Ezek a gyakorlati ajánlások arra szolgálnak, hogy az uniós közigazgatásnak útmutatást adjanak a 24 uniós hivatalos nyelv nyilvánossággal folytatott kommunikációja során történő használatához. Az európai ombudsman által végzett nyilvános konzultáció eredményeképpen jöttek létre, és tükrözik az uniós intézményektől, szervektől és hivataloktól az ajánlások tervezetére válaszul kapott észrevételeket.

Minden uniós intézménynek, szervnek és hivatalnak:

1. Egyértelmű stratégiát kell kialakítania az uniós hivatalos nyelvek használatára vonatkozóan, amelyben meghatározza, milyen típusú helyzetekben (pl. nyilvános konzultációk során, közigazgatási eljárásokban, sajtókapcsolatokban vagy a közösségi médiában) mely nyelvek használandóak.

2. Ezt a stratégiát a honlapján minden hivatalos nyelven közzé kell tennie, könnyen hozzáférhető formában.

3. Gondoskodnia kell a stratégia betartásáról és következetes alkalmazásáról az egész szervezeten belül, például úgy, hogy ezzel a feladattal külön egységet vagy csoportot bíz meg, „nyelvi tisztviselőt” jelöl ki vagy az éves jelentésében külön részben foglalkozik vele.

4. Biztosítania kell, hogy a hivatalos nyelvek használatára vonatkozó bármilyen korlátozás objektív, arányos és átlátható legyen. A nyelvi korlátozásokat nem szabad kizárólag a költség- vagy időtényezők miatt bevezetni, hanem mindenekelőtt azt kell felmérni, hogy az információnak mekkora a hatása és a jelentősége az érdekeltek meghatározott csoportjai és a nyilvánosság szempontjából.

5. A legfontosabb kérdésekről összefoglalót kell kiadnia minden vagy a lehető legtöbb hivatalos nyelven, ha nyelvi korlátozásokat alkalmaz.

6. Minden hivatalos nyelven hozzáférhetővé kell tennie a weboldalainak a nyilvánosságot különösen érdeklő részeit. Ebbe bele kell tartoznia legalább a kezdőlapnak és a szerepéről és elérhetőségeiről tájékoztató oldalaknak.

7. Gondoskodnia kell arról, hogy azok a polgárok, akik az általuk választott hivatalos nyelven írnak az uniós közigazgatásnak, észszerű időn belül ugyanazon a nyelven kapják meg a választ.

8. Törekednie kell arra, hogy a nyilvános konzultációk minden hivatalos nyelven elérhetők legyenek a konzultációs folyamat elejétől fogva. Ha nincs mód arra, hogy a nyilvános konzultációhoz tartozó összes dokumentumot minden hivatalos nyelven közzétegyék, egyértelműen jelezni kell, hogy a hozzászólásokat bármelyik hivatalos nyelven meg lehet tenni.

9. Lehetőség szerint egyesíteni kell a fordítási erőforrásokat, hogy csökkenjenek a költségek, és a polgárok minél több információhoz juthassanak hozzá minél több nyelven.

10. A lehető legjobban ki kell használnia minden rendelkezésre álló fordítási eszközt és technológiát.