Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 233/2001/(HC)OV tegen de Commissie

Geachte heer D.,

Op 5 februari 2001 diende u namens de Stichting Zevenaar Ondersteunt Mátészalka (ZOM) bij de Europese Ombudsman een klacht in betreffende de weigering van een subsidie voor een jumelageproject door het DG Onderwijs en cultuur.

Op 14 maart 2001 zond ik de klacht door naar de voorzitter van de Commissie. De Commissie stuurde haar standpunt op 11 mei 2001. Ik stuurde het naar u door met het verzoek er desgewenst opmerkingen over te maken, die u mij op 12 juni 2001 deed toekomen.

Met deze brief wens ik u op de hoogte te brengen van de resultaten van mijn onderzoek.

KLACHT

Volgens klager waren de relevante feiten als volgt.

De Nederlandse gemeente Zevenaar diende op 29 mei 2000 een subsidieaanvraag in voor een jumelageproject tussen Zevenaar en de Hongaarse gemeente Mátészalka. Het project, dat een uitwisseling van studenten betrof, zou worden uitgevoerd door de Stichting ZOM (Zevenaar Ondersteunt Mátészalka, hierna "klager" genoemd) en was voor 6 t/m 12 september 2000 gepland.

Bij brief d.d. 8 september 2000, die op 12 september 2000 (d.i. op de laatste dag van het project) toekwam, deelde de Commissie klager mee dat de subsidieaanvraag was afgewezen. De Commissie verklaarde dat het project niet voldeed aan de criteria voor subsidiëring omdat er geen plannen waren om een bepaald Europees thema te bespreken. De Commissie was door haar middelen heen en moest de criteria derhalve zeer strikt toepassen.

Volgens klager was de stichting in ernstige financiële problemen gekomen, omdat ze de subsidie nodig had om de gemaakte kosten te kunnen betalen.

Op 5 februari 2001 schreef klager een brief aan de Ombudsman, waarin hij beweerde dat:

1) de Commissie klager tijdig had moeten informeren over de afwijzing van de subsidie, zodat het jumelageproject nog had kunnen worden afgezegd;

2) het geplande jumelageproject aan alle door de Commissie gestelde criteria voldeed en derhalve onterecht was afgewezen.

ONDERZOEK

Standpunt Commissie

In haar standpunt merkte de Commissie op dat de dienst die verantwoordelijk is voor het beheer van het jumelageprogramma in 2000 ongeveer 3000 subsidieaanvragen had ontvangen. Alle aanvragen moesten zorgvuldig worden onderzocht om te beoordelen of zij voor subsidiëring in aanmerking kwamen en om het bedrag van de toe te kennen subsidie vast te stellen. De verwerking van het enorme aantal dossiers met het beschikbare personeel had enige tijd gevergd. Hierdoor werden de aanvragers later dan gewoonlijk geïnformeerd.

Tot 2000 golden voor de procedures voor de toekenning van subsidies aan jumelageprojecten de criteria die elk jaar na raadpleging van het Europees Parlement en de nationale jumelageverenigingen werden vastgesteld. Deze criteria werden op grote schaal verspreid en aan de aanvragers toegezonden. In de criteria voor de toekenning van financiële steun aan jumelageprojecten in 2000 wordt duidelijk het volgende gezegd: "Het feit dat een project waarvoor subsidie wordt aangevraagd aan de vereiste criteria voldoet, houdt niet automatisch in dat de aangevraagde subsidie ook door de Europese Commissie wordt verleend; hierop kan jegens de Europese Commissie geen aanspraak op feitelijke toekenning van de subsidie worden gebaseerd". De Commissie voegde in de bijlage een exemplaar van deze criteria bij haar standpunt.

Onder punt 4 ("Behandeling van de aanvragen") van de criteria staat ook: "Indien de Europese Commissie de aanvraag inwilligt, wordt de aanvrager schriftelijk in kennis gesteld van de toegekende subsidie". Aangezien de stad Zevenaar geen schriftelijke kennisgeving had ontvangen, was er geen reden om aan te nemen dat een subsidie zou worden toegekend.

