You have a complaint against an EU institution or body?

Πρακτικές συστάσεις για την επικοινωνία των δημόσιων λειτουργών με εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων

ΤΙ ΝΑ ΚΑΝΕΤΕ

ΤΙ ΝΑ ΑΠΟΦΕΥΓΕΤΕ

1. Ελέγχετε αν οι εκπρόσωποι της ομάδας συμφερόντων έχουν την υποχρέωση να είναι εγγεγραμμένοι στο Μητρώο Διαφάνειας της ΕΕ πριν πραγματοποιήσετε συνάντηση μαζί τους ή πριν δεχτείτε πρόσκληση σε εκδήλωση.

1. Μη δέχεστε συναντήσεις με εκπροσώπους ομάδας συμφερόντων που δεν είναι εγγεγραμμένοι στο Μητρώο Διαφάνειας της ΕΕ, εάν οι κανόνες σας δεν το επιτρέπουν ή δεν το συνιστούν. Ζητήστε από τον εκπρόσωπο να εγγραφεί, εάν οι δραστηριότητές του εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του μητρώου.

2. Προετοιμαστείτε καλά και προβείτε σε μια στοιχειώδη έρευνα για να μάθετε ποια συμφέροντα εκπροσωπούν και ποιος τους χρηματοδοτεί. Ζητήστε περισσότερες πληροφορίες, αν το κρίνετε αναγκαίο.

2. Μην αγνοείτε τα κίνητρα των ατόμων που ζητούν να σας συναντήσουν ή σας καλούν σε εκδηλώσεις. Άσκηση πίεσης επιχειρείται από διάφορους οργανισμούς, όπως εταιρείες συμβούλων, δικηγορικά γραφεία, ΜΚΟ, ομάδες προβληματισμού, εκστρατείες κινημάτων βάσης, ...

3. Φροντίστε να σας γνωστοποιήσουν εκ των προτέρων τον σκοπό της συνάντησης/το θέμα προς συζήτηση, τα ονόματα των συμμετεχόντων και τους οργανισμούς και/ή τους πελάτες για λογαριασμό των οποίων ενεργούν, καθώς και κάθε άλλη σχετική πληροφορία.

3. Μην επικοινωνείτε με εκπρόσωπο συγκεκριμένης ομάδας συμφερόντων χωρίς να εξετάσετε το ενδεχόμενο να δώσετε και σε άλλες ομάδες την ευκαιρία επικοινωνίας.

4. Εκτιμήστε και αποφύγετε τον κίνδυνο σύγκρουσης των προσωπικών σας συμφερόντων με το δημόσιο συμφέρον και σκεφτείτε πώς μπορεί να εκληφθεί η επικοινωνία σας.

4. Μη δέχεστε καμία πρόσκληση σε συναντήσεις ή εκδηλώσεις που θα μπορούσε να φέρει σε δυσχερή θέση τον οργανισμό σας.

5. Κάντε μια παύση και σκεφτείτε πώς να προχωρήσετε, εάν έχετε αμφιβολίες. Αν χρειαστεί, συμβουλευτείτε τους προϊσταμένους σας και αν αποφασιστεί ότι θα πρέπει να προχωρήσετε, προσθέστε ένα αιτιολογικό υπόμνημα στον φάκελο.

5. Μην ξεχνάτε να ενημερώνετε τους αρμόδιους συναδέλφους και προϊσταμένους σας έπειτα από συναντήσεις και εκδηλώσεις.

6. Έχετε υπόψη ότι δεν εκπροσωπούνται όλα τα συμφέροντα σε μια επίσημη περίσταση. Άσκηση πίεσης από ομάδες συμφερόντων μπορεί επίσης να επιχειρηθεί κατά τη διάρκεια άτυπων συναντήσεων και κοινωνικών εκδηλώσεων. Επιδεικνύετε πάντα επαγγελματική στάση.

6. Μη δέχεστε ή κανονίζετε συναντήσεις εκτός των ωρών εργασίας και των επίσημων εγκαταστάσεων. Αν το κάνετε, φροντίστε να ενημερώσετε τους προϊσταμένους σας και να καλέσετε μαζί και έναν άλλο συνάδελφο.

7. Τηρείτε πλήρες αρχείο με την ημερομηνία και τον τόπο της συνάντησης, τα ονόματα των συμμετεχόντων, τους οργανισμούς και/ή τους πελάτες και τα θέματα που συζητήθηκαν. Χρησιμοποιείτε το επίσημο σύστημα διαχείρισης αρχείων του οργανισμού σας.

7. Μην κάνετε ή λέτε κάτι που θα μπορούσε να εκληφθεί ως προνομιακή μεταχείριση συγκεκριμένου εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων.

8. Να σέβεστε τις απαιτήσεις δημοσιοποίησης που ισχύουν, π.χ. στην Επιτροπή, σχετικά με τη δημοσιοποίηση αναλυτικών στοιχείων για συναντήσεις μεταξύ εκπροσώπων ομάδας συμφερόντων και Επιτρόπων, μελών των ιδιαίτερων γραφείων τους και γενικών διευθυντών.

8. Μη δίνετε στον εκπρόσωπο της ομάδας συμφερόντων την εντύπωση ότι οποιαδήποτε συγκεκριμένη συμβουλή, ιδέα ή πληροφορία θα (μπορούσε να) είναι καθοριστική για τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

9. Αναφέρετε πρακτικές άσκησης πίεσης που θεωρούνται απαράδεκτες, ιδίως βάσει του Κώδικα Δεοντολογίας του Μητρώου Διαφάνειας της ΕΕ για τους εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων.

9. Μη γνωστοποιείτε πληροφορίες χωρίς τη σχετική άδεια και μην κάνετε κατάχρηση εμπιστευτικών πληροφοριών.

10. Ενημερωθείτε, παρακολουθώντας κάποιο πρόγραμμα κατάρτισης για παράδειγμα, σχετικά με τους ειδικούς κανόνες που ισχύουν στον οργανισμό σας. Όταν οισυγκεκριμένοι κανόνες αποκλίνουν από τις παρούσες πρακτικές συστάσεις, προτεραιότητα έχουν κατά κανόνα οι πρώτοι.

10. Μη δέχεστε τη φιλοξενία εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων χωρίς προσεκτική εξέταση ή χωρίς να συνάδει με τους ισχύοντες κανόνες. Εάν είναι απαραίτητο, αναφέρετε πληροφορίες σχετικά με δώρα ή φιλοξενία που έχετε δεχθεί.