Jaarverslag 2021

Inleiding

Het jaar 2021 werd nog steeds overschaduwd door de pandemie. In de EU werden er gelukkig op grote schaal vaccins tegen COVID-19 toegediend, maar het publieke debat over de vaccinatiegraad en de bestrijding van het virus heeft het vraagstuk omtrent het vertrouwen in overheidsinstellingen duidelijk op de voorgrond geplaatst.

Mijn Bureau heeft onze „Op weg naar 2024”-strategie verder uitgevoerd door op efficiënte wijze klachten te behandelen en door strategische onderzoeken op te starten op gebieden van algemeen openbaar belang, onder meer in samenhang met de gevolgen van de pandemie voor de werkzaamheden van de instellingen.

Dit jaar heb ik vernieuwde aandacht gehad voor de manier waarop de EU-instellingen omgaan met de overstap van personeel van het openbaar bestuur van de EU naar de particuliere sector, het fenomeen van de zogenaamde „draaideurconstructies”. Zonder adequaat toezicht op de bijbehorende risico’s kan dit fenomeen ondermijnende effecten hebben en het vertrouwen van het publiek schaden. Dit mag niet worden onderschat.

Ik heb een breed onderzoek ingesteld naar de wijze waarop de Commissie omgaat met draaideurconstructies en ik heb verzocht om nadere informatie over besluiten die zij heeft genomen met betrekking tot personeel dat naar de particuliere sector overstapt. Dit onderzoek had zowel betrekking op economisch belangrijke diensten als op de kabinetten van de commissarissen en de Juridische Dienst. Doel hiervan was het besluitvormingsproces te beoordelen en te bekijken op welk gebied er verbeteringen mogelijk zijn.

In een aparte zaak, die echter ook past in het bredere kader van draaideurconstructies, ontdekte ik wanbeheer in de wijze waarop het Europees Defensieagentschap de overstap van zijn voormalige directeur naar Airbus had aangepakt. Ik heb eveneens een onderzoek ingesteld naar de manier waarop de Europese Investeringsbank (EIB) is omgegaan met een verzoek van een van haar vicepresidenten om voor Iberdrola (een energiebedrijf) te gaan werken.

Ik heb Frontex suggesties aangereikt voor mogelijke verbeteringen van de verantwoordingsplicht bij zijn werkzaamheden en heb de EIB een brief gestuurd met voorstellen om meer informatie openbaar te maken over de milieugevolgen van de door de Bank gefinancierde projecten.

In het kader van ons algemene toezicht op de wijze waarop instellingen belangrijke kwesties aanpakken, heb ik de Commissie en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming aangeschreven om te vragen hoe de regels inzake artificiële intelligentie in de praktijk zullen werken. Dit is een punt van zorg voor het Europees Netwerk van ombudsmannen, waarmee het Bureau doorheen het jaar regelmatig seminars heeft gehouden. Ik heb ook gevraagd om nadere informatie over de wijze waarop de Commissie de eerbiediging van de mensenrechten waarborgt in de internationale handelsovereenkomsten waarover zij onderhandelt.

Aangezien de „transparantiewet” van de EU (Verordening (EG) nr. 1049/2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten) dit jaar zijn twintigste verjaardag vierde, heb ik een openbare conferentie georganiseerd over de vraag of die wet toe is aan modernisering. Gezien de steeds terugkerende problemen, zoals vertragingen bij de behandeling door de instellingen van verzoeken om toegang of ontevredenheid over de motivering die bij de weigering van toegang wordt gegeven, in combinatie met de aanzienlijke technologische ontwikkelingen van de afgelopen twintig jaar, is het hoog tijd om na te gaan of de regels wel tegemoetkomen aan de behoeften van de burger op dit gebied.

Tot mijn genoegen mocht ik de derde editie van de Prijs voor goed bestuur organiseren. De algehele prijs voor goed bestuur werd gedeeld door het personeel van het directoraat-generaal Europese Civiele Bescherming en Humanitaire Hulp en de Europese Dienst voor extern optreden voor hun inspanningen om mensen te repatriëren die als gevolg van de pandemie in het buitenland waren gestrand. Deze prijs was nogmaals een herinnering aan het uitstekende werk dat door het EU-bestuur werd verricht. Ik hoop dat dit anderen zal inspireren om in de toekomst projecten voor te dragen.

Op dit jaarverslag prijkt het nieuwe logo van de Europese Ombudsman, dat werd ontworpen om het hedendaagse publieke imago nog meer kracht bij te zetten en het inzicht in onze rol in het EU-bestuur te versterken. De EU-vlag maakt duidelijk dat wij deel uitmaken van de verzameling van EU-instellingen en -organen en de drie elementen van het logo staan voor de belangrijkste doelstellingen van onze taakopdracht: verantwoordingsplicht, transparantie en vertrouwen.

Tot slot dank ik het Europees Parlement voor zijn overweldigende goedkeuring van het nieuwe statuut dat de bevoegdheden van het Bureau handhaaft, de rechtsgrondslag van de Ombudsman versterkt en waarborgen invoert die de onafhankelijkheid van het Bureau verder garanderen.

Ik beschouw het nieuwe statuut als een bevestiging van de waarde van het werk van ons Bureau om ervoor te zorgen dat de EU-instellingen een voortrekkersrol spelen op het gebied van uitmuntend openbaar bestuur.

Emily O’Reilly

1. Een blik op 2021

2. Belangrijkste onderwerpen

De Ombudsman helpt personen, bedrijven en organisaties bij hun contacten met de instellingen, organen en instanties van de EU. Daarbij kan het gaan om een gebrek aan transparantie in de besluitvorming, het weigeren van toegang tot documenten, een schending van grondrechten of contractuele problemen. De verschillende rubrieken hieronder bieden een overzicht van de belangrijkste zaken op een bepaald gebied.

2.1. „Draaideurconstructies”

In 2021 bleef het Bureau van de Ombudsman zich concentreren op de manier waarop het EU-bestuur omgaat met zogenaamde „draaideurconstructies”, waarbij EU-ambtenaren functies opnemen in de privésector of werknemers uit de privésector aan de slag gaan bij een overheidsdienst. De algemene doelstelling van de Ombudsman bestaat erin een evenwicht te vinden tussen het recht om te werken en het algemene belang bij een EU-bestuur dat voldoet aan de hoogste normen op het gebied van integriteit en verantwoordingsplicht.

Als onderdeel van dit aandachtsgebied heeft de Ombudsman een breed strategisch onderzoek ingesteld naar de manier waarop de Commissie draaideursituaties aanpakt. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft dossiers onderzocht in verband met beslissingen van de Commissie (van 2019, 2020 en 2021) over verzoeken van personeel in top- en middenmanagementfuncties om een nieuwe baan te mogen aanvaarden of om onbetaald verlof te nemen voor het uitoefenen van andere activiteiten. De dossiers hadden betrekking op in totaal 14 directoraten-generaal, naast alle kabinetten van commissarissen, de Juridische Dienst van de Commissie, het secretariaat-generaal, de eigen denktank van de Commissie en de Raad voor regelgevingstoetsing.

Na de besluiten van de Commissie te hebben geanalyseerd, heeft de Ombudsman haar om nadere toelichting gevraagd, onder meer over de frequentie waarmee zij, overeenkomstig artikel 16 van het Statuut, personeelsleden heeft verboden een beoogde functie te aanvaarden en de manier waarop zij het risico tegengaat dat voormalige personeelsleden hun nieuwe collega’s adviseren over vraagstukken die verband houden met hun voorgaande functies. Dit onderzoek is in 2022 voortgezet.

