Relazione annuale 2021

Introduzione

Il 2021 ha continuato a risentire degli effetti negativi dovuti alla pandemia. Nell’UE siamo stati molto fortunati a testimoniare la grande distribuzione dei vaccini contro la COVID-19, ma il dibattito pubblico sulla loro somministrazione e sulle modalità per contenere il virus ha posto l’accento sulla questione della fiducia nelle pubbliche amministrazioni.

Il mio ufficio ha continuato ad attuare la strategia «Verso il 2024» mediante una gestione efficiente delle denunce e l’avvio di indagini strategiche in settori di interesse generale, anche per quanto riguarda l’impatto della pandemia sul lavoro delle istituzioni.

Quest’anno ho posto nuovamente l’accento sul modo in cui le istituzioni dell’Unione europea (UE) gestiscono il passaggio del personale dalla pubblica amministrazione dell’UE al settore privato, il fenomeno delle cosiddette «porte girevoli». Senza un adeguato controllo dei rischi, gli effetti possono essere dannosi e minare la fiducia dei cittadini. Questa situazione non va sottovalutata.

Ho avviato un’ampia indagine sul modo in cui la Commissione gestisce il fenomeno delle «porte girevoli», chiedendo dettagli sulle decisioni adottate in relazione ai trasferimenti di personale verso il settore privato. L’indagine ha riguardato servizi importanti dal punto di vista economico, nonché i gabinetti dei commissari e il servizio giuridico. L’obiettivo è di valutare il processo decisionale e gli ambiti in cui potrebbe essere migliorato.

Separatamente, ma in relazione alla questione più ampia, ho riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione nel modo in cui l’Agenzia europea per la difesa ha gestito il trasferimento del suo ex direttore esecutivo ad Airbus, e ho avviato altresì un’indagine sul modo in cui la Banca europea per gli investimenti (BEI) ha trattato la richiesta di uno dei suoi vicepresidenti di passare a Iberdrola, un’impresa del settore energetico.

Ho presentato suggerimenti all’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex) su come migliorare la responsabilità del suo lavoro, e ho scritto alla BEI proponendo di rendere pubbliche maggiori informazioni riguardo agli effetti sull’ambiente derivanti dai progetti che finanzia.

Nell’ambito del monitoraggio generale del modo in cui le istituzioni affrontano questioni importanti, ho scritto alla Commissione e al Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) per chiedere come funzioneranno nella pratica le norme sull’intelligenza artificiale, una questione che desta preoccupazione per la Rete europea dei difensori civici con la quale l’ufficio ha organizzato seminari regolarmente nel corso dell’anno. Ho inoltre chiesto informazioni dettagliate sul modo in cui la Commissione garantisce il rispetto dei diritti umani nell’ambito dei negoziati di accordi commerciali internazionali.

Quest’anno, in occasione del 20º anniversario della «legge sulla trasparenza» dell’UE (regolamento n. 1049/2001 relativo all’accesso del pubblico ai documenti), ho ospitato una conferenza pubblica sull’eventuale necessità di modernizzare la legge. Questioni ricorrenti, come i ritardi nel trattamento da parte delle istituzioni delle richieste di accesso o l’insoddisfazione delle persone riguardo alle motivazioni addotte per il rifiuto dell’accesso, unitamente ai significativi cambiamenti tecnologici degli ultimi vent’anni, fanno sì che sia giunto il momento di valutare se le norme soddisfino le esigenze del pubblico in tale ambito.

Ho avuto il piacere di organizzare la terza edizione del Premio per la buona amministrazione, nell’ambito del quale il premio generale è stato assegnato congiuntamente al personale della direzione generale per la Protezione civile e le operazioni di aiuto umanitario europee della Commissione e al personale del Servizio europeo per l’azione esterna (SEAE) per il loro impegno a rimpatriare le persone bloccate all’estero a causa della pandemia. Ancora una volta, il premio ha ricordato l’eccellente lavoro svolto dall’amministrazione dell’UE. Spero che ciò possa essere fonte d’ispirazione per altri a presentare progetti in futuro.

La presente relazione annuale presenta il nuovo logo del Mediatore europeo, rielaborato per integrare un’immagine pubblica contemporanea e per far comprendere meglio il nostro ruolo nell’amministrazione dell’UE. La presenza della bandiera dell’UE chiarisce che siamo parte dell’insieme delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell’UE, mentre i tre elementi del logo rappresentano gli obiettivi principali della nostra missione: responsabilità, trasparenza e fiducia.

Infine, ringrazio il Parlamento europeo per l’approvazione a grande maggioranza di un nuovo statuto che mantiene i poteri dell’ufficio, rafforza la base giuridica del Mediatore e introduce garanzie che ne garantiscano ulteriormente l’indipendenza.

Considero il nuovo statuto una convalida del lavoro svolto dal nostro Ufficio per mantenere le istituzioni dell’UE all’avanguardia nell’eccellenza della pubblica amministrazione.

Emily O’Reilly

1. Il 2021 in sintesi

2. Tematiche principali

Il Mediatore europeo assiste i cittadini, le imprese e le organizzazioni nei loro rapporti con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’UE. I problemi riguardano ambiti diversi: dalla mancanza di trasparenza nel processo decisionale al rifiuto dell’accesso ai documenti, dalle violazioni dei diritti fondamentali alle questioni contrattuali. Le diverse sezioni della presente relazione offrono una panoramica dei principali casi inerenti a un determinato ambito.

2.1. «Porte girevoli»

Nel 2021 l’ufficio del Mediatore ha continuato a concentrarsi sul modo in cui l’amministrazione dell’UE gestisce le cosiddette «porte girevoli», ossia quando i funzionari dell’UE rivestono incarichi nel settore privato o i dipendenti del settore privato vengono assunti nel servizio pubblico. L’obiettivo generale del Mediatore è di trovare un equilibrio tra il diritto al lavoro e l’interesse pubblico a disporre di un’amministrazione dell’UE che operi con i più elevati standard di integrità e responsabilità.

Nell’ambito di tale approfondimento la Mediatrice ha avviato un’ampia indagine strategica sul modo in cui la Commissione gestisce le situazioni denominate «porte girevoli». Gli addetti all’indagine del Mediatore hanno esaminato i fascicoli relativi alle decisioni della Commissione – nel 2019, 2020 e 2021 – su richiesta di dirigenti di alto e medio livello, ai fini dell’approvazione di un nuovo impiego o di un congedo non retribuito per svolgere un’altra attività. I fascicoli riguardavano 14 direzioni generali in totale, oltre a tutti i gabinetti dei commissari, al servizio giuridico della Commissione, al segretariato generale, al gruppo di riflessione interno della Commissione e al comitato per il controllo normativo.

Dopo aver analizzato le decisioni della Commissione, la Mediatrice ha chiesto ulteriori chiarimenti, tra cui la frequenza con cui ha vietato a un membro del personale, come previsto dall’articolo 16 dello statuto dei funzionari, di esercitare l’attività che aveva deciso di svolgere e il modo in cui contrasta il rischio che gli ex membri del personale possano offrire consulenza ai nuovi colleghi su questioni relative ai loro ruoli precedenti. L’indagine è proseguita nel 2022.

