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Decisione del Mediatore europeo che conclude l'indagine sulla denuncia 1825/2009/IP contro il Parlamento europeo

Antefatti della denuncia

1. Nel marzo 2009, il denunciante scrive al servizio "La Posta del cittadino" del Parlamento europeo chiedendo se sia possibile ottenere informazioni riguardo alle attività svolte dagli eurodeputati nelle precedenti legislature. In particolare, il denunciante fa riferimento alle interrogazioni parlamentari e altre attività. Nella stessa data, il Parlamento invia al denunciante una conferma di ricezione in cui si legge che la richiesta sarà trattata quanto prima.

2. In data 15 luglio 2009, non avendo ancora ottenuto risposta dal Parlamento, il denunciante si rivolge al Mediatore.

Oggetto dell'indagine

3. Nella denuncia al Mediatore, il denunciante accusa il Parlamento di non aver dato risposta alla propria richiesta di informazioni del marzo 2009, e chiede che l'istituzione risponda alla sua e-mail e gli fornisca le informazioni richieste.

4. Nel corso di una conversazione telefonica con i servizi del Mediatore risalente al 24 luglio 2009, il denunciante chiarisce che le informazioni che desidera ottenere riguardano le interrogazioni parlamentari presentate dall'on. X nel corso della terza legislatura e le relative risposte. Lo stesso giorno, i servizi del Mediatore provvedono a informare telefonicamente il Parlamento di quanto sopra.

Seguito dato dal Mediatore

5. Considerata la natura dell'accusa e della richiesta del denunciante, il Mediatore decide di avviare una procedura telefonica. In data 20 luglio 2009, i suoi servizi contattano il Parlamento al fine di verificare la disponibilità dei servizi dell'istituzione a trattare il caso e a formulare quanto prima una risposta da trasmettere al denunciante.

6. Con e-mail del 23 luglio 2009, la signora Y spiega che la mancata risposta all'e-mail del denunciante del 17 marzo 2009 è da ricondursi al fatto che i servizi del Parlamento avevano già provveduto a replicare a un'analoga richiesta del medesimo cittadino nel corso del 2008. Sottolinea altresì il funzionario che in due occasioni il servizio pertinente aveva informato il denunciante dell'impossibilità di intrattenere con lui uno scambio epistolare continuo. Quanto alla conferma di ricezione indicante che l'e-mail del denunciante sarebbe stata gestita quanto prima, la signora Y dichiara che tale comunicazione è stata generata automaticamente allo scopo di garantire il trattamento del messaggio di posta elettronica da parte del funzionario competente del Parlamento. Essa non equivaleva a garantire al denunciante l'invio di una risposta specifica.

7. La signora Y fa inoltre pervenire ai servizi del Mediatore due documenti. Il primo è il duplicato di un'e-mail inviata nella stessa data alla signora Y dal signor Z, funzionario del servizio La Posta del cittadino, in cui si legge che la domanda del denunciante di cui al messaggio elettronico del 17 marzo 2009 ha già ricevuto risposta in data 3 marzo 2009. Il secondo documento è una tabella che presenta in forma sintetica la corrispondenza inviata dal denunciante al Parlamento, con il seguito dato dai servizi dell'istituzione.

8. Dal contenuto della predetta tabella risulta che, in data 23 settembre 2008, il denunciante ha scritto al servizio La Posta del cittadino chiedendo informazioni riguardo all'attività dei deputati al PE nella terza legislatura. La lettera in questione è stata protocollata con il numero di riferimento (2008)17114 e archiviata il 24 novembre 2008 con la seguente giustificazione: "Clôturé le 24 novembre 2008: car double emploi avec le 17825" (Chiuso in data 24 novembre 2008 per sovrapposizione con il n. 17825.) Emerge dalla stessa tabella che il numero di riferimento "17825" corrisponde a un messaggio elettronico del 3 ottobre 2008 con cui il denunciante chiedeva al Parlamento di poter ottenere informazioni riguardo alle presenze alle plenarie del PE dell'eurodeputato italiano XX. All'e-mail del denunciante del 3 ottobre 2008 il Parlamento ha risposto in data 5 novembre 2008.

