Decizia Ombudsmanului European în ancheta privind plângerea 1561/2008/RT împotriva Comisiei Europene

EXPUNEREA PLÂNGERII

1. Reclamantul este o societate privată din România, care a fost invitată să prezinte o ofertă de contract de prestare de servicii în cadrul unui proiect care urma să fie realizat în Republica Moldova. Procedura de ofertare a fost organizată de Delegaţia Comisiei Europene din Chişinău, Republica Moldova („Delegaţia").

2. Conform invitaţiei de participare la procedura de ofertare, termenul limită pentru primirea ofertelor de către Delegaţie era 8 noiembrie 2007, ora 16.30 (ora locală).

3. La 6 noiembrie 2007, reclamantul a expediat oferta sa la adresa Delegaţiei prin intermediul unui serviciu de curierat, o companie internaţională de expediţie.

4. La 8 noiembrie 2007, la ora 13.10, serviciul de curierat a sosit la Delegaţie pentru a livra oferta reclamantului. Cu toate acestea, Delegaţia era închisă şi livrarea nu a avut loc.

5. Şedinţa de deschidere a ofertelor a început la 9 noiembrie 2007, la ora 10.00. În aceeaşi zi, la ora 12.35, Delegaţia a primit scrisoarea care conţinea oferta reclamantului, livrată de acelaşi serviciu de curierat. Scrisoarea nu a fost deschisă şi nu a fost luată în considerare pentru evaluare, deoarece a fost primită după termenul limită pentru primirea ofertelor.

6. Având în vedere faptul că a trimis oferta la termen, reclamantul a solicitat Delegaţiei să-şi revizuiască poziţia. De asemenea, acesta a subliniat că serviciul de curierat a încercat să livreze oferta la termen, dar nu a reuşit deoarece Delegaţia era închisă la ora prânzului. Delegaţia a respins solicitarea reclamantului. La 29 mai 2008, reclamantul s-a adresat Ombudsmanului.

SUBIECTUL ANCHETEI

7. În plângerea sa iniţială adresată Ombudsmanului, reclamantul a prezentat următoarele acuzaţii şi solicitări.

Acuzaţie:

Delegaţia Comisiei Europene în Republica Moldova a exclus în mod eronat oferta sa din procedura pentru licitaţie pentru proiectul realizat în Republica Moldova.

Solicitare:

Delegaţia Comisiei Europene în Republica Moldova ar trebui să accepte oferta sa pentru proiectul respectiv.

ANCHETA

8. La 27 iunie 2008, Ombudsmanul a deschis o anchetă. La 20 octombrie 2008, Comisia a transmis avizul său, redactat în engleză. La 3 noiembrie 2008, Comisia a pus la dispoziţie traducerea în limba română a avizului său; aceasta a fost transmisă reclamantului, care a fost invitat să îşi prezinte observaţiile. Nu au fost primite observaţii.

9. La 10 februarie 2009, reclamantul a fost contactat telefonic de serviciile Ombudsmanului, pentru a discuta o propunere de soluţie amiabilă. În urma convorbirii respective, reclamantul a trimis prin poşta electronică documente adiţionale. Acestea au fost anexate propunerii de soluţie amiabilă a Ombudsmanului şi trimise Comisiei.

10. La 7 iulie 2009, Comisia a răspuns propunerii de soluţie amiabilă a Ombudsmanului. Răspunsul Comisiei a fost trimis reclamantului pentru observaţii. Acesta şi-a trimis observaţiile la 21 august 2009.

ANALIZA ŞI CONCLUZIILE OMBUDSMANULUI

A. Acuzaţia de excludere eronată a ofertei reclamantului şi solicitarea aferentă

Argumentele prezentate Ombudsmanului

11. Reclamantul a susţinut că Delegaţia a exclus în mod eronat oferta sa referitoare la proiectul realizat în Republica Moldova.

