Besluit van de Europese Ombudsman inzake klacht 174/99/(PD)OV tegen de Europese Commissie

Geachte X,
Op 22 februari 1999 diende u bij de Europese Ombudsman een klacht in betreffende de vergoeding van uw reiskosten door de Commissie in verband met uw deelname aan algemeen vergelijkend onderzoek COM/A/11/98. Op 15 maart 1999 vroeg u om een vertrouwelijke behandeling van uw klacht.
Op 31 maart 1999 werd de klacht door mij doorgezonden naar de Voorzitter van de Europese Commissie. De Commissie deed haar standpunt op 21 juni 1999 toekomen en ik heb het desbetreffende standpunt naar u doorgezonden met een verzoek om desgewenst opmerkingen te maken. Op 9 augustus 1999 ontving ik uw opmerkingen naar aanleiding van het standpunt van de Commissie. Op 7 februari 2000 vroeg u mij schriftelijk of reeds een besluit was genomen met betrekking tot uw klacht. Ik deelde u op 15 februari 2000 mee dat het onderzoek met betrekking tot uw klacht nog gaande was.
Thans richt ik mij schriftelijk tot u met de resultaten van het door mij verrichte onderzoek.

KLACHT

Volgens klager waren de desbetreffende feiten als volgt:
Klager, Nederlands staatsburger, nam op 14 september 1998 in Amsterdam deel aan algemeen vergelijkend onderzoek COM/A/11/98. Bij schrijven van 30 september 1998 deelde de Commissie klager mee dat het vergelijkend onderzoek in verband met onregelmatigheden werd geannuleerd. Op 20 oktober 1998 verzocht klager om de vergoeding van zijn reiskosten van Den Haag naar Amsterdam (39,50 NLG). Nadat hij op 23 november en 21 december 1998 herinneringen had gestuurd, antwoordde DG IX van de Commissie op 22 januari 1999 dat de reiskosten niet konden worden vergoed. Het antwoord was in het Engels en niet in het Nederlands gesteld. Klager diende bij schrijven van 28 januari 1999 een klacht tegen dit besluit in, waarbij hij opmerkte dat de consequenties van het onzorgvuldig handelen volledig in de risicosfeer liggen van de Europese Commissie. Bij schrijven van 1 februari 1999 bevestigde de Commissie haar eerder genomen besluit. Ook deze brief was weer in het Engels gesteld.
Klager beweerde dat er geen wettelijke basis was voor het stellen van aanvullende voorwaarden voor de vergoeding van de reiskosten, en dat de criteria op basis van de woonplaats een discriminatoir karakter hadden. Klager richtte zich derhalve op 22 februari 1999 schriftelijk tot de Ombudsman met de bewering dat de Commissie had geweigerd de reiskosten te vergoeden die hij had gemaakt voor de deelname aan de geannuleerde selectieproeven van 14 september 1998, en hem onbehoorlijk had behandeld.

