You have a complaint against an EU institution or body?

Praktyczne zalecenia dla funkcjonariuszy publicznych w kontaktach z przedstawicielami grup interesu

ZALECENIA

ZAKAZY

1. Przed spotkaniem lub przyjęciem zaproszenia na wydarzenie sprawdź, czy dany przedstawiciel grupy interesu jest zarejestrowany w unijnym rejestrze służącym przejrzystości.

1. Spotykania się z przedstawicielami grup interesów, którzy nie są zarejestrowani w unijnym rejestrze służącym przejrzystości, jeżeli Twoje zasady tego zabraniają lub nie pochwalają; poproś przedstawiciela o zarejestrowanie się, jeżeli jego działalność mieści się w tym zakresie.

2. Dobrze się przygotuj i sprawdź, czyje interesy reprezentują i kto finansuje ich działalność. Poproś o dodatkowe informacje, jeśli ich potrzebujesz.

2. Niezważania na motywy, którymi kierują się osoby, proszące o spotkanie lub zapraszające Cię do udziału w organizowanym przez siebie wydarzeniu. Lobbing uprawia wiele organizacji, w tym firmy doradcze, firmy prawnicze, organizacje pozarządowe, ośrodki analityczne, inicjatywy oddolne itd.

3. Upewnij się, że przedstawiciele wcześniej wskazali cel spotkania / temat rozmowy, imiona i nazwiska uczestników oraz organizacje i/lub klientów, w imieniu których występują, a także wszelkie pozostałe istotne informacje.

3. Utrzymywania kontaktów z przedstawicielem jednej grupy interesu bez umożliwienia innym grupom skorzystania z podobnej -możliwości.

4. Oceń ryzyko wystąpienia konfliktu pomiędzy Twoimi prywatnymi interesami a interesem publicznym i staraj się unikać takich konfliktów; zastanów się, jak dana interakcja może być postrzegana.

4. Przyjmowania zaproszeń na spotkania lub wydarzenia, które mogłyby postawić Twoją organizację w kłopotliwej sytuacji.

5. Jeżeli masz wątpliwości, nie podejmuj pochopnych działań i zastanów się, jak działać dalej. W razie konieczności skonsultuj się ze swoim kierownictwem, a jeżeli zostanie podjęta decyzja o tym, że powinieneś działać dalej, dodaj notę wyjaśniającą do akt.

5. Zapominania o przekazywaniu informacji odpowiednim współpracownikom i kierownictwu na temat odbytych spotkań i wydarzeń.

6. Pamiętaj, że nie wszystkie spotkania z przedstawicielami grup interesu odbywają się w kontekście formalnym. Lobbing może mieć miejsce również podczas spotkań nieformalnych i w kontaktach towarzyskich. Pamiętaj, aby zawsze zachować profesjonalizm.

6. Przyjmowania zaproszeń oraz organizowania spotkań poza godzinami pracy i poza pomieszczeniami służbowymi. Jeżeli uczęszczasz na takie spotkania, pomyśl o tym, aby poinformować swoje kierownictwo i zaangażować współpracownika.

7. Prowadź systematyczną dokumentację: zapisuj daty i miejsca spotkań, nazwiska uczestników lub klientów i nazwy organizacji oraz poruszane zagadnienia. Korzystaj z oficjalnego systemu zarządzania aktami funkcjonującego w Twojej organizacji.

7. Składania oświadczeń lub wykonywania działań, które mogłyby być postrzegane jako preferencyjne traktowanie danego przedstawiciela grupy interesu.

8. Przestrzegaj obowiązujących wymogów ujawniania informacji: na przykład w Komisji należy przekazywać szczegółowe informacje na temat spotkań przedstawicieli grup interesu z komisarzami, członkami gabinetu i dyrektorami generalnymi.

8. Dawania do zrozumienia przedstawicielom grup interesu, że jakakolwiek rada, pomysł czy informacja mogą lub będą mieć zasadnicze znaczenie w procesie decyzyjnym.

9. Zgłaszaj praktyki lobbingowe, które można uznać za niedopuszczalne, szczególnie w świetle Kodeksu postępowania w odniesieniu do przedstawicieli grup interesu unijnego rejestru służącego przejrzystości.

9. Udostępniania informacji, których nie masz prawa udostępniać, lub niewłaściwego wykorzystywania poufnych informacji.

10. Zapoznaj się ze szczegółowymi zasadami, które mają zastosowanie do Twojej organizacji, np. poprzez szkolenia. Jeżeli szczegółowe zasady różnią się od niniejszych praktycznych zaleceń, zasady te zasadniczo mają pierwszeństwo.

10. Przyjmowania wyrazów gościnności ze strony przedstawicieli grup interesu bez starannego rozważenia i ustalenia, czy jest to zgodne z obowiązującymi zasadami. W razie konieczności zgłaszaj informacje na temat otrzymanych upominków i wyrazów gościnności.