12. În sprijinul afirmaţiei sale, reclamantul a susţinut că invitaţia de participare la procedura de ofertare nu menţiona faptul că ofertele puteau fi primite la sediul Delegaţiei la anumite ore. Aceasta specifica doar faptul că ofertele trebuie să fie primite înainte de termenul limită. În opinia reclamantului, invitaţia de participare la procedura de ofertare ar fi trebuit să specifice faptul că sediul Delegaţiei este închis în timpul pauzei de prânz.

13. De asemenea, reclamantul a susţinut că Delegaţia nu ar fi trebuit să refuze să accepte certificatul de livrare emis de o companie privată de expediţie, în care se arăta că s-a încercat efectuarea livrării înainte de expirarea termenului limită, dar că acest lucru nu a fost posibil.

14. În avizul său, Comisia a subliniat că ofertanţilor le revenea responsabilitatea de a lua toate măsurile necesare pentru a asigura primirea ofertelor la timp de către Delegaţie.

15. De asemenea, Comisia a afirmat că programul de lucru al Delegaţiei din Chişinău (Republica Moldova) este public; acesta este afişat la intrare, precum şi pe pagina de internet a Delegaţiei. Acest program este în conformitate cu dispoziţiile locale din legislaţia muncii. În plus, serviciul de curierat care a livrat oferta reclamantului livrează şi colectează zilnic colete către/de la Delegaţie şi, prin urmare, cunoştea bine programul de lucru al Delegaţiei.

16. De asemenea, certificatul de livrare eliberat de compania privată de expediţie reprezintă doar declaraţia unilaterală a unui serviciu privat de curierat şi nu cuprinde nicio probă scrisă din partea Delegaţiei care să confirme încercarea de efectuare a livrării. În plus, compania privată de expediţie în cauză nu a lăsat un aviz la sediul Delegaţiei, prin care să arate că livrarea nu a putut fi efectuată deoarece birourile erau închise în momentul respectiv. Mai mult, reprezentantul companiei de expediţie ar fi putut să se întoarcă ulterior, în aceeaşi zi, pentru a livra scrisoarea reclamantului.

17. Comisia a ajuns la concluzia că oferta reclamantului a fost primită după termenul limită de primire a ofertelor stabilit în invitaţia de participare la procedura de ofertare. Prin urmare, aceasta nu a îndeplinit cerinţele cuprinse în regulile de ofertare şi, în consecinţă, a trebuit să fie respinsă.

Analiza preliminară a Ombudsmanului care a condus la o propunere de soluţie amiabilă

18. În cazul de faţă, invitaţia de participare la procedura de ofertare preciza că ofertele puteau fi depuse într-un termen limită specific (până la 8 noiembrie 2007, ora 16.30) „fie prin livrare înregistrată (serviciu poştal oficial), fie prin predare (inclusiv prin servicii de curierat) directă autorităţii contractante, în schimbul unei confirmări de primire semnate şi datate."

19. Articolul 143 din Normele de aplicare a Regulamentului financiar[1] („Normele de aplicare") prevede că autoritatea contractantă poate alege modalităţile care urmează a fi utilizate pentru depunerea ofertelor (prin scrisoare sau prin mijloace electronice). Totuşi, libertatea de care dispune în această privinţă este limitată: modalităţile respective trebuie să aibă caracter nediscriminatoriu şi să nu aibă drept efect restrângerea accesului operatorilor economici la procedura de atribuire.

20. La alineatul (2) din articolul menţionat anterior se prevede că, atunci când ofertele se depun prin scrisoare, ofertanţii pot alege să le depună astfel:

(a) prin poştă, în acest scop documentele de invitare la licitaţie precizând că data relevantă urmează a fi data de expediere cu recomandare, dovedită de ştampila poştei; sau

(b) prin livrare la sediul instituţiei de către ofertant sau de către un agent, inclusiv un serviciu de curierat; în acest scop documentele de invitare la licitaţie precizează, suplimentar faţă de informaţiile prevăzute la articolul 130 alineatul (2) litera (a), departamentul la care trebuie depuse ofertele pe baza unei confirmări de primire datate şi semnate. (subliniere adăugată)

21. În opinia Ombudsmanului, în cazul de faţă, invitaţia de participare la procedura de ofertare nu îndeplinea cerinţele menţionate anterior.