9. L'e-mail del denunciante datata 17 marzo 2009 è stata protocollata con il numero di riferimento (2009)3771 e archiviata con la seguente giustificazione: "classement sans suite, car on avait déjà répondu au même sujet: 3771." (archiviazione: si è già provveduto a rispondere sullo stesso argomento: 3771.) Dalla tabella fornita dal Parlamento emerge che il riferimento "3771" corrisponde a una lettera che il denunciante ha inviato in data 19 febbraio 2009 e in cui lo stesso riferiva di non essere riuscito ad accedere on line a un determinato numero di interrogazioni parlamentari. A questo messaggio elettronico il Parlamento ha risposto in data 3 marzo 2009.

10. Dalle informazioni fornite al Mediatore non è possibile concludere che il Parlamento abbia effettivamente risposto al contenuto del messaggio elettronico inviato dal denunciante in data 17 marzo 2009.

11. Pertanto, i servizi del Mediatore ricontattano i servizi del Parlamento, chiedendo se siano propensi a rispondere alla richiesta del denunciante del 17 marzo 2009. Informano altresì il Parlamento delle delucidazioni fornite dal denunciante in data 24 luglio 2009, e precisamente che il cittadino desidera acquisire conoscenza delle interrogazioni presentate dall'on. X nel corso della terza legislatura.

12. Il 27 luglio 2009, il Parlamento trasmette al Mediatore copia della risposta che l'istituzione ha inviato al denunciante in data 5 novembre 2008. Si tratta, a detta del Parlamento, della risposta che fa seguito alla richiesta del 23 settembre 2008, ossia a quella richiesta che il Parlamento ha ritenuto essere sostanzialmente identica alla domanda del 17 marzo 2009 oggetto della denuncia.

13. Tuttavia, la risposta del 5 novembre 2008 non tratta la tematica dell'attività degli eurodeputati nel corso della terza legislatura, ma riguarda piuttosto le presenze dell'on. XX[1] alle sessioni plenarie del Parlamento.

14. Sulla base di quanto sopra esposto, il Mediatore giunge alla conclusione che non è possibile ottenere una risposta attraverso la procedura telefonica e, di conseguenza, avvia un'indagine completa.

L'indagine

15. In data 9 settembre 2009, il Mediatore avvia un'indagine e chiede al Parlamento di formulare un parere circa l'accusa e la richiesta del denunciante. Il 25 novembre 2009 il Parlamento presenta il proprio parere, che viene inoltrato al denunciante, il quale a sua volta fornisce le proprie osservazioni in data 17 dicembre 2009.

Analisi e conclusioni del mediatore

A. L'accusa circa la mancata risposta del Parlamento e la relativa richiesta

Argomentazioni presentate al Mediatore

16. Il denunciante sostiene che il Parlamento non abbia risposto alla sua richiesta di informazioni del 17 marzo 2009 in merito alle interrogazioni parlamentari formulate da taluni deputati al Parlamento europeo nel corso delle precedenti legislature. Chiede che l'istituzione risponda alla propria e-mail e gli fornisca le informazioni richieste.

17. In data 24 luglio 2009, i servizi del Mediatore telefonano al denunciante allo scopo di verificare se, come asserito dal Parlamento, la risposta dell'istituzione sia riferita al suo messaggio elettronico del 23 settembre 2008. Il denunciante conferma che la risposta del Parlamento del 5 novembre riguarda unicamente la sua e-mail del 3 ottobre 2008 e riporta il contenuto delle sue richieste del 23 settembre 2008 e del 17 marzo 2009. Dichiara quindi di voler ottenere informazioni riguardo alle interrogazioni parlamentari presentate dall'on. X nel corso della terza legislatura e alle relative risposte. Questa indicazione era stata trasmessa anche al Parlamento da parte dei servizi del Mediatore.

