Stan faktyczny

1. Skarzacy to profesor z Polski, kierownik Katedry Genetyki Uniwersytetu (zwanego dalej „Uniwersytetem”).

2. W dniu 25 czerwca 2004 r. Uniwersytet zawarl umowe[1] z Komisja (zwana dalej „umowa”), na podstawie której Komisja przyznala Uniwersytetowi grant Marie Curie („grant”) na realizacje projektu „Wykorzystanie genomiki do ulepszenia roslin uzytkowych” („projekt”). Skarzacy zostal wyznaczony z ramienia Uniwersytetu na koordynatora projektu.

3. Zgodnie z umowa maksymalny udzial UE w projekcie mógl wyniesc 336 677 EUR. Szczególowe warunki platnosci zostaly okreslone w umowie (zalacznik drugi do umowy „warunki ogólne”).

4. Zgodnie z umowa projekt powinien sie rozpoczac w dniu 1 czerwca 2004 r. i trwac do dnia 31 maja 2008 r. A zatem czas realizacji projektu mial wyniesc 48 miesiecy. Projekt zostal podzielony na 4 okresy sprawozdawczosci o nastepujacej dlugosci: P1, do dnia 30 maja 2005 r. (miesiace 1–12); P2, do dnia 30 maja 2006 r. (miesiace 13–24); P3, do dnia 30 maja 2007 r. (miesiace 25–36) i P4, do dnia 30 maja 2008 r. (miesiace 37–48).

5. Zgodnie z art. 4 i 5 umowy Uniwersytet mial przedlozyc Komisji sprawozdanie na temat kazdego okresu realizacji projektu w ciagu 45 dni od dnia zakonczenia kazdego kolejnego etapu projektu. Ponadto w art. 6.1.b umowy, w polaczeniu z art. II.7.2.b warunków ogólnych, przewidziano przedkladanie przez Uniwersytet dodatkowych raportów, gdyby potrzebowal dodatkowych zaliczek nieprzewidzianych na dzien zakonczenia takich okresów. Koordynator mial obowiazek przekazywania raportów przez Internet z wykorzystaniem narzedzia Komisji SESAM, a dodatkowo raporty mialy byc drukowane i wysylane tradycyjna poczta.

6. W dniu 4 sierpnia 2004 r. Komisja wyplacila Uniwersytetowi pierwsza transze prefinansowania na poczet projektu (95 079 EUR).

7. W dniu 15 lipca 2005 r. skarzacy przedlozyl Komisji pierwszy raport (raport P1), który zostal zatwierdzony przez Komisje w dniu 18 pazdziernika 2005 r. Poniewaz zadeklarowane koszty wyniosly mniej niz 70% wyplaconej pierwszej transzy grantu, zgodnie z art. 6.1.b.ii umowy Komisja nie dokonala platnosci w odniesieniu do okresu P1[2].

8. W dniu 15 listopada 2005 r. Komisja otrzymala dodatkowe raporty Uniwersytetu. W dniu 22 grudnia 2005 r. raporty zostaly zatwierdzone przez Komisje i druga transza prefinansowania w wysokosci 107 322,64 EUR zostala wyplacona, poniewaz w miedzyczasie Uniwersytet przekroczyl wspomniany wskaznik wykorzystania pierwszej transzy prefinansowania na poziomie 70%.

9. W dniu 15 lipca 2006 r. skarzacy przedlozyl raport dotyczacy drugiego okresu sprawozdawczosci (raport P2), który zostal zatwierdzony przez Komisje w dniu 10 pazdziernika 2006 r. Poniewaz zadeklarowane koszty wyniosly mniej niz 70% drugiej transzy, nie dokonano zadnej platnosci.

10. W dniu 12 i 15 lipca 2007 r. skarzacy przedlozyl raport dotyczacy trzeciego okresu sprawozdawczosci (raport P3).

11. W dniu 18 marca 2008 r. Komisja zazadala od skarzacego wprowadzenia poprawek do raportu P3.

12. W dniu 16 czerwca 2008 r. skarzacy przedlozyl uzupelniona wersje raportu P3. Komisja zatwierdzila raport P3 w dniu 17 czerwca 2008 r.

13. W miedzyczasie w dniu 31 maja 2008 r. projekt sie zakonczyl. Uniwersytet zlecil wiec przeprowadzenie audytu obejmujacego caly czas trwania projektu (od 1 czerwca 2004 r. do 31 maja 2008 r.)[3].

14. Audytor wydal wnioski koncowe w dniu 12 lipca 2008 r. ("swiadectwo audytu"). W swiadectwie audytor odniósl sie do dwóch transzy wyplaconych przez Komisje (pierwsza i druga czesc prefinansowania na kwote 202 897,46 EUR). Audytor poswiadczyl, ze Uniwersytet wydal 201 898 EUR na realizacje calego projektu, który wlasnie sie zakonczyl.

15. W dniu 15 lipca 2008 r. skarzacy zlozyl za posrednictwem portalu SESAM raport za okres 4 (raport P4), raport koncowy i wspomniane powyzej swiadectwo audytu. Tego samego dnia wyslal równiez wymienione raporty i swiadectwo audytu poczta. Raporty i swiadectwo audytu dotarly do Komisji w dniu 23 lipca 2008 r.

16. W dniu 5 wrzesnia 2008 r. Komisja zwrócila sie do skarzacego e-mailem o wprowadzenie poprawek do raportu P4 oraz do raportu koncowego. W e-mailu nawiazano równiez do swiadectwa audytu. Skarzacy przeslal poprawione raporty w dniu 15 wrzesnia 2008 r.

17. W dniu 1 grudnia 2008 r. Komisja wyplacila Uniwersytetowi kwote 66 940,14 EUR. Komisja uznala te platnosc za trzecia transze prefinansowania w ramach projektu w zwiazku z raportem P3.

18. W dniu 6 stycznia 2009 r. Komisja zatwierdzila raport P4 i raport koncowy.

19. Poniewaz kwota 66 940,14 EUR wplacona przez Komisje na rachunek Uniwersytetu w dniu 1 grudnia 2008 r. stanowila zdaniem Uniwersytetu ostatnia platnosc z grantu, w marcu 2009 r. Uniwersytet przeznaczyl te sume na badania wlasne, niezwiazane z projektem.

20. W dniu 18 czerwca 2009 r. Komisja zwrócila sie do audytora o udzielenie wyjasnien dotyczacych wynagrodzenia za przeprowadzenie audytu, które dostarczono w dniu 21 czerwca 2009 r.

21. W dniu 15 lipca 2009 r. Komisja poinformowala rektora Uniwersytetu o zamiarze wszczecia procedury odzyskania naleznosci w kwocie 66 940,14 EUR wyplaconej w dniu 1 grudnia 2008 r. Skarzacy otrzymal poczta kopie pisma Komisji[4]. Komisja wystapila do Uniwersytetu o zwrot wyzej wymienionej platnosci, „poniewaz uzasadniona i zatwierdzona kwota [wydana przez Uniwersytet na realizacje projektu] byla nizsza niz wyplacona suma prefinansowania”.

22. Skarzacy zakwestionowal te decyzje w imieniu Uniwersytetu w szeregu kolejnych pism skierowanych do Komisji (z dnia: 17 lipca, 30 lipca, 31 lipca, 11 sierpnia, 29 wrzesnia i 3 listopada 2009 r.).

23. Pierwsze pismo skarzacego nosi date 17 lipca 2009 r. W pismie skarzacy stwierdza, ze uznal trzecia transze prefinansowania wyplacona w grudniu 2008 r. za platnosc koncowa. Komisja udzielila odpowiedzi w dniu 28 lipca 2009 r. oraz w dniu 11 wrzesnia 2009 r. W swoich odpowiedziach Komisja zasadniczo oswiadczyla, ze przekonanie skarzacego o tym, ze platnosc z dnia 1 grudnia 2008 r. stanowila platnosc koncowa, bylo mylne, gdyz „okreslenie »prefinansowanie« nie oznacza finansowania udzielanego przed poniesieniem kosztów, lecz wyplate srodków dokonywana przed zatwierdzeniem przez Komisje poniesionych kosztów. Komisja Europejska zatwierdzila trzeci raport okresowy P3 w dniu 17 czerwca 2008 r. Trzecia transza prefinansowania w wysokosci 66 940,14 EUR wyplacona w dniu 1 grudnia 2008 r. zostala obliczona z uwzglednieniem danych zawartych w trzecim raporcie okresowym, a nie w raporcie koncowym, który [skarzacy] w miedzyczasie równiez przedlozyl (w dniu 23 czerwca 2008 r.). Raport koncowy zostal zatwierdzony dopiero w dniu 9 stycznia 2009 r.”[5]. Dalej Komisja argumentuje, ze z raportu koncowego wynika, iz koszty przedstawione przez Uniwersytet i potwierdzone przez audytora wyniosly 201 989,18 EUR, a zatem mniej niz suma srodków przekazanych przez Komisje. Komisja wyrazila zgode na pokrycie kosztów audytu (3606,56 EUR), jednak i tak wyplacila Uniwersytetowi kwote za wysoka o 64 332,82 EUR.

