Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 1450/99/OV tegen het Europees Parlement

Geachte heer D.
Op 25 november 1999 diende u bij de Europese Ombudsman een klacht in naar aanleiding van het feit dat u werd uitgesloten van het door het Europees Parlement georganiseerde algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/127.
Op 4 januari 2000 werd de klacht door mij doorgezonden naar de Voorzitter van het Europees Parlement. Het Parlement deed zijn standpunt op 10 maart 2000 toekomen en ik zond dit naar u door met een uitnodiging om desgewenst opmerkingen te maken. U hebt naar aanleiding van het standpunt van het Parlement geen opmerkingen doen toekomen.
Ik laat u thans schriftelijk weten wat de resultaten van het verrichte onderzoek zijn.

KLACHT

Volgens klager waren de desbetreffende feiten als volgt:
Klager nam deel aan het door het Europees Parlement georganiseerde algemeen vergelijkend onderzoek EUR/A/127 voor informatici. De preselectieproeven vonden plaats op 27 januari 1999. Van mei tot september 1999 heeft klager vervolgens telefonisch contact opgenomen met en verschillende aangetekende brieven gestuurd naar de Dienst vergelijkende onderzoeken van het Parlement teneinde informatie te verkrijgen over de behaalde resultaten. Hij ontving van het Parlement echter geen antwoord. In een telefoongesprek met de Dienst vergelijkende onderzoeken van 28 mei 1999 werd klager meegedeeld dat hij was uitgesloten van het vergelijkend onderzoek wegens schending van de anonimiteitsregel bij de proeven, maar dat hij desgewenst tegen dit besluit in beroep kon gaan. Alvorens een beroepsschrift in te kunnen dienen moest klager echter wachten op de officiële schriftelijke bevestiging van zijn uitsluiting. Klager telefoneerde vervolgens verschillende malen met de Dienst vergelijkende onderzoeken, in juni, juli en augustus 1999, en hem werd meegedeeld dat de brief spoedig zou worden toegestuurd. Op 2 september 1999 liet de Dienst vergelijkende onderzoeken een bericht achter op zijn antwoordapparaat met het verzoek om contact op te nemen. Op 3 september 1999 werd klager telefonisch meegedeeld dat zijn beroep door de jury was afgewezen. Klager merkte echter op dat hij nooit een beroep had ingediend, omdat hij de officiële bevestiging van zijn uitsluiting nog niet had ontvangen.
Ten slotte werd klager pas op 23 september 1999, d.w.z. acht maanden later en twee weken nadat de tweede selectie had plaatsgevonden, officieel meegedeeld dat hij van het vergelijkend onderzoek was uitgesloten, omdat hij zijn naam op de examenpapieren had gezet, zodat een objectieve en anonieme correctie onmogelijk was geworden. Omdat het tweede gedeelte van het examen reeds had plaatsgevonden, kon klager derhalve geen klacht overeenkomstig artikel 90 van het Statuut meer indienen, en diende hij onderhavige klacht in bij de Ombudsman.
1. Klager stelde in de eerste plaats dat hij pas op 23 september 1999, d.w.z. acht maanden na het eerste gedeelte van het examen, en twee weken nadat het tweede gedeelte van het examen had plaatsgevonden, was geïnformeerd over zijn uitsluiting van het vergelijkend onderzoek, zodat het praktisch onmogelijk was geworden om uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in te dienen teneinde alsnog te worden toegelaten tot het tweede gedeelte van het vergelijkend onderzoek. Klager merkte tevens op dat het Parlement niet had gereageerd op zijn verschillende faxen en brieven van 25 mei 1999, 5 juli 1999, 25 augustus en 26 augustus 1999 waarin hij uitdrukkelijk verzocht om hem de resultaten van het vergelijkend onderzoek mee te delen.
2. Klager merkte in de tweede plaats op dat de instructies die aan de kandidaten waren rondgedeeld (DOC_NE\DV\370\370067) geen aanwijzingen voor de kandidaten bevatten met betrekking tot het al dan niet vermelden van de naam op de examenpapieren.