La Mediatrice ha inoltre avviato indagini basate su denunce relative al fenomeno delle «porte girevoli». Una di queste riguardava il trasferimento di una vicepresidente spagnola della Banca europea per gli investimenti (BEI) a un’azienda di servizi pubblici spagnoli che aveva ricevuto prestiti dalla banca. I denuncianti, due membri del Parlamento europeo, hanno espresso preoccupazioni in merito ai rischi di conflitti di interesse e alle misure proposte dalla BEI per attenuare tali rischi. La Mediatrice ha esaminato i documenti relativi alla decisione della BEI di approvare il trasferimento e ha chiesto alla Banca di rispondere a una serie di domande.

Un’altra indagine sul fenomeno delle porte girevoli ha riguardato l’Agenzia europea per la difesa (AED), che ha approvato il trasferimento del suo ex direttore esecutivo che aveva deciso di assumere l’incarico di consulente strategico presso Airbus, uno dei principali attori dell’industria europea della difesa. L’indagine di propria iniziativa ha concluso che l’AED avrebbe dovuto vietare il trasferimento per motivi di conflitto di interesse. La Mediatrice ha raccomandato che in futuro l’AED vieti ai suoi funzionari di livello superiore di assumere incarichi in presenza di un evidente conflitto di interesse. Dovrebbe inoltre stabilire i criteri per vietare tali trasferimenti e tutti i candidati a posizioni dirigenziali dovrebbero essere informati in merito a tali criteri. L’AED ha convenuto di attuare le raccomandazioni sul potenziale divieto per il personale di assumere determinate posizioni e di fornire orientamenti al personale sulle modalità di applicazione di tale misura.

2.2. Accesso ai documenti

I cittadini dell’UE godono di ampi diritti in materia di accesso ai documenti in possesso delle istituzioni dell’UE. Il Mediatore funge da autorità di ricorso per coloro che incontrano difficoltà ad accedere a tali documenti.

Nel 2021, un denunciante che cercava di accedere ai messaggi di testo inviati dal presidente della Commissione europea all’amministratore delegato di un’importante azienda farmaceutica ha fatto emergere il dubbio sulla registrazione o meno da parte dell’amministrazione dell’UE di messaggi di testo e istantanei relativi al lavoro. La Mediatrice ha chiesto alla Commissione di illustrare la sua politica in materia e di rendere noto come ha effettuato la ricerca dei messaggi di testo menzionati dal denunciante.

In un’azione separata, la Mediatrice ha chiesto a otto istituzioni, organi e organismi dell’UE (la Commissione, il Consiglio, il Parlamento, l’Agenzia europea per le sostanze chimiche, l’Autorità europea per la sicurezza alimentare, l’Agenzia europea per i medicinali, Frontex e la Banca centrale europea) quali misure hanno adottato per tenere una documentazione dei messaggi di testo e istantanei legati al lavoro.

La Mediatrice ha ricevuto denunce relative all’accesso ai documenti riguardanti diversi organi e organismi dell’UE.

Nel corso di un’indagine sull’accesso ai dettagli di un contratto firmato dalla Commissione con una società farmaceutica per l’acquisto di vaccini anti COVID-19, la Commissione ha pubblicato versioni riadattate del contratto e di contratti analoghi con altre società farmaceutiche. Nel contesto di un’indagine della Mediatrice, l’Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali (EIOPA) ha convenuto che i futuri verbali del proprio consiglio delle autorità di vigilanza conterranno informazioni sui voti dei membri riguardanti le decisioni sulle norme di regolamentazione.

Un’altra agenzia dell’UE dotata di un importante potere di regolamentazione, l’Autorità bancaria europea, ha convenuto di divulgare i dettagli dei voti del proprio consiglio delle autorità di vigilanza in merito a un’indagine su una violazione del diritto dell’UE da parte delle autorità nazionali in relazione alla vigilanza di due banche specifiche.

Sono stati compiuti ottimi progressi in un’indagine sul modo in cui Frontex gestisce le richieste di accesso del pubblico attraverso il proprio portale online. I denuncianti hanno sollevato questioni in relazione alla dichiarazione di Frontex sui diritti d’autore, ai periodi di conservazione dei documenti e al modo in cui il portale di Frontex interagisce con altri portali online. L’indagine è proseguita nel 2022.

Purtroppo, l’amministrazione dell’UE non ha sempre seguito le proposte della Mediatrice derivanti dalle indagini sull’accesso ai documenti. La Mediatrice ha riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione dopo che la Commissione ha rifiutato di concedere l’accesso alle informazioni relative alle importazioni di olio alimentare usato. La Commissione ha dichiarato che, pur raccogliendo i dati richiesti, non produce documenti estraendo le informazioni richieste dal denunciante e si è pertanto rifiutata di seguire una proposta di soluzione avanzata dalla Mediatrice. La Mediatrice ha inoltre riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione dopo che la Commissione ha rifiutato di divulgare documenti relativi all’acquisto di 1,5 milioni di mascherine facciali a uso medico che non rispondevano alle norme di qualità richieste. La Mediatrice ha preso atto del forte interesse pubblico a divulgare tali informazioni.

Nel 2018 la Mediatrice ha avviato una «procedura accelerata» per la gestione rapida di denunce relative all’accesso del pubblico ai documenti. Questa procedura è stata riesaminata nel 2021 e ha dato ottimi risultati, tra cui:

• una significativa diminuzione dei tempi di trattamento;
• un aumento del numero di denunce relative all’accesso ai documenti;
• soddisfazione generale delle parti interessate in merito alla procedura accelerata.

2.3. Questioni etiche

Una serie di indagini della Mediatrice mira a garantire che le istituzioni dell’UE attuino le norme esistenti per garantire un elevato livello di etica in tutta l’amministrazione dell’UE.

A seguito di una denuncia presentata da un membro del Parlamento europeo, la Mediatrice ha esaminato la composizione proposta del Forum ad alto livello sull’Unione dei mercati dei capitali. La Commissione ha tenuto conto delle raccomandazioni del forum, che ha riunito alti dirigenti del settore, esperti internazionali e studiosi, per il suo piano d’azione relativo all’Unione dei mercati dei capitali. Nel corso della propria valutazione dei candidati da nominare per agire in modo indipendente, la Commissione ha constatato che cinque di loro avevano interessi che compromettevano, o potevano essere percepiti come tali, la loro capacità di agire in modo indipendente e nell’interesse pubblico. Tuttavia, non ha seguito le proprie norme sulla gestione di tali conflitti di interesse. La Mediatrice ha riscontrato gli estremi di cattiva amministrazione e proposto che qualsiasi relazione di un gruppo di esperti dovesse specificare anche i tipi di membri di tale gruppo.

Due organizzazioni della società civile hanno presentato denunce in merito alla partecipazione della presidente della Commissione e di una vicepresidente della Commissione a un videoclip a sostegno della campagna elettorale di un partito politico croato. I denuncianti hanno messo in dubbio che ciò fosse in linea con il codice di condotta della Commissione per i suoi membri. In risposta alla lettera della Mediatrice in cui si chiedeva di chiarire la questione, la Commissione ha dichiarato di avere l’intenzione di elaborare orientamenti sulle modalità di partecipazione dei commissari alle campagne elettorali nazionali.

A seguito di un’indagine della Mediatrice sulle spese di viaggio connesse a un viaggio ufficiale in Cina, nel 2021 il Comitato economico e sociale europeo ha convenuto di migliorare la trasparenza circa le spese e le indennità dei suoi membri pubblicando proattivamente tali informazioni sul proprio sito web. Le informazioni aggiuntive comprendono informazioni dettagliate sulle norme in materia di rimborso e indennità, nonché informazioni su eventi specifici che si svolgono all’estero e sulle relative spese.