De Ombudsman heeft ook op klachten gebaseerde onderzoeken geopend in verband met draaideurconstructies. Eén daarvan betrof de overstap van een Spaanse vicepresident van de Europese Investeringsbank (EIB) naar een Spaans nutsbedrijf dat leningen van de Bank had ontvangen. De twee klachtindieners, leden van het Europees Parlement, hadden hun bezorgdheid geuit over het risico van belangenconflicten en over de maatregelen die de EIB had voorgesteld om deze risico’s te beperken. De Ombudsman heeft documenten onder de loep genomen in verband met de beslissing van de EIB om de overstap goed te keuren en heeft de EIB verzocht een aantal vragen te beantwoorden.

Een ander onderzoek in verband met draaideurconstructies betrof het Europees Defensieagentschap (EDA), dat zijn goedkeuring had gehecht aan de overstap van zijn voormalige directeur naar de functie van strategisch adviseur bij Airbus, een van de grootste actoren in de Europese defensie-industrie. Naar aanleiding van dit onderzoek op eigen initiatief werd geconcludeerd dat EDA de overstap had moeten verbieden vanwege belangenconflicten. De Ombudsman beval aan dat EDA in de toekomst personeelsleden in topmanagementfuncties verbiedt om een baan te aanvaarden waarbij er duidelijk sprake is van een belangenconflict. Voorts moet het agentschap duidelijke criteria vaststellen voor het verbieden van dergelijke overstappen en moeten kandidaten voor topmanagementfuncties daarvan op de hoogte worden gesteld. EDA stemde ermee in om uitvoering te geven aan de aanbevelingen inzake een mogelijk verbod voor personeelsleden om bepaalde functies te bekleden, en om het personeel richtsnoeren te verstrekken over de wijze waarop die maatregel zou worden toegepast.

2.2. Toegang tot documenten

EU-burgers hebben ruime rechten met betrekking tot toegang tot documenten van de EU-instellingen. De Ombudsman functioneert als verhaalmechanisme voor mensen die problemen ervaren bij het verkrijgen van toegang tot deze documenten.

In 2021 heeft een klachtindiener die toegang wilde krijgen tot tekstberichten die de voorzitter van de Europese Commissie naar de CEO van een groot farmaceutisch bedrijf had gestuurd, de aandacht gevestigd op de vraag of het EU-bestuur werkgerelateerde tekst- en instantberichten registreert. De Ombudsman vroeg de Commissie om haar beleid op dit gebied toe te lichten en uit te leggen hoe zij naar de door de klachtindiener genoemde tekstberichten had gezocht.

Los daarvan heeft de Ombudsman acht EU-instellingen en -agentschappen (de Commissie, de Raad, het Parlement, het Europees Agentschap voor chemische stoffen, de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid, het Europees Geneesmiddelenbureau, Frontex en de Europese Centrale Bank) gevraagd met welke maatregelen zij werkgerelateerde tekst- en instantberichten registreren.

De Ombudsman heeft klachten inzake toegang tot documenten ontvangen in verband met een aantal verschillende EU-instellingen en -organen.

Tijdens een onderzoek naar de toegang tot de details van een contract dat de Commissie met een farmaceutisch bedrijf had gesloten voor de aankoop van COVID-19-vaccins, publiceerde de Commissie gecensureerde versies van het contract en soortgelijke contracten met andere farmaceutische bedrijven. In het kader van een onderzoek van de Ombudsman ging de Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (Eiopa) ermee akkoord dat de notulen van haar raad van toezichthouders in de toekomst informatie zullen bevatten over hoe de leden hebben gestemd over besluiten inzake regelgevingsnormen.

Een ander EU-agentschap met aanzienlijke regelgevende bevoegdheid, de Europese Bankautoriteit, stemde ermee in details vrij te geven over de stemmen die werden uitgebracht door de leden van haar raad van toezichthouders in verband met een onderzoek naar een inbreuk op de EU-wetgeving door nationale autoriteiten in samenhang met het toezicht op twee specifieke banken.

Er werd goede vooruitgang geboekt bij een onderzoek naar de wijze waarop Frontex verzoeken om toegang via zijn onlineportaal behandelt. De betrokken klachtindieners hadden kwesties aan de orde gesteld in verband met de verklaring van Frontex over auteursrechten, bewaringstermijnen voor documenten en de interactie tussen het portaal van Frontex en andere onlineportalen. Dit onderzoek is in 2022 voortgezet.

Helaas heeft het EU-bestuur niet altijd gevolg gegeven aan de voorstellen van de Ombudsman in het kader van onderzoeken naar de toegang tot documenten. De Ombudsman stelde vast dat de Commissie blijk had gegeven van wanbeheer door te weigeren om toegang te verstrekken tot informatie over de invoer van gebruikte bak- en braadolie. De Commissie verklaarde dat zij de gevraagde gegevens wel verzamelt, maar geen documenten opstelt met de door de klachtindiener gevraagde informatie, en weigerde zodoende om een door de Ombudsman voorgestelde oplossing toe te passen. De Ombudsman stelde eveneens wanbeheer vast naar aanleiding van de weigering van de Commissie om documenten vrij te geven in verband met de aankoop van 1,5 miljoen medische mondkapjes die niet voldeden aan de vereiste kwaliteitsnormen. De Ombudsman wees erop dat het vrijgeven van dergelijke informatie een sterk openbaar belang dient.

In 2018 heeft de Ombudsman een versnelde procedure ingevoerd om klachten in verband met de openbare toegang tot documenten snel te behandelen. Uit de evaluatie van deze procedure in 2021 kwamen uitstekende resultaten naar voren, zoals:

• een aanzienlijke verkorting van de behandelingstermijnen;
• een toename van het aantal klachten over toegang tot documenten;
• algemene tevredenheid over de versnelde procedure bij de belanghebbenden.

2.3. Ethische kwesties

Een aantal onderzoeken van de Ombudsman heeft tot doel ervoor te zorgen dat de EU-instellingen de bestaande regels toepassen om zo in het gehele EU-bestuur een hoog niveau van ethiek te waarborgen.

Naar aanleiding van een klacht van een lid van het Europees Parlement heeft de Ombudsman de samenstelling van het Forum op hoog niveau over de voorgestelde EU-kapitaalmarktenunie (KMU) onderzocht. De Commissie heeft in haar KMU-actieplan rekening gehouden met de aanbevelingen van het Forum, waarin hogere kaderleden uit de sector, internationale deskundigen en academici zetelden. Bij haar eigen beoordeling van kandidaten voor benoeming in een onafhankelijke rol had de Commissie vastgesteld dat vijf kandidaten belangen hadden die hun vermogen om onafhankelijk en in het algemeen belang te handelen in het gedrang brachten of die als zodanig konden worden opgevat. De Commissie heeft zich vervolgens echter niet gehouden aan haar eigen regels voor de aanpak van dergelijke belangenconflicten. De Ombudsman stelde vast dat er sprake was van wanbeheer en stelde voor om in elk verslag van een deskundigengroep ook de soorten leden van die groep te vermelden.

Twee maatschappelijke organisaties dienden klachten in over de deelname van de voorzitter en een vicevoorzitter van de Commissie aan een videoclip ter ondersteuning van de verkiezingscampagne van een Kroatische politieke partij. De klachtindieners vroegen zich af of dit wel in overeenstemming was met de gedragscode voor de leden van de Europese Commissie. In antwoord op de brief van de Ombudsman waarin om opheldering werd gevraagd, verklaarde de Commissie voornemens te zijn richtsnoeren op te stellen over de wijze waarop commissarissen kunnen deelnemen aan nationale verkiezingscampagnes.

Naar aanleiding van een onderzoek van de Ombudsman naar reiskosten in verband met een officieel bezoek aan China, stemde het Europees Economisch en Sociaal Comité er in 2021 mee in om de transparantie over de kosten en vergoedingen van zijn leden te verbeteren door dergelijke informatie proactief op zijn website te publiceren. De aanvullende informatie omvat nadere gegevens over de regels inzake kosten en vergoedingen, alsmede informatie over specifieke evenementen die plaatsvinden in het buitenland en de daarmee verband houdende uitgaven.