22. În primul rând, atunci când depun o ofertă folosind fie un serviciu poştal oficial, fie un serviciu de curierat, ofertanţii ar trebui să fie supuşi aceloraşi condiţii. În cazul prezentei plângeri, nu s-a întâmplat acest lucru. În ceea ce priveşte folosirea serviciului poştal oficial, rezulta că este suficientă trimiterea ofertei prin scrisoare recomandată, în termenul stabilit. În ceea ce priveşte folosirea unui serviciu de curierat, rezulta că este necesar ca ofertanţii să se asigure că ofertele lor „au ajuns" efectiv la Delegaţie în termenul stabilit, prin obţinerea unei confirmări de primire datate şi semnate. În mod evident, acest lucru nu a fost posibil deoarece, în mod rezonabil, doar momentul expedierii depindea de ofertanţi, indiferent dacă aceştia cunoşteau sau nu programul de lucru al Delegaţiei.

23. Prin urmare, Ombudsmanul nu a fost de acord cu ceea ce a părut a fi opinia Comisiei, şi anume faptul că reclamantul ar fi trebuit să verifice neapărat programul de lucru al Delegaţiei atunci când a depus oferta prin scrisoare, prin intermediul unui serviciu de curierat - o companie privată de expediţie, autorizată şi cunoscută pe plan internaţional.

24. În temeiul celor menţionate anterior, Ombudsmanul a considerat că, în cazul de faţă, nu a fost corect să fie desemnat, ca termen limită oficial, momentul în care Delegaţia a primit ofertele în mod efectiv.

25. În plus, în ceea ce priveşte ofertele depuse prin folosirea unui serviciu poştal oficial, invitaţia respectivă nu specifica în mod clar ce anume constituie o probă adecvată a depunerii: data de expediere, ştampila poştei sau data chitanţei de depunere, în conformitate cu cerinţele de la articolul 143 alineatul (2) litera (b) din Normele de aplicare.

26. În sfârşit, în opinia Ombudsmanului, invitaţia de participare la procedura de ofertare nu conţinea informaţii suficiente pentru ofertanţii care au decis să depună oferta personal. Această modalitate de depunere necesită prezenţa la sediul Delegaţiei a unui funcţionar al Delegaţiei abilitat să primească corespondenţă/vizitatori, precum şi să semneze şi să dateze o chitanţă de depunere care ar putea fi folosită ca dovadă a depunerii.

27. În acest sens, articolul 130 alineatul (2) litera (a), la care face trimitere articolul 143 alineatul (2) litera (b), citat anterior, precizează doar informaţiile necesare minime care trebuie incluse în invitaţia de participare la procedura de ofertare[2] şi modalităţile de depunere a acestora. Ombudsmanul a subliniat, în acest sens, că principiile bunei administrări impun ca informaţiile oferite cetăţenilor de către instituţii să fie cât mai complete posibil.

28. În cazul de faţă, nimic nu a împiedicat Comisia să includă programul de lucru al serviciului Delegaţiei în invitaţia respectivă de participare la procedura de ofertare. Pentru a fi utile, astfel de informaţii ar fi trebuit să fie cât mai complete posibil şi să cuprindă nu doar menţionarea precisă a programului de lucru din zilele lucrătoare, ci să indice şi zilele în care serviciul este închis.

29. În temeiul celor menţionate anterior, Ombudsmanul a făcut următoarele constatări preliminare de administrare defectuoasă în ceea ce priveşte invitaţia de participare la procedura de ofertare care face obiectul diferendului.