In aprile la Commissione ha reagito in modo costruttivo ai suggerimenti della Mediatrice a seguito di un’indagine sulla sua decisione di aggiudicare a BlackRock Investment Management un appalto per la realizzazione di uno studio in un settore di interesse finanziario e normativo per la società. Nella sua risposta, la Commissione ha dichiarato che sta valutando la possibilità di pubblicare ulteriori orientamenti sui conflitti di interesse per assistere il proprio personale che si occupa delle procedure di appalto pubblico. La Commissione ha inoltre dichiarato che sta riflettendo sull’opportunità di proporre modifiche al regolamento finanziario – il diritto dell’UE che disciplina le modalità di conduzione delle procedure di appalto pubblico finanziate dal bilancio dell’UE – al fine di includere l’obbligo per gli offerenti di comunicare potenziali conflitti di interesse. Le conclusioni della Mediatrice sono state sostenute dal Parlamento, che ha chiesto alla Commissione di aggiornare il regolamento finanziario per affrontare eventuali conflitti di interesse per i contratti legati alle politiche.

2.4. Diritti fondamentali

Nel mese di marzo la Mediatrice ha avviato un’indagine di propria iniziativa sulle modalità con cui Frontex ottempera ai propri obblighi in materia di diritti fondamentali e assicura la presa in carico delle sue maggiori responsabilità, iniziate nel dicembre 2019 con l’entrata in vigore del nuovo regolamento Frontex 2019/1896. L’indagine mira a chiarire le questioni relative alla responsabilità delle «operazioni congiunte» di Frontex, alle attività relative ai «rimpatri» dei migranti e al sostegno alla migrazione nel controllo delle frontiere esterne dell’UE.

L’indagine fa seguito a un’indagine distinta della Mediatrice sul «meccanismo di denuncia» di Frontex, in cui la Mediatrice ha richiamato l’attenzione sui ritardi di Frontex nell’attuazione dei suoi nuovi obblighi riguardanti sia il meccanismo sia il responsabile dei diritti fondamentali. Gli addetti all’indagine della Mediatrice hanno inoltre individuato le carenze del meccanismo che potrebbero rendere più difficoltoso per i cittadini segnalare presunte violazioni dei diritti fondamentali e chiedere un risarcimento. La Mediatrice ha presentato diverse proposte pratiche per rafforzare l’indipendenza del meccanismo di denuncia e incoraggiare le persone a utilizzarlo. Tra queste vi era l’opportunità di specificare nelle informazioni pubbliche sul meccanismo che la presentazione di denunce relative a presunti abusi dei diritti fondamentali non pregiudicherà le decisioni in materia di asilo.

Un’altra indagine molto importante collegata ai diritti fondamentali ha riguardato le modalità con cui la Commissione garantisce che le autorità croate rispettino i diritti fondamentali nell’ambito delle operazioni di gestione delle frontiere. Il denunciante, Amnesty International, ha manifestato dubbi circa l’effettiva istituzione da parte della Croazia di un «meccanismo di monitoraggio» per garantire la piena conformità delle operazioni di gestione delle frontiere ai diritti fondamentali e alla legislazione dell’UE. Nel corso dell’estate la Croazia ha annunciato di aver istituito tale meccanismo. Le conclusioni generali della Mediatrice saranno pubblicate all’inizio del 2022.

La Mediatrice ha avviato un’indagine di propria iniziativa per esaminare il modo in cui la Commissione europea monitora l’utilizzo dei fondi strutturali e d’investimento europei per promuovere il diritto delle persone con disabilità e degli anziani a una vita indipendente. Ha chiesto alla Commissione di rispondere a una serie di domande e ha in seguito condotto una consultazione mirata delle parti interessate.

La Mediatrice utilizza spesso iniziative di raccolta di informazioni per concentrare l’attenzione su una questione senza avviare un’indagine formale. In una di queste iniziative, ha chiesto alla Commissione di fornire dettagli sul modo in cui garantisce il rispetto dei diritti umani negli accordi commerciali internazionali firmati dall’UE. L’iniziativa intende esaminare l’uso di «clausole sui diritti umani» in questi accordi commerciali internazionali nonché il modo in cui vengono gestiti i diritti umani una volta entrati in vigore gli accordi commerciali. La richiesta di informazioni fa seguito a diverse indagini della Mediatrice in questo ambito, tra cui, di recente, un’indagine del 2020 sul mancato completamento da parte della Commissione di una valutazione aggiornata dell’impatto sulla sostenibilità prima di concludere l’accordo commerciale UE-Mercosur. La decisione della Mediatrice, pubblicata a marzo, ha stabilito che la Commissione avrebbe dovuto completare una valutazione aggiornata prima che l’accordo commerciale venisse concluso. La Mediatrice ha chiesto che, nelle future trattative commerciali, tali valutazioni siano completate prima dell’accordo finale.

A seguito dell’annuncio della Commissione, in aprile, della sua intenzione di proporre norme sull’intelligenza artificiale (IA), la Mediatrice ha scritto sia alla Commissione stessa sia al GEPD per ottenere ulteriori informazioni sulle potenziali implicazioni delle nuove norme proposte. Gli addetti all’indagine del Mediatore hanno quindi incontrato i rappresentanti della Commissione per discutere di questioni relative al funzionamento delle norme sull’IA. Tra le questioni sollevate vi sono i motivi per i quali l’amministrazione della Commissione utilizza attualmente l’IA e come garantire che le norme future tengano conto dell’interesse pubblico.

2.5. Responsabilità nel processo decisionale

Facendo seguito ai precedenti lavori sulla responsabilità nel processo decisionale dell’UE, a novembre la Mediatrice ha avviato un’indagine sul modo in cui la Commissione garantisce la trasparenza delle sue interazioni con i lobbisti del tabacco. La Commissione è stata invitata a fornire a fini di ispezione tutti i documenti relativi alle interazioni con i lobbisti del tabacco nel 2020 e nel 2021, comprese le richieste di accesso del pubblico ai documenti relativi a tali interazioni. La Mediatrice ha inoltre chiesto di esaminare eventuali orientamenti interni forniti al personale della Commissione.

L’UE è parte della Convenzione quadro per la lotta al tabagismo (FCTC) dell’OMS, secondo la quale essa deve evitare che l’industria del tabacco abbia un impatto negativo sulle politiche di sanità pubblica. Ciò richiede, tra l’altro, che la Commissione sia pienamente e proattivamente trasparente in merito alle riunioni con i rappresentanti dell’industria del tabacco. Tuttavia, a parte la DG Salute e sicurezza alimentare e la DG Fiscalità e unione doganale, i servizi della Commissione non rendono pubblici in modo proattivo i dettagli delle riunioni che si svolgono a livello più basso rispetto a quello dei direttori generali.

In risposta all’indagine della Mediatrice, che prendeva in esame la trasparenza della sua risposta alla pandemia di COVID-19, l’ECDC ha messo in atto misure volte a migliorare la responsabilità del suo processo decisionale. Tra queste figura la possibilità per il pubblico di seguire più agevolmente l’evoluzione dei suoi pareri scientifici e di vedere i dati alla base delle sue valutazioni scientifiche. L’ECDC si è inoltre impegnato per una maggiore trasparenza in merito agli scambi con i partner internazionali e per il miglioramento della comunicazione con il grande pubblico.