In april reageerde de Commissie constructief op de suggesties van de Ombudsman naar aanleiding van een onderzoek naar haar beslissing om BlackRock Investment Management een contract te gunnen voor de uitvoering van een studie op een gebied dat van financieel en regelgevend belang is voor het bedrijf. In haar reactie zei de Commissie dat zij overweegt om bijkomende richtsnoeren over belangenconflicten uit te vaardigen ter ondersteuning van haar personeel dat zich bezighoudt met procedures voor overheidsopdrachten. De Commissie verklaarde eveneens dat zij erover denkt wijzigingen voor te stellen in het Financieel Reglement (de EU-wet inzake de uitvoering van door de EU-begroting gefinancierde aanbestedingsprocedures), om inschrijvers te verplichten om potentiële belangenconflicten te melden. De conclusies van de Ombudsman kregen bijval van het Parlement, dat de Commissie vroeg om het Financieel Reglement bij te werken om mogelijke belangenconflicten bij beleidsgerelateerde contracten aan te pakken.

2.4. Grondrechten

In maart stelde de Ombudsman op eigen initiatief een onderzoek in naar de manier waarop het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) zijn verplichtingen met betrekking tot de grondrechten nakomt en verantwoording verzekert in verband met de uitgebreidere verantwoordelijkheden waarover het beschikt sinds de inwerkingtreding van de nieuwe Frontex-verordening (Verordening (EU) 2019/1896) in december 2019. Het onderzoek heeft tot doel opheldering te verschaffen over de verantwoordingsplicht in het kader van de „gezamenlijke operaties” van Frontex en zijn activiteiten in verband met „terugkeeroperaties” en migratiesteun voor screening aan de buitengrenzen van de EU.

Dit onderzoek volgt op een afzonderlijk onderzoek van de Ombudsman naar het „klachtenmechanisme” van Frontex, waarin de Ombudsman de aandacht vestigde op vertragingen bij de vervulling door Frontex van zijn nieuwe verplichtingen in verband met zowel het klachtenmechanisme als de grondrechtenfunctionaris. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft ook tekortkomingen in het klachtenmechanisme vastgesteld die het voor individuele personen moeilijker kunnen maken om vermeende schendingen van de grondrechten te melden en verhaal te halen. De Ombudsman heeft verschillende praktische voorstellen gedaan om de onafhankelijkheid van het klachtenmechanisme te versterken en het gebruik ervan te stimuleren. Deze voorstellen omvatten onder meer de suggestie dat in openbare informatie over het mechanisme duidelijk moet worden gemaakt dat het indienen van een klacht over vermeende grondrechtenschendingen de beslissing over het verlenen van asiel niet beïnvloedt.

Een ander belangrijk onderzoek in verband met de grondrechten was gericht op de manier waarop de Commissie ervoor zorgt dat de Kroatische autoriteiten in het kader van grensbeheeroperaties de grondrechten eerbiedigen. De klachtindiener, Amnesty International, uitte twijfels over de vraag of Kroatië een „monitoringmechanisme” had opgezet om te waarborgen dat zijn grensbeheeroperaties volledig in overeenstemming zijn met de grondrechten en het EU-recht. In de zomer heeft Kroatië aangekondigd dat het een dergelijk mechanisme had opgezet. De algemene bevindingen van de Ombudsman zullen begin 2022 worden gepubliceerd.

De Ombudsman heeft op eigen initiatief een onderzoek gestart om na te gaan hoe de Europese Commissie erop toeziet dat de Europese structuur- en investeringsfondsen worden gebruikt om het recht van personen met een handicap en ouderen op zelfstandig wonen te bevorderen. De Ombudsman heeft de Commissie een reeks vragen gesteld en heeft vervolgens een gerichte raadpleging van belanghebbenden uitgevoerd.

De Ombudsman maakt vaak gebruik van initiatieven voor informatievergaring om de aandacht te vestigen op een vraagstuk zonder een formeel onderzoek in te stellen. Zo heeft de Ombudsman bijvoorbeeld in het kader van een dergelijk initiatief de Commissie om nadere informatie verzocht over de manier waarop zij de eerbiediging van de mensenrechten waarborgt in de internationale handelsovereenkomsten die de EU ondertekent. Het initiatief heeft tot doel het gebruik van „mensenrechtenclausules” in deze internationale handelsovereenkomsten te onderzoeken en na te gaan hoe er wordt omgegaan met mensenrechten eens de handelsovereenkomsten in werking zijn getreden. Het verzoek om informatie volgt op verschillende onderzoeken van de Ombudsman op dit gebied, waaronder een recent onderzoek uit 2020 naar het verzuim van de Commissie om een geactualiseerde duurzaamheidseffectbeoordeling af te ronden alvorens het handelsakkoord tussen de EU en de Mercosur te sluiten. In de in maart gepubliceerde beslissing van de Ombudsman werd vastgesteld dat de Commissie een geactualiseerde beoordeling had moeten afwerken voordat het handelsakkoord werd goedgekeurd. De Ombudsman heeft gevraagd dat dergelijke beoordelingen in toekomstige handelsbesprekingen worden afgerond voordat het definitieve akkoord wordt gesloten.

Naar aanleiding van de aankondiging van de Commissie van april dat zij voornemens is regels voor artificiële intelligentie (AI) voor te stellen heeft de Ombudsman zowel de Commissie als de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) aangeschreven om meer informatie te verkrijgen over de mogelijke gevolgen van de voorgestelde nieuwe regels. Het onderzoeksteam van de Ombudsman heeft vervolgens een ontmoeting gehad met vertegenwoordigers van de Commissie om vraagstukken te bespreken in verband met de werking van de regels inzake AI. Vraagstukken die aan de orde kwamen, betroffen onder meer de doeleinden waarvoor de Commissie momenteel AI gebruikt en manieren om te waarborgen dat de toekomstige regels rekening zullen houden met het openbaar belang.

2.5. Verantwoording bij besluitvorming

Als follow-up van eerdere werkzaamheden in verband met verantwoording bij EU-besluitvorming, stelde de Ombudsman in november een onderzoek in naar de manier waarop de Commissie ervoor zorgt dat haar contacten met tabakslobbyisten transparant verlopen. De Commissie werd verzocht alle documenten met betrekking tot haar contacten met tabakslobbyisten in 2020 en 2021 beschikbaar te stellen voor inspectie, met inbegrip van verzoeken om openbare toegang tot documenten in verband met dergelijke contacten. De Ombudsman vroeg eveneens om de interne richtsnoeren te inspecteren die aan het personeel van de Commissie zijn verstrekt.

De EU is partij bij het Kaderverdrag inzake tabaksontmoediging (FCTC) van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) en is derhalve verplicht om te vermijden dat de tabaksindustrie een negatieve invloed uitoefent op het volksgezondheidsbeleid. Dit vereist onder meer dat de Commissie proactief volledige transparantie biedt over ontmoetingen met vertegenwoordigers van de tabaksindustrie. Afgezien van DG SANTE en DG TAXUD maken de diensten van de Commissie echter niet proactief details openbaar over ontmoetingen die plaatsvinden onder het niveau van de directeuren-generaal.

Als reactie op het onderzoek van de Ombudsman naar de transparantie van zijn respons op de COVID-19-pandemie heeft het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC) maatregelen genomen om de verantwoording bij zijn besluitvorming te verbeteren. Het ging daarbij onder meer om maatregelen om het voor de burger gemakkelijker te maken de evolutie van zijn wetenschappelijk advies te volgen en de gegevens die ten grondslag liggen aan zijn wetenschappelijke beoordelingen te raadplegen. Het ECDC beloofde ook voortaan transparanter te zijn omtrent uitwisselingen met internationale partners en beter te communiceren met de burger.

