You have a complaint against an EU institution or body?

Praktische aanbevelingen voor de omgang van ambtenaren met belangenbehartigers

WEL DOEN

NIET DOEN

1. Controleer voordat u de belangenbehartigers ontmoet of een uitnodiging voor een evenement aanneemt, of zij geregistreerd moeten zijn in het transparantieregister van de EU.

1. Belangenbehartigers ontmoeten die niet zijn geregistreerd in het transparantieregister van de EU als de regels van uw organisatie dat verbieden of afraden; vraag de belangenbehartiger zich te registeren als zijn activiteiten onder het register vallen.

2. Bereidt u goed voor en voer een kort onderzoek uit om na te gaan welke belangen zij behartigen en wie hen financiert. Vraag indien nodig om meer informatie.

2. De motieven van diegenen die u willen ontmoeten of u voor evenementen uitnodigen over het hoofd zien. Lobbyen gebeurt door allerlei organisaties: adviesbureaus, advocatenkantoren, ngo's, denktanks, plaatselijke actiegroepen, ...

3. Zorg ervoor dat belangenbehartigers vooraf informatie verstrekken over het doel/onderwerp van de bespreking, de namen van de deelnemers en de organisaties en/of cliënten namens welke/wie zij handelen, samen met alle overige informatie die van belang is.

3. Een bepaalde belangenbehartiger ontmoeten zonder andere groepen dezelfde kans te bieden.

4. Beoordeel en vermijd ieder risico op conflicten tussen uw particuliere belangen en het openbaar belang en sta stil bij hoe uw ontmoeting zou kunnen worden opgevat.

4. Uitnodigingen aannemen voor ontmoetingen of evenementen die uw organisatie in een compromitterende positie kunnen brengen.

5. Stop en weeg af bij twijfel over hoe u moet handelen. Overleg zo nodig met uw leidinggevende en indien wordt besloten om door te gaan, voeg dan een aantekening toe aan het dossier met een uitleg waarom.

5. Vergeten met betrokken collega's en uw leidinggevende een nabespreking te houden over een ontmoeting of evenement.

6. Bedenk dat niet alle belangenbehartiging plaatsvindt in een formele context. Lobbyen kan zich ook afspelen tijdens informele ontmoetingen en in een sociale context. Blijf altijd professioneel.

6. Ontmoetingen buiten kantoortijden en officiële locaties aanvaarden of organiseren. Doet u dat toch, overweeg dan uw leidinggevende te informeren en er een collega bij te betrekken.

7. Houd een goede administratie bij en noteer onder andere de datum/plaats van de ontmoeting, de namen van de deelnemers, organisaties en/of cliënten, en de besproken onderwerpen. Maak gebruik van het officiële systeem voor dossierbeheer van uw organisatie.

7. Iets zeggen of doen waardoor de indruk kan worden gewekt dat een bepaalde belangenbehartiger een voorkeursbehandeling krijgt.

8. Neem de toepasselijke verplichtingen tot informatieverstrekking in acht, bijvoorbeeld in de Commissie, door details over ontmoetingen tussen belangenbehartigers en commissarissen, kabinetsleden en directeuren-generaal bekend te maken.

8. Een belangenbehartiger de indruk geven dat een advies, idee of bepaalde informatie de doorslag kan of zal geven in het besluitvormingsproces.

9. Meld lobbypraktijken die, met name in het licht van de gedragscode voor belangenbehartigers van het transparantieregister van de EU, als onaanvaardbaar worden beschouwd.

9. Informatie delen die u op grond van uw bevoegdheid niet mag delen, of misbruik maken van vertrouwelijke informatie.

10. Maak uzelf vertrouwd met de specifieke regels die van toepassing zijn op uw eigen organisatie, bijvoorbeeld door een opleiding te volgen. Bij afwijking ten opzichte van deze praktische aanbevelingen gaan de specifieke regels gewoonlijk voor.

10. Accepteren van gastvrijheid van een belangenbehartiger zonder zorgvuldig af te wegen en tenzij het in overeenstemming is met de toepasselijke regels. Verstrek waar nodig informatie over ontvangen geschenken en gastvrijheid.