24. W dniu 11 sierpnia 2009 r. skarzacy skierowal pismo do komisarza Janeza Potocnika i do dyrektora generalnego DG ds. Badan Naukowych i Innowacji. Pismo zawieralo skarge na calosciowe zarzadzanie projektem od strony finansowej przez sluzby Komisji.

25. W pismie z dnia 11 wrzesnia 2009 r. Komisja wyrazila ubolewanie z powodu nieporozumienia, które zaszlo w kontaktach ze skarzacym, i przyznala, ze „w pewnym stopniu” spowodowane to bylo przez opóznienia ze strony Komisji w rozpatrywaniu raportu P3 i raportu koncowego pod wzgledem naukowym i administracyjnym. Komisja stwierdzila, ze pierwsze opóznienie nastapilo „w sierpniu 2007 r. po zlozeniu raportu P3 przez skarzacego”, a nastepnie w polowie marca 2008 r., kiedy Komisja pierwszy raz skontaktowala sie ze skarzacym w sprawie naniesienia poprawek.

26. Dalej Komisja w tym samym pismie wyjasnila, ze po otrzymaniu raportu P4 i raportu koncowego przez dzial operacyjny pod koniec lipca 2008 r., które nastepnie zostaly uzupelnione we wrzesniu 2008 r., urzednik ds. naukowych w tym dziale zlecil ocene zewnetrzna raportu koncowego (jest to normalna procedura w ramach systemu Marie Curie Host Fellowships). W ocenie zakonczonej pod koniec listopada 2008 r. stwierdzono, ze projekt miesci sie w przedziale „dobry” – „doskonaly”. W styczniu 2009 r. projekt przekazano z dzialu operacyjnego do dzialu administracji i finansów. Po przeprowadzeniu analizy raportu koncowego dzial administracji i finansów stwierdzil, ze koszty zadeklarowane przez Uniwersytet i zatwierdzone przez audytora wyniosly mniej niz srodki przekazane przez Komisje. Komisja oswiadczyla, ze „w kazdym razie, jezeli stwierdzili Panstwo, ze platnosc dokonana przez Komisje w dniu 26 listopada 2008 r., która wplynela na Panstwa rachunek na poczatku grudnia 2008 r., stanowila platnosc koncowa, a nie kwote prefinansowania za trzeci okres sprawozdawczosci, nalezalo skontaktowac sie z Komisja i zwrócic kwote przekraczajaca nalezna wysokosc, poniewaz platnosc dokonana przez Komisje nie moze w zadnym wypadku stanowic zysku dla strony umowy. Dopiero po dokonaniu koncowej platnosci Komisja zdala sobie sprawe, ze wystapila nadplata”.

27. Skarzacy ustosunkowal sie do przytoczonych powyzej stwierdzen Komisji w dniu 29 wrzesnia 2009 r. Stwierdzil on, ze w swoich odpowiedziach Komisja nie zajela stanowiska wobec stwierdzenia skarzacego, ze zgodnie z umowa trzecia transza prefinansowania nie mogla odnosic sie do raportu P3, poniewaz w okresie P3 projektu skarzacy nie wydal 70% otrzymanej sumy. Ponadto nie wystepowal on o udzielenie dodatkowego finansowania. Skarzacy zgodzil sie ze stwierdzeniem, ze granty UE nie moga byc wykorzystywane do osiagniecia zysku przez beneficjenta. Granty nie powinny jednak równiez powodowac strat. Poniewaz Komisja nie poinformowala skarzacego o tym, co oznaczala platnosc otrzymana w dniu 1 grudnia 2008 r., srodki te zostaly przeznaczone przez Uniwersytet na badania. Zwrot tych srodków oznaczalby likwidacje Katedry Genetyki Uniwersytetu Warminsko-Mazurskiego. Ponadto Komisja spowodowala nadwyrezyla reputacje skarzacego i jego katedry, gdyz poinformowala rektora Uniwersytetu, który z kolei przekazal te informacje dziekanowi katedry, o wystapieniu „nieprawidlowosci we wdrazaniu projektu”.

28. W odpowiedzi z dnia 23 pazdziernika 2009 r. Komisja stwierdzila, ze nie rozumie, w jaki sposób mogla spowodowac uzasadnione oczekiwania ze strony Uniwersytetu, ze jest on uprawniony do wydania 269 341,60 EUR, podczas gdy koszty wnioskowane przez Uniwersytet i zatwierdzone w drodze audytu wyniosly 202 897,46 EUR, a Komisja zatwierdzila kwote 205 504,74 EUR (opisane wyzej koszty projektu plus koszty audytu).

29. W kolejnym pismie z dnia 19 listopada 2009 r. wystosowanym przez Komisje w odpowiedzi na pismo skarzacego z dnia 3 listopada 2009 r. Komisja stwierdzila, ze nie bedzie prowadzic dalszej wymiany korespondencji ze skarzacym na temat grantu. Komisja oswiadczyla, ze do prawnego przedstawiciela Uniwersytetu przeslana zostanie nota debetowa z wnioskiem o zwrot nadplaconej kwoty w wysokosci 64 322,82 EUR. Skarzacy zwrócil sie wtedy do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.

Przedmiot dochodzenia

30. Rzecznik podjal decyzje o wszczeciu dochodzenia w oparciu o zarzuty i roszczenia, podane ponizej:

Zarzuty

1) Komisja popelnila szereg nieprawidlowosci administracyjnych w ramach procedur dotyczacych grantu.

2) Internetowy system sprawozdawczosci Komisji SESAM jest wadliwy.

Roszczenia

1) Komisja powinna przyznac sie do bledów i przeprosic za ich popelnienie.

2) Komisja powinna wyplacic skarzacemu rekompensate za szkody w wysokosci 100 000 EUR.

Dochodzenie

31. Skarga zlozona w dniu 12 marca 2010 r. zostala przekazana Komisji w dniu 6 maja 2010 r., która miala wydac opinie do dnia 31 sierpnia 2010 r. W dniu 25 pazdziernika 2010 r. Komisja przeslala opinie oraz tlumaczenie na jezyk polski, które zostaly przekazane skarzacemu wraz z prosba o przedstawienie uwag. Skarzacy przekazal swoje uwagi w dniu 14 stycznia 2011 r. W dniu 16 czerwca 2011 r. Rzecznik przedstawil Komisji projekt zalecenia. W dniu 27 wrzesnia 2011 r. Komisja udzielila odpowiedzi w sprawie tego projektu. Polskie tlumaczenie tej odpowiedzi zostalo przekazane skarzacemu, aby do 31 pazdziernika 2011 r. przedstawil on swoje uwagi. Skarzacy nie przedstawil uwag.

Analiza i wnioski Rzecznika

A. Zarzucane nieprawidlowosci administracyjne popelnione podczas obslugi grantu i powiazane roszczenia

Argumenty przedstawione Rzecznikowi

32. Skarzacy przedstawil szereg argumentów na poparcie postawionych zarzutów. Po pierwsze stwierdzil, ze Komisja dokonala wyplaty trzeciej transzy prefinansowania, mimo ze Uniwersytet: (i) nie spelnil zawartego w umowie wymogu dotyczacego wydania 70% srodków przekazanych wczesniej przez Komisje oraz (ii) nie przedstawil dodatkowego raportu obrazujacego takie koszty. Ponadto Komisja dokonala trzeciej platnosci po zakonczeniu projektu i po przedlozeniu raportu koncowego. Uniemozliwilo to Uniwersytetowi przeznaczenie tych srodków na realizacje projektu. W rezultacie Komisja wywolala u skarzacego mylne przekonanie, ze trzecia platnosc stanowila ostatnia transze. (Pierwszy argument)

33. Skarzacy stwierdzil równiez, ze Komisja nie zachowala terminów przewidzianych w umowie, dotyczacych oceny i zatwierdzenia trzeciego i czwartego raportu okresowego (raport P3 i raport P4) oraz raportu koncowego. (Drugi argument)

34. Ponadto Komisja nie poinformowala skarzacego w nalezyty i terminowy sposób o tym, ze zatwierdzila raport P3 i ze na podstawie tego raportu dokona wyplaty trzeciej transzy prefinansowania. Skarzacy uznal, ze Komisja interpretuje prefinansowanie w sposób wprowadzajacy w blad. Zdaniem skarzacego w sekcji II art. 1 pkt 16 oraz art. 21 warunków ogólnych prefinansowanie definiuje sie jako platnosc, która umozliwia kontynuacje projektu. (Trzeci argument)

35. Skarzacy utrzymuje równiez, ze Komisja nawiazala bezposrednie kontakty z audytorem i rektorem Uniwersytetu, podczas gdy zgodnie z art. 9 ust. 1 i 2 umowy powinna najpierw skontaktowac sie z koordynatorem projektu (skarzacy) w odniesieniu do wszystkich spraw zwiazanych z projektem. (Czwarty argument)

36. Poza tym Komisja nie ustosunkowala sie odpowiednio do pism skarzacego z dnia 11 sierpnia 2009 r. skierowanych do DG ds. Badan i Innowacji, do komisarza Janeza Potocnika, ani nie odpowiedziala na skarge wyslana na nastepujacy adres e-mail: sg-plaintes@ec.europa.eu. Skarzacy stwierdzil, ze Komisja nie poinformowala go o wynikach oceny raportu koncowego przeprowadzonej przez ekspertów zewnetrznych, w ramach której stwierdzono, ze projekt miesci sie w przedziale „dobry” – „doskonaly”. (Piaty argument)

37. Skarzacy wystapil o odszkodowanie i oficjalne przeprosiny. Na poparcie roszczenia o odszkodowanie finansowe, skarzacy stwierdzil, ze na skutek wyplaty trzeciej transzy prefinansowania zmuszony byl przez osiem miesiecy korespondowac z Komisja i analizowac jej przepisy finansowe, zamiast prowadzic w tym czasie prace badawcze i pisac teksty naukowe, za które móglby zarobic dodatkowe pieniadze lub starac sie o inne granty.

