Šo praktisko ieteikumu mērķis ir sniegt ES pārvaldes iestādēm norādes par 24 ES oficiālo valodu lietošanu saziņā ar sabiedrību. Tie ir izstrādāti pēc Eiropas Ombuda rīkotās sabiedriskās apspriešanas un atspoguļo no ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām saņemtās piezīmes par ieteikumu projektu.

Ieteikumi ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām

1. Izstrādāt skaidru politiku par ES oficiālo valodu lietošanu, kurā būtu noteikts, kuras valodas jālieto konkrētās situācijās (piemēram, sabiedriskajās apspriešanās, administratīvajās procedūrās, attiecībās ar presi vai sociālajos plašsaziņas līdzekļos).

2. Publicēt šo politiku savā tīmekļa vietnē visās oficiālajās valodās viegli pieejamā formātā.

3. Nodrošināt, lai politika tiktu ievērota un konsekventi piemērota visā organizācijā, piemēram, uzticot uzraudzību kādai struktūrvienībai vai komandai, ieceļot īpašu “valodu amatpersonu” vai iekļaujot īpašu sadaļu gada pārskatā.

4. Raudzīties, lai oficiālo valodu lietojuma ierobežojumi būtu objektīvi, samērīgi un pārredzami. Nosakot valodu lietojuma ierobežojumus, izmaksas vai laika trūkums nedrīkstētu būt vienīgie apsvērumi — pirmām kārtām būtu jānovērtē informācijas nozīmīgums un ietekme uz konkrētām ieinteresēto personu grupām un sabiedrību.

5. Valodu lietojuma ierobežojumu gadījumā publicēt kopsavilkumus par svarīgiem jautājumiem visās vai pēc iespējas daudzās oficiālajās valodās.

6. Visās oficiālajās valodās darīt pieejamas tās tīmekļa vietņu daļas, kas varētu īpaši interesēt sabiedrību. Tas būtu jāievēro vismaz attiecībā uz sākumlapu un lapām, kurās sniegta informācija par iestādes darbību un kontaktinformācija.

7. Nodrošināt, lai iedzīvotāji, kuri raksta ES pārvaldes iestādēm oficiālajā valodā pēc savas izvēles, saprātīgā termiņā saņemtu atbildi tajā pašā valodā.

8. Gādāt, lai apspriešanās procesa sākumā sabiedriskās apspriešanas būtu pieejamas visās oficiālajās valodās. Ja visus apspriešanas dokumentus nav iespējams publicēt visās oficiālajās valodās, skaidri norādīt, ka atbildes tiek pieņemtas visās oficiālajās valodās.

9. Ja iespējams, apvienot tulkošanas resursus, lai samazinātu izmaksas un iedzīvotāji varētu saņemt vairāk informācijas lielākā skaitā valodu.

10. Maksimāli izmantot visus pieejamos tulkošanas rīkus un tehnoloģijas.