You have a complaint against an EU institution or body?

Besluit betreffende de reactie van de Europese Investeringsbank op de bezorgdheid over het feit dat zij voorafgaand aan haar besluit tot aanwerving in het bezit was van gevoelige persoonsgegevens van sollicitanten (zaak OI/5/2021/PB)

De zaak betrof een handelwijze van de Europese Investeringsbank (EIB) waarbij sollicitanten werd gevraagd bepaalde persoonsgegevens, met name over hun gezinssituatie, te verstrekken voordat de EIB een besluit tot aanwerving nam.

De Ombudsvrouw erkende dat de EIB deze handelwijze had ingevoerd om haar procedures zo efficiënt mogelijk te maken. Zij uitte echter haar bezorgdheid over het feit dat het verzamelen van persoonsgegevens buitenproportioneel was en dat dit het vertrouwen in de sollicitatieprocedures van de EIB negatief zou kunnen beïnvloeden. Niet alle sollicitanten zouden er noodzakelijkerwijs gerust op zijn dat de persoonsgegevens in geen geval een rol zouden spelen bij hun kans om de functie te krijgen.

De EIB antwoordde dat het haar praktijken had gewijzigd om de door de Ombudsvrouw geuite bezorgdheid weg te nemen.

De Ombudsvrouw verwelkomde het besluit van de EIB en sloot het onderzoek af.

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856