Ta praktična priporočila so namenjena kot usmeritev za upravo EU o uporabi 24 uradnih jezikov EU pri komuniciranju z javnostjo. Nastala so po javnem posvetovanju, ki ga je izvedel Evropski varuh človekovih pravic, in zajemajo pripombe, ki so jih o osnutku priporočil prispevali institucije, organi, uradi in agencije EU.

Vsaka institucija, organ, urad in agencija EU mora:

1. vzpostaviti jasno politiko o uporabi uradnih jezikov EU in pri tem opredeliti, kateri jeziki se uporabljajo v katerih okoliščinah (na primer pri javnih posvetovanjih, v upravnih postopkih, v odnosih z mediji ali pri objavljanju v družbenih medijih);

2. to politiko objaviti na svojem spletišču v vseh uradnih jezikih in v lahko dostopni obliki;

3. poskrbeti, da se politika spoštuje in uporablja dosledno v celotni organizaciji, na primer tako, da se ta naloga dodeli enoti ali skupini, v okviru katere se določi „uradnika za jezik“, ali z namenskim oddelkom v letnem poročilu;

4. zagotoviti, da so vsakršne omejitve uporabe uradnih jezikov objektivne, sorazmerne in pregledne. Omejitve uporabe jezikov se ne bi smele uvesti izključno zaradi stroškov ali pomanjkanja časa, ampak predvsem na podlagi ocene učinka in ustreznosti informacij za specifične skupine deležnikov in za javnost;

5. objaviti povzetke ključnih vsebin v vseh uradnih jezikih ali v čim več uradnih jezikih, če veljajo omejitve uporabe jezikov;

6. v vseh uradnih jezikih objaviti tiste dele svojega spletišča, ki so za javnost še posebno pomembni. Med te dele spadajo vsaj domača stran in druge strani, na katerih so navedene informacije o vlogi institucije, organa, urada oziroma agencije EU in kontaktni podatki;

7. zagotoviti, da vsi državljani, ki pišejo upravi EU v uradnem jeziku po svoji izbiri, v razumnem času prejmejo odgovor v istem jeziku;

8. poskrbeti, da so javna posvetovanja na voljo v vseh uradnih jezikih že na začetku postopka posvetovanja. Če vseh dokumentov za posvetovanje ni mogoče objaviti v vseh uradnih jezikih, morajo jasno sporočiti, da se prispevki sprejemajo v vseh uradnih jezikih;

9. združiti prevajalske vire, kjer je to mogoče, da se zmanjšajo stroški, in poskrbeti, da državljani prejmejo več informacij v več jezikih;

10. kar najbolje izkoristiti vsa razpoložljiva prevajalska orodja in tehnologije.