You have a complaint against an EU institution or body?

Praktilised soovitused ametiisikutele suhtlemiseks huvirühmade esindajatega

MIDA TEHA?

MIDA MITTE TEHA?

1. Kontrollida enne huvirühmade esindajatega kohtumist või neilt üritustel osalemise kutsete vastuvõtmist, kas nad peavad olema registreeritud ELi läbipaistvusregistris.

1. Kohtuda huvirühmade esindajatega, kes ei ole registreeritud ELi läbipaistvusregistris, kui teie eeskirjad seda keelavad või piiravad. Paluda esindajal registreeruda, kui tema tegevuse puhul on see nõutav.

2. Valmistada hoolikalt ette ja teostada üldine uuring, et teha kindlaks, mis huve nad esindavad ja kes neid rahastab. Küsida vajaduse korral lisateavet.

2. Jätta tähelepanuta nende isikute motiivid, kes soovivad teiega kohtuda või teid üritustele kutsuda. Lobitööd teevad mitmed organisatsioonid, sealhulgas konsultatsioonifirmad, õigusbürood, valitsusvälised organisatsioonid, mõttekojad, rohujuure tasandi kampaaniate korraldajad...

3. Tagada, et enne kohtumise toimumist avalikustataks kohtumise eesmärk/aruteluküsimus, osalejate ning organisatsioonide ja/või klientide nimed, kelle nimel nad tegutsevad ning muu asjakohane teave.

3. Suhelda teatava huvirühma esindajaga, kaalumata teistele rühmadele samasuguse võimaluse andmist.

4. Hinnata ja vältida võimalikke konflikte oma erahuvide ja avaliku huvi vahel ning mõelda, kuidas teie suhtlust võidakse tajuda.

4. Võtta vastu kutseid kohtumistele või üritustele, mis võivad panna teie organisatsiooni keerulisse olukorda.

5. Kahtluse korral peatuda ja mõelda, kuidas jätkata. Vajaduse korral konsulteerida oma juhatusega ning kui otsustatakse edasi minna, lisada toimikusse märge koos selgitusega.

5. Unustada anda pärast kohtumisi ja üritusi asjaomastele kolleegidele ning juhatusele ülevaade.

6. Teadvustada, et huvide esindamine ei pruugi alati toimuda ametlikus õhustikus. Lobitööd võidakse teha ka mitteametlikel kohtumistel ja sotsiaalses keskkonnas. Jääda igal ajal professionaalseks.

6. Leppida kokku või korraldada kohtumisi väljaspool tööaega ja töökohta. Sellisel juhul kaaluge juhatuse teavitamist ja kutsuge osalema ka teine kolleeg.

7. Dokumenteerida põhjalikult andmed, sealhulgas kohtumise kuupäev/asukoht, osalejate, organisatsioonide ja/või klientide nimed ja aruteluteemad. Kasutada oma organisatsiooni ametlikku toimikute haldamise süsteemi.

7. Teha või ütelda midagi, mida võiks tõlgendada huvirühma esindaja sooduskohtlemisena.

8. Pidada kinni kohaldatavatest avalikustamisnõuetest, näiteks komisjoni tasandil avalikustada huvirühmade esindajate ning volinike, kabinetiliikmete ja komisjoni peadirektorite vaheliste kohtumiste üksikasjad.

8. Jätta huvirühma esindajale mulje, et mis tahes nõuanne, idee või teave võib olla või on otsustamisprotsessis määrava tähtsusega.

9. Teavitada lobitööst, mida peetakse eelkõige ELi läbipaistvusregistri tegevusjuhendi alusel huvirühmade esindajatega suhtlemisel ebasobivaks.

9. Jagada teavet, mida teil ei ole luba jagada, või väärkasutada konfidentsiaalset teavet.

10. Tutvuda näiteks koolituse käigus teie organisatsiooni suhtes kehtivate erieeskirjadega. Kui erieeskirjad lahknevad käesolevatest praktilistest soovitustest, tuleb esimesi pidada soovituste suhtes ülimuslikuks.

10. Lasta end huvirühma esindajal võõrustada ilma seda hoolikalt kaalumata ja kui see ei ole kooskõlas kohaldatavate eeskirjadega. Vajaduse korral teavitada mis tahes saadud kingitustest ja võõrustamisest.