18. Nel suo parere, il Parlamento si rammarica che gli sforzi inizialmente compiuti dall'istituzione e dai servizi del Mediatore nel tentativo di individuare una soluzione amichevole non abbiano dato i risultati auspicati.

19. Per quanto riguarda lo scambio epistolare tra il denunciante e l'istituzione, il Parlamento dichiara che, tra il 26 settembre 2008 e il 15 ottobre 2009, il denunciante ha scritto al servizio La Posta del cittadino un totale di sedici e-mail, sei delle quali attengono a questioni relative alle attività degli eurodeputati. Nel suo messaggio elettronico del 17 marzo 2009, il denunciante presenta una richiesta generica di informazioni riguardo alle attività dei parlamentari nel corso della terza legislatura, senza tuttavia specificare, né in quella e-mail né in occasioni successive, di essere interessato alle attività dell'on. X.

20. Il Parlamento dichiara altresì che la richiesta del 17 marzo 2009 è identica alla domanda presentata dal denunciante in una precedente e-mail del 23 settembre 2008, alla quale ha fatto seguito, alcuni giorni dopo, un'ulteriore richiesta riguardante le presenze dell'on. XX alle sessioni plenarie del PE. Nella risposta del 5 novembre 2008, il Parlamento ha replicato a entrambe le richieste. Poiché l'e-mail del denunciante era stilata in termini piuttosto generali e vaghi, il Parlamento ha i) invitato il denunciante a consultare il sito Internet dell'istituzione per accedere ai processi verbali delle attività parlamentari e, ii) indicato al medesimo le modalità da seguire per ottenere informazioni in merito alle legislature precedenti.

21. Il Parlamento fa inoltre riferimento agli ulteriori contatti presi dal denunciante con il servizio La Posta del cittadino, in data 20 novembre 2008, 27 gennaio 2009 e 19 febbraio 2009, cui hanno fatto seguito le risposte del 16 dicembre 2008, dell'11 febbraio 2009 e del 3 marzo 2009. Nella sua ultima risposta, il Parlamento ha asserito di non poter intrattenere uno scambio epistolare continuo con il denunciante.

22. Nonostante ciò, il denunciante ha continuato a scrivere al servizio La Posta del cittadino. Il suo ultimo messaggio elettronico, in cui chiede informazioni riguardo alle attività dell'on. X, risale al 29 agosto 2009. Il Parlamento ha risposto in data 30 settembre 2009. Oltre a fornire le informazioni già messe a disposizione nelle risposte precedenti, l'istituzione ha comunicato al denunciante che esiste la possibilità di consultare il registro pubblico dei documenti del Parlamento e che, per gli eventuali documenti non presenti nel registro, è possibile presentare una domanda di accesso avvalendosi dell'apposito formulario. In data 16 ottobre 2009, il Centro archivistico e documentario del Parlamento europeo ha inviato al denunciante, in formato elettronico, i documenti d'interesse relativi all'attività dell'on. X.

23. Il Parlamento ha ritenuto scorretto il comportamento del denunciante nei confronti del servizio La Posta del cittadino. Per tale motivo, in due occasioni, lo ha avvertito che avrebbe interrotto la corrispondenza nei suoi confronti. Tuttavia, volendo venirgli incontro, l'istituzione gli ha scritto nuovamente in data 20 luglio, 30 settembre e 15 ottobre 2009.

24. Nelle sue osservazioni, il denunciante afferma che la dichiarazione del Parlamento relativa alla sua condotta è inaccettabile. Un'istituzione che non risponde o risponde inadeguatamente alla richiesta di un cittadino non può attribuire a quest'ultimo un comportamento scorretto nel momento in cui costui si trovi a rinnovare più volte la stessa richiesta o a chiedere delucidazioni. Il denunciante fa altresì osservare che le informazioni richieste gli sono state fornite dal Parlamento solo dopo l'apertura della presente indagine da parte del Mediatore. Durante una conversazione telefonica con i servizi del Mediatore risalente al 6 agosto 2010, il denunciante si è dichiarato soddisfatto delle informazioni che il Parlamento gli ha finalmente messo a disposizione nel corso dell'indagine del Mediatore. Pertanto, il cittadino considera il caso chiuso.

