Dawn ir-rakkomandazzjonijiet prattiċi jservu biex jiggwidaw l-amministrazzjoni tal-UE dwar l-użu tal-24 lingwa uffiċjali tal-UE fil-komunikazzjoni mal-pubbliku. Dawn jirriżultaw minn konsultazzjoni pubblika mwettqa mill-Ombudsman Ewropew u jirriflettu l-kummenti li waslu mingħand l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE dwar abbozz tar-rakkomandazzjonijiet.

L-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji kollha tal-UE għandhom:

1. Jistabbilixxu politika ċara dwar l-użu tal-lingwi uffiċjali tal-UE, li tistabbilixxi liema lingwi jintużaw f’liema tip ta’ sitwazzjoni (pereżempju, f’konsultazzjonijiet pubbliċi, proċeduri amministrattivi, relazzjonijiet mal-istampa, jew l-użu tal-midja soċjali).

2. Jippubblikaw din il-politika fuq is-sit web tagħhom bil-lingwi uffiċjali kollha f’format faċilment aċċessibbli.

3. Jaraw li l-politika tiġi rrispettata u applikata b’mod konsistenti fl-organizzazzjoni kollha, pereżempju, billi dan il-kompitu jiġi assenjat lil unità jew tim, billi jinħoloq “uffiċjal lingwistiku” maħtur jew permezz ta’ taqsima ddedikata fir-rapport annwali.

4. Jiżguraw li kwalunkwe restrizzjoni fuq l-użu ta’ lingwi uffiċjali tkun oġġettiva, proporzjonata u trasparenti. Ir-restrizzjonijiet tal-lingwa m’għandhomx jiġu imposti esklussivament minħabba kwistjonijiet ta’ spejjeż jew ta’ żmien, iżda primarjament wara valutazzjoni tal-impatt u r-rilevanza tal-informazzjoni għal gruppi speċifiċi ta’ partijiet ikkonċernati u l-pubbliku.

5. Jippubblikaw sommarji ta’ kwistjonijiet ewlenin f’kull lingwa uffiċjali jew f’kemm jista’ jkun lingwi uffiċjali, jekk jiġu applikati restrizzjonijiet tal-lingwa.

6. Jagħmlu disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha dawk il-partijiet tas-siti web tagħhom li huma ta’ interess partikolari għall-pubbliku. Dan għandu jinkludi, tal-anqas, il-paġna ewlenija u l-paġni li jagħtu informazzjoni dwar ir-rwol u d-dettalji ta’ kuntatt tagħha.

7. Jiżguraw li ċ-ċittadini, li jiktbu lill-amministrazzjoni tal-UE fil-lingwa uffiċjali tal-għażla tagħhom, jirċievu tweġiba fl-istess lingwa f’perjodu ta’ żmien raġonevoli.

8. Jimmiraw li jagħmlu konsultazzjonijiet pubbliċi disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha fil-bidu tal-proċess ta’ konsultazzjoni. Jekk ma jkunx possibbli li jiġu ppubblikati d-dokumenti kollha ta’ konsultazzjoni fil-lingwi uffiċjali kollha, jagħmluha ċara li l-kontribuzzjonijiet huma aċċettati fil-lingwi uffiċjali kollha.

9. Jiġbru flimkien ir-riżorsi ta’ traduzzjoni, fejn possibbli, biex jitnaqqsu l-ispejjeż u jiġi żgurat li ċ-ċittadini jirċievu aktar informazzjoni f’aktar lingwi.

Jagħmlu użu massimu mill-għodod u t-teknoloġiji tat-traduzzjoni disponibbli kollha.