La valutazione della Mediatrice della risposta del Consiglio alla pandemia ha rilevato che, nei primi mesi della crisi, le riunioni ministeriali a distanza non rispondevano alle norme di trasparenza applicabili alle riunioni del Consiglio in presenza in circostanze normali. Tuttavia, la Mediatrice ha anche rilevato che alcune delle pratiche adottate dal Consiglio durante tale periodo hanno migliorato la responsabilità e ha chiesto che vengano proseguite. Tra queste figurava un uso più ampio delle osservazioni scritte prima e dopo le riunioni dei funzionari nazionali, che hanno incrementato la documentazione sulle discussioni dei gruppi di lavoro.

Per poter seguire come vengono prese le decisioni a livello dell’UE, i cittadini necessitano di un archivio di documenti ai quali possono chiedere l’accesso. Per essere significativi e utili, questi registri pubblici di documenti dovrebbero essere aggiornati e completi. A seguito di un’indagine della Mediatrice, l’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione nell’attività di contrasto (Europol) ha convenuto di migliorare e aggiornare il proprio registro dei documenti, anche creando un’apposita pagina web, al fine di renderlo uno strumento più utile per il pubblico.

La Mediatrice ha inoltre esaminato il registro pubblico dei documenti di Frontex, a seguito di una denuncia in cui si sosteneva che non era stato correttamente conservato. Per migliorare il registro, la Mediatrice ha presentato una serie di proposte di soluzione, che Frontex ha in seguito accettato di attuare.

Nel 2021 le preoccupazioni in merito alla trasparenza del processo decisionale in materia ambientale hanno continuato a essere fonte di denunce.

Nell’aprile 2021 la Mediatrice ha avviato un’indagine sul ruolo della Commissione nel valutare la sostenibilità dei progetti nel settore del gas elencati come progetti di rilevanza regionale dalla Comunità dell’energia (che riunisce l’UE, i paesi dei Balcani occidentali, la regione del Mar Nero e la Norvegia). Il denunciante ha ritenuto che i progetti non fossero stati sottoposti a un’adeguata valutazione della sostenibilità prima di essere inclusi nell’elenco, in quanto la metodologia utilizzata era simile a quella impiegata in precedenza per valutare i «progetti di interesse comune» dell’UE, che la Commissione ha successivamente ritenuto inadeguata.

A seguito di una denuncia presentata da un gruppo di organizzazioni della società civile, la Mediatrice ha avviato un’indagine sul modo in cui la Commissione ha condotto una consultazione pubblica sull’iniziativa della governance societaria sostenibile, che mira a incoraggiare le imprese a gestire meglio le questioni di sostenibilità nelle loro operazioni. I denuncianti hanno sostenuto che, nel riferire sull’esito della consultazione, la Commissione non abbia tenuto adeguatamente conto dei pareri di tutte le persone interpellate.

In giugno la Mediatrice ha presentato alla Banca europea per gli investimenti (BEI) conclusioni preliminari riguardanti la trasparenza delle informazioni ambientali sui progetti che finanzia, sia direttamente che indirettamente.

La Mediatrice ha suggerito che la BEI dovrebbe rendere pubblici molti più dettagli sulle conseguenze ambientali dei progetti che finanzia. Ha chiesto alla BEI di pubblicare i documenti di partenza contenenti i fatti, nonché le ipotesi tecniche e i calcoli utilizzati per valutare i progetti. Per i progetti con un impatto ambientale significativo, ha inoltre proposto che la BEI dia priorità a una maggiore trasparenza proattiva, in modo che le sue relazioni riguardanti il monitoraggio dei progetti in corso possano essere pubblicate rapidamente.

È chiaro che vi sarà un elevato interesse pubblico per il dispositivo dell’UE per la ripresa e la resilienza, ovvero fondi destinati a essere spesi per aiutare la ripresa dell’UE a seguito della pandemia e per poter affrontare sfide come la crisi climatica. A tal fine, la Mediatrice ha scritto alla Commissione chiedendole di anticipare il forte interesse nei negoziati con gli Stati membri sui loro piani per la ripresa e la resilienza. Prendendo atto della probabilità di accesso a richieste di documenti relative a tale questione, la Mediatrice ha suggerito alla Commissione di fornire maggiori informazioni sui documenti pertinenti in suo possesso.

3. Statuto riveduto del Mediatore

Nel giugno 2021, con un’ampia maggioranza (602 voti su 692), il Parlamento ha adottato uno statuto aggiornato dell’ufficio del Mediatore. Il nuovo statuto codifica molte delle prassi di lavoro efficaci dell’ufficio negli ultimi anni. Il Mediatore potrà avviare indagini di propria iniziativa ogniqualvolta rilevi un motivo, in linea con il trattato. L’approvazione a larga maggioranza del nuovo statuto può essere vista come una convalida del lavoro svolto dall’ufficio nella gestione delle denunce dei cittadini e nello svolgimento di indagini.

Lo statuto tiene conto della nuova base giuridica del trattato di Lisbona ed è un regolamento del Parlamento anziché una decisione. Lo statuto è stato il primo atto legislativo ai sensi del trattato di Lisbona basato sul diritto di iniziativa del Parlamento. Lo statuto riveduto fornisce un quadro giuridico rafforzato per l’ufficio e introduce nuove salvaguardie che ne assicurano ulteriormente l’indipendenza, compreso un bilancio adeguato per sostenere le attività dell’ufficio. È previsto un nuovo periodo di incompatibilità di due anni per i politici, compresi i deputati al Parlamento europeo, che desiderano candidarsi alle elezioni del Mediatore europeo. Ciò contribuirà a proteggere l’indipendenza dell’ufficio, che è fondamentale per il suo ruolo basato sui trattati.

Lo statuto riveduto mantiene i forti poteri di indagine del Mediatore, compreso il fatto che le istituzioni devono fornirgli tutte le informazioni necessarie per le sue indagini. Qualora opportuno, in relazione a un’indagine, il Mediatore può essere ascoltato dinanzi al Parlamento, di propria iniziativa o su richiesta di quest’ultimo.

L’ufficio sta attualmente aggiornando le sue disposizioni di attuazione dello statuto che ne specificano le procedure di lavoro.

4. 20 anni di esistenza del regolamento n. 1049/2001

La trasparenza e l’accesso ai documenti sono da tempo una priorità per il Mediatore europeo e rappresentano circa un quarto delle indagini condotte dall’ufficio. Il Mediatore funge da autorità di ricorso per le persone cui è stato negato l’accesso ai documenti dell’UE. Questo conferisce all’ufficio notevoli competenze sulle modalità di applicazione nella pratica di questo diritto fondamentale da parte dell’amministrazione dell’UE.

Il 2021 ha segnato il ventesimo anniversario dell’entrata in vigore della «legge sulla trasparenza» dell’UE (regolamento n. 1049/2001), che ha concretizzato il diritto di accesso del pubblico ai documenti dell’UE e ha notevolmente aumentato la responsabilità dell’amministrazione dell’UE. In concomitanza con questa ricorrenza, la Mediatrice ha posto l’accesso ai documenti al centro dell’attenzione dell’ufficio durante tutto l’anno.

