You have a complaint against an EU institution or body?

Praktične preporuke za komunikaciju državnih službenika s predstavnicima interesnih skupina

ŠTO SE PREPORUČUJE

ŠTO TREBA IZBJEGAVATI

1. Prije sastanka s predstavnicima interesnih skupina ili prihvaćanja poziva na neki događaj, provjeriti jesu li oni upisani u registar transparentnosti EU-a.

1. Sastajanje s predstavnicima koji nisu upisani u registar transparentnosti EU-a ako vaša pravila to zabranjuju ili ne preporučuju; zamolite predstavnika da se upiše ako su njegove aktivnosti unutar područja primjene registra.

2. Dobro se pripremiti i provesti osnovno istraživanje kako bi se provjerilo koje interese zastupaju i tko ih financira. Zatražiti dodatne informacije ako je to potrebno.

2. Zanemarivanje motiva onih koji traže sastanke ili vas pozivaju na događaje. Lobiranjem se bave različite organizacije, među ostalim konzultantske tvrtke, odvjetnička društva, nevladine organizacije, skupine stručnjaka, kampanje na lokalnoj razini, ...

3. Osigurati da unaprijed navedu svrhu sastanka/predmet razgovora, imena sudionika i organizacije i/ili klijente u čije ime djeluju te ostale relevantne informacije.

3. Komuniciranje s predstavnikom jedne interesne skupine bez pružanja slične mogućnosti i drugim skupinama.

4. Procijeniti i izbjegavati rizik od sukoba vaših privatnih interesa i javnog interesa te razmisliti kako bi se vaša komunikacija mogla protumačiti.

4. Prihvaćanje poziva na sastanke ili događaje koji bi mogli naštetiti ugledu vaše organizacije.

5. U slučaju sumnje, razmisliti o daljnjim koracima. Prema potrebi, savjetovati se s upravom i, u slučaju pozitivne odluke, dodati u spis napomenu s obrazloženjem.

5. Zaboraviti izvijestiti relevantne kolege i upravu o sastancima i događajima.

6. Biti svjestan da se zastupanje interesa ne odvija uvijek u formalnom okruženju. Lobirati se može i tijekom ležernih susreta i na društvenim događanjima. Stalno postupati profesionalno.

6. Prihvaćati ili dogovarati sastanke izvan radnog vremena i izvan poslovnih prostorija. Ako dogovorite takve sastanke, o tome obavijestite upravu i uključite još jednog kolegu.

7. Održavati dobre navike vođenja evidencije koja uključuje datume/mjesta sastanaka, imena sudionika, organizacija i/ili klijenata i predmet razgovora. Upotrebljavati službeni sustav upravljanja datotekama svoje organizacije.

7. Činiti ili govoriti bilo što što bi se moglo protumačiti kao davanje prednosti predstavniku neke interesne skupine.

8. Poštovati primjenjive zahtjeve o objavi informacija, na primjer u Komisiji, objavljivati pojedinosti sastanaka predstavnika interesnih skupina i povjerenika, članova kabineta i glavnog direktora.

8. Navoditi predstavnika interesne skupine na zaključak da bilo koji savjet, ideja ili informacija može biti, ili će biti, odlučujuća u postupku donošenja odluke.

9. Prijavljivati prakse lobiranja koje se smatraju neprihvatljivima, posebno u svjetlu Kodeksa postupanja za predstavnike interesnih skupina iz Registra transparentnosti EU-a.

9. Razmjenjivati informacije koje niste ovlašteni davati niti zloupotrebljavati povjerljive informacije.

10. Upoznati se, primjerice osposobljavanjem, s posebnim pravilima koja se primjenjuju na vašu organizaciju. Ako se posebna pravila razlikuju od ovih praktičnih preporuka, prednost bi trebalo dati tim pravilima.

10. Prihvaćanje gostoprimstva od predstavnika interesne skupine ako se to pomno ne razmotri i ako to nije u skladu s mjerodavnim pravilima. Prema potrebi, prijaviti informacije o primljenim darovima i gostoprimstvu.