ONDERZOEK

Standpunt Commissie
In haar standpunt merkte de Commissie op dat klager op 14 september 1998 had deelgenomen aan de selectieproeven van algemeen vergelijkend onderzoek COM/A/11/98 en wel in Amsterdam, de plaats die het dichtst bij de woonplaats van klager was gelegen. Op 23 september 1998 besloot de Commissie de selectieproeven te annuleren, omdat er redelijke vermoedens bestonden dat er bij een van deze proeven een lek was geweest. Teneinde de gelijke behandeling van alle kandidaten te garanderen, besloot de Commissie derhalve op 6 februari 1999 nieuwe selectieproeven te organiseren en werd klager uitgenodigd dit keer in Rotterdam aan het examen deel te nemen.
De Commissie merkte op dat zij niet verplicht is op grond van welke wettelijke regeling dan ook een financiële bijdrage in de reiskosten toe te kennen aan kandidaten die aan externe vergelijkend onderzoeken deelnemen. Omdat de instellingen echter begrip hebben voor de moeilijkheden die de sollicitanten eventueel kunnen ondervinden om op en neer te reizen, hebben zij besloten deze financiële vergoeding wel toe te kennen.
In de interne richtlijn van de Commissie van 15 april 1996 zijn de voorwaarden vastgesteld voor de vergoeding van de reis- en verblijfkosten die door de instelling worden toegekend aan deelnemers aan een schriftelijk examen in het kader van een extern vergelijkend onderzoek. De interne richtlijn van de Commissie van 19 maart 1998 hield een wijziging van bovengenoemde richtlijn in, en daarin werd het volgende vastgesteld: "Wanneer in het kader van een vergelijkend onderzoek selectieproeven worden georganiseerd die losstaan van het eigenlijke schriftelijke examen, hebben de deelnemers aan deze selectieproeven geen recht op vergoeding van reis- of verblijfkosten".
Zich niettemin bewust van het storende karakter van de annulering van de selectieproeven van 14 september 1998, besloot de Commissie de sollicitanten die aan de selectieproeven hadden deelgenomen bij wijze van uitzondering onder bepaalde voorwaarden een vergoeding toe te kennen. Om voor deze vergoeding in aanmerking te komen, diende de kandidaat aanwezig te zijn op de selectieproeven van 6 februari 1999.
De voorwaarden voor de vergoeding waren duidelijk uiteengezet in een bijlage bij de oproepingsbrief. De Commissie besloot voor sollicitanten uit de Unie de interne richtlijn van 15 april 1996 toe te passen (welke van toepassing is voor de schriftelijke examens in het kader van een vergelijkend onderzoek), overeenkomstig welke de kandidaat, wanneer de afstand tussen het adres in zijn dossier op 14 september 1998 en de plaats van de selectieproef meer bedraagt dan 300 km, recht heeft op een forfaitaire vergoeding die op grond van de in verschillende tranches ingedeelde afstand in kilometers wordt berekend. Er wordt echter geen vergoeding toegekend wanneer die afstand minder bedraagt dan 300 km.
In het geval van klager was de afstand tussen Den Haag en Amsterdam slechts 60 km. De Commissie deelde klager derhalve in de oproepingsbrief van 14 december 1998 en bij schrijven van 22 januari en 1 februari 1999 mee dat in dit geval geen vergoeding kon worden toegekend.
De Commissie deelde de Ombudsman voorts mee dat zij 1375 verzoeken om vergoeding had ontvangen, waarvan er 895 in overeenstemming waren met de regels die bij de oproepingsbrief van 14 december 1998 ter kennis van de sollicitanten werden gebracht. Voor 895 verzoeken ging de Commissie over tot betaling van de vastgestelde forfaitaire bedragen.
De Commissie voegde bij haar standpunt als bijlage de punten A en D van de wenken voor sollicitanten voor vergelijkend onderzoek COM/A/8-12/98, haar interne richtlijnen van 15 april 1996 en 19 maart 1998, alsmede de aan de sollicitanten gerichte oproepingsbrief voor de nieuwe selectieproeven met de bijlagen met informatie over de vergoeding van de reiskosten.
Opmerkingen klager
Klager handhaafde zijn klacht volgens welke de Commissie niet heeft aangegeven wat de wettelijke basis is voor het hanteren van aanvullende voorwaarden en niet heeft uitgelegd waarom het maken van onderscheid naar woonplaats niet discriminatoir is.
Klager verklaarde dat hij schade had geleden door het annuleren van de selectieproeven als gevolg van het onzorgvuldig handelen van de Commissie. Hij merkte op dat de Commissie niet ontkende dat de consequenties van dat handelen onder haar verantwoordelijkheid vallen.
Klager merkte op dat de verklaring van de Commissie volgens welk zij niet verplicht is om op welke wettelijke grondslag dan ook een financiële bijdrage in de reiskosten van sollicitanten toe te kennen, niet relevant was, omdat het in het onderhavige geval gaat om de vergoeding van reiskosten die wegens het annuleren van de selectieproeven achteraf onnodig bleken.
Klager merkte verder op dat hij zijn verzoek om vergoeding van de reiskosten had ingediend voordat de aanvullende voorwaarden hem in de oproepingsbrief van 14 december 1998 werden meegedeeld. Ook voerde hij aan dat de Commissie de belangen van de partijen in deze zaak niet voldoende had afgewogen en dat het besluit van de Commissie van 22 januari 1999 niet deugdelijk was gemotiveerd.
Klager concludeerde dat de Commissie hem de vergoeding wel degelijk zou moeten betalen.