Voorts hadden Zevenaar en Mátészalka een subsidie ontvangen voor hun bijeenkomst in Mátészalka op 23 april 2000. Aangezien het aantal aanvragen het vermogen van de Commissie tot toekenning van financiële steun in 2000 ver overtrof, werd voorrang gegeven aan projecten die tijdens dat jaar nog geen subsidie hadden gekregen.

Voor 2001 werd in oktober 2000 na raadpleging van de nationale jumelageverenigingen een nieuwe procedure (oproep tot het indienen van voorstellen) ingevoerd. Er werden grotere inspanningen gedaan om ervoor te zorgen dat de aanvragers de best mogelijke informatie ontvangen. De tekst van de oproep tot het indienen van voorstellen werd in het Publicatieblad C 320 van 9 november 2000 en op de website van EAC gepubliceerd. Voor vragen over de aanvragen werden een mailbox en een hotline geopend.

Opmerkingen klager

Klager merkte op dat een te groot aantal aanvragen geen reden mag zijn om de aanvragers pas bericht van afwijzing te sturen als het jumelageproject reeds heeft plaatsgevonden. Klager had diverse malen telefonisch contact opgenomen met de Commissie, maar had geen duidelijke informatie over de stand van zaken gekregen.

Klager wees erop dat de "behandeling van de aanvragen" (punt 4) overeenkomstig de beginselen van behoorlijk bestuur toch ook inhoudt dat niet alleen de aanvragers wier project wordt aanvaard, maar ook de aanvragers wier project wordt afgewezen bericht van het genomen besluit ontvangen. Dat is nodig om actie, zoals afgelasting van het project, te kunnen ondernemen.

Het door de Commissie meegezonden document "Nieuwe criteria voor de subsidiëring van jumelages van steden door de Europese Commissie" werd door klager als leidraad bij de aanvraag gebruikt. Aangezien er tot op dat moment geen aanvragen waren afgewezen, was er voor klager geen reden om aan te nemen dat het project in september niet zou worden gesubsidieerd.

Klager juichte het toe dat nieuwe procedures waren opgesteld, maar merkte op dat dit niets oploste aan zijn eigen probleem, namelijk een tekort van 20.000 gulden ingevolge waarvan klager zijn activiteiten in 2001 had moeten stopzetten.

BESLUIT

1 Het niet tijdig informeren van klager van de afwijzing van zijn aanvraag

1.1 Klager beweerde dat de Commissie hem tijdig had moeten informeren van de afwijzing van zijn subsidieaanvraag, zodat het jumelageproject nog had kunnen worden afgelast. De Commissie merkte op dat zij een enorm aantal dossiers (3000 in totaal) met een beperkt aantal personeelsleden had moeten verwerken. Verwijzend naar punt 4 van de subsidiabiliteitscriteria wees zij er tevens op dat, aangezien de stad Zevenaar geen schriftelijke kennisgeving had ontvangen, er geen reden was om aan te nemen dat een subsidie zou worden toegekend.

1.2 Overeenkomstig de beginselen van behoorlijk bestuur moeten de communautaire instellingen en organen binnen een redelijke termijn een besluit nemen over aanvragen. Volgens dezelfde beginselen moeten besluiten waarmee de rechten of belangen van natuurlijke of rechtspersonen zijn gemoeid schriftelijk aan de betrokken persoon bekend worden gemaakt zodra het besluit is genomen. Punt 4 van de "Nieuwe criteria voor de subsidiëring van jumelages van steden door de Europese Commissie 2000" bepaalt: "Indien de aanvraag wordt afgewezen deelt de Europese Commissie de aanvragende gemeente de redenen daarvan schriftelijk mee ".

1.3 In dit geval blijkt klager op 29 mei 2000 een subsidieaanvraag voor zijn jumelageproject te hebben ingediend. In het aanvraagformulier had klager vermeld dat het project van 6 t/m 12 september 2000 zou plaatsvinden. Op grond van de beginselen van behoorlijk bestuur had de Commissie klager binnen een redelijke termijn - en vóór de datum van het geplande jumelageproject - op de hoogte moeten brengen van haar besluit. Klager blijkt evenwel slechts op 12 september 2000, toen het project reeds had plaatsgevonden, in kennis te zijn gesteld van het afwijzende besluit van de Commissie. Dit is een geval van wanbeheer, waarover de Ombudsman hierna een kritische opmerking maakt.

