Decision of the European Ombudsman on complaint 2923/2004/IP against the European Commission

Strasburgo, 6 dicembre 2005

Egregio Signore B.,

il 28 settembre 2004 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea sul trattamento, da parte di quest'ultima, della Sua candidatura inviata in risposta ad un invito a manifestare interesse, pubblicato sul Supplemento alla Gazzetta ufficiale dell'Unione europea n. S 73 del 14 aprile 2004. Il 5 ottobre 2004, Lei mi ha inviato ulteriori informazioni in merito alla denuncia.

Il 21 dicembre 2004, ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione europea. Il 23 maggio 2005 la Commissione ha inviato la versione italiana del suo parere, che io Le ho trasmesso il 6 giugno 2005, invitandola a esprimere le Sue eventuali osservazioni entro il 15 luglio 2005. Non sembrano essere pervenute osservazioni da parte Sua.

Con la presente, mi pregio di comunicarLe i risultati delle indagini condotte.

LA DENUNCIA

Secondo il denunciante, i fatti rilevanti sono come di seguito:

Il 27 aprile 2004, il denunciante, titolare della società di servizi di elitrasporto Heli2000, ha presentato la propria candidatura in risposta all'invito alla manifestazione d'interesse, pubblicato dalla Commissione europea, inteso a creare una lista di consulenti preselezionati per la prestazione di assistenza tecnica e amministrativa alla Rappresentanza della Commissione europea in Turchia (la "Rappresentanza della Commissione").

Il 30 maggio 2004, il denunciante ha inviato un messaggio e-mail alla Commissione, chiedendo informazioni sulla procedura di selezione. Il giorno successivo, il sig. K., funzionario della Commissione, ha informato il denunciante che la Commissione stava procedendo alla registrazione di tutte le candidature e che avrebbe informato al più presto i candidati in merito al trattamento delle stesse.

Il 20 settembre 2004, il denunciante ha scritto un altro messaggio e-mail al sig. K., nel quale chiedeva se i servizi preposti avessero effettuato la procedura di selezione. Nella sua risposta del 21 settembre 2004, il sig. K. ha informato il denunciante che i risultati definitivi della prima valutazione erano già stati pubblicati sul sito web della Commissione e che se il suo nome non era incluso nella lista, egli aveva la possibilità di presentare una candidatura per la valutazione successiva, poiché l'invito a manifestare interesse sarebbe rimasto aperto per 33 mesi. Lo stesso giorno, il denunciante ha scritto un altro messaggio e-mail al sig. K., nel quale chiedeva se tutti i candidati fossero stati informati del risultato della valutazione. Nella sua risposta del 22 settembre 2004, il sig. K. ha affermato che al denunciante era stata inviata una lettera, ma che il servizio postale l'aveva riconsegnata alla Commissione. Secondo il servizio postale, infatti, non era stato possibile raggiungere il denunciante all'indirizzo che egli aveva comunicato. Il sig. K. si è detto disponibile ad inviare nuovamente la lettera in questione al denunciante. Il 22 settembre 2004 quest'ultimo ha confermato lo stesso indirizzo comunicato nella candidatura, precisando che egli risiedeva presso tale indirizzo dal 1968.

Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante sostiene (i) di non aver mai ricevuto una conferma dell'avvenuta ricezione della candidatura da lui inviata il 27 aprile 2004 e (ii) di non aver mai ricevuto alcuna comunicazione riguardo all'esito della valutazione della sua candidatura.

Il denunciante ha chiesto che nei successivi turni di valutazione delle candidature relative al medesimo invito la Commissione accetti la candidatura da lui già presentata o che gli venga rimborsato l'importo di 550 euro per le spese postali e per il tempo richiesto dalla preparazione della candidatura.

L'INDAGINE

L'approccio del Mediatore

Nel decidere in merito alla ricevibilità della presente denuncia, il Mediatore ha osservato che il denunciante non aveva posto in essere passo amministrativo previo in merito alla sua richiesta. Tuttavia, considerato l'evidente nesso tra le allegazioni e la richiesta del denunciante, il Mediatore ha ritenuto opportuno chiedere alla Commissione di emettere un parere anche sulla richiesta del decunciante.

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione sulla denuncia può essere così sintetizzato.

Il 14 aprile 2004 è stato pubblicato, in conformità alle norme del regolamento finanziario, un invito alla manifestazione d'interesse inteso a creare una lista di consulenti preselezionati per la prestazione di assistenza tecnica e amministrativa nei rispettivi settori di competenza alla Rappresentanza della Commissione europea in Turchia (la "Rappresentanza della Commissione") (EUROPEAID/119722/C/SV/TR). Il termine di presentazione delle candidature per il primo turno di selezione preliminare era fissato per il 7 maggio 2004.

Il periodo di validità delle liste dei candidati preselezionati è di 3 anni dalla data di invio dell'avviso all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee. La lista resterà aperta alle nuove candidature per tutto il periodo di validità, salvo gli ultimi 3 mesi; pertanto i nuovi candidati che soddisfano i criteri di preselezione verranno aggiunti alle liste fino a 3 mesi prima della scadenza del periodo di validità.