• Prin legarea termenului limită de primirea, şi nu de expedierea ofertelor trimise prin intermediul serviciilor de curierat, Comisia a tratat în mod diferit ofertele depuse prin intermediul serviciului poştal oficial faţă de cele pentru care s-a folosit un serviciu de curierat. În conformitate cu Normele de aplicare, metodele respective ar trebui să constituie o variantă alternativă destinată ofertanţilor care decid să nu îşi depună ofertele personal. Procedând astfel, Comisia nu a garantat ofertanţilor aceleaşi şanse de depunere efectivă a ofertelor lor.
• De asemenea, prin faptul că nu a specificat modul în care ofertanţii ar trebui să probeze faptul că ofertele lor au fost depuse folosind serviciul oficial de poştă, Comisia a încălcat Normele de aplicare.
• Prin faptul că nu a oferit, în conţinutul invitaţiei de participare la procedura de ofertare, informaţii referitoare la programul de lucru al Delegaţiei, în timpul căruia era posibilă depunerea personală a ofertelor, Comisia a încălcat principiile bunei administrări.

30. Ombudsmanul a subliniat că, deşi serviciile poştale private şi oficiale sunt în ultimă instanţă responsabile de livrarea corespondenţei, în temeiul contractelor lor respective încheiate cu expeditorii, acest lucru nu aduce atingere obligaţiei Comisiei de a stabili modalităţile de depunere a ofertelor, în conformitate cu dispoziţiile prevăzute în Normele de aplicare şi cu principiile bunei administrări.

31. Ombudsmanul a propus o soluţie amiabilă, în conformitate cu articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European[3].

32. În acest sens, Ombudsmanul a luat act de faptul că solicitarea iniţială a reclamantului era ca oferta sa să fie acceptată de către Comisie, ca fiind depusă în termenul limită. Totuşi, această solicitare a devenit caducă între timp, deoarece contractul respectiv de achiziţii publice a fost atribuit unei alte firme.

33. Cu toate acestea, reclamantul a suportat costuri aferente pregătirii ofertei şi a prezentat probe în acest sens. Ombudsmanul a făcut trimitere, în această privinţă, la jurisprudenţa instanţelor comunitare, în care se afirmă:

„orice ofertant care participă la o procedură de ofertare trebuie, ca regulă generală, să accepte riscul de a fi răspunzător pentru costurile aferente depunerii ofertei sale, în cazul în care contractul este atribuit unuia dintre concurenţii săi. Cu toate acestea, un astfel de risc este acceptat în temeiul prezumţiei inerente oricărei invitaţii de participare la o procedură de ofertare, conform căreia, în vederea asigurării unui tratament egal pentru toţi ofertanţii, Comisia va acţiona în mod imparţial."[4]

34. Având în vedere jurisprudenţa menţionată anterior, precum şi constatările privind administrarea defectuoasă cuprinse la punctul 29 de mai sus, Ombudsmanul a considerat că Comisia ar putea despăgubi reclamantul pentru pierderile suferite, acestea fiind legate de costurile participării la procedura de ofertare. Potrivit reclamantului, aceste pierderi au fost în valoare de EUR 12 690.

Argumentele prezentate Ombudsmanului după propunerea de soluţie amiabilă

35. Comisia a respins propunerea Ombudsmanului de soluţie amiabilă. În răspunsul acesteia, instituţia a afirmat că, potrivit articolului 237 din Normele de aplicare, articolul 143 şi articolul 130 alineatul (2) din Normele menţionate mai sus nu se aplică acţiunilor externe finanţate din bugetul comunitar şi, prin urmare, nici procedurii în cauză privind achiziţiile. În opinia Comisiei, articolul aplicabil acestui tip de procedură este articolul 251 din Normele de aplicare, care stabileşte faptul că „ofertele trebuie să ajungă la autoritatea contractantă la adresa şi până la data şi ora prezentate în invitaţia la licitaţie." Această dispoziţie nu face nicio distincţie între ofertele depuse prin poştă şi cele depuse prin predare sau prin curier. Singurul termen limită luat în considerare este termenul limită pentru primirea ofertelor, indiferent de data expedierii şi de modalitatea de depunere.

