Poniższe praktyczne zalecenia służą jako wytyczne dla unijnych organów administracji w sprawie stosowania 24 języków urzędowych UE w komunikacji ze społeczeństwem. Są one rezultatem konsultacji publicznych przeprowadzonych przez Europejską Rzecznik Praw Obywatelskich i uwzględniają uwagi pochodzące od unijnych instytucji, organów, urzędów i agencji dotyczące projektu zaleceń.

Zalecenia dla wszystkich instytucji, organów, urzędów i agencji UE:

1. Ustanowienie jasnej polityki stosowania języków urzędowych UE, wskazującej, jakie języki należy używać w określonej sytuacji (na przykład, w konsultacjach publicznych, postępowaniach administracyjnych, kontaktach z prasą bądź mediach społecznościowych).

2. Opublikowanie tej polityki na swojej stronie internetowej we wszystkich językach urzędowych i w łatwo dostępnym formacie.

3. Dopilnowanie, aby polityka ta była przestrzegana i konsekwentnie stosowana w całej organizacji, na przykład przez przypisanie tego zadania jednemu działowi lub zespołowi i wyznaczenie „specjalisty ds. języków” bądź przez opracowywanie specjalnej sekcji na ten temat w sprawozdaniu rocznym.

4. Dopilnowanie, aby wszelkie ograniczenia w zakresie stosowania języków urzędowych były obiektywne, proporcjonalne i przejrzyste. Ograniczeń językowych nie należy nakładać wyłącznie ze względu na koszty i kwestie czasowe, ale przede wszystkim w następstwie oceny skutków i znaczenia informacji dla określonych grup i dla ogółu społeczeństwa.

5. W przypadku stosowania ograniczeń publikowanie streszczeń najważniejszych spraw we wszystkich językach urzędowych lub w jak największej ich liczbie.

6. Udostępnienie we wszystkich językach urzędowych tych części swoich stron internetowych, które mają szczególne znaczenie dla ogółu społeczeństwa. Należą do nich przynajmniej strona główna i strony z informacjami o pełnionych zadaniach oraz z danymi kontaktowymi.

7. Zapewnienie, aby obywatele piszący do unijnych organów administracji w wybranym przez siebie języku urzędowym, otrzymywali odpowiedź w tym samym języku w uzasadnionym terminie.

8. Dążenie do udostępniania konsultacji publicznych we wszystkich językach urzędowych na początku procesu konsultacji. Jeżeli nie da się opublikować wszystkich dokumentów o konsultacjach we wszystkich językach urzędowych, należy jasno wskazać, że uwagi można składać we wszystkich językach urzędowych.

9. Łączenie zasobów tłumaczeniowych, o ile to możliwe, w celu ograniczenia kosztów oraz zapewnienia społeczeństwu większej ilości informacji w większej liczbie języków.

10. Maksymalne wykorzystanie wszystkich dostępnych narzędzi i technologii tłumaczeniowych.