Uit de beoordeling door de Ombudsman van de respons van de Raad op de pandemie bleek dat ministeriële vergaderingen op afstand gedurende de eerste maanden van de crisis niet voldeden aan de transparantienormen die in normale omstandigheden van toepassing zijn op vergaderingen van de Raad ter plaatse. De Ombudsman merkte echter ook op dat een aantal van de door de Raad tijdens deze periode aangenomen praktijken de verantwoordingsplicht hebben verbeterd en heeft gevraagd dat deze praktijken in de toekomst worden voortgezet. Het gaat onder meer om een intensiever gebruik van schriftelijke opmerkingen vóór en na vergaderingen tussen nationale ambtenaren, waardoor de besprekingen binnen werkgroepen in grotere mate worden gedocumenteerd.

Als burgers willen kunnen volgen hoe beslissingen op EU-niveau worden genomen, hebben zij een register van documenten nodig waartoe zij toegang kunnen krijgen. Deze openbare registers van documenten zijn pas zinvol en nuttig als ze geactualiseerd en volledig zijn. Naar aanleiding van een onderzoek van de Ombudsman heeft het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) ermee ingestemd om zijn documentenregister te verbeteren en te actualiseren – onder meer door een specifieke webpagina voor zijn register op poten te zetten – om er een nuttiger instrument van te maken voor de burger.

De Ombudsman heeft ook het openbaar register van documenten van Frontex bekeken, na een klacht waarin werd aangevoerd dat dit register niet naar behoren werd onderhouden. De Ombudsman heeft een aantal oplossingen voorgesteld om het register te verbeteren en Frontex heeft er vervolgens mee ingestemd om deze voorstellen uit te voeren.

Punten van zorg over de transparantie van de besluitvorming over milieuaangelegenheden bleven een bron van klachten in 2021.

In april 2021 stelde de Ombudsman een onderzoek in naar de rol van de Commissie bij de beoordeling van de duurzaamheid van gasprojecten die worden aangemerkt als projecten van regionaal belang door de Energiegemeenschap (die bestaat uit de EU, landen van de Westelijke Balkan, landen van het Zwarte Zeegebied en Noorwegen). De klachtindiener was van mening dat de duurzaamheid van de projecten niet naar behoren werd beoordeeld voordat zij werden opgenomen op de lijst, aangezien de gebruikte methodologie vergelijkbaar was met de methode die voorheen werd aangewend voor de beoordeling van „projecten van gemeenschappelijk belang” van de EU, die de Commissie sindsdien als ontoereikend heeft aangemerkt.

Naar aanleiding van een klacht van een groep maatschappelijke organisaties opende de Ombudsman een onderzoek naar de manier waarop de Commissie een openbare raadpleging heeft gehouden met betrekking tot het initiatief inzake duurzame corporate governance, dat erop is gericht bedrijven aan te zetten tot een betere aanpak van duurzaamheidskwesties in hun activiteiten. De klachtindieners stelden dat de Commissie bij de verslaglegging over het resultaat van de raadpleging niet naar behoren rekening heeft gehouden met de standpunten van alle respondenten.

In juni legde de Ombudsman voorlopige bevindingen voor aan de Europese Investeringsbank (EIB) omtrent de transparantie van milieu-informatie over projecten die zij zowel direct als indirect financiert.

De Ombudsman opperde dat de EIB veel meer details openbaar zou moeten maken over de milieugevolgen van de door haar gefinancierde projecten. De Ombudsman vroeg de EIB om brondocumenten te publiceren met de feiten, de technische aannamen en de berekeningen die worden gebruikt bij de beoordeling van projecten. Voor projecten met aanzienlijke milieueffecten stelde de Ombudsman eveneens voor dat de EIB een prioriteit zou maken van versterkte proactieve transparantie, zodat haar monitoringverslagen over lopende projecten snel zouden kunnen worden gepubliceerd.

Het is duidelijk dat er veel publieke belangstelling zal zijn voor de herstel- en veerkrachtfaciliteit van de EU, die financiering bevat die moet worden gebruikt om de EU te helpen herstellen van de pandemie en om uitdagingen zoals de klimaatcrisis aan te pakken. Daarom heeft de Ombudsman de Commissie schriftelijk verzocht te anticiperen op de grote belangstelling voor haar onderhandelingen met de lidstaten over hun herstel- en veerkrachtplannen. Er zullen in verband met deze kwestie hoogst waarschijnlijk verzoeken om toegang tot documenten worden ingediend. De Ombudsman heeft dan ook voorgesteld dat de Commissie meer informatie verstrekt over de relevante documenten die in haar bezit zijn.

3. Herzien statuut van de Ombudsman

In juni 2021 keurde het Parlement met een overweldigende meerderheid – 602 van de 692 uitgebrachte stemmen – een bijgewerkt statuut voor het Bureau van de Ombudsman goed. In het nieuwe statuut worden veel van de succesvolle werkmethoden van het Bureau van de afgelopen jaren gecodificeerd. De Ombudsman zal, overeenkomstig het Verdrag, op eigen initiatief onderzoeken kunnen opstarten wanneer dit rechtvaardig wordt geacht. De overtuigende goedkeuring van het nieuwe statuut kan worden beschouwd als steun voor de werkzaamheden van het Bureau op het gebied van de behandeling van klachten van burgers en de uitvoering van onderzoeken.

Het houdt rekening met de nieuwe rechtsgrondslag in het Verdrag van Lissabon en neemt de vorm aan van een verordening van het Parlement, in plaats van een besluit. Het statuut was het eerste stuk wetgeving uit hoofde van het Verdrag van Lissabon dat werd gebaseerd op het initiatiefrecht van het Parlement. Het herziene statuut biedt een versterkt rechtskader voor het Bureau en voert nieuwe waarborgen in die de onafhankelijkheid ervan verder garanderen, met inbegrip van een toereikende begroting om de activiteiten van het Bureau te ondersteunen. Er wordt voorzien in een nieuwe afkoelingsperiode van twee jaar voor politici, met inbegrip van leden van het Europees Parlement, die zich kandidaat willen stellen voor de functie van Europese Ombudsman. Dit zal helpen om de onafhankelijkheid van het Bureau, die van cruciaal belang is voor de op het Verdrag gebaseerde rol ervan, te beschermen.

De verregaande onderzoeksbevoegdheden van de Ombudsman, met inbegrip van de verplichting voor de instellingen om de Ombudsman alle voor diens onderzoek vereiste informatie te verschaffen, blijven in het herziene statuut behouden. In voorkomend geval kan de ombudsvrouw, op haar eigen initiatief of op verzoek van het Parlement, in verband met een onderzoek worden gehoord door het Parlement.

Het Bureau actualiseert momenteel zijn uitvoeringsbepalingen voor het statuut, waarin de werkmethoden van het Bureau nader worden omschreven.

4. Twintigste verjaardag van Verordening (EG) nr. 1049/2001

Transparantie en de toegang tot documenten zijn reeds geruime tijd een prioriteit voor de Ombudsman en liggen aan de grondslag van ongeveer een kwart van de onderzoeken die het Bureau uitvoert. De Ombudsman fungeert als verhaalmechanisme voor personen aan wie de toegang tot EU-documenten is ontzegd. Dit betekent dat het Bureau over aanzienlijke expertise beschikt over de manier waarop dit grondrecht in de praktijk door het EU-bestuur wordt toegepast.

In 2021 was het twintig jaar geleden dat de „transparantiewet” van de EU (Verordening (EG) nr. 1049/2001) van kracht werd. Deze verordening concretiseerde het recht op toegang tot EU-documenten en zorgde voor een aanzienlijke vergroting van de verantwoordingsplicht van het EU-bestuur. Om deze verjaardag te markeren, heeft de Ombudsman van toegang tot documenten een speciaal aandachtspunt gemaakt voor het Bureau gedurende het hele jaar.