ONDERZOEK

Standpunt Parlement
In zijn standpunt merkte het Parlement in de eerste plaats op dat het juist was dat klager pas bij schrijven van 23 september 1999 een officiële berichtgeving had ontvangen van zijn diskwalificatie voor het vergelijkend onderzoek. In zijn brief van 28 september 1999 betuigde de Directeur personeelszaken zijn spijt over deze vertraging, doch merkte hij op dat dit niets veranderde aan de feitelijke situatie.
Klager was uitgesloten van het vergelijkend onderzoek wegens inbreuk op het anonimiteitsbeginsel bij proef b) en niet wegens een onvoldoende beoordeling daarvan. Daarom kon deze proef niet opnieuw worden onderzocht, hetgeen wel mogelijk zou zijn geweest indien het resultaat onvoldoende zou zijn geweest.
Het Parlement stelde dat het juist was dat de aanwijzingen met betrekking tot de anonimiteitsvereisten niet waren opgenomen in de instructies die onder de kandidaten worden verspreid. Op het antwoordvel van de betrokken proef stond echter duidelijk als instructie vermeld dat geen enkele bladzijde mocht worden ondertekend. Op het bijgevoegde voorbeeld stond namelijk duidelijk aangegeven "do not sign any page/ne signer aucune page". Er is veel voor te zeggen om deze instructie te vermelden op het document waarop zij betrekking heeft in plaats van in een apart document.
Voor wat betreft het verwijt dat deze instructies uitsluitend in het Engels en het Frans waren gesteld, merkte het Parlement op dat in de aankondiging van het vergelijkend onderzoek werd bepaald dat kennis van het Engels of het Frans voor deze functie wenselijk was. Bovendien had klager voor proef b) (kennis van een tweede officiële taal van de Europese Unie) gekozen voor het Engels.
De gegevens van klager op de eerste bladzijde van de proef werden verwijderd vóór doorzending daarvan naar de correctoren, zodat slechts een cijfer vermeld bleef overeenkomend met een geheime code. Klager schreef echter zijn naam op de tweede en derde bladzijde van zijn proef. Aangezien de anonimiteit onder deze omstandigheden niet langer gewaarborgd was, kon de jury onmogelijk overgaan tot correctie van deze proef en werd de kandidaat dientengevolge afgewezen.
Ten slotte verwees het Parlement naar de jurisprudentie van het Gerecht van eerste aanleg (zaak T-91/92, Daemen tegen Commissie, Jurispr. [1993] II-blz. 1491) waarin het besluit tot uitsluiting van een kandidaat die had gehandeld in strijd met de instructies inzake de anonimiteit van de proeven, werd bekrachtigd.
Opmerkingen klager
Klager deed geen opmerkingen toekomen naar aanleiding van het standpunt van het Parlement.