Tale tendenza è culminata in una conferenza pubblica tenutasi il 15 novembre a Bruxelles dal titolo: Access to EU documents: what next? (Accesso ai documenti dell’UE: prossime tappe) La conferenza, che si è svolta in formato «ibrido», è stata suddivisa in due parti: un gruppo di alto livello che si è occupato del futuro delle norme relative all’accesso ai documenti e un gruppo di esperti che ha esaminato le esperienze delle persone quando richiedono documenti.

Per il gruppo di esperti ad alto livello, la Mediatrice europea Emily O’Reilly è stata affiancata da Věra Jourová, vicepresidente della Commissione europea per i Valori e la trasparenza, Heidi Hautala, vicepresidente del Parlamento europeo, e Reijo Kemppinen, direttore generale della Comunicazione e dell’informazione presso il Segretariato generale del Consiglio. Al fine di preparare la conferenza, la Mediatrice ha condotto un’indagine ad hoc presso alcune parti interessate sulla loro esperienza rispetto alla richiesta di accesso ai documenti dell’UE.

All’inizio dell’anno la Mediatrice ha condotto un’iniziativa per scoprire in che modo le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’UE sensibilizzano il pubblico al diritto di accesso ai documenti. L’iniziativa è confluita in una guida per le istituzioni dell’UE sulle politiche e sulle prassi che dovrebbero adottare per dare attuazione al diritto di accesso del pubblico, pubblicata il giorno della conferenza (15 novembre).

Una questione fondamentale, sollevata durante la conferenza ma anche tramite le denunce ricevute, è la modalità di trattamento riservata dall’amministrazione dell’UE ai messaggi di testo e istantanei e alle altre nuove tecnologie nel contesto dei suoi obblighi di trasparenza. A luglio la Mediatrice ha avviato un’iniziativa strategica sul modo in cui l’amministrazione registra i messaggi di testo e istantanei inviati/ricevuti dai membri del personale nella loro veste professionale. Tale iniziativa mira a fare il punto delle norme e delle prassi vigenti in materia di conservazione dei dati relativi a tali messaggi, al fine di individuare le buone prassi all’interno dell’amministrazione dell’UE.

5. Premio per la buona amministrazione

Il Premio del Mediatore europeo per la buona amministrazione 2021 ha onorato gli sforzi straordinari compiuti per aiutare a rimpatriare oltre mezzo milione di cittadini dell’UE bloccati in tutto il mondo a causa della pandemia.

I progetti vincitori assegnati ex-aequo sono stati realizzati dal personale della direzione generale per la Protezione civile e operazioni di aiuto umanitario europee (DG ECHO) della Commissione, e dal personale del SEAE.

I vincitori generali e quelli appartenenti alle diverse categorie sono stati annunciati in giugno nel corso di una cerimonia digitale, iniziata con un intervento video della Presidente della Commissione Ursula von der Leyen.

Parlando degli effetti della COVID-19 sul lavoro interno ed esterno dell’amministrazione dell’UE, la Mediatrice O’Reilly ha osservato che «molti dei progetti presentati hanno dato prova dei considerevoli sforzi compiuti dal personale delle istituzioni dell’UE per aiutare i cittadini durante la pandemia.»

A settembre si è svolta una breve cerimonia di premiazione nel Giardino dei cittadini a Bruxelles, durante la quale i premi sono stati consegnati di persona.

Il premio biennale, lanciato da Emily O’Reilly nel 2017, attribuisce un riconoscimento alle azioni della pubblica amministrazione dell’UE che hanno un impatto positivo visibile e diretto sulla vita delle persone in tutta Europa e oltre. Sono stati inoltre assegnati premi in quattro categorie.

Le candidature sono state valutate da un comitato consultivo indipendente e i vincitori sono stati scelti dalla Mediatrice.

6. Denunce e indagini: come aiutiamo i cittadini

Il Mediatore europeo aiuta le persone, le imprese e le organizzazioni che incontrano problemi nei loro rapporti con l’amministrazione dell’UE non soltanto tramite la gestione delle denunce da esse presentate, ma anche cercando di promuovere buone prassi amministrative esaminando proattivamente i problemi sistemici più vasti presso le istituzioni dell’Unione.

La Mediatrice cerca costantemente di migliorare le proprie procedure interne, al fine di garantire che l’ufficio si occupi delle indagini nel modo più efficiente possibile e che i denuncianti abbiano un’esperienza ottimale. La direzione Indagini, istituita nel 2020, dopo essere stata sottoposta a un processo di ottimizzazione, ha apportato ulteriori miglioramenti a tal fine, tra cui l’affinamento delle competenze e delle migliori prassi tramite la creazione di squadre di addetti alle indagini tematiche, processo che ha contribuito a migliorare ulteriormente la coerenza e l’efficienza delle indagini del Mediatore.

Sebbene le procedure di lavoro ibrido siano rimaste in vigore per tutto il 2021, il sistema di denuncia online del Mediatore europeo ha comportato una continuità in questo settore fondamentale del lavoro dell’ufficio. Il numero di denunce trattate è aumentato rispetto al 2020.

Sono stati introdotti ulteriori miglioramenti per quanto riguarda le modalità di presentazione e pubblicazione online delle indagini della Mediatrice, al fine di rendere più facile per il pubblico seguire il lavoro dell’ufficio. Una nuova sezione «Indagini principali» sul sito web pone l’accento sulle indagini con un’importanza pubblica di più ampio respiro. È stata introdotta una nuova sezione «Accesso del pubblico ai documenti dell’UE e ruolo del Mediatore europeo». È stata inoltre migliorata la funzionalità di ricerca nel sito web.

L’équipe eterogenea di responsabili dei casi dell’ufficio e il nuovo sito web riflettono l’impegno della Mediatrice a comunicare con i cittadini in cerca di assistenza in tutte le 24 lingue ufficiali dell’UE.

Benché l’ufficio non sia sempre in grado di compiere indagini su tutte le denunce ricevute, si adopera comunque per aiutare tutti coloro che chiedono assistenza, ad esempio consigliandogli su altre possibilità di ricorso.

6.1. Tipo e provenienza delle denunce

6.1.1. Panoramica delle denunce e delle indagini strategiche

Il Mediatore europeo può avviare un’indagine unicamente a seguito di denunce che rientrano nel proprio mandato e che hanno soddisfatto i «criteri di ammissibilità» necessari, come ad esempio aver precedentemente cercato di risolvere la questione direttamente con l’istituzione interessata. La nuova struttura organizzativa ha reso possibili altri miglioramenti delle modalità di gestione delle denunce da parte del Mediatore, con una riduzione del tempo necessario per trattare le denunce e completare le indagini.

I temi sui cui lavora l’ufficio derivano dal mandato del Mediatore e dalle denunce ricevute, dal momento che queste ultime rappresentano la maggior parte dei casi. Il 2021 ha segnato il ventesimo anniversario dell’entrata in vigore della «legge sulla trasparenza» dell’UE (regolamento n. 1049/2001). In concomitanza con questa ricorrenza, la Mediatrice ha posto l’accesso ai documenti al centro dell’attenzione dell’ufficio durante tutto l’anno. Come negli anni precedenti, la trasparenza resta l’argomento principale delle denunce, e ciò rappresenta una priorità anche nel lavoro strategico della Mediatrice.