Het hoogtepunt hiervan was een openbare conferentie, die plaatsvond op 15 november in Brussel: Toegang tot EU-documenten: wat staat ons te wachten? De conferentie, die werd gehouden in hybride vorm, bestond uit twee delen: een panel op hoog niveau dat zich boog over de toekomstige regels voor toegang tot documenten en een deskundigenpanel dat de ervaringen onderzocht van mensen die documenten opvragen.

Voor het panel op hoog niveau kreeg de Europese ombudsvrouw, Emily O’Reilly, gezelschap van Věra Jourová, vicevoorzitter van de Europese Commissie voor Waarden en Transparantie, Heidi Hautala, vicevoorzitter van het Europees Parlement, en Reijo Kemppinen, directeur-generaal Communicatie en Informatie van het secretariaat-generaal van de Raad. Ter voorbereiding van de conferentie voerde de Ombudsman onder een aantal belanghebbenden een ad-hocenquête uit over hun ervaringen met het aanvragen van toegang tot EU-documenten.

Eerder in het jaar had de Ombudsman het initiatief genomen om na te gaan hoe de instellingen, organen en instanties van de EU de burger bewust maken van hun recht op toegang tot documenten. Dat initiatief leidde tot een gids voor EU-instellingen over de beleidsmaatregelen en praktijken die zij moeten hanteren om uitvoering te geven aan het recht van toegang. Deze gids werd op de dag van de conferentie (15 november) gepubliceerd.

Een belangrijk vraagstuk dat tijdens de conferentie en in het kader van klachten werd aangekaart, betrof de manier waarop het EU-bestuur omgaat met tekst- en instantberichten en andere nieuwe technologieën in het kader van zijn verplichtingen op het gebied van transparantie. In juli lanceerde de Ombudsman een strategisch initiatief met betrekking tot de wijze waarop het bestuur tekst- en instantberichten registreert die worden verstuurd/ontvangen door personeelsleden in het kader van hun beroepsactiviteiten. Het doel van dit initiatief bestaat erin de huidige regels en praktijken in verband met de registratie van deze berichten in kaart te brengen, teneinde goede praktijken binnen het EU-bestuur uit te lichten.

5. Prijs voor goed bestuur

De Prijs voor goed bestuur van de Europese Ombudsman voor 2021 was een eerbetoon aan de buitengewone inspanningen om meer dan een half miljoen EU-burgers die als gevolg van de pandemie over de hele wereld gestrand waren, te helpen repatriëren.

De projecten die samen de prijs wonnen, waren uitgevoerd door het personeel van het directoraat-generaal Civiele Bescherming en Humanitaire Hulp (DG ECHO) van de Commissie en de Europese Dienst voor extern optreden (EDEO).

De algehele winnaars en de winnaars in verschillende categorieën werden in juni bekendgemaakt tijdens een digitale ceremonie, die begon met een videoboodschap van commissievoorzitter Ursula von der Leyen.

Over de gevolgen van COVID-19 voor zowel de interne als de externe werkzaamheden van het EU-bestuur merkte ombudsvrouw O’Reilly op dat „veel van de ingediende projecten hebben laten zien hoe ver het personeel van de EU is gegaan om burgers tijdens de pandemie te helpen”.

In september vond een korte vervolgceremonie plaats in de Tuin van de burgers in Brussel, waarbij de prijzen persoonlijk werden overhandigd.

Met de tweejaarlijkse prijs – die in 2017 door Emily O’Reilly werd ingevoerd – worden acties van het EU-bestuur erkend die een zichtbare en rechtstreekse positieve impact hebben op de levens van mensen in Europa en daarbuiten. Er werden eveneens prijzen uitgereikt in vier categorieën.

De nominaties werden beoordeeld door een onafhankelijke adviesraad en de winnaars werden gekozen door de Ombudsman.

6. Klachten en onderzoeken: hoe wij de burger helpen

De Europese Ombudsman helpt mensen, bedrijven en organisaties die problemen hebben met het EU-bestuur door de klachten te behandelen die zij indienen, maar ook door goede bestuurspraktijken te bevorderen door zich proactief te buigen over bredere systemische vraagstukken in verband met de EU-instellingen.

De Ombudsman streeft voortdurend naar verbetering van zijn interne procedures, om ervoor te zorgen dat het Bureau onderzoeken zo efficiënt mogelijk afhandelt en dat klachtindieners een optimale ervaring hebben. Het gestroomlijnde directoraat Onderzoeken, dat in 2020 werd opgericht, heeft in dit verband voor verdere verbeteringen gezorgd. Zo werd er verdere expertise opgebouwd en werden beste praktijken ontwikkeld door thematische onderzoeksteams, wat heeft bijgedragen tot een verdere verbetering van de samenhang en de efficiëntie van onderzoeken van de Ombudsman.

Ook in 2021 bleven hybride werkprocedures van kracht, maar dankzij het onlinesysteem van de Ombudsman voor klachten kon deze kernactiviteit van het Bureau ononderbroken worden voortgezet. Het aantal door het Bureau behandelde klachten nam toe in vergelijking met 2020.

Er werden ook verbeteringen ingevoerd met betrekking tot de manier waarop onderzoeken van de Ombudsman online worden gepresenteerd en gepubliceerd, om het voor de burger gemakkelijker te maken om de werkzaamheden van het Bureau te volgen. Een nieuwe rubriek voor „Belangrijke onderzoeken” op de website vestigt de aandacht op onderzoeken van de Ombudsman die van breder openbaar belang zijn. Er werd ook een nieuwe rubriek toegevoegd voor de rol van de Europese Ombudsman in verband met de toegang van het publiek tot documenten. Daarnaast werd de zoekfunctie van de website verbeterd.

Het divers samengestelde team van zaakbehandelaren van het Bureau en de website weerspiegelen de toezegging van de Ombudsman om in alle 24 officiële talen van de EU te communiceren met hulpzoekenden.

Hoewel de Ombudsman niet altijd alle ontvangen klachten kan onderzoeken, probeert het Bureau toch iedereen te helpen die hulp zoekt, bijvoorbeeld door advies te geven over andere verhaalmogelijkheden.

6.1. Type en herkomst van de klachten

6.1.1. Overzicht van klachten en strategische onderzoeken

De Ombudsman opent alleen onderzoeken naar klachten die binnen zijn mandaat vallen en voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria, zoals een eerdere poging om de kwestie rechtstreeks met de betreffende instelling op te lossen. De nieuwe organisatorische structuur heeft geleid tot verdere verbeteringen in de klachtenbehandelingsprocedure van de Ombudsman, waardoor de benodigde tijd om klachten te verwerken en onderzoeken af te ronden is verkort.

De thema’s van de werkzaamheden van het Bureau zijn gebaseerd op het mandaat van de Ombudsman en op de ontvangen klachten, waaruit de meeste zaken voortkomen. In 2021 was het twintig jaar geleden dat de „transparantiewet” van de EU (Verordening (EG) nr. 1049/2001) van kracht werd. Om deze verjaardag te markeren, heeft de Ombudsman van toegang tot documenten gedurende het hele jaar een aandachtspunt gemaakt voor het Bureau. Net als voorgaande jaren blijft transparantie het grootste thema van de klachten. Dit is ook een prioriteit voor de strategische werkzaamheden van de Ombudsman.

Naast zijn kernwerkzaamheden op het gebied van klachten voert de Ombudsman ook bredere strategische onderzoeken en initiatieven uit met betrekking tot systemische problemen met EU-instellingen. In lijn met de „Op weg naar 2024”-strategie van de Ombudsman was er in 2021 sprake van een toename van de strategische werkzaamheden, waarbij er een groter aantal onderzoeken en initiatieven werd opgestart met betrekking tot uiteenlopende thema's.

6.1.2. Klachten buiten het mandaat van de Ombudsman

In 2021 heeft de Ombudsman meer dan 1 400 klachten verwerkt die buiten zijn mandaat vielen, voornamelijk omdat deze geen betrekking hadden op de werkzaamheden van het EU-bestuur. Meer dan 40 % van die klachten kwam uit Spanje, Polen en Duitsland.

