Tieto praktické odporúčania slúžia na usmernenie administratívy EÚ k používaniu 24 úradných jazykov EÚ pri komunikácii s verejnosťou. Vychádzajú z verejnej konzultácie, ktorú vykonal Európsky ombudsman, a odzrkadľujú pripomienky prijaté od inštitúcií, orgánov, úradov a agentúr EÚ k návrhu odporúčaní.

Všetky inštitúcie, orgány, úrady a agentúry EÚ by mali:

1. stanoviť jasnú politiku používania úradných jazykov EÚ, určiť, ktoré jazyky sa používajú v ktorých situáciách (napr. vo verejných konzultáciách, v administratívnych postupoch, tlačových vyhláseniach alebo v sociálnych médiách);

2. zverejniť túto politiku na svojom webovom sídle vo všetkých úradných jazykoch a v ľahko prístupnom formáte;

3. dohliadať na to, aby sa táto politika dodržiavala a jednotne uplatňovala v rámci celej organizácie, napr. pridelením tejto úlohy oddeleniu alebo tímu, vytvorením „úradníka pre jazyky“ alebo prostredníctvom špecializovaného oddielu v rámci každoročnej správy;

4. zabezpečiť, aby akékoľvek obmedzenia používania úradných jazykov boli objektívne, primerané a transparentné. Jazykové obmedzenia by sa nemali uplatňovať výhradne z dôvodu nákladov alebo časových obmedzení, ale predovšetkým na základe posúdenia vplyvu a relevantnosti informácií pre konkrétne skupiny zainteresovaných strán a verejnosť;

5. v prípade, že sa uplatňujú jazykové obmedzenia, zverejňovať zhrnutia kľúčových otázok vo všetkých úradných jazykoch alebo v čo najväčšom počte úradných jazykov;

6. sprístupňovať vo všetkých úradných jazykoch tie časti svojich webových sídel, ktoré sú predmetom osobitného záujmu verejnosti. Toto by sa malo týkať aspoň domovskej stránky a stránok obsahujúcich informácie o ich úlohe a kontaktné údaje;

7. zabezpečiť, aby občania, ktorí napíšu administratíve EÚ v úradnom jazyku podľa vlastného výberu, dostali odpoveď v rovnakom jazyku v primeranom časovom rámci;

8. zamerať sa na to, aby boli verejné konzultácie dostupné vo všetkých úradných jazykoch už na začiatku konzultačného postupu. Ak nie je možné zverejniť všetky dokumenty týkajúce sa konzultácie vo všetkých úradných jazykoch, jasne uviesť, že príspevky sú vítané vo všetkých úradných jazykoch;

9. v prípade možnosti združovať prekladateľské zdroje s cieľom znížiť náklady a zabezpečiť, aby občania dostávali viac informácií vo viacerých jazykoch;

10. využívať v čo najväčšej miere všetky dostupné prekladateľské nástroje a technológie.