36. Instrucţiunile către ofertanţi, care au fost anexate dosarului ofertei şi utilizate pentru procedura de achiziţii aflată în discuţie, conţineau dispoziţii similare. Acestea prevedeau, de asemenea, un termen limită pentru primirea ofertelor, şi anume cel puţin 50 de zile de la expedierea invitaţiei către ofertant. Comisia a considerat că un astfel de termen limită este suficient de lung pentru a permite ofertanţilor pregătirea şi depunerea ofertelor. În acest sens, Comisia a afirmat că, din cele patru oferte ale companiilor invitate la procedura de ofertare, trei au ajuns la timp, oferta reclamantului fiind singura care a ajuns cu întârziere.

37. Comisia a subliniat că singura dovadă a încercării nereuşite a companiei de expediţie de livrare a coletului înainte de termenul limită a fost declaraţia unilaterală a chiar acestei companii de expediţie. Comisia a accentuat faptul că respectiva companie nu a lăsat la sediul Delegaţiei niciun fel de aviz privind livrarea nereuşită. Acest lucru era, totuşi, prevăzut în secţiunea Termenii şi condiţiile transportului din statutul companiei.

38. Comisia a mai reamintit faptul că, potrivit instrucţiunilor către ofertanţi, livrarea prin curier nu poate fi dovedită decât printr-o confirmare de primire datată şi semnată de către autoritatea contractantă. În cazul în care ofertantul nu primeşte confirmarea în timp util, acestuia îi revine responsabilitatea de a lua măsurile necesare pentru a asigura livrarea la timp. Prin urmare, în cazul de faţă, reclamantul ar fi trebuit să acţioneze cu precauţie şi să menţină contactul cu compania de expediţie, insistând ca livrarea să aibă loc înainte de termenul limită.

39. În plus, informaţiile privind programul de lucru al Delegaţiei sunt afişate la intrare, precum şi pe pagina de internet a Delegaţiei. Compania de expediţie cunoştea bine programul de lucru, dat fiind faptul că livrează şi colectează zilnic colete către/de la Delegaţie. Comisia a considerat că oferta reclamantului de participare la procedura de ofertare nu a fost primită la timp datorită neglijenţei manifestate atât de către reclamant, cât şi de către compania de expediţie.

40. Comisia a concluzionat că invitaţia de participare la procedura de ofertare respecta cerinţele din Normele de aplicare şi principiile de bună administrare, fără a crea o discriminare între ofertanţi în ceea ce priveşte depunerea ofertelor lor. Prin urmare, autorul plângerii trebuie să suporte cheltuielile legate de depunerea ofertei.

41. În observaţiile sale, reclamantul a subliniat că, în cadrul tuturor procedurilor de achiziţii publice organizate de Comisie la care a participat anterior, programul de lucru al autorităţii contractante era menţionat în instrucţiunile pentru ofertanţi şi în invitaţia de participare la procedura de ofertare. În plus, în documentele privind procedura de ofertare în cauză, nu se preciza că ofertanţii ar trebui să consulte pagina de internet a Delegaţiei sau să verifice personal programul de lucru afişat la intrarea instituţiei. Reclamantul a susţinut neîndeplinirea de către Comisie a obligaţiei de a acţiona cu diligenţă pentru organizarea achiziţiei publice şi de a furniza ofertanţilor toate informaţiile necesare. Acesta consideră că nu a fost asigurat un tratament egal de către Comisie tuturor ofertanţilor.

Analiza Ombudsmanului după propunerea de soluţie amiabilă

42. În primul rând, Ombudsmanul consideră că este util să fie clarificate constatările preliminare ale anchetei privind administrarea defectuoasă pe care se întemeia propunerea sa de soluţie amiabilă. Preocupările sale priveau, în special, calitatea informaţiei furnizate în invitaţia de participare la procedura de ofertare.

43. Respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare menţiona doar că ofertele puteau fi depuse într-un anumit termen la Delegaţia Comisiei din Republica Moldova „fie prin livrare înregistrată (serviciu poştal oficial) fie prin predare (inclusiv prin servicii de curierat) directă autorităţii contractante în schimbul unei confirmări de primire semnate şi datate." (subliniere adăugată)

44. Ombudsmanul a considerat mai întâi că informaţiile respective nu erau suficient de precise şi de exhaustive pentru ofertanţii care au ales să îşi depună ofertele printr-un serviciu de curierat („servicii poştale private") sau prin predare la sediul instituţiei.

45. Ofertanţii respectivi trebuiau să se asigure că pachetele lor ajungeau la sediul Delegaţiei într-un moment în care unul dintre funcţionari era prezent pentru a le putea elibera acestora o confirmare de primire datată şi semnată. În aceste condiţii, ar fi putut fi/ar fi fost util pentru ofertanţi ca în invitaţie să fie incluse informaţii cu privire la programul de lucru al Delegaţiei.

47. În plus, este necesar să fie reamintit că ofertele din cadrul acţiunilor externe ale Comisiei sunt deseori depuse în ţări unde, în cadrul reprezentanţelor diplomatice, este necesară prezenţa permanentă a membrilor personalului. Prin urmare, este posibil ca personalul Delegaţiilor să primească pachete şi în afara programului de lucru. În cazul în care Comisia ar fi dorit să limiteze intervalul de timp destinat primirii ofertelor doar la timpul programului de lucru al Delegaţiei, ar fi fost util să includă această informaţie în invitaţia de participare la procedura de ofertare.

48. În ceea ce priveşte diversele dispoziţii din invitaţia de participare la procedura de ofertare legate de depunerea ofertelor prin servicii poştale oficiale sau printr‑un serviciu de curierat, Ombudsmanul reiterează faptul că articolul 143 din Normele de aplicare sugerează că ar trebui acordat acelaşi tratament ofertelor depuse prin servicii poştale oficiale şi celor depuse prin intermediul serviciilor de curierat („servicii poştale private"). Articolul 143 face o distincţie între tratamentul menţionat anterior şi tratamentul ofertelor depuse prin predare la sediul instituţiei (de către ofertant sau de către un agent).

49. Totuşi, respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare cuprindea, pe de o parte, dispoziţia „fie prin livrare înregistrată (serviciu poştal oficial)" şi, pe de altă parte, dispoziţia privind o „confirmare de primire semnată şi datată", necesară în cazul efectuării livrării prin servicii poştale private. Astfel, invitaţia de participare dădea impresia că livrarea prin servicii poştale oficiale nu era condiţionată de prezenţa unui membru din personalul Delegaţiei, în timp ce livrarea prin servicii poştale private necesita o astfel de prezenţă. Cu alte cuvinte, ofertanţii care au decis să îşi trimită ofertele la sfârşitul termenului limită, optând pentru serviciile poştale oficiale, aveau şanse mai mari de a-şi trimite cu succes ofertele, decât cei care au decis, de asemenea, să îşi trimită ofertele la sfârşitul termenului limită, dar au optat pentru utilizarea serviciilor poştale private.

50. Pentru a evita impresia menţionată anterior, ar fi fost, prin urmare, rezonabil să fie inclusă în invitaţia de participare la procedura de ofertare o descriere clară şi precisă referitoare la tipul de documente, cum ar fi o chitanţă de depunere, care ar putea constitui probe de livrare la sediul Delegaţiei, în cazul utilizării serviciilor poştale private şi oficiale.