In de meeste gevallen werd de Ombudsman benaderd met kwesties die verband hielden met gezondheidszorg, gelijke behandeling of discriminatie en consumentenbescherming, en met klachten in samenhang met de COVID-19-pandemie. Deze buiten het mandaat vallende klachten hadden voornamelijk betrekking op problemen met nationale, regionale of lokale overheidsinstanties en nationale of internationale rechtbanken (zoals het Europees Hof voor de Rechten van de Mens). Er was ook een groot aantal klachten die te maken hadden met de particuliere sector. Andere buiten het mandaat vallende klachten gingen over de politieke of wetgevende werkzaamheden van de EU-instellingen.

De Ombudsman heeft alle hulpzoekenden in de taal van hun klacht of in hun voorkeurstaal geantwoord. In deze antwoorden werd het mandaat van de Ombudsman toegelicht en kregen klachtindieners advies over andere organen die hen zouden kunnen helpen. Met instemming van de klachtindiener heeft de Ombudsman ook klachten doorgegeven aan geschikte leden van het Europees Netwerk van ombudsmannen (ENO).

Wanneer klachtindieners ontevreden waren over specifieke EU-wetgeving, adviseerde de Ombudsman hen meestal om zich tot de Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement te wenden. Klachtindieners die andere kwesties aan de orde stelden, onder meer over de tenuitvoerlegging van EU-wetgeving, werden doorverwezen naar de Europese Commissie, nationale of regionale ombudsmannen of EU-netwerken zoals Europe Direct en Solvit.

6.2. Tegen wie?

6.3. Waarover?

6.4. Behaalde resultaten

6.5. Invloed en prestaties

Een van de overkoepelende doelstellingen van de Europese Ombudsman is om concrete verbeteringen van het EU-bestuur te realiseren voor klagers en het publiek. De Ombudsman verwezenlijkt dit door voorstellen te doen in de vorm van oplossingen, aanbevelingen en suggesties. De Ombudsman kan ook verbeteringen stimuleren door middel van strategische initiatieven, die geen formele onderzoeken zijn. Daarnaast kan de Ombudsman een instelling ertoe aanzetten een zaak te schikken nog voordat er een formeel voorstel voor een oplossing of een aanbeveling wordt gedaan.

6.5.1. Aanvaardingspercentage

Het aanvaardingspercentage is het percentage positieve reacties op het totale aantal voorstellen (oplossingen, aanbevelingen en suggesties) van de Ombudsman. Aangezien de Ombudsman instellingen tot zes maanden de tijd geeft om gevolg te geven aan de suggesties die werden gedaan in het besluit tot afsluiting van het onderzoek, vallen onder het aanvaardingspercentage voor 2021 zaken die werden afgesloten in 2020.

In 2020 werkten de EU-instellingen in 81 % van de gevallen naar behoren samen met de Ombudsman. Dit percentage is een verbetering ten opzichte van het voorgaande jaar. (Tot 2020 werd in het „Putting it right?”-verslag een overzicht gegeven van de manier waarop de EU-instellingen in zaken die het voorgaande jaar waren afgesloten, reageerden op de Ombudsman. Sinds de goedkeuring van het nieuwe statuut van de Ombudsman in 2021 wordt deze beoordeling opgenomen in het jaarverslag.)

In totaal hebben de EU-instellingen positief gereageerd op 29 van de 36 voorstellen van de Ombudsman om hun administratieve werkwijzen te corrigeren of te verbeteren. Van de twaalf instellingen die voorstellen van de Ombudsman hebben ontvangen, hebben er tien alle oplossingen, suggesties en aanbevelingen volledig doorgevoerd. De twee andere instellingen, de Commissie en de Raad, hebben respectievelijk 16 van de 22 en één van de twee voorstellen van de Ombudsman doorgevoerd.

6.5.2. Bredere invloed

Het aanvaardingspercentage omvat de reacties van de instellingen op voorstellen op een bepaald moment en geeft geen volledig beeld van de impact van het werk van de Ombudsman in de loop der tijd.

De onderzoeken van de Ombudsman kunnen de aandacht vestigen op systemische kwesties en de daaruit voortvloeiende positieve veranderingen komen niet altijd tot uiting in de jaarlijkse cijfers.

Een goed voorbeeld hiervan is het onderzoek van de Ombudsman naar de sponsoring door bedrijven van voorzitterschappen van de Raad van de EU. Naar aanleiding van de bevindingen van de Ombudsman is de Raad uiteindelijk richtsnoeren overeengekomen inzake sponsoring door bedrijven voor lidstaten die deze zesmaandelijkse voorzitterschappen waarnemen. Dit onderzoek heeft geleid tot grotere transparantie omtrent dit vraagstuk, aangezien lidstaten die het voorzitterschap waarnemen hun zakelijke sponsors op de officiële websites van hun voorzitterschappen zijn beginnen te vermelden, zodat het Parlement en de media de kwestie kunnen opvolgen.

Invloed kan eveneens worden bereikt door het debat over een onderwerp te intensiveren. Het werk van de Ombudsman, net als van het Parlement en vele anderen, kan een belangrijk „afschrikkend effect” hebben. De instellingen zijn zich ervan bewust dat administratieve handelingen die niet voldoen aan de hoge normen die de burger verwacht, aanleiding kunnen geven tot een onderzoek van de Ombudsman of tot bredere publieke controle.

Een specifiek voorbeeld hiervan is de kwestie omtrent de deelname van leden van de Europese Commissie aan nationale verkiezingscampagnes. De Ombudsman ontving twee klachten over de deelname van de voorzitter en een vicevoorzitter van de Commissie aan een campagnevideo voor een Kroatische politieke partij. De Ombudsman vond geen redenen om een onderzoek in te stellen, maar vroeg de Commissie te verduidelijken hoe de gedragscode wordt toegepast in het kader van verkiezingscampagnes. Als reactie hierop kondigde de Commissie aan dat zij nieuwe richtsnoeren zou opstellen over de deelname van commissarissen aan nationale verkiezingen.

7. Communicatie en samenwerking

7.1. Communicatie

Het Bureau heeft zijn inspanningen voortgezet om het werk van de Europese Ombudsman bij een zo breed mogelijk publiek ruchtbaarheid te geven. Er werd gebruikgemaakt van gerichte en innovatieve communicatie om het publiek bewuster te maken van specifieke onderzoeken en algemene kwesties, zoals transparantie en ethiek, en van de rol die de Ombudsman speelt bij het bevorderen van hoge normen op het gebied van verantwoordingsplicht voor het EU-bestuur.

De website werd verder ontwikkeld als een dynamisch knooppunt voor informatie over het werk van de Ombudsman, om het voor de burger zo gemakkelijk mogelijk te maken om relevante onderzoeken, de meest recente nieuwsupdates en toelichtingen bij belangrijke kwesties te vinden.

Aan de website werd een nieuwe rubriek voor „Belangrijke onderzoeken” toegevoegd, dat gericht is op onderzoeken die van breder openbaar belang zijn. Er wordt een overzicht van onderzoeken gegeven op basis van de laatste updates en personen die informatie zoeken over een bepaald onderwerp kunnen terecht op korte zaakpagina’s met teaserteksten. De zoekfunctie van de website werd verbeterd, wat het voor bezoekers gemakkelijker maakt om de documenten waarnaar zij op zoek zijn te vinden.

Er werden nieuwe rubrieken toegevoegd aan de website van de Ombudsman, over de werkzaamheden van het Bureau in verband met toegang van het publiek tot EU-documenten en over toegang tot documenten van de Europese Ombudsman. De aandacht voor toegang tot documenten werd aangevuld met een communicatiecampagne, alsook een doorscrolbaar webverhaal en een korte video met toelichting.