Accanto alla sua attività principale di gestione delle denunce, il Mediatore europeo svolge indagini e attua iniziative strategiche più ampie riguardanti questioni sistemiche insieme con le istituzioni dell’UE. In linea con la strategia «Verso il 2024» dell’ufficio, nel 2021 si è registrato un aumento del lavoro strategico, con un maggior numero di indagini e iniziative avviate su una serie diversificata di questioni.

6.1.2. Denunce non rientranti nel mandato del Mediatore

Nel 2021 il Mediatore europeo ha trattato più di 1 400 denunce che esulavano dal suo mandato perché, nella maggior parte dei casi, non riguardavano l’attività dell’amministrazione dell’UE. Il 40 % di tali denunce proveniva da Spagna, Polonia e Germania.

Nella maggior parte dei casi, i cittadini si sono rivolti al Mediatore per questioni riguardanti l’assistenza sanitaria, la parità di trattamento o la discriminazione e la protezione dei consumatori, nonché le denunce relative alla pandemia di COVID-19. Queste denunce esterne al mandato riguardavano principalmente i problemi incontrati con gli enti pubblici nazionali, regionali o locali e con i tribunali nazionali o internazionali (come la Corte europea dei diritti dell’uomo). Vi è stato anche un gran numero di denunce riguardanti il settore privato. Altre denunce che esulavano dal mandato riguardavano l’attività politica o legislativa delle istituzioni dell’UE.

L l’ufficio ha risposto a tutti coloro che hanno chiesto aiuto utilizzando la lingua della rispettiva denuncia o di loro preferenza. Nelle risposte ha chiarito il proprio mandato e, per quanto possibile, ha consigliato ai denuncianti di rivolgersi ad altri organi in grado di aiutarli. Con il consenso del denunciante, l’ufficio ha trasmesso anche alcune denunce ai membri della Rete europea dei difensori civici.

In generale, ai denuncianti scontenti di una specifica normativa dell’UE è stato consigliato di rivolgersi alla commissione per le petizioni del Parlamento europeo. I denuncianti che hanno sollevato altre questioni tra cui l’attuazione del diritto dell’UE sono stati rinviati alla Commissione europea, a difensori civici nazionali o regionali oppure a reti dell’UE quali Europe Direct e SOLVIT.

6.2. Contro chi?

6.3. Per quale motivo?

6.4. Risultati ottenuti

6.5. Impatto e risultati

Uno degli obiettivi generali del Mediatore europeo è quello di conseguire miglioramenti tangibili per i denuncianti e il pubblico nei rapporti con l’amministrazione dell’UE. Il Mediatore realizza questo obiettivo formulando proposte sotto forma di soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti. L’ufficio può inoltre promuovere il miglioramento attraverso iniziative strategiche, che non sono indagini formali e persino indurre un’istituzione a risolvere una questione prima che sia presentata una proposta di soluzione formale o una raccomandazione.

6.5.1. Tasso di accettazione

Il tasso di accettazione è la percentuale di risposte positive al numero totale di proposte (soluzioni, raccomandazioni e suggerimenti) formulate dal Mediatore europeo. Poiché il Mediatore concede alle istituzioni fino a sei mesi per dare seguito ai suggerimenti formulati nelle sue decisioni di chiusura delle indagini, il tasso di accettazione per il 2021 include casi chiusi nel 2020.

Nel 2020 le istituzioni dell’UE hanno collaborato in modo soddisfacente con la Mediatrice nell’81 % dei casi. Questo tasso rappresenta un miglioramento rispetto all’anno precedente (fino al 2020, la relazione Putting it Right? ha illustrato il modo in cui le istituzioni dell’UE hanno risposto alla Mediatrice nei casi chiusi nell’anno precedente. A seguito dell’adozione del nuovo statuto del Mediatore europeo nel 2021, tale valutazione è ora inclusa nella relazione annuale).

Nel complesso, le istituzioni dell’UE hanno risposto positivamente a 29 delle 36 proposte avanzate dalla Mediatrice per correggere o migliorare le prassi amministrative. Tra le 12 istituzioni alle quali la Mediatrice ha sottoposto proposte, 10 si sono attenute pienamente a tutte le soluzioni e raccomandazioni e a tutti i suggerimenti. Delle altre due istituzioni, la Commissione si è conformata a 16 delle 22 proposte e il Consiglio si è conformato a una delle due proposte presentate dalla Mediatrice.

6.5.2. Maggiore impatto

Il tasso di accettazione riflette le risposte delle istituzioni alle proposte in un determinato momento e non riflette pienamente l’impatto del lavoro del Mediatore europeo nel tempo.

Le indagini dell’ufficio possono richiamare l’attenzione su questioni sistemiche, e i conseguenti cambiamenti positivi non sempre si riflettono nelle cifre annuali.

A questo proposito, un buon esempio è rappresentato dall’indagine della Mediatrice sulla sponsorizzazione da parte di imprese delle presidenze del Consiglio dell’UE. In risposta alle conclusioni della Mediatrice, il Consiglio ha infine concordato orientamenti sulla sponsorizzazione da parte di imprese per gli Stati membri che detengono queste presidenze semestrali. L’indagine ha portato a una maggiore trasparenza su tale questione, in quanto gli Stati membri che esercitano la presidenza hanno iniziato a elencare la loro sponsorizzazione da parte di imprese sui loro siti web ufficiali della presidenza, consentendo al Parlamento e ai media di monitorare la questione.

L’impatto può essere ottenuto anche intensificando il dibattito su un argomento. Il lavoro del Mediatore europeo, insieme al Parlamento e a molti altri, può avere un importante «effetto deterrente». Le istituzioni sono consapevoli del fatto che un’azione amministrativa che non rispetta gli elevati standard attesi dal pubblico potrebbe dar luogo a un’indagine del Mediatore o a un controllo pubblico più ampio.

Un esempio specifico di ciò riguarda la questione della partecipazione dei membri della Commissione europea alle campagne elettorali nazionali. La Mediatrice ha ricevuto due denunce relative alla partecipazione della Presidente della Commissione e di una vicepresidente della Commissione a un video della campagna per un partito politico croato. Sebbene non abbia riscontrato motivi per avviare un’indagine, la Mediatrice ha chiesto alla Commissione di chiarire in che modo il codice di condotta è applicato nel contesto delle campagne elettorali. In risposta, la Commissione ha annunciato che elaborerà nuovi orientamenti sulle modalità di partecipazione dei commissari alle elezioni nazionali.

7. Comunicazione e cooperazione

7.1. Comunicazione

L’ufficio ha continuato ad adoperarsi per promuovere il lavoro del Mediatore europeo presso un pubblico il più ampio possibile. La comunicazione mirata e innovativa è stata utilizzata per sensibilizzare il pubblico su indagini specifiche e su questioni generali, quali la trasparenza e l’etica, nonché sul ruolo del Mediatore nella promozione di elevati standard di responsabilità per l’amministrazione dell’UE.

Il sito web ha continuato a evolversi come polo dinamico di contenuti per il lavoro del Mediatore europeo, rendendo il più semplice possibile per il pubblico trovare indagini pertinenti, aggiornamenti più recenti e spiegazioni su questioni fondamentali.

Sul sito web è stata introdotta altresì una nuova sezione «Indagini principali» dedicata alle indagini di maggiore rilevanza pubblica. Le indagini sono elencate sulla base degli ultimi aggiornamenti e utilizzando brevi pagine di casi con testi teaser come punti di accesso per coloro che cercano informazioni su un’indagine. La funzionalità di ricerca del sito web è stata migliorata, rendendo più facile per i visitatori del sito trovare i documenti che stanno cercando.

