Οι παρούσες πρακτικές συστάσεις παρέχουν καθοδήγηση στη διοίκηση της ΕΕ ως προς τη χρήση των 24 επίσημων γλωσσών της ΕΕ κατά την επικοινωνία με το κοινό. Συνιστούν το αποτέλεσμα δημόσιας διαβούλευσης που διενήργησε ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής και αποτυπώνουν τις παρατηρήσεις θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών της ΕΕ επί του σχεδίου των συστάσεων.

Κάθε θεσμικό ή άλλο όργανο ή οργανισμός της ΕΕ θα πρέπει:

1. Να καθιερώσει σαφή πολιτική για τη χρήση των επίσημων γλωσσών της ΕΕ, η οποία θα καθορίζει ποιες γλώσσες χρησιμοποιούνται σε ποιου είδους περίσταση.

Για παράδειγμα, σε δημόσιες διαβουλεύσεις, διοικητικές διαδικασίες, στις σχέσεις με τον Τύπο ή στη χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

2. Να δημοσιεύσει αυτή την πολιτική στον ιστότοπό του σε όλες τις επίσημες γλώσσες, σε εύκολα προσβάσιμο μορφότυπο.

3. Να μεριμνά για την τήρηση και τη συνεπή εφαρμογή της εν λόγω πολιτικής σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Για παράδειγμα, αναθέτοντας την αρμοδιότητα αυτή σε συγκεκριμένη μονάδα ή ομάδα, ορίζοντας ειδικό «γλωσσικό υπεύθυνο» ή αφιερώνοντας ειδική ενότητα στην ετήσια έκθεσή του.

4. Να εξασφαλίζει ότι τυχόν περιορισμοί στη χρήση των επίσημων γλωσσών είναι αντικειμενικοί, αναλογικοί και διαφανείς. Η επιβολή γλωσσικών περιορισμών δεν θα πρέπει να γίνεται αποκλειστικά για λόγους κόστους ή χρόνου, αλλά πρωτίστως κατόπιν αξιολόγησης του αντίκτυπου και της σπουδαιότητας των πληροφοριών για συγκεκριμένες ομάδες ενδιαφερόμενων μερών και για το κοινό.

5. Να δημοσιεύει συνοπτικές παρουσιάσεις θεμάτων κομβικής σημασίας σε όλες ή στον μέγιστο δυνατό αριθμό επίσημων γλωσσών, στην περίπτωση εφαρμογής γλωσσικών περιορισμών.

6. Να καθιστά διαθέσιμα σε όλες τις επίσημες γλώσσες τα τμήματα των ιστοτόπων του που παρουσιάζουν ιδιαίτερο ενδιαφέρον για το κοινό. Σε αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνονται, τουλάχιστον, η αρχική σελίδα και σελίδες που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τον ρόλο του και τα στοιχεία επικοινωνίας.

7. Να εξασφαλίζει ότι οι πολίτες που απευθύνονται εγγράφως στη διοίκηση της ΕΕ στην επίσημη γλώσσα της επιλογής τους λαμβάνουν απάντηση στην ίδια γλώσσα εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

8. Να μεριμνά ώστε να καθιστά διαθέσιμες τις δημόσιες διαβουλεύσεις σε όλες τις επίσημες γλώσσες κατά την έναρξη της διαδικασίας διαβούλευσης. Στην περίπτωση που δεν είναι εφικτή η δημοσίευση του συνόλου των εγγράφων της διαβούλευσης σε όλες τις επίσημες γλώσσες, να καθιστά σαφές ότι η συμμετοχή στη διαβούλευση είναι δυνατή σε οποιαδήποτε επίσημη γλώσσα.

9. Να συγκεντρώνει μεταφραστικούς πόρους, εφόσον είναι εφικτό, προκειμένου να μειώνει το κόστος και να εξασφαλίζει ότι παρέχεται στους πολίτες περισσότερη πληροφόρηση σε περισσότερες γλώσσες.

10. Να αξιοποιεί στο μέγιστο όλα τα διαθέσιμα μεταφραστικά εργαλεία και τεχνολογίες.