Queste raccomandazioni pratiche intendono fornire orientamenti all’amministrazione UE sull’uso delle 24 lingue ufficiali dell’Unione nelle comunicazioni con il pubblico. Esse sono il frutto di una consultazione pubblica effettuata dalla Mediatrice europea e rispecchiano le osservazioni ricevute dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell’UE su un progetto del documento.

Ogni istituzione, organo, organismo e agenzia dell’UE dovrebbe fare quanto segue:

1. Definire una politica chiara sull’uso delle lingue ufficiali dell’Unione, stabilendo quali lingue utilizzare nelle varie situazioni (ad esempio, nelle consultazioni pubbliche, nelle procedure amministrative, nei rapporti con la stampa o nell’uso dei social media).

2. Pubblicare tale politica sul proprio sito web in tutte le lingue ufficiali e in un formato facilmente accessibile.

3. Assicurarsi che detta politica sia rispettata e applicata in modo coerente in tutta l’organizzazione, ad esempio assegnando questo compito a un’unità o a un’équipe, creando un «responsabile linguistico» designato o una sezione apposita nella relazione annuale.

4. Garantire che qualsiasi restrizione dell’uso di lingue ufficiali sia obiettiva, proporzionata e trasparente. Le restrizioni linguistiche non dovrebbero essere imposte esclusivamente per ragioni di costi o di tempi, bensì principalmente a seguito di una valutazione dell’impatto e della pertinenza delle informazioni per gruppi specifici di parti interessate e per il pubblico.

5. Pubblicare sintesi delle questioni chiave in tutte le lingue ufficiali o nel maggior numero possibile di lingue ufficiali se vengono applicate restrizioni linguistiche.

6. Rendere disponibili in tutte le lingue ufficiali le sezioni dei propri siti web che rivestono particolare interesse per il pubblico. Fra queste dovrebbero essere incluse almeno la homepage e le pagine che forniscono informazioni sul ruolo dell’istituzione, dell’organo e dell’organismo in questione, nonché i relativi recapiti.

7. Garantire che i cittadini che scrivono all’amministrazione dell’UE nella lingua ufficiale di loro scelta ricevano una risposta nella stessa lingua entro un lasso di tempo ragionevole.

8. Mirare a rendere disponibili le consultazioni pubbliche in tutte le lingue ufficiali all’inizio del processo di consultazione. Se non è possibile pubblicare tutti i documenti della consultazione in tutte le lingue ufficiali, chiarire che si accettano contributi in tutte le lingue ufficiali.

9. Mettere in comune le risorse di traduzione, ove possibile, per ridurre i costi e assicurare che i cittadini ricevano maggiori informazioni in più lingue.

10. Sfruttare al massimo tutti gli strumenti e le tecnologie di traduzione disponibili.