You have a complaint against an EU institution or body?

Δήλωση περί απορρήτου σχετικά με τις δημόσιες εκδηλώσεις του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή

1) Ποιος είναι υπεύθυνος για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα;

Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής μέσω:

a) της Μονάδας Επικοινωνίας

b) της Μονάδας Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού

c) του Γραφείου του Διαμεσολαβητή

2) Για ποιον σκοπό χρησιμοποιούνται τα δεδομένα σας;

Η Μονάδα Επικοινωνίας συντονίζει, οργανώνει και διαχειρίζεται τις δραστηριότητες προβολής σύμφωνα με τη στρατηγική του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή. Ως εκ τούτου, η Μονάδα συλλέγει δεδομένα προκειμένου:

a) να αποστέλλει προσκλήσεις και πληροφορίες σε πιθανούς ομιλητές και συμμετέχοντες·

b) να διεκπεραιώνει τις εγγραφές στις εκδηλώσεις και την αξιολόγηση των εκδηλώσεων·

c) να διευκολύνει και να βελτιώνει την ανταλλαγή απόψεων και τη μελλοντική συνεργασία με τους ομιλητές και τους συμμετέχοντες καθώς και τη μεταξύ τους συνεργασία·

d) να συνάπτει οικονομικές και συμβατικές σχέσεις με τους ομιλητές και τους λοιπούς συμμετέχοντες και προμηθευτές·

e) να είναι εφικτή η πραγματοποίηση ταξιδιωτικών και ξενοδοχειακών κρατήσεων από τα ταξιδιωτικά πρακτορεία (που έχουν συνάψει τη σύμβαση-πλαίσιο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου)·

f) να πληρούνται οι απαιτήσεις ασφάλειας·

g) να γνωστοποιούνται οι δραστηριότητες του Διαμεσολαβητή.

3) Ποια είναι η νομική βάση για τη συλλογή δεδομένων;

a) Το καταστατικό του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή.[1] 

b) Άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού αριθ. 2018/1725: «...η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον...»

c) Άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο δ) του κανονισμού 2018/1725: «...το υποκείμενο των δεδομένων έχει συναινέσει στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς».

4) Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε;

a) Ονοματεπώνυμο ομιλητών, συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών.

b) Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνικούς αριθμούς ομιλητών, συμμετεχόντων και εξωτερικών προμηθευτών.

c) Τίτλους εργασίας και βιογραφικά σημειώματα των ομιλητών.

d) Τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού των ομιλητών και των εξωτερικών προμηθευτών.

e) Ονοματεπώνυμο των εργοδοτών των ομιλητών, των συμμετεχόντων και των εξωτερικών προμηθευτών.

f) Εικόνες, όπως φωτογραφίες, ηχογραφήσεις και βίντεο που λαμβάνονται σε εκδηλώσεις.

g) Εικόνες, ηχογραφήσεις και βίντεο που παρέχονται από δυνητικούς ομιλητές.

5) Ποιος έχει πρόσβαση στα εν λόγω δεδομένα;

a) Μέλη της ομάδας της Μονάδας Επικοινωνίας, της Μονάδας Προσωπικού, Διοίκησης και Προϋπολογισμού και του Γραφείου του οποίου οι εργασίες απαιτούν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων για τις δημόσιες εκδηλώσεις του Διαμεσολαβητή.

b) Ταξιδιωτικά πρακτορεία, τις υπηρεσίες των οποίων χρησιμοποιεί ο Διαμεσολαβητής (βάσει της σύμβασης-πλαισίου του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου) και τα οποία, ως εκ τούτου, πρέπει να γνωρίζουν τα ονόματα, τις ημερομηνίες γέννησης και τα στοιχεία επικοινωνίας των ομιλητών και, σε ορισμένες περιπτώσεις, των συμμετεχόντων.

c) Φωτογράφοι και επαγγελματίες ήχου που προσλαμβάνονται από τον Διαμεσολαβητή φωτογραφίζουν, ηχογραφούν και βιντεοσκοπούν τους ομιλητές και τους άλλους συμμετέχοντες στις εκδηλώσεις.

d) Οι συμμετέχοντες στις δημόσιες εκδηλώσεις του Διαμεσολαβητή λαμβάνουν κατάλογο με τα ονόματα, τα επαγγέλματα και τα ονόματα των εργοδοτών των συμμετεχόντων.

e) Ο Διαμεσολαβητής δημοσιεύει φωτογραφίες και βίντεο των εκδηλώσεων στον δικτυακό του τόπο, στην ετήσια έκθεση, στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στο ετήσιο ενημερωτικό δελτίο του Ευρωπαϊκού Δικτύου Διαμεσολαβητών. Πρόκειται συνήθως για εικόνες των ομιλητών συνοδευόμενες από το όνομα, το επάγγελμα και το όνομα του εργοδότη. Το κοινό έχει πρόσβαση σε όλα τα προσωπικά δεδομένα που αναφέρονται ανωτέρω.

f) Η περίληψη της εκδήλωσης που περιέχει το όνομα, το επάγγελμα και το όνομα του εργοδότη των ομιλητών, καθώς και τις φωτογραφίες τους, μπορεί να διατεθεί στο προσωπικό του Διαμεσολαβητή μέσω του εσωτερικού ενημερωτικού δελτίου του οργάνου.

6) Για πόσο χρονικό διάστημα φυλάσσουμε τα εν λόγω δεδομένα;

Τα προσωπικά δεδομένα των συμμετεχόντων φυλάσσονται επί πέντε έτη, μετά το πέρας των οποίων διαγράφονται, ενώ τα ονόματα, τα στοιχεία επικοινωνίας και οι εικόνες των ομιλητών αρχειοθετούνται για τη διατήρηση ιστορικού αρχείου.

Τα δεδομένα, ιδίως τα ονόματα και οι εικόνες ομιλητών, τα οποία δημοσιεύονται στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης φυλάσσονται επ' αόριστον.

7) Πώς μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας;

a) Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας και να ζητήσετε, για παράδειγμα, πρόσβαση και διόρθωση ή διαγραφή των προσωπικών σας δεδομένων στέλνοντας ηλεκτρονικό μήνυμα στη διεύθυνση eo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η αίτησή σας θα εξεταστεί το συντομότερο δυνατόν. Η απόρριψη της αίτησης πρέπει να αιτιολογείται δεόντως.

b) Κατά την εγγραφή σας στην εκδήλωση, θα ζητηθεί η άδειά σας για τη λήψη των φωτογραφιών και εικόνων σας κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, οι οποίες θα χρησιμοποιηθούν από το Γραφείο του Διαμεσολαβητή για επικοινωνιακούς σκοπούς. Εάν έχετε οποιαδήποτε αμφιβολία ή εάν αλλάξετε γνώμη αφού δώσετε τη συγκατάθεσή σας, μπορείτε να απευθυνθείτε στην ομάδα επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνσηeo-comm-contact@ombudsman.europa.eu. Η ομάδα θα προσπαθήσει να ικανοποιήσει το αίτημά σας στο μέτρο του δυνατού (για παράδειγμα, ανάλογα με τη διαμόρφωση της αίθουσας).

c) Επίσης, θα ερωτηθείτε εάν επιθυμείτε να προστεθείτε στους καταλόγους επαφών μας ώστε να μπορούμε να σας ενημερώνουμε σχετικά με τις δραστηριότητές μας. Σε κάθε μελλοντική κοινοποίηση θα μπορείτε να διαγραφείτε από τους εν λόγω καταλόγους, εφόσον το επιθυμείτε.

8) Σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε εάν έχετε απορίες;

Στη Μονάδα Επικοινωνίας: eo-comm-contact@ombudsman.europa 

9) Με ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσετε εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με τον τρόπο χειρισμού των προσωπικών σας δεδομένων από τον Διαμεσολαβητή;

a) Με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων: dpo-euro-ombudsman@ombudsman.europa.eu

b) Με τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων: www.edps.europa.eu

 

[1] Απόφαση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου σχετικά με το καθεστώς του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του. Εγκρίθηκε από το Κοινοβούλιο στις 9 Μαρτίου 1994 (ΕΕ L 113 της 4.5.1994, σ. 15) και τροποποιήθηκε με τις αποφάσεις του της 14ης Μαρτίου 2002 (ΕΕ L 92 της 9.4.2002, σ. 13) και της 18ης Ιουνίου 2008 (ΕΕ L 189 της 17.7.2008, σ. 25).