38. Dalej skarzacy stwierdzil na poparcie swojego roszczenia, ze gdyby byl swiadomy tego, ze mozliwe jest otrzymanie finansowania zwiazanego z raportem P3, jego Katedra moglaby wydac te pieniadze na projekt, przedstawic do rozliczenia zgodnie z umowa i w ten sposób uniknac obecnych trudnosci finansowych. Uniwersytet zamierzal przedlozyc dodatkowy raport po zakonczeniu okresu P3, aby pokazac, ze w miedzyczasie wydal 70% srodków UE, ale nie mógl tego zrobic z powodu opóznienia Komisji w ocenie i zatwierdzaniu raportu P3. W zwiazku z tym Uniwersytet musial ograniczyc wydatki zwiazane z projektem do kwot wyplaconych juz przez Komisje, poniewaz nie mógl sfinansowac projektu z wlasnych srodków.

39. Ponadto bezposrednie kontakty Komisji z rektorem Uniwersytetu narazily na szwank reputacje skarzacego jako koordynatora.

40. W swojej opinii Komisja najpierw stwierdzila, ze do trzeciej transzy prefinansowania dolaczono wiadomosc z systemu finansowego Komisji (ABAC), w której podano nazwe Uniwersytetu, nazwisko skarzacego, numer umowy, akronim projektu oraz informacje, ze platnosc dotyczy raportu P3. Komisja przyznala jednak, ze zgodnie z twierdzeniem skarzacego mógl on nie otrzymac tej wiadomosci: DG BUDG poinformowala DG RTD, ze w zaleznosci o zwyczajów banków w róznych panstwach czlonkowskich takie dolaczone informacje moga byc skracane przez bank. Komisja skorygowala juz stosowana procedure i wlasciwe sluzby obecnie dolaczaja rutynowo do kazdej transzy prefinansowania wiadomosc e-mail do koordynatora. Komisja stwierdzila jednak w zwiazku z tym, ze skarzacy byl w ciaglym kontakcie z urzednikami Komisji odpowiedzialnymi za projekt i finansowanie i „mógl w kazdej chwili zapytac o postepy w tej sprawie”.

41. Co do oceny raportu koncowego Komisja stwierdzila, ze zlecanie oceny zewnetrznej stanowi standardowa procedure stosowana wobec wszystkich projektów w ramach programu Marie Curie Host Fellowships w celu oceny postepów w badaniach podczas obowiazywania umowy. Ocena zewnetrzna projektu w przedziale „dobry” – „doskonaly” zostala zapisana w dokumentach wewnetrznych Komisji (sprawozdanie z oceny projektu i sprawozdanie z przegladu projektu). Informacja ta jest wykorzystywana do wewnetrznej oceny programu i dlatego nie jest ujawniana koordynatorowi, chyba ze wyraznie tego zazada.

42. Jezeli chodzi o róznice miedzy prefinansowaniem a platnoscia koncowa, to Komisja wyjasnila, ze termin „prefinansowanie” jest zdefiniowany w umowie, a mianowicie w sekcji II art. 1 pkt 16 warunków ogólnych. Definicja ta zostala bardziej szczególowo wyjasniona w przewodniku na temat kwestii finansowych dotyczacych szóstego programu ramowego (s. 81 i 82). "Celem takiego finansowania jest czesciowe finansowanie wyplacane z góry, aby umozliwic kontynuacje projektu, jednak na podstawie uzasadnienia kosztów poniesionych w poprzednim okresie, a nie tytulem kosztów, które zostana poniesione na dalszym etapie projektu”. Z drugiej jednak strony w art. 6 ust. 1 lit. d) umowy zawarto definicje terminu „platnosc koncowa”: „Platnosc dokonana na koniec okresu sprawozdawczosci, do której dolaczone jest swiadectwo audytu, jest uznawana za platnosc koncowa”. Platnosc koncowa stanowi zatem platnosc dokonywana tytulem faktycznie poniesionych kosztów. Do Komisji nalezy prefinansowanie i moze ono byc uznawane za platnosc koncowa jedynie wtedy, gdy deklarowane koszty zostaly wczesniej zatwierdzone przez Komisje. Prefinansowanie jest wykorzystywane przez kontrahenta, jednak „pozostaje wlasnoscia Komisji”. Prefinansowanie przechodzi na wlasnosc kontrahenta tylko w zakresie, w jakim pokrywa deklarowane koszty, w kwocie potwierdzonej przez audytora i zatwierdzonej przez Komisje.

43. W zwiazku z powyzszymi wyjasnieniami Komisja podkreslila, ze w maju 2007 r. zorganizowala szkolenie w Warszawie i w Krakowie, w którym skarzacy wzial udzial. Szkolenie obejmowalo kwestie finansowe, takie jak róznica miedzy prefinansowaniem a platnosciami dokonanymi po uzasadnieniu kosztów. Ponadto w ramach dzialan dotyczacych transferu wiedzy przewidziane sa specjalne fundusze umozliwiajace beneficjentom grantów skorzystanie z uslug specjalistów, którzy prowadza sprawy finansowe i je nadzoruja. Uniwersytet wykorzystal tylko 10% takich funduszy.

44. Komisja dalej dowodzi, ze to je kontrahenci/ beneficjenci ponosza odpowiedzialnosc za sprawdzenie, czy platnosc Komisji w ramach umowy jest nalezyta i czy nie przewyzsza poniesionych kosztów, a zatem to beneficjent powinien sie skontaktowac z Komisja i zwrócic nadwyzki uzyskanych srodków, gdyz "srodki UE nie moga w zadnym razie stanowic zródla zysku dla kontrahentów."

45. Komisja wyjasnila, ze chociaz Uniwersytet nie wydal 70% wczesniejszych srodków przekazanych przez Komisje w ramach prefinansowania, przekazanie trzeciej transzy srodków bylo uzasadnione. Wynikalo to ze zmian wprowadzonych w miedzyczasie do przepisów wykonawczych do rozporzadzenia finansowego (art. 180 ust. 1). W dniu 3 grudnia 2007 r. wszyscy koordynatorzy projektów w ramach 6PR Marie Curie (w tym skarzacy) zostali poinformowani o tej zmianie.

46. Komisja wyrazila ubolewanie z powodu opóznien administracyjnych w odniesieniu do trzeciej transzy prefinansowania i rozpatrywania raportów P3 i P4 oraz raportu koncowego, lecz opóznienia te byly bez watpienia spowodowane „nadmiernym obciazeniem administracyjnym zwiazanym z powolaniem Agencji Wykonawczej ds. Badan Naukowych”. Komisja przeprosila za te opóznienia w swojej opinii i przypomniala, ze juz wczesniej uczynila to w pismie z dnia 11 wrzesnia 2009 r. skierowanym do skarzacego i podpisanym przez dyrektora DG ds. Badan Naukowych i Innowacji.

47. Komisja podkreslila ponadto, ze kazda platnosc, która odpowiada róznym okresom sprawozdawczosci, jest rozpatrywana oddzielnie. Pomimo tego, ze Komisja otrzymala raport za okres P4 (raport P4), zanim dokonala platnosci naleznej w zwiazku z zatwierdzeniem raportu P3 za poprzedni okres P3, dokonala platnosci w zwiazku z raportem P3 „aby nie spowodowac szkody dla Uniwersytetu, gdyz zazwyczaj w takiej sytuacji bilans jest dodatni”. Dopiero po przeprowadzeniu analizy raportu P4 i raportu koncowego okazalo sie, ze ostateczna calkowita kwota nalezna ze strony Komisji, która powinna odpowiadac faktycznym kosztom zadeklarowanym przez Uniwersytet, potwierdzonym przez audytora i zatwierdzonym przez Komisje, jest mniejsza niz calkowita kwota prefinansowania, która Komisja juz przekazala Uniwersytetowi. Róznica wyniosla 63 836,86 EUR. Faktyczne koszty zadeklarowane za pierwszy okres wyniosly 47 110 EUR; za drugi okres: 51 967,27; za trzeci okres: 32 450,87; za czwarty okres: 73 976,60 EUR[6], lacznie: 205 504,74 EUR. Laczna kwota prefinansowania wyplacona przez Komisje wyniosla 269 341,60 EUR (na poczatku projektu 95 079 EUR; po przedlozeniu raportu uzupelniajacego raport P2 kwota w wysokosci 107 322,46 EUR, a wreszcie trzecie prefinansowanie w wysokosci 66 940,14 EUR). W rezultacie sporzadzono nakaz odzyskania srodków na kwote 63 836,86 EUR wraz z odsetkami w wysokosci 495,96 EUR.