La valutazione del Mediatore

25. La Posta del cittadino è un servizio del Parlamento al quale il cittadino può rivolgersi per ottenere informazioni riguardo all'istituzione e alle sue attività. Il denunciante si è avvalso di questa prerogativa nel 2008 e nel 2009 presentando numerose richieste di informazioni. Una di queste richieste, risalente al marzo 2009, è rimasta inevasa. Questo il motivo della denuncia in oggetto.

26. Secondo quanto recita l'articolo 12 del Codice europeo di buona condotta amministrativa[2] (Codice europeo), nei suoi rapporti con il pubblico, il funzionario dà prova di spirito di servizio, correttezza, e disponibilità. Nel rispondere alla corrispondenza, a chiamate telefoniche e posta elettronica, il funzionario cerca di rendersi quanto più possibile utile e di rispondere nella maniera più completa e accurata possibile alle domande postegli.

27. La disposizione sopraindicata è prevista anche, con termini pressoché identici, nel Codice di buona condotta del Parlamento[3]. Ai sensi della sezione III ("Relazioni con i cittadini") del Codice di buona condotta del Parlamento, la funzione pubblica europea deve essere aperta e accessibile ai cittadini. Qualsiasi domanda scritta rivolta da una persona estranea all'istituzione a un servizio amministrativo del Parlamento europeo deve essere trattata nei tempi più brevi e il funzionario o agente deve mantenere nei contatti con il pubblico un comportamento corretto e disponibile.

28. Il diritto del cittadino di ottenere risposta alle richieste di informazioni inviate alle istituzioni non è tuttavia assoluto, così come non è assoluto il dovere di queste ultime di fornire una risposta. È infatti previsto che non sia necessario rispondere laddove le missive del cittadino siano inopportune in ragione del loro numero eccessivo o perché ripetitive o prive di significato, (articolo 14, paragrafo 3, del Codice europeo). A tale proposito, il Mediatore ritiene che questa eccezione al principio generale secondo cui le istituzioni sono tenute a rispondere alla corrispondenza inviata dal cittadino vada applicata in maniera rigorosa. Il cittadino interessato deve essere informato in modo esplicito della decisione dell'istituzione di interrompere la corrispondenza nei suoi confronti e delle motivazioni della decisione medesima.

29. Nel caso di fattispecie, il Parlamento ha dichiarato che, tra il 26 settembre 2008 e il 15 ottobre 2009, il denunciante ha rivolto al servizio La Posta del cittadino un totale di sedici messaggi elettronici, sei dei quali vertevano su questioni relative alle attività degli eurodeputati. Né il Codice europeo né il Codice di buona condotta del Parlamento definiscono in maniera precisa il concetto di "numero eccessivo" e di missive "ripetitive e prive di significato". Il Mediatore non reputa che sedici e-mail distribuite su un arco di 13 mesi possano essere considerate, di per sé, un numero eccessivo, tale da rende la corrispondenza inopportuna.