BESLUIT

1 De bewering omtrent het uitblijven van een kennisgeving en niet-beantwoording
1.1 Klager stelde in de eerste plaats dat hij pas op 23 september 1999, d.w.z. acht maanden na het eerste gedeelte van het examen, en twee weken nadat het tweede gedeelte van het examen had plaatsgevonden, was geïnformeerd over zijn uitsluiting van het vergelijkend onderzoek, zodat het praktisch onmogelijk was geworden om uit hoofde van artikel 90, lid 2, van het Statuut een klacht in te dienen teneinde alsnog te worden toegelaten tot het tweede gedeelte van het algemeen vergelijkend onderzoek. Klager merkte tevens op dat het Parlement niet had gereageerd op zijn verschillende faxen en brieven van 25 mei 1999, 5 juli 1999, 25 augustus en 26 augustus 1999, waarin hij uitdrukkelijk verzocht om hem de resultaten van het vergelijkend onderzoek mee te delen. Het Parlement merkte op dat klager op 23 september 1999 in kennis werd gesteld van zijn uitsluiting van het vergelijkend onderzoek. In een andere brief van 28 september betuigde het Parlement zijn spijt dat het klager niet eerder in kennis had gesteld van zijn uitsluiting.
1.2 Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moeten sollicitanten voor algemene vergelijkende onderzoeken zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis worden gesteld van de besluiten die door de administratie worden genomen met betrekking tot hun deelneming aan die vergelijkende onderzoeken. Volgens dezelfde beginselen moet de administratie antwoorden op de brieven van burgers.
1.3 In het onderhavige geval blijkt dat de preselectieproeven voor het algemeen vergelijkend onderzoek plaatsvonden op 27 januari 1999. Pas op 23 september 1999 echter, d.w.z. acht maanden later, werd klager meegedeeld dat hij van het vergelijkend onderzoek was uitgesloten in verband met schending van het anonimiteitsbeginsel bij de proeven. De Ombudsman is derhalve van mening dat het Parlement klager niet tijdig op de hoogte had gesteld van zijn besluit. De Ombudsman stelt tevens vast dat het Parlement niet heeft gereageerd op de verschillende verzoeken om informatie van klager die werden toegestuurd in mei, juli en augustus 1999. Dit komt neer op een geval van wanbeheer en de Ombudsman maakt derhalve de onderstaande kritische opmerking.
2 Bewering betreffende het niet verstrekken van informatie aangaande de anonimiteitsvereisten
2.1 Klager stelde dat in de instructies die aan de kandidaten werden rondgedeeld (DOC_NE\DV\370\370067) geen aanwijzingen voor de kandidaten werden gegeven met betrekking tot het al dan niet vermelden van hun naam op de examenpapieren. Het Parlement stelde dat het juist was dat de anonimiteitsvereisten niet in de aan de kandidaten rondgedeelde instructies werden vermeld. In de instructies op de antwoordvellen van de proef werd echter duidelijk vermeld dat geen enkele bladzijde mocht worden ondertekend. In de examenpapieren stond namelijk duidelijk aangegeven: "do not sign any page/ne signer aucune page".
2.2 De Ombudsman stelt vast dat de instructie om het examenpapier niet te ondertekenen, met andere instructies, links boven op het aan de kandidaten rondgedeelde en ook tot de examenstukken behorende document, duidelijk stond vermeld. Kandidaten werd derhalve meegedeeld dat zij hun naam niet op de examenpapieren mochten vermelden. De Ombudsman stelde derhalve vast dat er met betrekking tot dit aspect van de klacht geen sprake was van wanbeheer.
3 Conclusie
Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman met betrekking tot deel 1 van deze klacht blijkt het noodzakelijk de navolgende kritische opmerkingen te maken:

Volgens de beginselen van behoorlijk bestuur moeten sollicitanten voor algemene vergelijkende onderzoeken zo spoedig mogelijk schriftelijk in kennis worden gesteld van de besluiten die door de administratie worden genomen met betrekking tot hun deelneming aan die vergelijkende onderzoeken. Volgens dezelfde beginselen moet de administratie antwoorden op de brieven van burgers.

In het onderhavige geval blijkt dat de preselectieproeven voor het algemeen vergelijkend onderzoek plaatsvonden op 27 januari 1999. Pas op 23 september 1999 echter, d.w.z. acht maanden later, werd klager meegedeeld dat hij van het vergelijkend onderzoek was uitgesloten in verband met schending van het anonimiteitsbeginsel bij de proeven. De Ombudsman is derhalve van mening dat het Parlement klager niet tijdig op de hoogte had gesteld van zijn besluit. De Ombudsman stelt tevens vast dat het Parlement niet heeft gereageerd op de verschillende verzoeken om informatie van klager die werden toegestuurd in mei, juli en augustus 1999. Dit komt neer op een geval van wanbeheer.

Omdat het bij dit aspect van de zaak gaat om procedures betreffende specifieke gebeurtenissen die in het verleden hebben plaatsgevonden, is het niet opportuun om met betrekking tot deze zaak een minnelijke schikking na te streven. De Ombudsman heeft derhalve besloten de zaak te sluiten.
De Voorzitter van het Europees Parlement zal ook van dit besluit op de hoogte worden gesteld.
Hoogachtend,
Jacob Söderman