48. Zgodnie z umowa Komisja zazwyczaj kierowala swoja korespondencje dotyczaca umowy do skarzacego. W dniu 15 lipca 2009 r. wyslala jednak pismo do bylego rektora Uniwersytetu (który byl prawnym przedstawicielem Uniwersytetu podczas podpisywania umowy) w celu poinformowania go, ze Komisja zamierza odzyskac nadplacone kwoty. Skarzacy otrzymal poczta kopie pisma Komisji. W dniu 28 lipca 2009 r. Komisja wyslala kolejne pismo do skarzacego oraz kopie pisma do nowego rektora Uniwersytetu. Komisja nigdy nie zakwestionowala reputacji skarzacego jako koordynatora.

49. Komisja oswiadczyla, ze udzielila odpowiedzi na wszystkie pisma i e-maile skarzacego i wraz z opinia dostarczyla kopie swoich odpowiedzi. Co sie tyczy skargi wyslanej przez skarzacego na adres e-mail sg-plaintes@ec.europa.eu, Komisja sprawdzila dane w rejestrze, ale takiej skargi nie odnotowano. Istotnie w kopii tej wiadomosci przeslanej wraz ze skarga do Rzecznika Praw Obywatelskich i przekazanej Komisji brak w odpowiednim polu daty i godziny wyslania.

50. Komisja w podsumowaniu powolala sie na sekcje II art. 3 warunków ogólnych, który brzmi: „koordynator b) zapewnia skuteczne wdrozenie projektu i dopilnowuje przyjecia wszelkich niezbednych i uzasadnionych srodków, które zapewnia realizacje projektu zgodnie z warunkami niniejszej umowy (...)”. Po podpisaniu umowy koordynator projektu jest odpowiedzialny za zarzadzanie srodkami i w zwiazku z tym ma obowiazek zapoznac sie z odpowiednimi przepisami finansowymi, które maja zastosowanie do danego projektu "przed rozpoczeciem projektu, a takze w trakcie jego trwania, aby uniknac problemów, gdy projekt dobiega konca." Koordynator ma obowiazek zapoznania sie z przepisami Komisji zwiazanymi z projektem, a Komisja ulatwia te zadania przez organizowanie szkolen i przeznaczanie specjalnych funduszy pozwalajacych na zatrudnienie profesjonalnego kierownika projektu. Problemy finansowe, o których skarzacy pisze w swojej skardze, wynikaja z tego, ze nie udalo mu sie pogodzic poniesionych kosztów z otrzymanymi srodkami. Zgodnie z umowa wszelkie nadwyzki srodków wyplaconych przez Komisje musza zostac zwrócone.

51. Dodatkowo w swojej opinii (wersja polska) Komisja stwierdzila, ze „nie uwaza, ze wyplata odszkodowania skarzacemu jest uzasadniona, gdyz od grudnia 2008 r. ma on do swojej dyspozycji kwote 63 836,86 EUR, która nalezy do Komisji”.

52. W swoich uwagach skarzacy utrzymal wszystkie swoje pierwotne argumenty i roszczenia. Odniósl sie do powyzszego stwierdzenia Komisji, które w polskiej wersji przeslanej do niego opinii brzmialo „od grudnia 2008 r. ma on do swojej dyspozycji kwote 63 836,86 EUR” (podkreslenie wlasne). Stwierdzil, ze Komisja skierowala przeciwko niemu powazne i nieuzasadnione oskarzenie, podczas gdy wiadomo, ze nie ma takiej mozliwosci prawnej, aby skarzacy korzystal z grantu przyznanego Uniwersytetowi. Ponadto skarzacy widzial odpowiednie dokumenty, z których wynikalo, ze juz w dniu 9 grudnia 2009 r. Uniwersytet zwrócil Komisji kwote 64 332,82 EUR w dwóch transzach (najpierw 55 307,33 EUR, a nastepnie 9025,49 EUR).

53. Co wiecej, skarzacy uznal za niesprawiedliwe, ze Komisja oskarza go o brak znajomosci odpowiednich przepisów finansowych i nieumiejetnosc pogodzenia poniesionych kosztów z otrzymanymi srodkami. Na poparcie swojego stwierdzenia przypomnial, ze audytor nie stwierdzil zadnych nieprawidlowosci. „Jego problemy” zaczely sie dopiero po tym, jak Komisja wyplacila nienalezna trzecia transze prefinansowania. Poza tym Komisja sama przyznala prowadzonemu przez niego projektowi ocene w przedziale „dobry” – „doskonaly”.

Ocena Rzecznika

Skarzacy przedstawil piec argumentów na poparcie pierwszego zarzutu:

W odniesieniu do czwartego argumentu skarzacego dotyczacego tego, ze Komisja naruszyla postanowienia umowy, poniewaz komunikowala sie nie z nim, lecz z innymi osobami:

54. W art. 9 ust. 1 umowy przewiduje sie, ze „w ramach komunikacji przewidzianej w umowie (...) cala korespondencja jest kierowana (...) na [adres skarzacego]”.

55. W pierwotnej skardze skarzacy stwierdzil, ze Komisja naruszyla to postanowienie, poniewaz przeslala: (i) w dniu 15 lipca 2009 r. pismo dotyczace nakazu odzyskania srodków do rektora Uniwersytetu oraz (ii) w dniu 18 czerwca 2009 r. wiadomosc e-mail do audytora z prosba o wyjasnienia w zwiazku ze swiadectwem audytu. Skarzacy dodal w swoich uwagach, ze w dniu 26 listopada 2009 r. Komisja wyslala note debetowa do rektora Uniwersytetu, a on sam nie otrzymal kopii noty.

56. Z jednej strony wydaje sie, ze art. 9 ust 1 umowy nie ma zastosowania do przytaczanej korespondencji, gdyz byla ona prowadzona po zakonczeniu projektu, którego dotyczy umowa. Z drugiej jednak strony art. 2 umowy stanowi, ze postanowienia sekcji II art. 7 warunków ogólnych maja równiez zastosowanie po zakonczeniu wdrozenia projektu. Na mocy sekcji II art. 7 warunków ogólnych na beneficjenta umowy naklada sie zobowiazanie do przedkladania Komisji raportów i wyników koncowych zgodnie z art. 9 ust. 1 umowy. Rzecznik Praw Obywatelskich uznal, ze nawet jezeli sekcja II art. 7 warunków ogólnych (a zatem art. 9 ust. 1 umowy) ma zastosowanie jedynie do beneficjentów, uczciwe ze strony Komisji byloby kierowanie swojej korespondencji na adres skarzacego, jak to przewiduje art. 9 ust. 1 umowy, równiez po zakonczeniu jej trwania. Ostatecznie sekcja II art. 7 warunków ogólnych nie podlegala indywidualnym negocjacjom i wydaje sie, ze jej zastosowanie jedynie do beneficjentów mogloby spowodowac znaczne zaburzenie równowagi zobowiazan stron wynikajacych z umowy[7].

57. Wobec powyzszego Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzil, ze Uniwersytet reprezentowany przez Rektora byl strona umowy z Komisja i dlatego skierowanie pisma o nakazie odzyskania srodków do Rektora uczelni bylo uzasadnione. Podobnie uzasadnione bylo zwrócenie sie bezposrednio do audytora o wyjasnienia dotyczace swiadectwa audytu dla audytowanego przez nia sama projektu. Zdaniem Rzecznika Komisja postapila nalezycie, gdyz wyslala kopie wymienionych powyzej pism do skarzacego.

58. Jednakze skarzacy zarzucal w swoich uwagach Komisji, ze postapila inaczej w przypadku pisma przeslanego do Rektora Uniwersytetu w dniu 26 listopada 2009 r. Rzecznik Praw Obywatelskich uznal, ze zwracanie sie do Komisji o dalsze komentarze w zwiazku z tym nowym zarzucanym faktem nie jest przydatne. Najwyrazniej Komisja skierowala pismo do Rektora po podjeciu decyzji o wystosowaniu nakazu odzyskania srodków, o czym skarzacy zostal powiadomiony w dniu 19 listopada 2009 r. Decyzja ta brzmi nastepujaco: „Uznaje, ze fakty zwiazane z ta sprawa sa obecnie dobrze znane, i w zwiazku z tym zaprzestaje dalszej korespondencji z Panem na ten temat. W celu odzyskania nadplaconej kwoty w wysokosci 64 322,82 EUR udzielilem instrukcji odpowiednim sluzbom, aby bezposrednio przeslaly stosowna note debetowa prawnemu przedstawicielowi Uniwersytetu (...)”.

59. W swietle konkluzji zawartych w pkt 56 i 57 Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzil, ze nie wysylajac skarzacemu kopii pisma z dnia 26 listopada 2009 r. skierowanego do Rektora, Komisja postapila niewlasciwie. Stanowilo to pierwszy przypadek niewlasciwego administrowania.