BESLUIT

1 De bewering dat de Commissie had geweigerd de reiskosten van klager te vergoeden
1.1 Klager beweerde dat de Commissie had geweigerd een vergoeding te betalen voor de reiskosten die hij had gemaakt voor deelname aan de geannuleerde selectieproeven van 14 september 1998 en hem onbehoorlijk had behandeld. Hij verklaarde dat er geen wettelijke basis voor de Commissie was om aanvullende voorwaarden te hanteren voor de vergoeding van de reiskosten en dat de voorwaarden op basis van de woonplaats een discriminatoir karakter hadden. De Commissie merkte op dat zij zich bewust was van het storende karakter van de annulering van de selectieproeven van 14 september 1998 en dat zij daarom bij wijze van uitzondering had besloten een vergoeding toe te kennen aan sollicitanten die aan deze selectieproeven hadden deelgenomen. De Commissie paste daarbij de interne richtlijn van 15 april 1996 toe, overeenkomstig welke de kandidaat, wanneer de afstand tussen het adres in zijn dossier op 14 september 1998 en de plaats van de selectieproef meer bedraagt dan 300 km, recht heeft op een forfaitaire vergoeding die op grond van de in verschillende tranches ingedeelde afstand in kilometers wordt berekend. Omdat de afstand tussen woonplaats van klager en de plaats van de selectieproef minder bedroeg dan 300 km, kon de Commissie klager geen vergoeding toekennen.
1.2 De Ombudsman stelt in de eerste plaats vast dat de sollicitanten aanvankelijk werd meegedeeld dat hun reiskosten niet zouden worden vergoed. In punt D.1 van de wenken voor sollicitanten (98/C 97 A/01) die was gevoegd bij de aankondiging van algemeen vergelijkend onderzoek COM/A/11/98 werd duidelijk vermeld dat deelnemers aan selectieproeven geen recht hebben op vergoeding van reis- of verblijfkosten.
1.3 De Ombudsman stelt echter vast dat de Commissie zich bewust was van de gevolgen van de annulering van de selectieproeven en daarom het besluit had genomen om deze bepaling niet toe te passen, maar bij wijze van uitzondering een vergoeding te betalen aan de kandidaten die aan de selectieproeven hadden deelgenomen. De Ombudsman is van mening dat de Commissie er met dit besluit blijk van had gegeven dat zij de verantwoordelijkheid nam voor de negatieve gevolgen van de annulering van de selectieproeven. De Commissie heeft 895 van de 1375 verzoeken om vergoeding van de reiskosten gehonoreerd.
1.4 De voorwaarden voor de vergoeding van reiskosten die waren gemaakt om de geannuleerde selectieproeven bij te wonen, werden uiteengezet in een bijlage bij de nieuwe oproepingsbrief die de kandidaten op 14 december 1998 werd toegezonden. De regel die daarbij werd toegepast was die welke normaal gesproken van toepassing is op kandidaten die deelnemen aan het schriftelijk gedeelte van algemene vergelijkend onderzoeken. De bepaling was vervat in de interne richtlijn van de Commissie nr. 002502 van 15 april 1996 waarin wordt bepaald dat om in aanmerking te komen voor een vergoeding de afstand tussen het adres in het dossier van de kandidaat en de plaats van de selectieproeven meer moest bedragen dan 300 km.
1.5 In het onderhavige geval blijkt de afstand tussen het in het dossier van klager genoemde adres (Den Haag) en de plaats van de selectieproeven (Amsterdam) slechts 60 km te zijn. Het besluit van de Commissie om klager geen vergoeding te betalen was derhalve in overeenstemming met de interne richtlijn nr. 002502 van de Commissie van 15 april 1996. Deze bepaling blijkt vooral tot doel te hebben om alle kandidaten een vergoeding te betalen die meer moeten reizen dan 300 km en die daarom hogere reiskosten hebben dan kandidaten die binnen de (kortere) afstand van 300 km wonen. De Ombudsman is derhalve van mening dat de voorwaarde op grond waarvan er sprake moet zijn van een minimumafstand om in aanmerking te komen voor vergoeding van de reiskosten, in dit geval niet als onredelijk kan worden beschouwd. Met betrekking tot deze klacht werd derhalve geen geval van wanbeheer vastgesteld.
2 Conclusie
Op basis van het onderzoek van de Europese Ombudsman met betrekking tot deze klacht bleek er geen sprake te zijn geweest van wanbeheer van de Europese Commissie. De Ombudsman heeft derhalve besloten de zaak te sluiten.
De voorzitter van de Europese Commissie zal ook op de hoogte worden gesteld van dit besluit.
Hoogachtend,
Jacob SÖDERMAN