Ove praktične preporuke trebaju služiti kao smjernice administraciji EU-a u pogledu upotrebe 24 službena jezika EU-a pri kontaktima s javnošću. Rezultat su javne rasprave koju je proveo Europski ombudsman, a u njima su uzeti u obzir komentari koje su o nacrtu preporuka dale institucije, tijela, uredi i agencije EU-a.

Sve bi institucije, tijela, uredi i agencije EU-a trebali:

1. odrediti jasnu politiku upotrebe službenih jezika EU-a kojom bi se utvrdilo koji se jezici koriste u kojoj vrsti situacija (na primjer, u javnim raspravama, administrativnim postupcima, odnosima s medijima ili pri korištenju društvenim mrežama),

2. objaviti tu politiku na svojim internetskim stranicama na svim službenim jezicima i u lako dostupnom formatu,

3. pobrinuti se da se ta politika poštuje i dosljedno primjenjuje u cijeloj organizaciji, na primjer na način da se ta zadaća dodijeli određenoj jedinici ili timu, uspostavi posebna funkcija „službenika za jezičnu politiku” ili da se tomu namijeni poseban odjeljak u godišnjem izvješću,

4. pobrinuti se da su sva ograničenjau upotrebi službenih jezika objektivna, razmjerna i transparentna. Jezična ograničenja ne bi trebalo nametati isključivo zbog pitanja troškova ili vremena, nego ponajprije na temelju procjene učinka i relevantnosti informacija za konkretne skupine dionika i javnost,

5. objavljivati sažetke ključnih pitanja na svim službenim jezicima ili na što je više moguće tih jezika u slučaju da se primjenjuju jezična ograničenja,

6. objaviti na svim službenim jezicima one dijelove svojih internetskih stranica koji su od posebnog interesa za javnost. To bi trebalo uključivati barem početnu stranicu i stranice s informacijama o ulozi tijela i podatcima za kontakt,

7. pobrinuti se da građani koji kontaktiraju s administracijom EU-a na željenom službenom jeziku prime odgovor na tom istom jeziku u razumnom roku,

8. nastojati objaviti javne rasprave na svim službenim jezicima na početku postupka rasprave. Ako sve dokumente javne rasprave nije moguće objaviti na svim službenim jezicima, trebalo bi jasno navesti da se doprinosi javnoj raspravi mogu dostaviti na svim službenim jezicima,

9. prema mogućnostima objediniti jezične resurse kako bi se smanjili troškovi i građanima omogućio pristup većoj količini informacija na većem broju jezika,

10. u najvećoj mogućoj mjeri upotrebljavati alate za prevođenje i tehnologije.