30. Avendo esaminato la corrispondenza tra l'istituzione e il denunciante, il Mediatore riconosce che un certo numero di e-mail del firmatario vertono su argomenti tra loro simili. Ciò non toglie, tuttavia, che il Parlamento ha omesso di rispondere alla richiesta presentata dal denunciante in data 17 marzo 2009. L'osservazione del Parlamento secondo cui questa richiesta si presentava identica a quella del 23 settembre 2008 è irrilevante, dato che anche per quest'ultima richiesta il Parlamento ha omesso di fornire una risposta. Inoltre, il Mediatore non ha ravvisato alcun elemento, nella corrispondenza del denunciante, che possa giustificare una classificazione delle sue missive come ripetitive o prive di significato. La mancanza di chiarezza ravvisabile nella richiesta del denunciante (presentata inizialmente il 23 settembre 2008) si sarebbe potuta risolvere semplicemente invitando il cittadino a precisare quali informazioni stesse effettivamente cercando. Questo modo di procedere sarebbe stato coerente con i principi di buona amministrazione citati in precedenza e avrebbe reso superflua la reiterazione di una richiesta identica (opzione a cui il denunciante ha fatto ricorso in data 17 marzo 2009). In realtà, è proprio a questa omissione che il Mediatore ha tentato di porre rimedio facendo chiamare il denunciante dai suoi servizi, allo scopo di comprendere meglio il contenuto della richiesta rivolta al Parlamento e della denuncia che ne è scaturita. È deplorevole che il Parlamento non abbia successivamente risposto in maniera più costruttiva, allorquando il Mediatore ha tentato di ottenere una risposta rapida per mezzo di una procedura telefonica.

31. Il Mediatore rileva che, a seguito dell'apertura della presente indagine, il Parlamento ha scritto al denunciante, in data 30 settembre 2009 e 16 ottobre 2009, per fornirgli le informazioni che cercava.

32. Alla luce di quanto sopra e del contenuto della conversazione telefonica intervenuta tra il denunciante e i servizi del Mediatore in data 6 agosto 2010 (cfr. i paragrafi 15 e 24 del presente documento), il Mediatore conclude che il caso è stato chiuso dal Parlamento con soddisfazione del denunciante.

33. Nondimeno, il Mediatore ritiene opportuno affrontare brevemente la questione che riguarda la conferma di ricezione che il Parlamento ha inviato al denunciante in data 17 marzo 2009. Per tale motivo, ferma restando la conclusione di cui sopra, il Mediatore formula in appresso un'osservazione supplementare.

C. Conclusioni

In base alle indagini condotte in merito alla presente denuncia, il Mediatore archivia il caso con la seguente conclusione:

il caso è stato chiuso dal Parlamento.

Il denunciante e il Presidente del Parlamento saranno informati della presente decisione.

Osservazione supplementare

I principi di buona amministrazione prevedono che le istituzioni forniscano al cittadino informazioni chiare e prive di ambiguità. Secondo il parere del Mediatore, qualsiasi persona che riceva un avviso di ricevimento analoga a quella pervenuta al denunciante può ragionevolmente attendersi che gli venga inviata una risposta. Un'istituzione che si assuma chiaramente l'impegno di rispondere, come in questo caso, è sicuramente obbligata a fornire una risposta al cittadino interessato.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Strasburgo, 15 novembre 2010


[1] Il Mediatore ritiene utile citare la risposta inviata al denunciante dal servizio La Posta del cittadino in data 5 novembre 2008, che recita come segue (originale in lingua italiana):

"Egregio signore,

Rispondo al Suo messaggio elettronico indirizzato al Parlamento europeo (PE), in cui chiede la percentuale di presenza/assenza al PE del ex parlamentare europeo On. le XX.

La informo che per ogni seduta plenaria del PE viene pubblicato un processo verbale (PV) contenente le decisioni per Parlamento e i nomi degli oratori (articolo 172 del regolamento). Il PV di una determinata seduta viene approvato dal parlamento nel corso della seduta successiva:

http://www.europarl.europa.eu/activities/plenary/pv.do?language0IT

Per le edizioni precedenti a quelle evincibili dal sito di cui sopra, potrà utilmente consultare gli archivi:

http://www.europarl.europa.eu/activities/archives/pv.do?language0IT

La prego gradire i miei più cordiali saluti

firma"

[2] Il Codice europeo di buona condotta amministrativa è stato approvato dal Parlamento europeo in data 6 settembre 2001 (il Codice è disponibile al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

[3] Il Codice è disponibile al seguente indirizzo: http://www.europarl.europa.eu/RegData/PDF/406411_EN.pdf;jsessionid=5552FAEADB60286F957C84568C142683