Sono state introdotte anche nuove sezioni sul sito web, riguardanti l’Accesso del pubblico ai documenti dell’UE e ruolo del Mediatore europeo e sulle modalità di Accesso del pubblico ai documenti del Mediatore europeo. L’accento posto sull’accesso ai documenti è stato integrato da una campagna di comunicazione, da una pubblicazione a scorrimento sul sito web e da un breve video esplicativo.

Per la prima volta, la relazione annuale del 2020 è stata presentata come una pubblicazione sul web, il che ha permesso di capire facilmente quali sono i principali settori di attività del Mediatore europeo e dove l’ufficio ha avuto il maggiore impatto.

La Mediatrice ha presentato il lavoro dell’ufficio alla conferenza stampa annuale tenutasi nel mese di maggio, nel corso della quale ha annunciato l’avvio di un’ampia indagine sul modo in cui la Commissione gestisce il fenomeno delle «porte girevoli» (cfr. sopra); inoltre ha presentato le principali indagini in corso e quelle recentemente concluse.

Alla campagna sui media sociali relativa alla cerimonia di premiazione ha fatto seguito una rappresentazione visiva separata dei progetti vincitori, per far conoscere i vincitori del premio per la buona amministrazione e incoraggiare la condivisione di buone idee e prassi.

La Mediatrice ha partecipato all’Evento europeo per i giovani (EYE2021), organizzato l’8 ottobre a Strasburgo nell’ambito del processo di consultazione per la Conferenza sul futuro dell’Europa. In un dibattito moderato dall’autrice e attivista Nini Tsiklauri, la Mediatrice ha risposto alle domande dei giovani sul lavoro dell’ufficio, nonché su questioni quali la trasparenza e la democrazia e il futuro dell’UE.

Nel 2021, analogamente all’anno precedente, l’account sui media sociali a più rapida crescita è stato Instagram (crescita del 46 %, pari a 1 195 nuovi follower). Su LinkedIn il numero di follower è cresciuto del 24 % (+ 1 148), mentre su Twitter, dove la Mediatrice ha il pubblico più ampio, il numero di follower è arrivato a 31 200 nel dicembre 2021, con un aumento del 7 % (+ 2 140).

Infine, la Mediatrice e i membri del personale hanno proseguito le loro attività di sensibilizzazione organizzando colloqui con la stampa, parlando in occasione di importanti conferenze accademiche e giuridiche e dialogando con gruppi di visitatori.

7.2. Rapporti con le istituzioni dell’UE

7.2.1. Parlamento europeo

Le eccellenti relazioni tra la Mediatrice Emily O’Reilly e il Parlamento hanno continuato a essere consolidate nel 2021. All’inizio dell’anno la Mediatrice si è rivolta a una sessione plenaria del Parlamento e durante tutto l’anno ha partecipato, insieme al suo personale, alle riunioni di commissione per presentare il lavoro svolto su indagini specifiche. La Mediatrice ha incontrato regolarmente i deputati del Parlamento di tutto lo schieramento politico tramite video o di persona a Bruxelles e a Strasburgo. A causa della pandemia, la relazione annuale del Mediatore europeo 2020 è stata trasmessa al presidente del Parlamento europeo mediante posta elettronica il 6 settembre 2021.

7.2.2. Commissione per le petizioni

La commissione per le petizioni del Parlamento europeo fa parte della rete europea dei difensori civici ed è la commissione parlamentare responsabile delle relazioni con il Mediatore europeo. Una stretta collaborazione tra i due organi è importante per aumentare la responsabilità democratica delle istituzioni dell’UE. Nel corso dell’anno, la commissione e la sua presidente, Dolors Montserrat, hanno dato un sostegno robusto alla Mediatrice per il suo lavoro, e hanno organizzato incontri a cadenza regolare. La Mediatrice e il suo personale hanno partecipato alle riunioni della commissione su temi di interesse comune e diverse risoluzioni della commissione hanno fatto riferimento alle indagini da lei condotte, in particolare per quanto riguarda la trasparenza e la responsabilità dell’amministrazione dell’UE nel contesto della COVID-19.

7.2.3. Commissione europea

La Commissione europea è la più grande istituzione dell’UE. La portata della sua attività in quanto organo esecutivo dell’UE significa che, in proporzione, la maggior parte delle denunce ricevute dal Mediatore riguarda il lavoro della Commissione. Le relazioni di lavoro tra il Mediatore europeo e la Commissione hanno continuato a essere molto costruttive nel 2021. La vicepresidente della Commissione Jourová è intervenuta in una conferenza organizzata dalla Mediatrice a novembre sull’accesso ai documenti (cfr. sopra) – una questione oggetto di numerose denunce ricevute dalla Mediatrice – e ha annunciato che la Commissione si adopererà per migliorare le norme in materia. Vi sono stati contatti regolari a livello di servizio tra le due istituzioni, che hanno consentito al personale di mantenere relazioni costruttive.

7.2.4. Altre istituzioni, organi e organismi nonché organizzazioni internazionali

I rapporti con i diversi ambiti dell’amministrazione dell’UE formano parte integrante della strategia della Mediatrice «Verso il 2024». Un impatto positivo e duraturo sull’amministrazione dell’UE può essere conseguito solo attraverso una stretta cooperazione. La Mediatrice intrattiene strette relazioni con molte istituzioni, organi e organismi dell’UE. Nel 2021 ha incontrato, tra l’altro, il presidente della Corte di giustizia europea, la procuratrice capa europea, il direttore dell’Agenzia europea per i diritti fondamentali (FRA), il presidente e il direttore esecutivo dell’Autorità bancaria europea (ABE), nonché un membro della Corte dei conti europea. La Mediatrice intrattiene inoltre buone relazioni con la società civile e altre organizzazioni internazionali. Ha incontrato il Segretario generale dell’OCSE e il suo ufficio fa ora parte della rete informale dell’OCSE sulla trasparenza e sulla responsabilità. Il personale del Mediatore europeo è intervenuto in occasione di eventi organizzati dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), dall’Accademia di diritto europea e dal comitato Meijers, una rete di ricerca neerlandese sul diritto dell’UE.

7.2.5. Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità

In quanto membro del quadro dell’UE per la Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti delle persone con disabilità (CPRD), il Mediatore europeo protegge, promuove e monitora l’attuazione della convenzione da parte dell’amministrazione dell’UE. Il quadro, che nel 2021 è stato presieduto dal Parlamento europeo, ha seguito da vicino gli sviluppi relativi alla strategia dell’UE per i diritti delle persone con disabilità 2021-2030 cui ha contribuito. Ha inoltre avviato i preparativi per il riesame da parte dell’UE dell’attuazione delle osservazioni conclusive del comitato CRPD.

Facendo seguito a due indagini, che si sono concluse rispettivamente nel 2019 e nel 2020, riguardanti le modalità di utilizzo dei fondi dell’UE in relazione agli istituti di assistenza sociale, la Mediatrice ha avviato un’indagine di propria iniziativa sul modo in cui la Commissione monitora i fondi dell’UE utilizzati per promuovere il diritto delle persone con disabilità e degli anziani a una vita indipendente. La Mediatrice sta attualmente valutando la risposta della Commissione, dopo aver consultato anche le organizzazioni coinvolte nei diritti delle persone con disabilità e degli anziani.