W odniesieniu do piatego argumentu skarzacego dotyczacego wymiany korespondencji z Komisja:

60. Rzecznik Praw Obywatelskich odnotowal, ze Komisja przedstawila wraz ze swoja opinia kopie odpowiedzi na pisma skarzacego: odpowiedz z dnia 28 lipca 2009 r. na pismo skarzacego z dnia 17 lipca 2009 r.; odpowiedz z dnia 23 pazdziernika 2009 r. na pismo skarzacego z dnia 29 wrzesnia 2009 r.; odpowiedz z dnia 19 listopada 2009 r. na pismo skarzacego z dnia 3 listopada 2009 r.; odpowiedz z dnia 11 wrzesnia 2009 r. na pisma skarzacego z dnia 11 sierpnia 2009 r. skierowane w tym samym dniu do komisarza Janeza Potocnika i do DG ds. Badan Naukowych i Innowacji[8]. Komisja wyjasnila równiez, dlaczego niemozliwe bylo odnalezienie wiadomosci rzekomo wyslanej przez skarzacego na adres e-mail Sekretariatu Generalnego Komisji (zob. pkt 49). To wyjasnienie jest rozsadne: w swoich uwagach skarzacy nie przedstawil przekonywujacych dowodów na potwierdzenie godziny i daty wyslania tego emaila. Ponadto, wyjasnienie Komisji dotyczace tego, czemu nie poinformowala skarzacego, ze eksperci zewnetrzni ocenili raport koncowy w przedziale „dobry” – „doskonaly” jest równiez rozsadne (zob. pkt 41).

61. W swoich uwagach skarzacy wyjasnil swój piaty argument, stwierdzajac, ze tresc odpowiedzi Komisji byla w jego odczuciu niesatysfakcjonujaca. Poniewaz przedmiot skargi obejmuje tresc tych pism, a ocena Rzecznika Praw Obywatelskich zwienczona projektem zalecenia obejmuje zasadnicze aspekty tych odpowiedzi, Rzecznik Praw Obywatelskich uznal, ze dalsze dociekania w zwiazku z powyzszym brzmieniem argumentu skarzacego nie sa potrzebne.

W odniesieniu do pierwszego, drugiego i trzeciego argumentu dotyczacych zarzucanych Komisji opóznien oraz trzeciej transzy prefinansowania:

62. Rzecznik Praw Obywatelskich wskazal, ze skarzacy zlozyl raport P3 w dniu 12 i 15 lipca 2007 r., a pierwsza reakcja Komisji (zalecenie wprowadzenia zmian) nastapila dopiero w dniu 18 marca 2008 r. Sekcja II art. 8 ust. 2 zalacznika II do umowy „Warunki ogólne”, który stanowi integralna czesc umowy, stanowi jednak, ze „Komisja zobowiazuje sie do przeprowadzenia oceny [okresowych] raportów dotyczacych realizacji projektu (...) w terminie 45 dni od otrzymania raportu”. Jest oczywistym, ze Komisja przekroczyla termin 45 dni potrzebujac 8 miesiecy na ocene raportu P3.

63. Ponadto to opóznienie w ocenie raportu P3 spowodowalo efekt domina. Po pierwsze skarzacy mógl wprowadzic wymagane zmiany i przedlozyc poprawiony raport P3 dopiero w dniu 16 czerwca 2008 r. Po drugie Komisja zatwierdzila raport P3 dopiero w dniu 17 lipca 2008 r., a zatem rok po pierwotnym zlozeniu i otrzymaniu raportu. Po trzecie Komisja dokonala platnosci trzeciej transzy prefinansowania w zwiazku z raportem P3 dopiero w dniu 1 grudnia 2008 r.[9], gdyz wyplata kwoty prefinansowania moze nastapic jedynie „po zatwierdzeniu odnosnych sprawozdan, o których mowa w sekcji II art. 7 zalacznika II („Warunki ogólne”) do umowy”[10].

64. Dodatkowo w dniu 15 wrzesnia 2008 r. Komisja otrzymala poprawiona wersje raportu P4 i raportu koncowego, lecz zatwierdzila je dopiero w dniu 6 stycznia 2009 r. Pokazuje to, ze Komisja ponownie nie dotrzymala 45-dniowego terminu przewidzianego w umowie na ocene raportu.

65. Komisja uzasadniala te opóznienia reorganizacja swoich struktur („nadmierne obciazenie administracyjne zwiazane z powolaniem Agencji Wykonawczej ds. Badan Naukowych”). Wzgledy administracyjne nie stanowia jednak wystarczajacego uzasadnienia dla osmiomiesiecznego opóznienia w rozpatrzeniu pierwszej wersji raportu P3 skarzacego. Rzecznik Praw Obywatelskich zauwazyl w tym kontekscie, ze skarzacy, naukowiec, sam zajmowal sie obsluga grantu w imieniu Uniwersytetu (poza dzialalnoscia naukowa), a jego partnerem byla Komisja z licznymi i wyspecjalizowanymi sluzbami. Komisja miala do swojej dyspozycji srodki i zasoby wystarczajace do przeprowadzenia reorganizacji wewnetrznej bez szkody dla interesów beneficjentów grantów, z którymi zawarto umowy.

66. W swietle powyzszych stwierdzen Rzecznik Praw Obywatelskich uznal, ze bardzo powazne i nieuzasadnione opóznienia Komisji, szczególnie opóznienie w rozpatrywaniu raportu P3, co z kolei spowodowalo opóznienie w wyplacie trzeciej transzy prefinansowania, stanowily naruszenie postanowien umownych[11].

67. Ponadto wszystko wskazuje na to, ze Komisja dokonala opóznionej wyplaty trzeciej transzy prefinansowania w sposób automatyczny po tym, jak z opóznieniem zatwierdzila raport P3, pomimo, iz wiedziala, ze Uniwersytet nie byl w stanie i nie powinien wydac tych srodków. Jezeli wezmiemy pod uwage jedynie sformulowanie postanowien sekcji II art. 1 pkt 16 umowy[12], prefinansowanie jest najwyrazniej udzielane w celu sfinansowania dalszego etapu projektu[13]. W dniu 1 grudnia 2008 r. dalszy etap nie byl mozliwy, poniewaz projekt, którego dotyczylo finansowanie, zakonczyl sie i Komisja doskonale zdawala sobie z tego sprawe.

68. Dostepne dane dowodowe[14] faktycznie pokazuja, ze przynajmniej na poczatku wrzesnia 2008 r., a zatem 3 miesiace przed dokonaniem trzeciej platnosci zwiazanej z raportem P3 za okres 3 Komisja znala tresc swiadectwa audytu z dnia 12 lipca 2008 r., które obejmowalo caly czas trwania projektu i koszty zadeklarowane we wszystkich raportach. Logiczne jest, ze raport P4 oraz raport koncowy przedlozony wraz ze swiadectwem audytu nie mogly zawierac i nie zawieraly zadnych danych innych niz dane zawarte w samym swiadectwie audytu[15]. Po tym jak Komisja zapoznala sie z trescia swiadectwa audytu, analiza raportu P4 oraz raportu koncowego nie byla potrzebna, aby stwierdzic, ze dokonana dnia 1 grudnia 2008 r. platnosc trzeciej transzy prefinansowania nie mogla byc zasadna (byla pozbawiona effet utile).

69. W swiadectwie audytu audytor potwierdzil, ze do dnia 31 maja 2008 r. Uniwersytet spozytkowal 201 898 EUR za wszystkie okresy trwania projektu oraz ze projekt zakonczyl sie w tym dniu. Ze swiadectwa audytu wynikalo jasno, ze wszystkie kwalifikowane koszty faktycznie poniesione przez Uniwersytet na rzecz projektu byly niemal równe kwotom wyplaconym przez Komisje (pierwsza transza prefinansowania w kwocie 95 079 EUR oraz druga transza prefinansowania w kwocie 101 311.46 EUR, lacznie 196 380 EUR). Uniwersytet nie wydal na projekt zadnych funduszy poza kwotami poswiadczonymi przez audytora w lipcu 2008 r. i nie wystapil do Komisji o zadne dodatkowe srodki[16]. W zwiazku z tym w grudniu 2008 r. Komisja nie miala zadnych powodów, aby przelewac „zaliczkowo” dalsze srodki unijne, aby "nie spowodowac szkody dla Uniwersytetu."

70. W swietle powyzszych stwierdzen Rzecznik Praw Obywatelskich doszedl do wniosku, ze opózniona wyplata trzeciej transzy prefinansowania w momencie, gdy nie mogla ona zostac juz przeznaczona na realizacje projektu stanowila drugi przypadek niewlasciwego administrowania Komisji.

Roszczenia skarzacego

71. Skarzacy zazadal odszkodowania finansowego w kwocie 100 000 EUR.

72. Z jednej strony skarzacy slusznie stwierdzil, ze poniewaz trzecia transza prefinansowania nie zostala wyplacona podczas trwania projektu, projekt zakonczyl sie w maju 2008 r. z wykorzystaniem srodków unijnych o 25% nizszych niz pierwotnie zakladano (laczna kwota przewidywanego finansowania Komisji miala wyniesc 336 677 EUR).