51. În plus, Ombudsmanul reiterează faptul că ofertanţii care au ales să îşi prezinte ofertele prin servicii poştale private sau oficiale au, în fapt, un control foarte limitat cu privire la momentul în care ofertele lor sunt livrate, în comparaţie cu cele livrate prin predare la sediu. Atunci când ofertele sunt depuse prin servicii poştale private sau oficiale, probele privind momentul exact în care a intervenit livrarea nu pot fi furnizate ofertanţilor decât ulterior. În cazul în care ofertele sunt trimise la o destinaţie în afara UE, intervalul de timp necesar pentru ca ofertanţii să primească o astfel de probă va fi, în mod inevitabil, mai lung. Prin urmare, Ombudsmanul nu înţelege afirmaţia prezentată de Comisie, cuprinsă în răspunsul la propunerea Ombudsmanului de soluţie amiabilă, care arată că, în cazul în care un ofertant care a folosit un serviciu de curierat nu primeşte în timp util o confirmare de primire semnată şi datată, ofertantul ar trebui să ia măsurile necesare pentru a asigura livrarea în timp util. În acest sens, Ombudsmanul reaminteşte că, deşi este recomandabil ca ofertanţii să nu aştepte ultimul moment al termenului limită prevăzut pentru depunerea ofertelor, în conformitate cu respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare, ofertele puteau fi primite de Delegaţie chiar până în ultimul moment al ultimei zile din termenul limită prevăzut.

52. În lumina celor de mai sus, Ombudsmanul a considerat că, la prima examinare, respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare nu a respectat principiile de bună administrare. Ombudsmanul a aşteptat o explicaţie adecvată din partea Comisiei în acest sens.

53. În răspunsul său la propunerea de soluţie amiabilă, Comisia a părut să considere că absenţa unor informaţii mai complete şi mai precise din invitaţia de participare la procedura de ofertare era justificată de doi factori. Aceşti factori sunt: (i) faptul că articolul 237[5] din Normele de aplicare derogă de la articolul143 (ii) faptul că articolul 251 din Normele de aplicare, aplicabil în mod specific procedurilor de ofertare acoperite de acţiunile externe ale Comisiei, nu specifică modalităţile de depunere a ofertelor. Acesta prevede doar că „ofertele trebuie să ajungă la autoritatea contractantă la adresa şi până la data şi ora prezentate în invitaţia la licitaţie."

54. Ombudsmanul îi mulţumeşte Comisiei pentru explicaţie şi este de acord cu faptul că, în respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare, desemnarea momentului în care Delegaţia a primit în mod efectiv oferta ca termen limită oficial pentru procedura de ofertare nu este neconcordantă cu Normele de aplicare.

55. Totuşi, în opinia Ombudsmanului, acest lucru nu schimbă faptul că respectiva invitaţie de participare la procedura de ofertare ar fi trebuit să fie mai precisă şi ar fi trebuit să indice: (i) programul de lucru al Delegaţiei şi (ii) faptul că depunerea ofertelor prin servicii poştale private şi oficiale putea fi atestată prin acelaşi tip de probe, cum ar fi data menţionată pe chitanţa de depunere.

56. Ombudsmanul consideră în mod constant că noţiunea „administrare defectuoasă" constituie un concept mai vast decât cel de ilegalitate. Prin urmare, faptul că o decizie a fost adoptată fără a fi încălcată legea nu înseamnă neapărat că a fost adoptată conform principiilor de bună administrare. Mai mult, în cazul de faţă, din cauza modalităţilor de depunere a ofertelor prevăzute la articolul 251, incluse în partea intitulată „Dispoziţii speciale", care tace în această privinţă, ar fi fost rezonabil ca la stabilirea unor astfel de modalităţi de depunere Comisia să se bazeze pe articolul 143, inclus în partea intitulată „Dispoziţii comune" din Normele de aplicare. Altfel spus, chiar dacă dispoziţiile speciale derogă de la aplicarea normelor generale, primele pot fi interpretate în lumina dispoziţiilor comune, în cazul în care normele speciale sunt prea generale sau insuficient de precise.

57. În lumina celor de mai sus, Ombudsmanul consideră că prin faptul că nu a indicat, în cadrul invitaţiei de participare la procedura de ofertare, (a) programul de lucru al Delegaţiei (b) faptul că livrarea ofertelor prin servicii poştale private şi oficiale putea fi atestată prin acelaşi tip de probă, cum ar fi, de exemplu, data chitanţei de depunere, Comisia nu a furnizat ofertanţilor informaţii care să fie cât mai complete posibil. Acesta reprezintă un caz de administrare defectuoasă. În consecinţă, Ombudsmanul face comentariul critic de mai jos.