Het jaarverslag van de Ombudsman van 2020 werd voor het eerst gepresenteerd als een webverhaal, waarmee gemakkelijk kon worden getoond wat de belangrijkste werkgebieden van de Ombudsman waren en waar het Bureau het meeste impact had gehad.

De ombudsvrouw presenteerde het werk van het Bureau tijdens de jaarlijkse persconferentie in mei. Tijdens de persconferentie kondigde de ombudsvrouw de opening aan van een breed onderzoek naar de manier waarop de Commissie „draaideurconstructies” aanpakt (zie hierboven) en werden de belangrijkste lopende en recent voltooide onderzoeken gepresenteerd.

Om ruchtbaarheid te geven aan de winnaars van de Prijs voor goed bestuur en om het delen van goede ideeën en praktijken aan te moedigen, volgde na een campagne op sociale media over de prijsuitreiking een aparte visuele voorstelling van de winnende projecten.

De ombudsvrouw heeft deelgenomen aan het Europees Jongerenevenement (EYE2021) in Straatsburg op 8 oktober, dat werd georganiseerd als onderdeel van het raadplegingsproces voor de Conferentie over de toekomst van Europa. Tijdens een debat onder leiding van auteur en activist Nini Tsiklauri beantwoordde de ombudsvrouw vragen van jongeren over de werkzaamheden van het Bureau en over vraagstukken zoals transparantie en democratie en de toekomst van de EU.

Instagram was in 2021 – net als in het voorgaande jaar – het snelst groeiende socialemedia-account (46 % groei, goed voor 1 195 nieuwe volgers). Op LinkedIn nam het aantal volgers toe met 24 % (+ 1 148), en op Twitter, waar de Ombudsman van alle socialemediakanalen het grootste publiek heeft, liep het aantal volgers in december 2021 op tot 31 300, wat neerkomt op een stijging van 7 % (+ 2 140).

Tot slot hebben de ombudsvrouw en de personeelsleden van het Bureau hun voorlichtingsactiviteiten voortgezet door interviews te geven aan de pers, door toespraken te houden tijdens belangrijke academische en juridische conferenties en door bezoekersgroepen toe te spreken.

7.2. Betrekkingen met de EU-instellingen

7.2.1. Europees Parlement

De uitstekende relatie tussen ombudsvrouw Emily O’Reilly en het Parlement werd in 2021 nog hechter gemaakt. In het begin van het jaar heeft de ombudsvrouw een plenaire zitting van het Parlement toegesproken en doorheen het jaar hebben zij en haar personeelsleden commissievergaderingen bijgewoond om de werkzaamheden van de Ombudsman in verband met specifieke onderzoeken te presenteren. De ombudsvrouw had regelmatig ontmoetingen met Parlementsleden uit het hele politieke spectrum, via videovergadering of ter plaatse in Brussel en Straatsburg. Vanwege de pandemie is het jaarverslag van de Ombudsman van 2020 op 6 september 2021 digitaal aan de voorzitter van het Europees Parlement overhandigd.

7.2.2. Commissie verzoekschriften

De Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement maakt deel uit van het Europees Netwerk van ombudsmannen en is de EP-commissie die verantwoordelijk is voor de betrekkingen met de Europese Ombudsman. Nauwe samenwerking tussen deze twee organen is belangrijk om de democratische verantwoordingsplicht van de EU-instellingen te vergroten. De ombudsvrouw heeft het hele jaar door bij haar werkzaamheden krachtige ondersteuning gekregen van de commissie en de voorzitter ervan, Dolors Montserrat, met wie zij ook regelmatig ontmoetingen heeft gehad. De ombudsvrouw en haar personeel hebben deelgenomen aan commissievergaderingen over onderwerpen van gemeenschappelijk belang en in verschillende resoluties van de commissie werd verwezen naar onderzoeken van de Ombudsman, met name in verband met de transparantie en verantwoordingsplicht van het EU-bestuur in het kader van COVID-19.

7.2.3. Europese Commissie

De Europese Commissie is de grootste EU-instelling. Gezien de reikwijdte van haar werkzaamheden als uitvoerende macht van de EU heeft, proportioneel gezien, de meerderheid van de klachten die de Ombudsman ontvangt betrekking op het werk van de Commissie. De werkrelatie tussen de Europese Ombudsman en de Commissie bleef in 2021 zeer constructief. Vicevoorzitter van de Commissie Jourová nam het woord tijdens een door de Ombudsman georganiseerde conferentie in november over toegang tot documenten (zie hierboven) – een thema waarover de Ombudsman veel klachten ontvangt – en kondigde aan dat de Commissie zou werken aan de verbetering van de regels op dit gebied. Er waren regelmatig contacten op dienstniveau tussen de twee instellingen, wat het personeel in staat stelde constructieve betrekkingen te onderhouden.

7.2.4. Andere instellingen, agentschappen en organisaties

De betrekkingen met verschillende onderdelen van het EU-bestuur vormen een integraal onderdeel van de Ombudsmanstrategie „Op weg naar 2024”. Een langdurig en positief effect op het EU-bestuur kan alleen worden verwezenlijkt aan de hand van nauwe samenwerking. De Ombudsman onderhoudt nauwe betrekkingen met veel instellingen, organen en agentschappen van de EU. In 2021 had de Europese ombudsvrouw onder meer ontmoetingen met de president van het Hof van Justitie van de Europese Unie, de Europese hoofdaanklager, de directeur van het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA), de voorzitter en de uitvoerend directeur van de Europese Bankautoriteit (EBA) en een lid van de Europese Rekenkamer. De ombudsvrouw onderhoudt eveneens goede relaties met het maatschappelijk middenveld en internationale organisaties. Zij heeft samengezeten met de secretaris-generaal van de OESO en haar Bureau maakt nu deel uit van het informele netwerk inzake transparantie en verantwoordingsplicht van de OESO. Personeel van de Ombudsman nam het woord tijdens evenementen die werden georganiseerd door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), de Academie voor Europees Recht (ERA) en de Commissie Meijers, een Nederlands netwerk voor onderzoek op het gebied van het EU-recht.

7.2.5. VN-Verdrag inzake de rechten van personen met een handicap

Als lid van het EU-kader voor het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van personen met een handicap (CPRD) beschermt, bevordert en monitort de Ombudsman de uitvoering van dit verdrag door het EU-bestuur. In 2021 werd het kader voorgezeten door het Europees Parlement. Het kader volgde de ontwikkelingen in verband met de EU-strategie inzake de rechten van personen met een handicap voor de periode 2021-2030, waaraan het zelf heeft bijgedragen, op de voet. Het is ook begonnen met de voorbereidingen voor de evaluatie van de EU met betrekking tot de uitvoering van de slotopmerkingen van het CRPD-Comité.

Naar aanleiding van twee onderzoeken – afgerond in respectievelijk 2019 en 2020 – naar de manier waarop EU-financiering wordt besteed aan sociale zorginstellingen, heeft de Ombudsman op eigen initiatief een onderzoek opgestart naar de manier waarop de Commissie toezicht houdt op EU-financiering die wordt gebruikt voor de bevordering van het recht van personen met een handicap en ouderen op zelfstandig wonen. De Ombudsman is momenteel bezig met de beoordeling van het antwoord van de Commissie, na ook organisaties te hebben geraadpleegd die betrokken zijn bij de bevordering van de rechten van personen met een handicap.

Aangezien het beheer van de Europese structuur- en investeringsfondsen wordt gedeeld door de Commissie en de nationale autoriteiten, heeft de Ombudsman leden van het Europees Netwerk van ombudsmannen (ENO) hierover om input gevraagd. De Ombudsman heeft ook een webinar gehouden met ENO-leden om institutionele zorg, het gebruik van middelen en de uit de COVID-19-pandemie geleerde lessen te bespreken.

