaa Euroopan oikeusasiamiehen strategian mukaisesti. Siksi yksikkö kerää tietoja

a) lähettääkseen kutsuja ja tietoa mahdollisille puhujille ja osallistujille

b) mahdollistaakseen ilmoittautumisen tapahtumiin ja niiden seurannan

c) helpottaakseen ja parantaakseen näkemysten vaihtoa ja tulevaa yhteistyötä puhujien ja osallistujien kanssa ja heidän välillään

d) helpottaakseen rahoitukseen ja sopimuksiin liittyviä suhteita puhujien ja muiden osallistujien sekä alihankkijoiden kanssa

e) mahdollistaakseen sen, että matkatoimistot (Euroopan parlamentin puitesopimuksen puitteissa) voivat tehdä matka- ja hotellijärjestelyjä

f) täyttääkseen turvallisuusvaatimukset

g) viestiäkseen oikeusasiamiehen toiminnasta.

3) Mikä on tietojenkeruun oikeudellinen perusta?

a) Euroopan oikeusasiamiehen ohjesääntö[1]

b) Asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohta: ”... käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi... ”

c) Asetuksen 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan d alakohta: ”... rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.”

4) Mitä henkilötietoja keräämme?

a) Puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten tavaran- tai palveluntoimittajien nimet.

b) Puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten tavaran- tai palveluntoimittajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.

c) Puhujien tehtävänimikkeet ja ansioluettelot.

d) Puhujien ja ulkopuolisten tavaran- tai palveluntoimittajien pankkitilitiedot.

e) Puhujien, osallistujien ja ulkopuolisten tavaran- tai palveluntoimittajien työnantajien nimet.

f) Kuvat, kuten tilaisuuksissa otetut valokuvat, ja video- ja äänitallenteet.

g) Mahdollisten puhujien toimittamat kuvat ja video- ja äänitallenteet.

5) Kenellä on pääsy näihin tietoihin?

a) Viestintäyksikön, henkilöstö-, hallinto- ja talousarvioyksikön sekä kabinetin henkilöstön jäsenet, joiden työhön kuuluu oikeusasiamiehen julkisiin tilaisuuksiin liittyvien henkilötietojen käsittely.

b) Matkatoimistot, joiden palveluja oikeusasiamies käyttää (Euroopan parlamentin puitesopimuksen puitteissa) ja joiden on sen vuoksi tiedettävä puhujien ja joissakin tapauksissa osallistujien nimet, syntymäajat ja yhteystiedot.

c) Valokuvauksen ja äänitallenteiden ammattilaiset, joiden kanssa oikeusasiamies on tehnyt sopimuksen valokuvien ottamisesta ja ääni- ja videotallenteiden tekemisestä tilaisuuden puhujista ja muista osallistujista.

d) Oikeusasiamiehen julkisten tilaisuuksien osallistujat saavat luettelon, joka sisältää osallistujien nimet ja ammatit sekä heidän työnantajiensa  nimet.

e) Oikeusasiamies julkaisee valokuvia ja videoita verkkosivustollaan, toimintakertomuksessaan, sosiaalisen median kanavilla sekä Euroopan oikeusasiamiesten verkoston vuotuisessa uutistiedotteessa. Tällaiset kuvat on yleensä otettu puhujista, ja niiden yhteydessä on mainittu heidän nimensä ja ammattinsa ja heidän työnantajiensa nimet. Kaikki edellä mainitut henkilötiedot ovat julkisesti nähtävissä.

f) Tapahtuman tiivistelmä, joka sisältää puhujien nimet ja ammatit sekä heidän työnantajiensa nimet sekä valokuvia heistä, voidaan toimittaa oikeusasiamiehen henkilöstön saataville sen sisäisen tiedotteen välityksellä.

6) Miten kauan säilytämme näitä tietoja?

Osallistujien henkilötietoja säilytetään viisi vuotta, minkä jälkeen ne on poistettava, kun taas puhujien nimet, yhteystiedot ja kuvat arkistoidaan historiallisiin tarkoituksiin.

Oikeusasiamiehen verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavilla julkaistut tiedot puhujista, varsinkin heidän nimensä ja kuvansa, pysyvät niissä määräämättömän ajan.

7) Miten voit käyttää oikeuksiasi?

a) Voit käyttää oikeuksiasi esimerkiksi pyytämällä pääsyä henkilötietoihisi tai niiden vahvistamista tai poistamista. Voit tehdä tämän lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Pyyntösi käsitellään ilman aiheetonta viivytystä. Epääminen on perusteltava asianmukaisesti.

b) Kun ilmoittaudut tapahtumaan, kysymme sinulta, saako oikeusasiamiehen toimisto ottaa sinusta tapahtumassa kuvia ja käyttää niitä viestintätarkoituksiin. Jos sinulla on asiaan liittyviä huolenaiheita tai jos hyväksyt sen ja myöhemmin muutat mieltäsi, voit ottaa yhteyttä viestintäyksikköön osoitteeseen eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Yksikkö pyrkii ottamaan huolenaiheesi huomioon siinä määrin kuin mahdollista (riippuen esimerkiksi salin muodosta).

c) Kysymme sinulta myös, haluatko itsesi lisättävän yhteyshenkilöidemme luetteloon, jotta voisimme tiedottaa sinulle toiminnastamme. Kaikessa tulevassa yhteydenpidossa sinulla on mahdollisuus halutessasi poistaa mukanaolosi tällaisista luetteloista.

8) Kehen pitäisi ottaa yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää?

Viestintäyksikkö: eo-comm-contact@ombudsman.europa 

9) Kehen pitäisi ottaa yhteyttä, jos sinulla on huolenaiheita sen suhteen, miten oikeusasiamies on käsitellyt henkilötietojasi?

a) Tietosuojavastaava: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

b) Euroopan tietosuojavaltuutettu: www.edps.europa.eu

 

[1] Euroopan parlamentin päätös oikeusasiamiehen tehtävien hoitamista koskevasta ohjesäännöstä ja hänen tehtäviensä hoitamista koskevista yleisistä ehdoista tehty päätös,  jonka parlamentti teki 9. maaliskuuta 1994 (EYVL L 113, 4.5.1994, s. 15), ja jota muutettiin 14. maaliskuuta 2002 tehdyllä parlamentin päätöksellä (EYVL L 92, 9.4.2002, s. 13) sekä 18. kesäkuuta 2008 tehdyllä parlamentin päätöksellä (EUVL L 189, 17.7.2008, s. 25).