Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 457/2001/OV tegen de Commissie

Geachte heer V.,

Op 21 februari 2001 diende u bij het bureau van de heer Van den Bos, EP-lid, namens de gemeente Zutphen, een klacht in betreffende perikelen rond een project in Tartu (Estland) dat door de Europese Commissie in het kader van het Phare/ECOS-Ouverture-programma wordt gefinancierd. Deze klacht werd op 27 maart 2001 aan mij overhandigd.

Op 4 april 2001 zond ik de klacht door naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie stuurde mij haar standpunt op 9 juli 2001. Ik zond dat standpunt naar u door met het verzoek om opmerkingen te maken, die u mij op 12 september 2001 deed toekomen.

Met deze brief wens ik u op de hoogte te brengen van de resultaten van het onderzoek dat is verricht.

KLACHT

Volgens klager waren de relevante feiten als volgt.

Klager, de Nederlandse gemeente Zutphen, beklaagt zich over de ontwikkelingen met betrekking tot een project in Tartu (Estland) dat door de Europese Commissie in het kader van het Phare/ECOS-Ouverture-programma wordt gefinancierd. Het project werd in december 1995 goedgekeurd. Talrijke vertragingen bemoeilijkten de uitvoering van het project. In juni 1997 diende klager reeds een eerste klacht bij de Europese Ombudsman in, waarin hij de Commissie wanbeheer van het project ten laste legde (592/97/PD)(1).

De onderhavige klacht heeft betrekking op de betalingen die de Commissie moet doen aan het ECOS-Ouverture-programma, dat op zijn beurt de gemeente Zutphen, de hoofdpartner van het betrokken project, moet betalen.

Op 1 december 2000 ontving klager een brief van de directeur van het ECOS-Ouverture-programma, volgens welke de Commissie het laatste gedeelte van de financiering (voor een totaalbedrag van 2.749 €) niet zou betalen, en wel omdat uit een op verzoek van de Commissie opgesteld controleverslag bleek dat klager de doelstelling van het project had gewijzigd en zich niet aan de timing van het project had gehouden.

Klager was het niet eens met die weigering en schreef op 19 februari 2001 dan ook een brief aan de Commissie (DG Regionaal beleid, directoraat F), waarin hij opmerkte dat het project beantwoordde aan de kortetermijndoelen van de projectaanvraag. Hij ontving geen antwoord op deze brief.

Klager diende derhalve de onderhavige klacht bij de Ombudsman in waarin hij, zoals in zijn brief aan de Commissie d.d. 19 februari 2001, betaling van de laatste termijn ten bedrage van 2.749 € door de Commissie vorderde.

ONDERZOEK

Standpunt Commissie

In haar standpunt beschreef de Commissie eerst de achtergrond van de zaak. De klacht heeft betrekking op het Tartu-project in het kader van het ECOS-Ouverture-energieprogramma (Energie II-contract) en wordt medegefinancierd door het Europees Regionaal Ontwikkelingsfonds (EFRO). Het gaat om een samenwerkingsproject tussen de steden Zutphen, Deventer, Dronten (in Nederland), Uppsala (Zweden) en Tartu (Estland). Klager is in het kader van dit programma de projectontwikkelaar. Het Energie II-contract werd in 1998 gesloten tussen de Commissie en de Raad van Europese Gemeenten en Regio’s (CEMR) en de Glasgow City Council (GCC) (de beheersorganisaties), die op hun beurt een contract met het Tartu-project hadden, dat eveneens in 1998 werd gesloten.

De Commissie wijst erop dat dit al de tweede klacht inzake het Tartu-project is; de eerste betrof een in 1995 eveneens tussen de bovengenoemde partijen gesloten contract. In de eerste klacht werd de Commissie wanbeheer ten laste gelegd. De Ombudsman was evenwel van mening dat er van wanbeheer geen sprake was.

Na het in 1995 gesloten contract stond de Commissie een verlenging toe voor bepaalde energieprojecten waarvoor een langere looptijd was aangevraagd (d.i. het Energie II-contract). Tartu was een van de projecten waarvoor om zo’n verlenging was verzocht.

In deze (tweede) klacht beweert klager dat de Europese Commissie heeft nagelaten de laatste tranche van het project ten bedrage van 2.749 € te betalen. Op verzoek van klager heeft de Commissie eerder al uitvoerig haar beweegredenen voor de niet-betaling uiteengezet. De kernpunten in de brief van de Commissie d.d. 3 april 2001 waren de volgende.

Zoals hierboven reeds aangegeven is het contract van de Commissie betreffende het onder ECOS-Ouverture vallende Energie II-programma met CEMR en GCC gesloten. Deze instanties beheren het programma overeenkomstig de contractbepalingen. De betalingen van de Commissie gaan rechtstreeks naar deze instanties en niet naar de projectontwikkelaars afzonderlijk. Het is de taak van CEMR en GCC de betalingen te doen toekomen aan de projectontwikkelaars en dit geldt ook voor de laatste betaling, mits deze werkelijk gemaakte subsidiabele kosten betreft.

Uit het bovenstaande volgt dat klager geen aanspraak kan maken op rechtstreekse betaling door de Commissie, maar zich hiertoe tot de beheersorganen dient te wenden.