73. Nie mozna wykluczyc, ze gdyby trzecia transza prefinansowania nie byla opózniona, ale gdyby udostepniono ja w odpowiednim terminie, wyniki projektu moglyby byc jeszcze lepsze, z korzyscia zarówno dla Uniwersytetu i naukowców pracujacych nad projektem z ramienia Uniwersytetu (w tym skarzacy), a ostatecznie równiez z korzyscia dla nauki w Europie. Istotnie, gdyby Komisja nie spóznila sie z ocena raportu P3 i dotrzymala 45-dniowego terminu umownego po otrzymaniu do oceny pierwszej wersji raportu i nawet w razie koniecznosci wprowadzenia zmian taka wlasnie kwota – 66 940,14 EUR mogla normalnie zostac wyplacona w przewidzianym w umowie terminie 90 dni od dnia otrzymania poprawionego raportu[17], tj. na pewno nie pózniej niz do konca 2007 r. Rzecznik zauwazyl w zwiazku z tym, ze od dnia 16 lipca 2007 r. zasada, zgodnie z która nalezalo wydac 70% wczesniej uzyskanych srodków, aby otrzymac kolejne („zasada 70%”) przestala obowiazywac[18]. W zwiazku z tym, gdyby trzecia transza prefinansowania zostala udostepniona do konca 2007 r. Uniwersytet móglby w dalszym ciagu przeznaczyc te srodki na realizacje projektu. Te kolejne wydatki moglyby potem zostac uwzglednione w swiadectwie audytu sporzadzonym pod koniec projektu (maj 2008). Jezeli Uniwersytet nie móglby wykorzystac tej sumy lub gdyby jej nie potrzebowal, taka suma zostalaby wykazana w swiadectwie audytu jako nadwyzka dla Komisji.

74. Z drugiej jednak strony z materialów dowodowych dostepnych w aktach wynika, ze po przedlozeniu raportu P3 i do konca projektu (maj 2008) Uniwersytet nie wystapil do Komisji o dodatkowe srodki na realizacje projektu (poczynajac od grudnia 2007 r. skarzacy mial prawdopodobnie swiadomosc, ze „zasada 70%” przestala obowiazywac[19]). Skarzacy sam stwierdzil w swoich uwagach, ze nie wystepowal z takim wnioskiem. Uniwersytet mógl w dalszym ciagu przedlozyc dodatkowe raporty i mógl równiez wystapic o przesuniecie ostatecznego terminu zakonczenia wdrazania projektu, gdyby uznal, ze dodatkowe srodki unijne moglyby pomóc w osiagnieciu lepszych wyników. Do umowy mozna bylo wówczas wprowadzic odpowiednia poprawke[20]. Zamiast tego Uniwersytet zakonczyl projekt przy skromnym udziale srodków unijnych i zorganizowal inne zródlo finansowania[21] w taki sposób, ze projekt uzyskal ocene w przedziale „dobry” – „doskonaly”. W zwiazku z tym Uniwersytet zasluguje na pochwale, ale nie na odszkodowanie.

75. W podsumowaniu Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzil, iz skarzacy nie udowodnil, aby Uniwersytet poniósl straty ze wzgledu na fakt, ze finansowanie unijne bylo ograniczone do 201.898,18 EUR.

76. Ponadto skarzacy argumentowal, ze gdyby trzecia transza prefinansowania nie zostala wyplacona dnia 1 grudnia 2008 r. jego spór z Komisja nie mialby miejsca. Podsumowujac uznal, ze z powodu nieuzasadnionej platnosci Komisji nalezalo mu sie odszkodowanie za czas i wysilek zainwestowane przez niego w spór.

77. Rzecznik Praw Obywatelskich zauwazyl jednak, ze przyczyna tego sporu byla nie tylko opózniona i bezuzyteczna platnosc, ale równiez fakt, ze kwota ta zostala wykorzystana przez Uniwersytet. Rzecznik przyznaje, ze jest mozliwe, iz skarzacy nie zostal nalezycie poinformowany przez Komisje o charakterze wyplaconej kwoty 66 940,14 EUR[22]. Jednak Rzecznik stwierdza, ze uzasadnione byloby skierowanie do Komisji odpowiedniego pytania dotyczacego powodów dokonania takiej platnosci zanim pieniadze te zostaly wykorzystane przez Uniwersytet (wedlug skarzacego Uniwersytet zaczal wydawac te kwote w marcu 2009 r. i splacil ja 9 grudnia 2009 r.[23]) Skarzacy i Komisja sa przeciez zgodni, ze granty powinny byc przeznaczane jedynie na finansowanie projektów, a nie na osiaganie zysku przez beneficjenta. W tym kontekscie nalezy zaznaczyc, ze Uniwersytet zakonczyl projekt realizowany ze srodków wyplaconych przez Komisje przed dniem 1 grudnia 2008 r.

78. Poniewaz takie pytanie nigdy nie padlo Rzecznik Praw Obywatelskich nie byl w stanie poprzec roszczen skarzacego o odszkodowanie w zwiazku z domniemanymi stratami, które wynikly ze sporu z Komisja (osiem miesiecy korespondowania z ta instytucja i analizowania przepisów finansowych Komisji, zamiast prowadzenia w tym czasie prac badawczych i pisania tekstów naukowych, za które mozna byloby zarobic dodatkowe pieniadze lub starania sie o inne granty).

79. Jednakze, Komisja byla winna szczere przeprosiny skarzacemu i Uniwersytetowi w zwiazku ze stwierdzonymi przez Rzecznika Praw Obywatelskich dwoma przypadkami niewlasciwego administrowania (pkt 59 i 70).

80. Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzil w tym kontekscie, ze w swojej opinii Komisja przeprosila za opóznienia w zajeciu sie raportami, jednak w swoich uwagach skarzacy nie przyjal tych przeprosin. Rzecznik Praw Obywatelskich rozumie punkt widzenia skarzacego.

81. Po pierwsze w swojej opinii Komisja, poza umieszczeniem najwyrazniej niepoprawnych informacji jak odnotowano powyzej w punkcie 79, popelnila blad, który wywolal zrozumiale oburzenie skarzacego. W polskim tlumaczeniu opinii Komisji[24] stwierdzila ona , ze „od grudnia 2008 r. ma on do swojej dyspozycji kwote 63 836,86 EUR” (podkreslenie wlasne). Rzecznik pragnie zauwazyc, ze w wersji angielskiej zdanie to brzmialo: „the complainant has EUR 63 836, 86 in its possession since December 2008” (podkreslenie wlasne). Zaimek dzierzawczy „its” sugeruje, ze Komisja miala na mysli Uniwersytet. Jest jednak godne ubolewania, ze Komisji nie udalo sie odpowiednio sformulowac tak waznego stwierdzenia, a takze nie jest w stanie nalezycie sprawdzic poprawnosc swoich wlasnych tlumaczen.

82. Nalezy równiez stwierdzic, ze chociaz w swoich pismach/e-mailach skierowanych do skarzacego, do Rektora Uniwersytetu i do audytora, Komisja nie zawarla zadnych uwag, które mozna byloby obiektywnie odebrac jako podwazajace reputacje skarzacego, w opinii sporzadzonej w ramach niniejszego dochodzenia Komisja wydaje sie jednak to czynic. Rzecznik Praw Obywatelskich uznal komentarze Komisji na temat znajomosci skarzacego przepisów finansowych i jego zdolnosci do zarzadzania funduszami za calkowicie zbyteczne i bezcelowe.

83. W swietle powyzszego, zgodnie z art. 3 ust. 6 Statutu Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich[25], Rzecznik Praw Obywatelskich przedstawil Komisji projekt zalecenia, zauwazajac jednoczesnie, ze skarzacy nalegal, aby przeprosiny Komisji byly „oficjalne” i zawieraly wyrazne stwierdzenie, ze to Komisja, a nie skarzacy, ponosi cala odpowiedzialnosc za opóznienia. Zalecenie bylo nastepujace: "Komisja powinna skierowac pismo do Rektora Uniwersytetu, w którym ma przeprosic skarzacego i Uniwersytet za opóznienia, a w szczególnosci za wyplate spóznionej i niepotrzebnej trzeciej transzy prefinansowania. W pismie tym Komisja powinna równiez stwierdzic, ze zarzadzanie projektem przez skarzacego nie wywarlo zadnego wplywu na opóznienia Komisji. Wreszcie Komisja powinna wyrazic uznanie dla skarzacego i Uniwersytetu, za sfinalizowanie projektu z bardzo dobrym wynikiem przy wykorzystaniu mniejszych srodków unijnych niz srodki pierwotnie przewidziane."

