You have a complaint against an EU institution or body?

Praktiska rekommendationer för offentliga tjänstemäns samverkan med intresseorganisationer

GÖR SÅ HÄR

GÖR INTE SÅ HÄR

1. Kontrollera huruvida intresseorganisationerna måste registrera sig i EU:s öppenhetsregister innan du träffar dem eller tackar ja till en inbjudan till ett evenemang.

1. Träffa intresseorganisationer som inte är registrerade i EU:s öppenhetsregister om dina egna regler inte medger eller avråder från detta. Be intresseorganisationen att registrera sig om dess verksamhet faller inom ramen för öppenhetsregistrets  tillämpningsområde.

2. Gör noggranna förberedelser och grundläggande efterforskningar för att ta reda på vilka intressen de företräder och vem som finansierar dem. Be om kompletterande upplysningar vid behov.

2. Bortse från motiven till att någon vill träffa dig eller bjuda in dig till evenemang. Lobbyverksamhet bedrivs av en rad organisationer, däribland konsultbyråer, advokatbyråer, icke-statliga organisationer, tankesmedjor, gräsrotskampanjer etc.

3. Se till att de i förväg meddelar syftet med mötet/ämnet som ska diskuteras, namnen på deltagarna och de organisationer och/eller de klienter på vilkas vägnar de agerar, samt eventuell annan relevant information.

3. Ha kontakt med en viss intresseorganisation utan att ge andra grupper en liknande möjlighet.

4. Bedöm och undvik den eventuella risken för konflikter mellan dina privata intressen och allmänintresset och tänk på hur dina kontakter kan uppfattas.

4. Tacka ja till inbjudningar till möten eller evenemang som kan försätta din organisation i en komprometterande situation.

5. Stanna upp och fundera på hur du ska gå vidare, om du är osäker. Vid behov kan du kontakta ledningen och, om det beslutas att du ska gå vidare, lägg till en anteckning till ärendet som förklarar varför.

5. Glöm att avrapportera till relevanta kollegor och ledningen efter möten och evenemang.

6. Var medveten om att inte all intressebevakning äger rum i en formell miljö. Lobbyverksamhet kan även ske vid informella möten och i sociala sammanhang. Agera alltid professionellt.

6. Gå med på eller anordna möten utanför kontorstid och på annan plats än i de officiella lokalerna. Om du gör detta bör du överväga att informera ledningen och låta ytterligare en kollega delta.

7. För noggranna anteckningar, bland annat om datum/plats för mötet, namn på deltagarna, organisationer och/eller klienter och vilka frågor som diskuterades. Använd din organisations officiella ärendehanteringssystem.

7. Gör eller säg något som kan uppfattas som att du ger en intresseorganisation förmånligare behandling.

8. Respektera de tillämpliga upplysningskraven. Vid kommissionen krävs till exempel upplysningar om möten mellan intresseorganisationer och kommissionsledamöter, kanslipersonal och generaldirektörer.

8. Ge en intresseorganisation intrycket att ett visst råd, en viss idé eller en viss upplysning kan eller kommer att vara avgörande för beslutsfattandet.

9. Rapportera lobbyverksamhet som anses oacceptabel, i synnerhet enligt EU:s öppenhetsregisters uppförandekod för intresseorganisationer.

9. Sprid information som du inte har tillstånd att dela, eller missbruka konfidentiell information.

10. Bekanta dig, exempelvis genom utbildning, med de specifika regler som gäller i din egen organisation. När de specifika reglerna avviker från dessa praktiska rekommendationer bör de föregående vanligtvis ha företräde.

10. Tacka ja till förmåner från en intresseorganisation utan att tänka igenom det noggrant och såvida det är förenligt med gällande regler. Vid behov, rapportera upplysningar om eventuella gåvor eller förmåner som du har tagit emot.