Opmerkingen klager

Klager merkte, ten eerste, op dat zijn eerste bij de Ombudsman ingediende klacht wel degelijk gegrond was, aangezien twee commissarissen brieven met excuses stuurden.

Klager zei dat de projectdoelen werden gehandhaafd, maar dat de uitvoering een verandering vergde teneinde tot goede resultaten te komen. De brief van de Commissie van 3 april 2001 betrof de toegestane wijziging van de titel van het project, wat niets met de doelstellingen of resultaten van doen had. Klager wees er tevens op dat het project een succes was en dat een uitstekende samenwerking tussen de plaatselijke overheid en de bevolking was bereikt.

Klager meldde inmiddels bericht uit Glasgow te hebben ontvangen dat de laatste tranche uiteindelijk toch zou worden betaald.

Met betrekking tot het argument van de Commissie dat het beheer van het project in handen van CEMR en GCC was en dat klager betaling van deze instanties moest vorderen en niet van de Commissie, merkte klager op dat dit niet strookte met de werkelijkheid: zowel CEMR als GCC hadden hem verzekerd dat zij niet konden betalen, omdat "Brussel" de nodige middelen daartoe niet verstrekte. Klager verwees met name naar een brief d.d. 11 april 2001 die hij ontving van ECOS-Ouverture, waarin werd gezegd dat de niet-betaling te wijten was aan een bezuiniging van 2 miljoen € die de Commissie op de ECOS-Ouverture-contracten had toegepast. Dit was in tegenspraak met de beweringen van de Commissie in haar brief d.d. 3 april 2001. Zowel CEMR als GCC hadden zich over deze situatie beklaagd bij de Commissie. Een Duitse contractant had zich zelfs teruggetrokken uit het project, omdat met de Commissie "niet te werken viel".

Op 26 oktober 2001 meldde klager in een telefoongesprek met de diensten van de Ombudsman dat het bedrag van 2.749 € op 24 oktober 2001 uiteindelijk toch was betaald. Klager was tevreden met dit concrete resultaat, maar beklemtoonde dat hij in het algemeen zeer misnoegd was over de vertragingen en de hele organisatie van het programma door de verantwoordelijke Commissiediensten. Hij vond dan ook dat de Ombudsman een onderzoek moest instellen naar de wijze waarop het programma door de Commissie wordt geleid.

BESLUIT

1 Vordering tot betaling van de laatste termijn van het project

1.1 Klager vorderde, zoals in zijn brief aan de Commissie d.d. 19 februari 2001, betaling van de laatste termijn van het project door de Commissie.

1.2 De Commissie verklaarde dat het contract betreffende het onder ECOS-Ouverture vallende Energie II-programma met CEMR en GCC was gesloten en dat het deze instanties zijn die het programma beheren en de betalingen aan klager moeten doen. Klager kan geen aanspraak maken op rechtstreekse betaling door de Commissie zelf.

1.3 De Ombudsman stelt vast dat de financiële bijdragen in het kader van de ECOS-Ouverture-programma’s door de Commissie eerst worden betaald aan de instanties waarmee de Commissie een contract heeft gesloten naar aanleiding van de oproep tot het indienen van voorstellen. Vervolgens maken deze instanties – die eigenlijk als financieel bemiddelaar optreden – de bedragen over aan de eindbegunstigden van het project. In dit geval moest de Commissie de bijdragen derhalve betalen aan de Raad van Europese Gemeenten en Regio’s (CEMR) en de Glasgow City Council (GCC), die deze op hun beurt aan klager moesten betalen.

1.4 Uit de opmerkingen van klager en zijn telefoongesprek met het Bureau van de Europese Ombudsman blijkt dat op 24 oktober 2001 het uitstaande bedrag van 2.749 € uiteindelijk toch aan klager werd betaald. Klager verklaarde dat hij tevreden was met dit concrete resultaat. Deze klacht lijkt derhalve tot tevredenheid van klager te zijn opgelost.

2 Conclusie

Uit de opmerkingen van klager blijkt dat de Commissie maatregelen heeft genomen om de zaak tot tevredenheid van klager te regelen. De Ombudsman sluit derhalve de zaak.

AANVULLENDE OPMERKING

Wat de bewering van klager in zijn opmerkingen betreft dat hij in het algemeen zeer misnoegd was over de vertragingen en de hele organisatie van het ECOS-Ouverture-programma door de verantwoordelijke Commissiediensten, doet de Ombudsman de opmerkingen ter informatie en ter overweging van mogelijke verdere stappen aan de Commissie toekomen.

Ook de voorzitter van de Commissie zal op de hoogte worden gebracht van dit besluit.

Hoogachtend,

 

Jacob SÖDERMAN

---

(1) De zaak werd op 16 april 1999 gesloten bij besluit 005686. Er werd geen wanbeheer door de Ombudsman vastgesteld, omdat de Commissie had toegegeven dat er problemen waren met de werking van het project en daarvoor excuses had aangeboden. De Commissie had ook aangegeven dat er bijkomende maatregelen waren genomen om een vlottere werking van het project te bevorderen. Het besluit kan worden ingezien op de website van de Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu.