You have a complaint against an EU institution or body?

Praktická doporučení pro interakci úředníků se zástupci zájmových skupin

JAK POSTUPOVAT

ČEHO SE VYVAROVAT

1. Předtím, než se setkáte se zástupci zájmových skupin nebo přijmete jejich pozvání na akci, ověřte, zda nejsou povinni zapsat se do rejstříku transparentnosti EU.

1. Nescházejte se se zástupci zájmových skupin nezapsanými v rejstříku transparentnosti EU, pokud to vaše vlastní pravidla neumožňují nebo od toho zrazují. Požádejte zástupce, aby se v případě, že jejich činnosti spadají do působnosti rejstříku, do rejstříku také zapsali.

2. Dobře se připravte a prostřednictvím základní rešerše zkontrolujte, jaké zájmy zastupují a kdo je financuje. V případě potřeby požádejte o další informace.

2. Nepřehlížejte motivy osob, které se s vámi chtějí setkat nebo vás zvou na akce. K lobbingu se uchyluje řada organizací, včetně konzultantských firem, advokátních kanceláří, nevládních organizací, think tanků, místní kampaně...

3. Ujistěte se, že předem uvedou účel setkání / záležitost k projednání, jména účastníků a názvy organizací a/nebo klientů, jejichž jménem vystupují, a veškeré další příslušné informace.

3. Nejednejte se zástupcem určité zájmové skupiny, aniž byste zvážili poskytnutí podobné příležitosti jiným skupinám.

4. Posuďte případné riziko střetu svých osobních zájmů a veřejného zájmu a zabraňte mu. Zvažte, jak může být příslušný kontakt vnímán.

4. Nepřijímejte pozvání na schůzky nebo akce, které by mohly organizaci, ve které pracujete, uvést do kompromitující situace.

5. Pokud jste na pochybách, rozvažte, jak postupovat. V případě potřeby se poraďte se svými nadřízenými, a pokud se rozhodne, že byste měli pozvání přijmout, připojte do složky komentář s vysvětlením důvodu.

5. Nezapomeňte po schůzce nebo po skončení akce informovat příslušné kolegy a nadřízené.

6. Mějte na paměti, že ne všechno zastupování zájmových skupin probíhá ve formálním prostředí. K lobbingu může docházet též během neformálních setkání a na společenských akcích. Vždy zachovávejte profesionalitu.

6. Nepřijímejte pozvání k setkání mimo pracovní dobu a mimo úřední prostory ani je za takových okolností nepořádejte. Pokud to uděláte, zvažte, zda o tom neinformujete své nadřízené a nepřizvete jiného kolegu.

7. Vždy veďte pečlivé záznamy, mimo jiné o datu/místu schůzek, jménech účastníků, názvech organizací a/nebo klientů a o projednávaných otázkách. Používejte oficiální systém evidence záznamů vaší organizace.

7. Nejednejte ani se nevyjadřujte tak, že by mohl vzniknout dojem, že určitého zástupce zájmové skupiny upřednostňujete.

8. Dodržujte příslušné požadavky na poskytování informací, například v Komisi uveďte podrobnosti o schůzkách mezi zástupci zájmových skupin a komisaři, členy kabinetu a generálními řediteli.

8. Nevzbuzujte v zástupci zájmové skupiny dojem, že určité doporučení, nápad nebo informace mohou být nebo budou v rozhodovacím procesu směrodatné.

9. Oznamte metody lobbingu, které se s ohledem na kodex chování zástupců zájmových skupin, jenž je součástí rejstříku transparentnosti EU, považují za nepřijatelné.

9. Nesdělujte informace, jež nemáte povoleno sdělovat, a nezneužívejte důvěrné informace.

10. Seznamte se, např. formou školení, se zvláštními pravidly, která platí ve vaší organizaci. Pokud se tato zvláštní pravidla liší od těchto praktických doporučení, měla by mít zvláštní pravidla obvykle přednost.

10. Nepřijímejte pohostinství od zástupce zájmové skupiny bez pečlivého uvážení, a není-li to v souladu s příslušnými pravidly. V nezbytných případech veškeré přijaté dary a pohostinství nahlaste.