Deze praktische aanbevelen aan het EU-bestuur dienen als leidraad voor het gebruik van de vierentwintig officiële talen van de EU bij de communicatie met het publiek. Zij vloeien voort uit een openbare raadpleging van de Europese Ombudsman en weerspiegelen de opmerkingen van instellingen, organen en instanties van de EU over een ontwerp van de aanbevelingen.

Aan de instellingen, organen en instanties van de EU wordt het volgende aanbevolen:

1. Stel een duidelijk beleid vast voor het gebruik van de officiële talen van de EU en geef daarbij aan welke talen worden gebruikt in bepaalde situaties (bv. openbare raadplegingen, administratieve procedures, persrelaties of sociale media).

2. Publiceer dit beleid op de website van de organisatie in alle officiële talen en in een gemakkelijk toegankelijk formaat.

3. Zorg ervoor dat het beleid in de hele organisatie wordt nageleefd en consequent wordt toegepast, bijvoorbeeld door deze taak aan een eenheid of team toe te kennen, door een speciale „taalfunctionaris” aan te stellen of door een speciaal onderdeel in het jaarverslag hieraan te wijden.

4. Zorg ervoor dat eventuele beperkingen op het gebruik van de officiële talen objectief, evenredig en transparant zijn. Taalbeperkingen mogen niet uitsluitend worden opgelegd vanwege kosten of tijdgebrek, maar vooral ook na een beoordeling van het effect en de relevantie van de informatie voor specifieke groepen van belanghebbenden en het publiek.

5. Publiceer samenvattingen van belangrijke vraagstukken in alle of in zoveel mogelijk officiële talen, als er taalbeperkingen worden gehanteerd.

6. Maak de onderdelen van de websites die van bijzonder belang zijn voor het publiek beschikbaar in alle officiële talen. Dit zijn minimaal de startpagina en pagina's met informatie over de rol en de contactgegevens van de organisatie.

7. Zorg ervoor dat burgers, die het EU-bestuur aanschrijven in de officiële taal van hun keuze, binnen een redelijke termijn een antwoord in dezelfde taal ontvangen.

8. Streef ernaar om openbare raadplegingen in alle officiële talen beschikbaar te stellen bij de start van het raadplegingsproces. Als het niet mogelijk is om alle raadplegingsdocumenten in alle officiële talen te publiceren, maak dan duidelijk dat bijdragen in alle officiële talen welkom zijn.

9. Bundel de vertaalcapaciteit, waar mogelijk, om de kosten te drukken en ervoor te zorgen dat burgers meer informatie in meer talen ontvangen.

10. Maak maximaal gebruik van alle beschikbare vertaalhulpmiddelen en -technologieën.