Diese praktischen Empfehlungen sollen der EU-Verwaltung als Orientierungshilfe in Bezug auf die Verwendung der 24 EU-Amtssprachen bei der Kommunikation mit der Öffentlichkeit dienen. Sie sind das Ergebnis einer öffentlichen Konsultation der Europäischen Ombudsstelle und tragen den Kommentaren der Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU zu einem Entwurf der Empfehlungen Rechnung.

Jedes Organ, jede Einrichtung und sonstige Stelle der EU sollte:

1. klare Richtlinien über die Verwendung der EU-Amtssprachen zusammen mit Angaben dazu, welche Sprachen in welcher Art von Situation verwendet werden (beispielsweise bei öffentlichen Konsultationen, Verwaltungsverfahren, der Pressearbeit oder der Nutzung sozialer Medien), erlassen;

2. diese Richtlinien in allen Amtssprachen in einem leicht zugänglichen Format auf der Website veröffentlichen;

3. dafür sorgen, dass diese Richtlinien in der gesamten Organisation eingehalten und durchgängig angewendet werden, beispielsweise, indem ein Referat oder ein Team mit dieser Aufgabe betraut oder die designierte Stelle eines/einer "Sprachbeauftragten" geschaffen wird, oder auch über eine eigene Rubrik im Jahresbericht;

4. sicherstellen, dass etwaige Einschränkungen bei der Verwendung von Amtssprachen objektiv, verhältnismäßig und transparent sind. Solche Einschränkungen sollten nicht ausschließlich aus Kosten- oder Zeitgründen auferlegt werden, sondern in erster Linie nach einer Bewertung der Auswirkungen und der Relevanz der Informationen für bestimmte Interessengruppen und die Öffentlichkeit;

5. Zusammenfassungen wichtiger Themen in allen oder möglichst vielen Amtssprachen veröffentlichen, falls Einschränkungen bei der Sprachverwendung bestehen;

6. in allen Amtssprachen diejenigen Bereiche der Websites zur Verfügung stellen, die für die Öffentlichkeit von besonderem Interesse sind. Diese sollten zumindest die Startseite und die Seiten umfassen, auf denen Informationen über seine/ihre Funktion sowie Kontaktangaben zu finden sind;

7. sicherstellen, dass Bürger*innen, die sich in der Amtssprache ihrer Wahl schriftlich an die EU-Verwaltung wenden, innerhalb einer angemessenen Frist eine Antwort in der gleichen Sprache erhalten;

8. sich darum bemühen, öffentliche Konsultationen in allen Amtssprachen zu Beginn des Konsultationsprozesses zur Verfügung zu stellen. Falls nicht alle Konsultationsdokumente in allen Amtssprachen veröffentlicht werden können, klarstellen, dass Beiträge in allen Amtssprachen akzeptiert werden;

9. nach Möglichkeit Übersetzungsressourcen bündeln, um die Kosten zu senken und sicherzustellen, dass die Bürger*innen mehr Informationen in mehr Sprachen erhalten;

10. so weit wie möglich von allen vorhandenen Übersetzungswerkzeugen und -technologien Gebrauch machen.