Poiché la gestione dei fondi strutturali e di investimento europei è condivisa tra la Commissione e le autorità nazionali, la Mediatrice ha chiesto ai membri della Rete europea dei difensori civici di fornire un contributo in materia. Ha inoltre organizzato un webinar con i membri di detta Rete per discutere dell’assistenza istituzionale, dell’uso dei fondi e degli insegnamenti tratti dalla pandemia di COVID-19.

Nel giugno 2021 la Mediatrice ha concluso un’iniziativa strategica sulle modalità con cui la Commissione soddisfa le esigenze particolari dei dipendenti con disabilità nel contesto dell’emergenza dovuta alla COVID-19. Sulla base della risposta della Commissione alla pandemia e del contributo di esperti, anche da parte del Forum europeo sulla disabilità e della FRA, la Mediatrice ha stilato un elenco indicativo delle migliori prassi per soddisfare le esigenze delle persone con disabilità nel caso di emergenze.

L’ufficio ha ricevuto una denuncia relativa al rifiuto della Commissione europea di concedere, in base alle proprie norme, un aumento dell’assegno per figli a carico a un membro del personale avente un figlio con disabilità. La Mediatrice ha avviato un’indagine e invitato la Commissione a rispondere alla denuncia e a una serie di domande specifiche.

L’ufficio ha presentato il lavoro svolto in relazione ai diritti delle persone con disabilità in occasione di diversi eventi nel corso dell’anno, tra cui uno organizzato dal Forum europeo sulla disabilità.

7.3. Rete europea dei difensori civici

Il Mediatore europeo ha cercato di rafforzare la cooperazione e i metodi di lavoro della Rete europea dei difensori civici, una rete informale di cui gestisce il coordinamento. Tale rete è composta da circa 100 uffici in 36 paesi europei e comprende anche la commissione per le petizioni del Parlamento europeo.

Nel 2021 il Mediatore europeo ha cercato di ampliare il ruolo della Rete nello sviluppo delle capacità e nella condivisione delle migliori prassi. A tal fine sono stati organizzati tre webinar mirati per esperti negli uffici dei membri della Rete europea dei difensori civici, con la partecipazione di esperti dell’amministrazione dell’UE. Questi webinar si sono concentrati su diversi argomenti: l’intelligenza artificiale e l’e-government nelle pubbliche amministrazioni, il meccanismo di denuncia di Frontex e il monitoraggio dei rimpatri forzati, l’assistenza istituzionale, l’uso dei fondi dell’UE e gli insegnamenti tratti dalla pandemia.

Il Mediatore europeo ha proseguito il suo «lavoro parallelo» con la Rete nel 2021. I membri nazionali della Rete europea dei difensori civici sono stati consultati e coinvolti nell’indagine di propria iniziativa della Mediatrice sul modo in cui Frontex tratta le denunce relative a presunte violazioni dei diritti fondamentali attraverso il suo meccanismo di denuncia. Sono stati inoltre consultati e coinvolti nell’indagine di propria iniziativa sull’attività di monitoraggio della Commissione europea riguardo ai fondi dell’UE impiegati per promuovere il diritto delle persone con disabilità e degli anziani a una vita indipendente.

Tramite la procedura di «interrogazione», il Mediatore europeo assiste anche i membri della Rete europea dei difensori civici nell’ottenere risposte di esperti dalla sezione competente dell’amministrazione dell’UE sulle questioni dell’Unione emerse nel corso delle loro indagini. Nel 2021, tra i temi di interrogazione figuravano l’ammissibilità al certificato COVID digitale dell’UE e gli obblighi della Spagna in materia di protezione della natura e della biodiversità.

Nel corso dell’anno la Mediatrice ha tenuto riunioni con difensori civici nazionali e regionali.

7.4. Premio Europa – Università di Flensburg

A novembre la Mediatrice ha ricevuto il premio Europa dell’Università di Flensburg, conferitole in riconoscimento del lavoro svolto per migliorare i livelli di responsabilità e trasparenza dell’amministrazione dell’UE. Nel suo discorso di accettazione, la Mediatrice ha parlato dell’importanza di difendere lo Stato di diritto.

«Cerco di fare in modo che le istituzioni dell’UE rispecchino la loro retorica sullo Stato di diritto e i valori democratici, la responsabilità e la trasparenza nelle loro azioni nei rapporti con i cittadini. Le azioni in malafede anche se modeste e irrilevanti, che vanno contro i valori che l’amministrazione dell’UE è tenuta a difendere, arrecano danno a questa preziosa e fragile risorsa democratica e consentono agli attori sleali di condurre i propri giochi non democratici», ha dichiarato la Mediatrice nel suo discorso.

8. Risorse

8.1. Bilancio

Il bilancio del Mediatore europeo è una sezione indipendente rispetto a quello dell’UE. È suddiviso in tre titoli: nel titolo 1 sono iscritti gli stipendi, le indennità e altre spese relative al personale; nel titolo 2 sono iscritti gli immobili, gli arredi, le attrezzature e le spese varie di funzionamento; nel titolo 3 sono iscritte le spese derivanti dalle funzioni generali svolte dall’istituzione. Gli stanziamenti di bilancio per il 2021 ammontavano a 12 501 836 EUR.

Al fine di assicurare una gestione efficace delle risorse, il revisore interno del Mediatore europeo compie verifiche periodiche dei sistemi di controllo interno e delle operazioni finanziarie eseguite dall’ufficio. Come altre istituzioni dell’UE, il Mediatore è soggetto anche al controllo contabile della Corte dei conti europea.

8.2. Impiego delle risorse

Ogni anno il Mediatore europeo adotta un piano di gestione annuale che stabilisce le azioni concrete che l’ufficio prevede di intraprendere per attuare gli obiettivi e le priorità della strategia quinquennale «Verso il 2024». Il piano di gestione annuale per il 2021 è il primo a basarsi su questa nuova strategia.

L’ufficio del Mediatore europeo, potendo contare su dipendenti altamente qualificati e plurilingue, è in grado di gestire le denunce nelle 24 lingue ufficiali dell’UE e di condurre campagne di sensibilizzazione riguardanti il proprio lavoro in tutta l’Unione. Sulla base dell’esperienza maturata nel 2020, nel 2021 l’ufficio ha continuato a rispondere in modo positivo e rapido alle sfide poste dalla pandemia di COVID-19. Ha adottato una moderna politica di lavoro ibrido per beneficiare del nuovo ambiente di lavoro digitale, garantendo nel contempo un’elevata efficienza e il benessere del personale.

Nel 2021 la tabella dell’organico comprendeva 73 posti, ai quali bisogna aggiungere in media sei agenti contrattuali, mentre 16 tirocinanti hanno acquisito esperienza professionale nel corso dell’anno.

Nel giugno 2021 il Mediatore europeo ha completato la riorganizzazione dell’ufficio con la creazione di una direzione per l’amministrazione. Marie-Pierre Darchy è stata nominata Direttrice Amministrazione a seguito di una procedura di assunzione aperta. La nuova entità è responsabile di tutte le questioni relative all’amministrazione, alle risorse umane, al bilancio, agli immobili, all’informatica e alla gestione dei registri dell’istituzione.

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HTML	ISBN 978-92-9483-284-9	ISSN 1680-3973	doi:10.2869/95763	QK-AA-22-001-IT-Q