Argumenty przedstawione Rzecznikowi Praw Obywatelskich po wydaniu przez niego projektu zalecenia

84. W swojej odpowiedzi w sprawie projektu zalecenia Komisja stwierdzila, ze „w szerokim zakresie” zgadza sie z ocena sprawy dokonana przez Rzecznika Praw Obywatelskich. Jesli chodzi o ostatnia czesc projektu zalecenia, Komisja zasugerowala okreslenie trzeciej platnosci w ramach finansowania zaliczkowego (prefinansowania) jako „opóznionej i nienaleznej”, a nie jako „opóznionej i niepotrzebnej”, jak to uczynil Rzecznik Praw Obywatelskich w swoim projekcie zalecenia. Ponadto Komisja zgodzila sie uznac w swoim pismie do rektora uniwersytetu, ze „realizacje projektu zakonczono z bardzo dobrym wynikiem”, lecz nie to, iz odbylo sie to "przy wykorzystaniu mniejszych srodków unijnych niz srodki pierwotnie przewidziane”. W tym wzgledzie Komisja stwierdzila, ze na etapie negocjacji w sprawie projektu istotne jest prawidlowe oszacowanie jego kosztów, zas przeszacowanie kosztów powoduje, ze platnosci zaliczkowe sa zbyt wysokie. Ponadto w takich przypadkach niewykorzystane srodki zostaja zablokowane na okres trwania umowy, a wiec nie moga byc wykorzystane na inne projekty. W tej konkretnej sprawie na okres czterech lat zablokowano 131 173 euro i kwota ta nie zostala wykorzystana.

85. Na podstawie projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich Komisja postanowila przeslac do Rektora Uniwersytetu pismo[26], które mozna strescic nastepujaco:

86. Po pierwsze, Komisja uznala swoje opóznienia dotyczace trzeciej platnosci zaliczkowej (prefinansowania), rozpatrzenia sprawozdan P3 i P4 oraz sprawozdania koncowego. Za swoje opóznienia Komisja zlozyla przeprosiny uniwersytetowi i skarzacemu.

87. Po drugie, Komisja potwierdzila, ze praca skarzacego w charakterze koordynatora projektu nie miala zadnego wplywu na wspomniane wyzej opóznienia Komisji.

88. Po trzecie, Komisja stwierdzila, ze „docenia fakt, iz skarzacemu i Uniwersytetowi udalo sie osiagnac bardzo dobre wyniki. Eksperci zewnetrzni ocenili wyniki projektu jako „dobre i bardzo dobre”. Wyniki te osiagnieto przy wykorzystaniu kwoty 205 504,74 euro, która zostala zaakceptowana przez Komisje. Nalezy jednak zauwazyc, ze kwota ta jest znacznie nizsza od poczatkowo wynegocjowanej wysokosci wkladu UE wynoszacego 336 677 euro i Komisja pragnie podkreslic istotne znaczenie prawidlowego oszacowania kosztów podczas ewentualnych negocjacji w przyszlosci”.

89. Na zakonczenie w swoim pismie Komisja wyrazila „glebokie ubolewanie z powodu zaistnialych niedogodnosci” i uprzejmie zwrócila sie do rektora, „aby zechcial przyjac jej przeprosiny”.

90. Skarzacy nie przekazal uwag w sprawie powyzszego stanowiska Komisji, które zajela ona w odpowiedzi na projekt zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich.

Ocena Rzecznika po wydaniu projektu zalecenia

91. Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje z zadowoleniem pozytywna reakcje Komisji na projekt zalecenia. Uwaza on, ze argumenty Komisji uzasadniajace odstapienie przez nia od projektu zalecenia i zastapienie slowa "niepotrzebne" slowem '"nienalezne" oraz nie zamieszczenie w liscie do Rektora zdania "przy wykorzystaniu mniejszych srodków unijnych niz srodki pierwotnie przewidziane" sa rozsadne.

92. Rzecznik Praw Obywatelskich docenia, ze Komisja przeslala do Rektora Uniwersytetu oficjalne pismo podpisane przez Dyrektora Generalnego Komisji DG ds. Badan Naukowych i Innowacji. Pismo zawieralo szczere przeprosiny za niewlasciwe administrowanie, jakiego dopuscila sie Komisja, zidentyfikowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich w projekcie zalecenia, oraz docenienie pozytywnej roli skarzacego w realizacji projektu.

93. W swietle powyzszego Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdza, ze Komisja zaakceptowala zasadnicza czesc jego projektu zalecenia.

B. Przypuszczalne defekty internetowego systemu sprawozdawczosci SESAM

Argumenty przedstawione Rzecznikowi

94. Skarzacy twierdzi, ze system SESAM nie pozwala urzednikowi odpowiedzialnemu za projekt na wprowadzanie jakichkolwiek zmian do otrzymywanych raportów. Uwaza on, ze wymieniony z nazwiska urzednik Komisji wbrew tej (dobrej) praktyce naniósl zmiane do „Raportu w sprawie podzialu srodków” poza systemem SESAM (w arkuszu kalkulacyjnym Excel), aby platnosc 66 940,14 EUR zakwalifikowac jako „trzecia transza prefinansowania” i nie zwrócil sie do skarzacego (jako koordynatora projektu) o wprowadzenie tej zmiany w systemie SESAM. Skarzacy stwierdzil równiez, ze na rok po przedlozeniu raportu P3 inny urzednik przeslal mu tabele, z których nalezalo skorzystac, a których nie bylo w systemie SESAM. Pokazuje to, ze w systemie SESAM nie bylo przyjetych standardów dzialania, ale ze funkcjonowanie systemu uzaleznione bylo od woli urzedników, którzy akurat zajmowali sie grantem (a takich urzedników bylo dziewieciu). Skarzacy wspomnial równiez o licznych problemach technicznych napotkanych podczas korzystania z systemu SESAM (haslo nie dzialalo przy wysylaniu raportu P1 i urzednik, który wtedy zajmowal sie systemem nie byl w stanie zresetowac systemu, wystapily te problemy zwiazane z wyslaniem raportu P3 w systemie SESAM).

95. W swojej opinii Komisja stwierdzila, ze zasady sprawozdawczosci, jak równiez internetowy system sprawozdawczosci powstaly na poczatku 6ego Programu ramowego oraz ze Komisja poinformowala wszystkich koordynatorów bezposrednio za posrednictwem e-maila lub podczas spotkan w jaki sposób powinni skladac sprawozdania dotyczace projektu. Zasady te zostaly równiez wyjasnione w wytycznych dotyczacych sprawozdawczosci dostepnych w Internecie (Komisja podala odpowiedni link). Komisja uwaza, ze system zostal ulepszony podczas trwania Programu ramowego, aby byl on bardziej przyjazny dla uzytkownika i w celu wyeliminowania jak najwiekszej liczby defektów.

96. Fakt, ze system SESAM uniemozliwia urzednikom odpowiedzialnym za dany projekt nanoszenie nawet drobnych zmian jest uzasadniony, poniewaz stanowi srodek bezpieczenstwa wobec beneficjentów. Wszystkie zmiany musza pochodzic od koordynatorów, aby uniemozliwic urzednikom Komisji wprowadzanie zmian z wlasnej inicjatywy oraz aby uniknac dyskusji na temat tego co mozna uznac za niewielka zmiane. Komisja uznaje te zasade za dobra praktyke.

97. Argument skarzacego dotyczacy oceny raportów przez samych urzedników odpowiedzialnych za projekt nie jest zasadny, poniewaz w systemie SESAM znajduja sie standardowe formularze oceny i urzednicy ci sa przeszkoleni do przeprowadzania oceny wyników i wdrazania projektów zgodnie z zatwierdzonymi wewnetrznymi zasadami i procedurami.

Ocena Rzecznika

98. Jesli chodzi o argument skarzacego, ze wymieniony urzednik wprowadzil odpowiednia zmiane poza systemem SESAM Rzecznik Praw Obywatelskich wyraza ubolewanie, ze Komisja nie ustosunkowala sie do tej sprawy ani w pismach skierowanych do skarzacego ani w swojej opinii. Biorac jednak pod uwage, ze to zdarzenie stanowi raczej element zachowania Komisji w ramach drugiego stwierdzonego przypadku niewlasciwego administrowania, Rzecznik uwaza, ze osobne rozpatrywanie tego argumentu nie jest potrzebne.

99. Co do pozostalych argumentów skarzacego Rzecznik Praw Obywatelskich nie uwaza, aby skarzacy wykazal powazna niesprawnosc systemu. Pragnie na przyklad zauwazyc, ze skarzacy poinformowal o problemie z wyslaniem raportu P3 dnia 10 lipca 2007 r., a pomyslne wyslanie raportu nastapilo dnia 12 lipca 2007 r.

100. Rzecznik stwierdza, ze dalsze dociekania wobec drugiego zarzutu nie sa uzasadnione.

C. Wnioski koncowe

Na podstawie przeprowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich dochodzenia w sprawie skargi uznaje on, ze w kwestii pierwszego zarzutu skarzacego Komisja zaakceptowala zasadnicza czesc projektu zalecenia Rzecznika Praw Obywatelskich i w ten sposób zaspokoila pierwsze roszczenie skarzacego. Z przyczyn podanych w akapitach 77 i 78 powyzej drugie roszczenie skarzacego nie moze zostac podtrzymane. W sprawie drugiego zarzutu skarzacego dalsze dochodzenie jest niezasadne.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Sporzadzono w Strasburgu, dnia 23 listopada 2011 roku

---

[1] MTKD--CT-2004-509834 transfer wiedzy.