2 Vermeend onterechte weigering van de subsidie

2.1 Klager beweerde dat het geplande jumelageproject aan alle door de Commissie vastgestelde criteria voldeed en dat de subsidieaanvraag derhalve niet had mogen worden afgewezen. De Commissie verwees naar de criteria voor subsidiëring 2000, die bepalen dat het feit dat een project aan de vereiste criteria voldoet, niet automatisch inhoudt dat een subsidie voor die specifieke maatregelen wordt verleend. De Commissie wees er tevens op dat klager reeds een subsidie voor de bijeenkomst van 23 april 2000 had gekregen en dat aangezien het aantal aanvragen het vermogen van de Commissie om steun te verlenen in 2000 ver overtrof, voorrang was gegeven aan projecten die tijdens dat jaar nog geen subsidie hadden gekregen.

2.2 De Ombudsman merkt op dat overeenkomstig de criteria voor financiële steun (punt I.A.1.) het basiscriterium voor subsidiëring is: "een kwalitatief hoogstaande inhoud van de geplande ontmoeting" waarbij "met passende pedagogische en didactische middelen (.) een bepaald Europees thema wordt behandeld op een wijze die alle deelnemers aanspreekt". In de bijlage bij de criteria voor financiële steun wordt in een opmerking aan de voet van de bladzijde nogmaals gezegd: "Het feit dat een project waarvoor subsidie wordt aangevraagd aan de vereiste criteria voldoet, houdt niet automatisch in dat de aangevraagde subsidie ook door de Europese Commissie wordt verleend; hierop kan jegens de Europese Commissie geen aanspraak op feitelijke toekenning van de subsidie worden gebaseerd".

2.3 In dit geval blijkt uit de subsidieaanvraag die klager de Ombudsman in de bijlage deed toekomen dat klager het in deze aanvraag slechts had over "een discussie over de Europese Gemeenschap tussen de deelnemers" en een "discussie over Nederland en Hongarije en over de voor- en nadelen van toetreding van Hongarije tot de EU", zonder dat hij verder op deze onderwerpen inging. De conclusie van de Commissie in haar afwijzingsbrief van 8 september 2000 dat het project van klager niet voldeed aan de selectiecriteria, omdat het geen welomschreven Europees thema behandelde, was derhalve niet onredelijk.

2.4. Gelet op de discretionaire bevoegdheid van de Commissie en het feit dat in de criteria uitdrukkelijk werd gezegd dat de subsidies niet automatisch zouden worden toegekend, blijken de afwijzing van de subsidieaanvraag en de uitleg die de Commissie daarover gaf niet onredelijk. De Commissie handelde derhalve binnen de grenzen van haar wettelijke bevoegdheden. Met betrekking tot dit aspect van de zaak werd er bijgevolg geen geval van wanbeheer vastgesteld.

3 Conclusie

Op basis van het onderzoek van de Ombudsman met betrekking tot het eerste deel van de klacht is het noodzakelijk de volgende kritische opmerking te maken:

Overeenkomstig de beginselen van behoorlijk bestuur moeten de communautaire instellingen en organen binnen een redelijke termijn een besluit nemen over aanvragen. Volgens dezelfde beginselen moeten besluiten waarmee de rechten of belangen van natuurlijke of rechtspersonen zijn gemoeid schriftelijk aan de betrokken persoon bekend worden gemaakt zodra het besluit is genomen. In dit geval had de Commissie op grond van de beginselen van behoorlijk bestuur klager binnen een redelijke termijn - en vóór de datum van het geplande jumelageproject - op de hoogte moeten brengen van haar besluit. Klager blijkt evenwel slechts op 12 september 2000, toen het project reeds had plaatsgevonden, in kennis te zijn gesteld van het afwijzende besluit van de Commissie. Dit is een geval van wanbeheer.

Omdat het bij dit aspect van de zaak gaat om procedures betreffende specifieke gebeurtenissen in het verleden, is het niet opportuun om met betrekking tot deze zaak een minnelijke schikking na te streven. De Ombudsman sluit derhalve de zaak.

Hoogachtend,

 

Jacob SÖDERMAN