Fragen und Antworten zum Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu Dokumenten

1. Was bedeutet „Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu EU-Dokumenten“?

Die EU-Verträge und die Charta der Grundrechte der EU geben der Öffentlichkeit das Recht, Kopien von Dokumenten zu verlangen, die sich im Besitz der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU (EU-Organe) befinden. Die EU-Organe müssen Zugang zu den angeforderten Dokumenten gewähren, außer unter bestimmten Umständen, die in den europäischen Rechtsvorschriften und Vorschriften festgelegt sind (siehe Frage 8).

2. Inwiefern gilt das Recht auf Zugang der Öffentlichkeit für die EU-Verwaltung?

Die allgemeinen Durchführungsbestimmungen zu diesem Recht sind in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu EU-Dokumenten festgelegt.

Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gilt unmittelbar für die Europäische Kommission, den Rat der EU und das Europäische Parlament, die eine Geschäftsordnung angenommen haben, in der festgelegt ist, wie sie die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 anwenden. Auch der Europäische Rat wendet die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 und die entsprechende Geschäftsordnung des Rates der EU an.

Die drei anderen EU-Organe – der Gerichtshof der Europäischen Union, der Europäische Rechnungshof und die Europäische Zentralbank – verwenden gesonderte Vorschriften, die sich in unterschiedlichem Maße von der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 unterscheiden, sich aber im Allgemeinen an ihr orientieren.

3. Wer kann einen Antrag auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten stellen?

Alle Bürger und Bürgerinnen der EU, jede Person mit Wohnsitz in einem EU-Mitgliedstaat oder jede in einem EU-Mitgliedstaat eingetragene „juristische Person“ (z. B. ein Unternehmen, eine Organisation oder ein Verband) hat das Recht, Zugang der Öffentlichkeit zu einem EU-Dokument zu beantragen.

Ein EU-Organ ist berechtigt, Sie um Ihre Kontaktdaten zu bitten, um Ihren Antrag auf Zugang zu bearbeiten, einschließlich der Überprüfung, ob Sie in der EU ansässig oder EU-Bürger sind.

4. Zu welchen Dokumenten kann die Öffentlichkeit Zugang beantragen?

Der Begriff „Dokument“ bedeutet Inhalte (Wörter, Zahlen, Symbole, digitale Quelltexte, Bilder, akustisches Material) in beliebigem Format (z. B. Papier- oder elektronische Dokumente, E-Mails, Textnachrichten oder Tonaufzeichnungen, visuelle oder audiovisuelle Aufzeichnungen). Das Recht auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten gilt für Dokumente, die sich auf die Politiken, Tätigkeiten und Entscheidungen im Zuständigkeitsbereich des EU-Organs beziehen. Gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 sind alle EU-Organe verpflichtet, ein Register der in ihrem Besitz befindlichen Dokumente zu führen.

Einzelpersonen können Zugang zu Dokumenten beantragen, von denen sie wissen, dass sie existieren, aber auch zu allen Dokumenten, die sich im Besitz eines Organs befinden und sich auf einen bestimmten Sachverhalt beziehen, ohne die genaue Beschreibung der betreffenden Dokumente zu kennen. Auch wenn die Zahl der Dokumente, die angefordert werden können, nicht begrenzt ist, können die EU-Organe gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 die Bearbeitung eines Antrags für sehr große Dokumente oder eine sehr große Zahl von Dokumenten ablehnen. In solchen Fällen sollten sie jedoch zunächst versuchen, mit der Person, die den Zugang beantragt, eine faire Lösung zu finden.

5. In welchen Sprachen kann ein Antrag gestellt und Dokumente entgegengenommen werden?

Einzelpersonen können einen Antrag auf Zugang zu Dokumenten in einer der 24 Amtssprachen der EU stellen, und das EU-Organ ist verpflichtet, in dieser Sprache zu antworten. Gewährt ein EU-Organ Zugang zu einem Dokument, so legt es das Dokument in der/den Sprache(n) offen, in der/denen es vorliegt, ist aber nicht verpflichtet, das Dokument zu übersetzen.

6. Wie verläuft das Verfahren und wie lange ist die Frist für die Beantragung des Zugangs zu Dokumenten?

Einzelpersonen müssen den Zugang zu Dokumenten schriftlich beantragen. Einige Einrichtungen verfügen über Online-Formulare oder -Portale für die Bearbeitung von Anfragen, die dazu beitragen können, Anfragen schneller zu bearbeiten. Einzelpersonen sollten bei der Antragstellung Angaben zu ihrer Identität machen und die gewünschten Dokumente angeben.

Nach Erhalt eines Antrags sollten die EU-Organe in der Regel den Eingang bestätigen. Die EU-Organe müssen innerhalb von 15 Arbeitstagen nach Erfassung eines Antrags antworten, es sei denn, sie müssen den Antrag klären. Bei komplizierten oder umfangreichen Anträgen können die EU-Organe die Frist um 15 Tage verlängern.

Verweigert ein EU-Organ den Zugang zu einem Antrag unter Berufung auf eine der Ausnahmen gemäß der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 (siehe Frage 8), so kann die betreffende Einzelperson das EU-Organ ersuchen, seine Entscheidung zu überprüfen (durch einen „Zweitantrag“). Dabei gelten die gleichen Fristen wie beim Erstantrag.

Hält ein Organ an seiner Entscheidung fest, den Zugang zu verweigern (oder antwortet es nicht innerhalb der geltenden Frist), so können sich Einzelpersonen an den Europäischen Bürgerbeauftragten oder die EU-Gerichte wenden (siehe Frage 7).

7. Unter welchen Umständen kann der Zugang von einem Organ, einer Einrichtung, einem Amt oder einer sonstigen Stelle der EU verweigert werden?

Die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 legt bestimmte außergewöhnliche Umstände fest, unter denen ein EU-Organ den Zugang zu Dokumenten verweigern kann (Artikel 4 der Verordnung). Zu diesen Ausnahmen gehört auch, wenn das EU-Organ der Auffassung ist, dass die Offenlegung das öffentliche Interesse in bestimmten sensiblen Bereichen oder die Privatsphäre natürlicher Personen (im Einklang mit dem EU-Datenschutzrecht) beeinträchtigen würde. Die Ausnahmen betreffen auch den Schutz laufender Entscheidungsverfahren, Gerichtsverfahren oder geschäftlicher Interessen.

Wenn sich ein EU-Organ auf diese Ausnahmen beruft, um den Zugang zu verweigern, muss es nachweisen, dass kein übergeordnetes öffentliches Interesse die Freigabe der Dokumente rechtfertigt.

8. Was ist zu tun, wenn ein Antrag auf Zugang abgelehnt wird? Welche Rechtsmittel gibt es bei Entscheidungen über die Verweigerung des Zugangs zu Dokumenten?

Einzelpersonen können eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einreichen, wenn das Organ ihren Antrag nach einer Überprüfung (einer bestätigenden Entscheidung) ganz oder teilweise abgelehnt hat oder nicht innerhalb der geltenden Frist antwortet. Der Bürgerbeauftragte ist bestrebt, solche Beschwerden so rasch wie möglich zu bearbeiten, und hat zu diesem Zweck ein beschleunigtes Verfahren eingeführt. Der Bürgerbeauftragte ist befugt, die betreffenden Dokumente einzusehen, und kann eine Empfehlung zur Freigabe der Dokumente abgeben.

Personen können auch Klage vor den EU-Gerichten erheben, wenn das EU-Organ ihren Antrag im Anschluss an eine Überprüfung ganz oder teilweise abgelehnt hat.

9. Welche Vorschriften gelten für Umweltinformationen?

Der Zugang zu Informationen und Dokumenten, die Öffentlichkeitsbeteiligung an Entscheidungsverfahren und der Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten werden auf internationaler Ebene durch das sogenannte Übereinkommen von Aarhus (1998) geregelt, das für die EU-Organe verbindlich ist und in das EU-Recht aufgenommen wurde. Es wird davon ausgegangen, dass die Öffentlichkeit ein besonderes Interesse an der Transparenz von Umweltinformationen und Entscheidungsprozessen hat und dass diese Informationen leicht zugänglich sein sollten. Die EU-Organe können sich dennoch auf die in der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen berufen, um den Zugang zu verweigern; diese Ausnahmen müssen jedoch restriktiv ausgelegt werden, wobei das öffentliche Interesse an der Offenlegung zu berücksichtigen ist.

10. Werden Dokumente, die nach einem Antrag auf Zugang zu Dokumenten offengelegt wurden, veröffentlicht?

Der Umstand, dass ein EU-Organ einem Antragsteller ein Dokument offenlegen muss, bedeutet nicht, dass das Organ verpflichtet ist, das Dokument proaktiv zu veröffentlichen. Die Organe sind jedoch verpflichtet, Dokumente so weit wie möglich direkt zur Verfügung zu stellen, z. B. durch die Bereitstellung auf ihren Websites und/oder über ihre öffentlichen Dokumentenregister.

Einzelpersonen, denen Zugang zu Dokumenten gewährt wird, können die Dokumente veröffentlichen, es sei denn, das Organ weist darauf hin, dass Einschränkungen erforderlich sind, z. B. wenn das Dokument durch Urheberrechte oder andere Rechte des geistigen Eigentums geschützt ist.

11. Welche Vorschriften gelten für als „Verschlusssache“ eingestufte Dokumente?

Sensible Dokumente können als Verschlusssache eingestuft werden, um die wesentlichen Interessen der EU, insbesondere in den Bereichen öffentliche Sicherheit, Verteidigung und militärische Belange, zu schützen. Gemäß der Verordnung 1049/2001 können Einzelpersonen Zugang zu als Verschlusssache eingestuften Dokumenten beantragen. Solche Anträge dürfen nur von Einzelpersonen gestellt werden, die berechtigt sind, solche Dokumente einzusehen, und ein EU-Organ ist nicht verpflichtet, zu bestätigen, dass ein sensibles Dokument überhaupt existiert.