[2] W art. 6 ust. 1 lit. b) ppkt (ii), ostatnim zdaniu umowy, przewiduje sie: W przypadku wykorzystania ponizej 70% wyplaconego prefinansowania na koniec okresu sprawozdawczosci i niezaleznie od zatwierdzenia przez Komisje odpowiednich raportów wyplata kolejnej transzy moze nastapic jedynie pod warunkiem: (i) dostarczenia swiadectwa audytu za ten okres sprawozdawczosci lub (ii) przedstawienia dodatkowego okresowego raportu dotyczacego zarzadzania, zgodnie z sekcja II art. 7 ust. 2 lit. b), który nalezy przedlozyc Komisji w przypadku osiagniecia okreslonego powyzej wskaznika wydatków.

[3] Na mocy sekcji II art. 7 ust. 3 i art. 22 ogólnych warunków umownych.

[4] W swojej opinii Komisja oswiadczyla, ze najpierw w dniu 9 czerwca 2009 r. poinformowala skarzacego o wystosowanym nakazie odzyskania srodków. W swoich uwagach skarzacy stwierdzil, ze nie otrzymal takich informacji. W aktach brak kopii takiego pisma.

[5] Cytat z pisma Komisji z dnia 28 lipca 2009 r.

[6] Rzecznik Praw Obywatelskich rozumie, ze kwoty te obejmuja koszty audytu. W raporcie koncowym Uniwersytetu zadeklarowano koszty w wysokosci 68 793,77 EUR.

[7] W tym kontekscie trzeba zauwazyc, ze art. 11 umowy brzmi: „Sad Pierwszej Instancji oraz Trybunal Sprawiedliwosci Wspólnot Europejskich, w zaleznosci od przypadku, maja wylaczna wlasciwosc do rozstrzygania wszelkich sporów miedzy Wspólnota a beneficjentem pod wzgledem waznosci, stosowania i interpretacji niniejszej umowy”.

[8] Tresc tych pism przedstawiono pokrótce w pkt 23, 25, 26, 28 i 29.

[9] Nalezy zauwazyc, ze na mocy art. 6 ust 1 lit. e) umowy Komisja miala dokonac platnosci trzeciej transzy prefinansowania w ciagu 90 dni po zatwierdzeniu raportu P3 ze zmianami. Art. 6 ust. 1 lit. e) umowy brzmi: „Jesli uwzglednienie uwag lub wprowadzenie zmian lub zasadniczych poprawek do raportów z realizacji projektu lub sprawozdania finansowego nie sa konieczne badz tez jesli Komisja zatwierdzi raporty w terminie dluzszym niz 45 dni od ich otrzymania, Komisja dokonuje nalezytych platnosci w ciagu 90 dni od otrzymania raportów z realizacji projektu i powiazanych sprawozdan finansowych. Jesli Komisja zglosi w tym okresie zasadnicze uwagi, koniecznosc wprowadzenia zasadniczych zmian lub uwzglednienia dalszych informacji lub dostosowan, okres ten zostaje zawieszony po powiadomieniu przez Komisje. Naliczanie pozostalego dziewiecdziesieciodniowego terminu platnosci zostaje wznowione po przedlozeniu wymaganych informacji przez beneficjenta”.

[10] Jest to cytat z przewodnika na temat kwestii finansowych dotyczacych szóstego programu ramowego (strona 82). Przewodnik mozna znalezc na stronie internetowejhttp://ec.europa.eu/research/fp6/model-contract/pdf/fp6-guide-financial-issues-feb05_en.pdf

[11] Zob. przypis 8.

[12] Sekcja II art. 1 pkt 16 ogólnych warunków umownych brzmi nastepujaco: „Prefinansowanie oznacza dowolna czesc srodków finansowych Wspólnoty wyplacana z wyprzedzeniem w zamian za przedstawienie dowodów na wykonanie pracy w okreslonym okresie trwania projektu albo w celu dostarczenia srodków zaliczkowych umozliwiajacych realizacje projektu na poczatku lub jego kontynuacje na dalszych etapach”.

[13] Zob. przypis 8.

[14] W dniu 5 wrzesnia Komisja skierowala do skarzacego wiadomosc e-mail (zalaczona do skargi jako zalacznik 8), w której urzednik Komisji odpowiedzialny za sprawy finansowe zwrócil sie do skarzacego o udzielenie dodatkowych informacji dotyczacych swiadectwa audytu: „I. Swiadectwo audytu Zgodnie z typem umowy (...) wykorzystane odniesienie do dwóch artykulów [ogólnych warunków umownych] jest niepoprawne (...) prosimy o przekazanie podpisanego oswiadczenia audytora „D.P.” potwierdzajacego zgodnosc z wyzej wspomnianym (poprawnym) artykulem w zwiazku z dostarczonym juz wczesniej swiadectwem audytu”.

[15] Jedyna minimalna róznica dotyczyla czwartego okresu: w audycie potwierdzono koszty w wysokosci 68 932,22 EUR a raport koncowy wykazal za ten okres kwote 68 793,77 EUR (zob. uwagi w zalaczniku 12.1). Ponizszy przypis 17 (ostatnie zdanie) mozna równiez porównac z oswiadczeniem Komisji opisanym w punkcie 46 tekstu na stronie 8.

[16] Konkretnie na stronie 12 swiadectwa audytu w punkcie (I) audytor (pani D.P.) potwierdzila, ze w dniu 31 maja 2008 r. projekt sie zakonczyl i wszystkie przewidziane w nim dzialania zostaly zakonczone. Na stronie 11 w punkcie V.1, 4 i 5 odpowiednio potwierdzila, ze w okresie od 1 czerwca 2004 r. do 31 maja 2008 r. (i) Uniwersytet otrzymal kwote 202 401,46 EUR, która stanowila „srodki projektu”; (ii) kwota 201 898,18 EUR ze „srodków projektu” zostala wydana przez Uniwersytet na realizacje projektu (kwota nie obejmuje kosztów audytu) (iii) kwota, która Uniwersytet mial zwrócic Komisji wyniosla 999,24 EUR (bez kosztów audytu). Na stronie 11 w punkcie V.7 zaswiadczono równiez, ze srodki wlasne Uniwersytetu przeznaczone na projekt wyniosly 9217,63 EUR. Wreszcie na stronie 10 zaprezentowano w formie tabeli rozliczenie projektu za okres od 1 czerwca 2004 r. do 31 maja 2008 r., w której przedstawiono oddzielnie koszty za kazdy okres sprawozdawczosci P1-P4 („Rozliczenie kosztów projektu za okres od 01.06.2004 do 31.05.2008 r.”). W okresie 1 koszty poniesione przez Uniwersytet i zatwierdzone przez audytora wyniosly 47 110 EUR; za okres 2 - 51 967,27 EUR; i za okres 3 – 32 450,87 EUR a za okres P4 - 68 932,22 EUR.

[17] Art. 6 ust. 1 lit. e) umowy brzmi: „Jesli uwzglednienie uwag lub wprowadzenie zmian lub zasadniczych poprawek do raportów z realizacji projektu lub sprawozdania finansowego nie sa konieczne badz tez jesli Komisja zatwierdzi raporty w terminie dluzszym niz 45 dni od ich otrzymania, Komisja dokonuje nalezytych platnosci w ciagu 90 dni od otrzymania raportów z realizacji projektu i powiazanych sprawozdan finansowych. Jesli Komisja zglosi w tym okresie zasadnicze uwagi, koniecznosc wprowadzenia zasadniczych zmian lub uwzglednienia dalszych informacji lub dostosowan, okres ten zostaje zawieszony po powiadomieniu przez Komisje. Naliczanie pozostalego dziewiecdziesieciodniowego terminu platnosci zostaje wznowione po przedlozeniu wymaganych informacji przez beneficjenta”.

[18] Zob. pismo Komisji do koordynatorów systemu stypendiów Marie Curie z dnia 3 grudnia 2007 r.

[19] Zob. przypis 2.

[20] Sekcja II art. 5 ust. 5 ogólnych warunków umownych oraz art. 8 umowy.

[21] W swoich uwagach skarzacy stwierdzil, ze w 2005 r. polskie Ministerstwo Finansów przyznalo Uniwersytetowi srodki na te same badania, których projekt dotyczyl (585 000 PLN).

[22] Zob. pkt 40 na stronie 7.

[23] Rzecznik Praw Obywatelskich zauwaza z niepokojem, ze Komisja nie poinformowala go w opinii, ze Uniwersytet splacil juz kwote okreslona w nakazie odzyskania srodków. Zgodnie z uwagami skarzacego juz w dniu 9 grudnia 2009 r. Uniwersytet wykonal nakaz zwrotu srodków i splacil Komisji kwote 64 332,82 EUR w dwóch transzach (najpierw 55 307,33 EUR, a nastepnie 9025,49. EUR.

[24] Zgodnie z praktyka Rzecznika, jedynie polska wersja opinii zostal przeslana skarzacemu.

[25] Decyzja Parlamentu Europejskiego z dnia 9 marca 1994 r. w sprawie przepisów i ogólnych warunków regulujacych wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (94/262/EWWiS, WE, Euratom), Dz.U. L 113 z 1994, s. 15.

[26] Komisja do swej odpowiedzi dolaczyla kopie wersji roboczej pisma do rektora uniwersytetu.