58. În ceea ce priveşte propunerea sa, prezentată în contextul soluţiei amiabile, şi anume plata de către Comisie a cheltuielilor suportate de reclamant pentru a participa la procedura de ofertare, Ombudsmanul ia act de declaraţia Comisiei inclusă în răspunsul său, conform căreia Termenii şi condiţiile transportului ale serviciului privat de curierat contractat de reclamant prevedeau obligaţia acestui serviciu de a lăsa la locul de destinaţie al coletului un aviz care să ateste imposibilitatea predării, cum ar fi o chitanţă de depunere. În cazul de faţă, serviciul privat de curierat nu a făcut acest lucru.

59. Ombudsmanul înţelege, de asemenea, că, în temeiul răspunsului Comisiei, dacă ar fi fost cazul, Comisia ar fi considerat livrarea prin servicii poştale private ca fiind reuşită, chiar şi în cazul în care o confirmare de primire semnată şi datată nu ar fi fost eliberată curierului privat.

60. Având în vedere explicaţia de mai sus a Comisiei, Ombudsmanul este de acord cu faptul că reclamantului nu trebuie să i se efectueze nicio plată, deoarece, în condiţiile în care curierul privat ar fi acţionat în alt fel, Comisia ar fi aplicat, în acest caz, acelaşi tratament livrării de oferte prin servicii poştale private şi oficiale şi ar fi acceptat oferta reclamantului.

B. Concluzii

Pe baza anchetei sale in acest caz, Ombudsmanul formulează următoarea remarcă critică:

Prin faptul că nu a indicat, în invitaţia la procedura de ofertare, (a) programul de lucru al Delegaţiei şi (b) faptul că livrarea ofertelor prin intermediul serviciilor poştale private şi oficiale poate fi demonstrată prin acelaşi tip de probă, cum ar fi, spre exemplu, data unei chitanţe de depunere, Comisia nu a furnizat ofertanţilor informaţii cât mai complete posibil. Acesta a reprezentat un caz de administrare defectuoasă.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Făcut la Strasbourg în data de 4 decembrie 2009

---

[1] Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităţilor Europene, JO 2002 L 357, p. 1.

[2] Articolul 130 alineatul (2) litera (a) din Normele de aplicare are următorul cuprins: „Invitaţia la licitaţie îndeplineşte cel puţin următoarele condiţii: (a) precizează normele care reglementează depunerea şi prezentarea ofertelor, inclusiv în special data şi ora limită de depunere, cerinţele privind utilizarea unui formular standard de ofertă, documentele care trebuie anexate, inclusiv cele justificative pentru capacitatea financiară, economică, tehnică şi profesională menţionate la articolul 135, şi adresa la care trebuie transmise;"

[3] Articolul 3 alineatul (5) din Statutul Ombudsmanului European prevede că: „în măsura posibilului, Ombudsmanul încearcă să găsească, împreună cu instituţia sau organul în cauză, o soluţie care să elimine cazurile de administrare defectuoasă şi să rezolve în mod satisfăcător plângerea."

[4] Cauza T-160/03, AFCon Management Consultants c. Comisie, hotărâre din 17 martie 2005, nepublicată încă în Culegere, punctul 120.

[5] Textul articolului 237 alineatul (1) este următorul: „Articolele 118-121, cu excepţia definiţiilor, articolul 122 alineatele (3) şi (4), articolele 123, 126-129,articolul 131 alineatele (3)-(6), articolul 139 alineatul (2), articolele 140-146, articolele 148, 151 şi 152 nu se aplică contractelor de achiziţii încheiate de sau pentru autorităţile contractante menţionate la articolul 167 alineatul (1) literele (a) şi (b) din regulamentul financiar.

Aplicarea dispoziţiilor privind achiziţiile din prezentul capitol este decisă de către Comisie."