In juni 2021 heeft de Ombudsman een strategisch initiatief afgerond over de manier waarop de Commissie voorziet in de bijzondere behoeften van medewerkers met een beperking in het kader van COVID-19. Op basis van de reactie van de Commissie op de pandemie en de inbreng van deskundigen, onder meer van het Europees Gehandicaptenforum en het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten, heeft de Ombudsman een indicatief overzicht opgesteld van beste praktijken om tegemoet te komen aan de behoeften van personen met een handicap in noodsituaties.

De Ombudsman ontving een klacht over de weigering, op grond van haar regels, van de Europese Commissie om een verhoogde kindertoelage toe te kennen aan een personeelslid met een kind met een handicap. De Ombudsman leidde een onderzoek in en verzocht de Commissie te reageren op de klacht en een reeks specifieke vragen te beantwoorden.

Het Bureau heeft zijn werkzaamheden in verband met de rechten van personen met een handicap op verschillende evenementen doorheen het jaar voorgesteld, onder meer tijdens een evenement dat werd georganiseerd door het Europees Gehandicaptenforum.

7.3. Europees Netwerk van ombudsmannen

De Europese Ombudsman heeft getracht de samenwerking en de werkmethoden van het Europees Netwerk van ombudsmannen (ENO) te versterken. Het ENO is een informeel netwerk dat door de Europese Ombudsman wordt gecoördineerd. Het ENO bestaat uit ongeveer 100 bureaus in 36 Europese landen en omvat ook de Commissie verzoekschriften van het Europees Parlement.

In 2021 heeft de Europese Ombudsman getracht de rol van het ENO op het gebied van capaciteitsopbouw en de uitwisseling van beste praktijken uit te breiden. Met het oog hierop werden er drie specifieke webinars georganiseerd voor deskundigen van de bureaus van ENO-leden. Hieraan namen ook deskundigen uit het EU-bestuur deel. Deze webinars waren gefocust op verschillende onderwerpen: artificiële intelligentie en e-overheid bij overheidsdiensten, het klachtenmechanisme van Frontex en het toezicht op gedwongen terugkeer, alsook institutionele zorg, het gebruik van EU-middelen en de uit de pandemie geleerde lessen.

De Europese ombudsvrouw heeft haar „parallelle werkzaamheden” met het ENO in 2021 voortgezet. Nationale ENO-leden werden geraadpleegd over en betrokken bij het onderzoek op eigen initiatief van de Europese Ombudsman naar de manier waarop het Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex) met behulp van zijn klachtenmechanisme klachten over vermeende schendingen van de grondrechten behandelt. Zij werden ook geraadpleegd over en betrokken bij het onderzoek op eigen initiatief naar de wijze waarop de Europese Commissie toezicht houdt op EU-middelen die worden gebruikt voor de bevordering van het recht op zelfstandig wonen voor personen met een handicap en ouderen.

Via de „vraagprocedure” helpt de Europese Ombudsman ENO-leden ook om antwoorden te krijgen van deskundigen uit de desbetreffende dienst van het EU-bestuur over EU-kwesties die tijdens hun onderzoeken naar voren zijn gekomen. In 2021 gingen deze vragen onder meer over voorwaarden voor het Europees digitaal covidcertificaat en de verplichtingen van Spanje op het gebied van natuur- en biodiversiteitsbescherming.

De ombudsvrouw had doorheen het jaar ontmoetingen met nationale en regionale ombudsmannen.

7.4. Europaprijs – Universiteit Flensburg

In november ontving de Ombudsman de „Europaprijs” van de Universiteit van Flensburg als erkenning van het werk ter verbetering van de verantwoordingsplicht en transparantie van het EU-bestuur. In haar dankwoord sprak de ombudsvrouw over het belang van de handhaving van de rechtsstaat.

„Ik probeer ervoor te zorgen dat de EU-instellingen in hun omgang met burgers de daad bij het woord voegen op het gebied van de rechtsstaat, democratische waarden, verantwoordingsplicht en transparantie. Kwaadwillige handelingen – ook al zijn ze nog zo klein en onopvallend – die indruisen tegen de waarden die het EU-bestuur moet hooghouden, leggen de kostbare, fragiele bron van onze democratie droog en stellen rotte appels in staat hun ondemocratische spelletjes te spelen”, zei de ombudsvrouw in haar toespraak.

8. Middelen

8.1. Begroting

De begroting van de Ombudsman vormt een afzonderlijke afdeling in de begroting van de Europese Unie. De begroting is onderverdeeld in drie titels. Salarissen, toelagen en andere uitgaven voor personeel zijn ondergebracht in titel 1. Titel 2 betreft gebouwen, meubilair, materieel en diverse huishoudelijke uitgaven. Titel 3 bevat de uitgaven die voortvloeien uit de algemene taken van de instelling. De begrotingskredieten in 2021 bedroegen 12 501 836 EUR.

Om een doeltreffend beheer van de middelen te waarborgen controleert de intern controleur van het Bureau van de Europese Ombudsman op gezette tijden de internecontrolesystemen en de financiële verrichtingen van het Bureau. Net zoals de andere EU-instellingen wordt ook de Ombudsman gecontroleerd door de Europese Rekenkamer.

8.2. Gebruik van middelen

Elk jaar stelt de Ombudsman een beheerplan op waarin concrete acties worden beschreven die het Bureau verwacht te ondernemen om uitvoering te geven aan de doelstellingen en prioriteiten van de vijfjarenstrategie van de Ombudsman „Op weg naar 2024”. Het jaarlijkse beheerplan voor 2021 was het eerste plan dat op deze nieuwe strategie is gebaseerd.

De Ombudsman beschikt over hooggekwalificeerde en meertalige medewerkers. Hierdoor kan het Bureau klachten in de 24 officiële talen van de EU behandelen en de bekendheid van het werk van de Ombudsman in de gehele EU vergroten. Voortbouwend op de in 2020 opgedane ervaring bleef het Bureau in 2021 positief en snel reageren op de uitdagingen ten gevolge van de COVID-19-pandemie. Het stelde een modern beleid voor hybride werkmethoden vast om voordelen te halen uit de nieuwe digitale werkomgeving en tegelijkertijd een hoog niveau van efficiëntie en personeelswelzijn te waarborgen.

In 2021 telde de personeelsformatie van de Ombudsman 73 posten. Daarnaast werkten er gemiddeld nog zes arbeidscontractanten voor het Bureau en deden in de loop van het jaar 16 stagiairs hier werkervaring op.

In juni 2021 heeft de Ombudsman de reorganisatie van het Bureau voltooid met de totstandbrenging van een directoraat Administratie. Marie-Pierre Darchy werd na een open aanwervingsprocedure benoemd tot directeur Administratie. De nieuwe entiteit is verantwoordelijk voor alle zaken die verband houden met de administratie, personele middelen, begroting, gebouwen, IT-zaken en het documentenbeheer van de instelling.

Contact opnemen met de Europese Ombudsman

Telefonisch

+33 388172313

Per e-mail

eo@ombudsman.europa.eu

Postadres

Médiateur européen
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Straatsburg Cedex

Online

• Website ombudsman.europa.eu
• Twitter twitter.com/EUombudsman
• Instagram instagram.com/euombudsman
• LinkedIn linkedin.com/company/272026
• YouTube youtube.com/user/eotubes

Onze kantoren

Straatsburg

Bezoekadres

Bâtiment Václav Havel (HAV)
Allée Spach
F-67000 Straatsburg

Brussel

Bezoekadres

Bâtiment Froissart (FRS)
Froissartstraat 87
B-1000 Brussel

© Europese Unie, 2022

Tenzij anders aangegeven zijn alle foto’s en afbeeldingen © Europese Unie, met uitzondering van de omslag (© golubovy / Stocklib and © f9photos / envatoelements).
Reproductie ten behoeve van educatieve en niet-commerciële doeleinden is toegestaan, op voorwaarde van bronvermelding.
Gezet in FrutigerNext.

HTML

ISBN 978-92-9483-288-7

ISSN 1680-3981

doi:10.2869/122580

QK-AA-22-001-NL-Q