Näiden käytännön suositusten tarkoituksena on ohjata EU:n hallintoa EU:n 24 virallisen kielen käytössä viestinnässä yleisön kanssa. Ne ovat tulosta Euroopan oikeusasiamiehen järjestämästä julkisesta kuulemisesta ja perustuvat EU:n toimielimiltä, elimiltä ja virastoilta suositusluonnoksesta saatuihin kannanottoihin.

Jokaisen EU:n toimielimen, elimen ja viraston on

1. laadittava EU:n virallisten kielten käytöstä selkeät toimintalinjat, joissa määrätään, mitä kieliä käytetään eri tilanteissa (esimerkiksi julkisissa kuulemisissa, hallintomenettelyissä, suhteissa tiedotusvälineisiin tai sosiaalisessa mediassa)

2. julkaistava nämä toimintalinjat verkkosivustollaan kaikilla virallisilla kielillä helposti saatavilla olevassa muodossa

3. valvottava, että toimintalinjoja noudatetaan ja sovelletaan yhdenmukaisesti koko organisaatiossa, esimerkiksi osoittamalla tämä tehtävä yksikölle tai ryhmälle, perustamalla erityinen ”kielivastaavan” tehtävä tai ottamalla vuosikertomukseen sitä käsittelevä osio

4. varmistettava, että kaikki virallisten kielten käyttöä koskevat rajoitukset ovat puolueettomia, oikeasuhteisia ja avoimia; kieliä koskevia rajoituksia ei pidä määrätä yksinomaan kustannusten tai ajan vuoksi vaan ensisijaisesti vaikutustenarvioinnin perusteella ja sen mukaan, mikä on tietojen merkitys tietyille sidosryhmille ja yleisölle

5. julkaistava yhteenvedot keskeisistä asioista kaikilla tai mahdollisimman monilla virallisilla kielillä, jos kieliä koskevia rajoituksia on käytössä

6. annettava kaikilla virallisilla kielillä saataville yleisön kannalta erityisen merkitykselliset verkkosivustojen osat. Tämä koskee vähintään aloitussivua ja sivuja, joissa annetaan tietoa elimen asemasta sekä yhteystiedot

7. varmistettava, että EU:n hallinnolle valitsemallaan virallisella kielellä kirjoittavat kansalaiset saavat vastauksen samalla kielellä kohtuullisessa ajassa

8. pyrittävä antamaan julkiset kuulemiset saataville kaikilla virallisilla kielillä kuulemismenettelyn alussa; jos kaikkia kuulemisasiakirjoja ei ole mahdollista julkaista kaikilla virallisilla kielillä, on tehtävä selväksi, että kannanotot hyväksytään kaikilla virallisilla kielillä

9. yhdistää käännösresursseja, silloin kun se on mahdollista, jotta voidaan vähentää kustannuksia ja varmistaa, että kansalaiset saavat entistä enemmän tietoa yhä useammalla kielellä

10. hyödynnettävä mahdollisimman paljon kaikkia saatavilla olevia käännöstyökaluja ja -teknologioita.