Dessa praktiska rekommendationer syftar till att vägleda EU-förvaltningen om användningen av de 24 officiella EU-språken vid kommunikation med allmänheten. De följer av ett offentligt samråd som anordnades av Europeiska ombudsmannen och speglar kommentarer från EU:s institutioner, organ, kontor och byråer om ett utkast till rekommendationer.

Varje EU-institution, EU-organ, EU-kontor och EU-byrå bör göra följande:

1. Inrätta en tydlig policy om användningen av EU:s officiella språk genom att ange vilka språk som ska användas i olika slags situationer (till exempel vid offentliga samråd, administrativa förfaranden, kontakter med pressen eller användningen av sociala medier).

2. Offentliggöra denna policy på sin webbplats på alla officiella språk i ett lättillgängligt format.

3. Se till att policyn följs och tillämpas konsekvent i hela organisationen, till exempel genom att delegera denna uppgift till en enhet eller arbetsgrupp, genom att utse en ”språkansvarig” eller genom ett särskilt avsnitt i årsrapporten.

4. Se till att alla begränsningar av användningen av de officiella språken är objektiva, proportionerliga och transparenta. Språkliga begränsningar bör inte endast införas på grund av kostnads- eller tidsskäl, utan i huvudsak följa av en bedömning av informationens genomslag och relevans för specifika målgrupper och allmänheten.

5. Offentliggöra sammanfattningar av viktiga frågor på alla eller så många officiella språk som möjligt, om språkliga begränsningar tillämpas.

6. Göra de delar av sina webbplatser som är särskilt intressanta för allmänheten tillgängliga på alla officiella språk. Detta bör åtminstone inbegripa webbplatsen och sidorna med information om myndighetens roll och kontaktuppgifter.

7. Se till att medborgare som skriver till EU-förvaltningen på det officiella språk som de väljer får svar på samma språk inom rimlig tid.

8. Sträva efter att göra offentliga samråd tillgängliga på alla officiella språk i början av samrådsförfarandet. Om det inte går att offentliggöra alla samrådsdokument på alla officiella språk ska det förtydligas att bidrag kan lämnas in på alla officiella språk.

9. Samla översättningsresurserna, när så är möjligt, för att minska kostnaderna och se till att medborgarna får mer information på fler språk.

10. Dra maximal nytta av alla tillgängliga översättningsverktyg och översättningstekniker.