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Recomendaciones prácticas para interacciones entre funcionarios públicos y representantes de grupos de interés

QUÉ HACER

QUÉ NO HACER

1. Comprobar si los representantes de los grupos de interés han de estar inscritos en el Registro de transparencia de la UE antes de reunirse con ellos o aceptar una invitación a un evento.

1. Reunirse con representantes de los grupos de interés que no estén inscritos en el Registro de transparencia de la UE si sus propias normas lo desaprueban o desaconsejan. Pídale al representante que se inscriba si sus actividades se encuentran dentro de su ámbito.

2. Prepararse bien y realizar una investigación básica para comprobar qué intereses representan y quién los financia. Solicitar información adicional, si es necesario.

2. Pasar por alto las motivaciones de quienes desean reunirse con usted o invitarle a un acto. Las actividades de presión las realizan una gran variedad de organizaciones, como consultorías, bufetes de abogados, ONG, grupos de reflexión, campañas de base, etc.

3. Asegurarse de que revelan con antelación el propósito/los temas objetos de la reunión, los nombres de los participantes y las organizaciones y/o clientes a los que representan, así como cualquier otra información relevante.

3. Interaccionar con el representante de un grupo de interés concreto sin considerar ofrecer una oportunidad similar a otros grupos.

4. Evaluar y evitar cualquier riesgo de conflictos entre sus intereses privados y el interés público, así como pensar cómo puede percibirse su interacción.

4. Aceptar invitaciones a reuniones o actos que puedan colocar a su organización en una situación comprometida.

5. Detenerse a pensar en cómo actuar, en caso de dudas. Si es necesario, consultar con su administración y, si decide seguir adelante, añadir una nota en el archivo explicando por qué.

5. Olvidarse de informar a compañeros relevantes y a la jerarquía tras la celebración de reuniones y actos.

6. Ser consciente de que no toda la representación de intereses tiene lugar en un ámbito formal. La presión también puede ejercerse durante encuentros casuales y en situaciones sociales. Mantener una actitud profesional en todo momento.

6. Aceptar u organizar reuniones fuera del horario de trabajo y de las dependencias oficiales. De ser así, considerar informar a la administración e involucrar a otro compañero.

7. Mantener buenos hábitos en materia de registro, lo que incluye la fecha y el lugar de la reunión, los nombres de los participantes, organizaciones y/o clientes, y los temas debatidos. Utilice el sistema oficial de gestión de archivos de su organización.

7. Hacer o decir algo que pueda interpretarse como una concesión de trato preferente a un representante de un grupo de interés.

8. Respetar los requisitos de divulgación aplicables, por ejemplo, en la Comisión, publicar detalles de reuniones entre representantes de grupos de interés y comisarios, miembros del Gabinete y Directores Generales.

8. Dar la impresión al representante de un grupo de interés de que una recomendación, idea o información concreta podría ser o será decisiva en el proceso de toma de decisiones.

9. Informar sobre prácticas de los grupos de presión consideradas inaceptables, en particular a la luz del Código de conducta del Registro de transparencia de la UE para los representantes de grupos de interés.

9. Compartir información que no esté autorizado a compartir o hacer un mal uso de información confidencial.

10. Familiarizarse, por ejemplo mediante formación, con las normas específicas de su propia organización. Si las normas específicas difieren de las presentes recomendaciones prácticas, las primeras prevalecerán.

10. Aceptar los gestos de hospitalidad del representante de un grupo de interés sin haberlo reflexionado cuidadosamente, salvo que se ciñan a las normas aplicables. Si es necesario, informar sobre los regalos y los gestos de hospitalidad recibidos.