L'invito a manifestare interesse è il primo stadio della procedura di gara e ha lo scopo di costituire una lista di consulenti ed esperti preselezionati . Tutte le domande poste riguardo alla preselezione dei consulenti hanno ricevuto risposta per telefono o via e-mail. Le domande più frequenti che interessavano tutti i consulenti sono state pubblicate con le relative risposte sul sito web della Rappresentanza della Commissione.

Per il presente invito a manifestare interesse, la Rappresentanza della Commissione ha ricevuto, entro il termine fissato per il primo turno, 618 candidature, per un totale di 3 147 curricula di esperti. Per assicurare una gestione efficiente dell'elevato numero di candidature pervenute, negli avvisi di ricezione inviati a tutti i candidati si precisava che l'esito della selezione sarebbe stato pubblicato sul sito web della Rappresentanza della Commissione. Dopo la pubblicazione, i candidati che lo avessero ritenuto necessario avrebbero potuto chiedere ulteriori informazioni riguardo ai risultati.

Per garantire che tutte le candidature fossero trattate in modo non discriminatorio, la commissione di valutazione ha rigorosamente tenuto conto dei requisiti per la candidatura prescritti nell'invito. La presentazione della candidatura in un formato diverso da quello stabilito al punto 9 dell'invito, che recita: "I candidati devono inviare una copia della propria candidatura per ogni sottolista in cui desiderano essere iscritti", ne ha pertanto implicato l'esclusione.

L'obbligo di inviare candidature separate per ciascuna sottolista è stato imposto per facilitare la divisione del lavoro tra i valutatori, in quanto essi valutano le manifestazioni d'interesse per diversi sottolotti. Ogni candidatura relativa ad uno specifico sottolotto viene esaminata da almeno due valutatori.

L'invito è ancora aperto alle nuove candidature; il terzo turno di valutazione è stato ultimato il 14 marzo 2005 e la lista dei consulenti preselezionati è pubblicata su Internet(1).

Per quanto riguarda le asserzioni del denunciante, il quale sostiene di non aver mai ricevuto una conferma dell'avvenuta ricezione della candidatura da lui inviata il 27 aprile 2004 in risposta all'invito e di non aver mai ricevuto alcuna comunicazione riguardo all'esito della valutazione della sua candidatura , la Commissione ha indicato che la candidatura del denunciante è pervenuta il 5 maggio 2004. Il 30 maggio 2004, il ricorrente ha chiesto via e-mail informazioni circa la sua candidatura. Il funzionario competente ha risposto il giorno successivo, 31 maggio 2004, via e-mail, precisando che le candidature erano in corso di registrazione e che tutti i candidati sarebbero stati informati non appena possibile.

Come previsto al punto 10 dell'invito, il 10 giugno 2004 la Rappresentanza della Commissione ha inviato a tutti i candidati una lettera per informarli della registrazione delle loro candidature. Nella stessa lettera veniva indicato ai candidati uno specifico link del sito web della Rappresentanza della Commissione per ottenere informazioni circa l'esito del processo di valutazione.

Sfortunatamente, a causa di un errore di battitura, la lettera inviata al denunciante recava un indirizzo incompleto. Pertanto, il servizio postale italiano non l'ha potuta recapitare e l'ha rispedita alla Rappresentanza della Commissione. Quando la lettera è tornata al funzionario competente, questi si è preparato ad inviarla nuovamente al destinatario. Nel contempo, il denunciante ha inviato un messaggio e-mail chiedendo nuovamente informazioni sulla sua candidatura. L'indomani, 21 settembre 2004, il funzionario competente gli ha inviato un messaggio e-mail di risposta e il giorno successivo, 22 settembre 2004, ha inviato un ulteriore messaggio comunicando al candidato l'avvenuta registrazione della sua candidatura e informandolo del disguido dovuto all'indirizzo incompleto sulla lettera del 10 giugno 2004, nonché del fatto che la sua candidatura era stata esclusa in quanto egli aveva presentato una sola candidatura per più sottoliste.

Al ricorrente è stato inoltre comunicato che avrebbe dovuto fornire prove, quali certificati e documenti dell'autorità giudiziaria, dell'amministrazione fiscale o dell'amministrazione previdenziale, attestanti l'assenza dei motivi di esclusione. Tuttavia, sulla base di un attento esame, da parte della Rappresentanza della Commissione, delle disposizioni di legge vigenti in Italia riguardo alla presentazione di tale documentazione, i documenti già forniti dal denunciante sarebbero molto probabilmente considerati conformi. Sono state altresì fornite indicazioni al denunciante per la presentazione di una nuova candidatura, visto che l'invito è aperto per 33 mesi e che si procede alla valutazione delle candidature ogni 3 mesi.

La Commissione ritiene che i suoi servizi abbiano agito correttamente nel caso del ricorrente. Nonostante il disguido relativo all'invio della lettera a causa dell'indirizzo incompleto, per il quale la Rappresentanza della Commissione si rammarica, il denunciante è stato informato della registrazione della sua candidatura, dell'esclusione della stessa e dei motivi di tale esclusione mediante messaggi e-mail inviati il 21 e il 22 settembre 2004. Con tali messaggi, sono state fornite al ricorrente le informazioni previste dall'invito secondo le procedure applicabili.

Le richieste del ricorrente, quindi, non sembrano fondate. Non essendo la sua candidatura conforme al punto 9 dell'invito, non vi è ragione perché egli debba ottenere un rimborso per le spese postali sostenute e per il tempo dedicato alla preparazione della candidatura.

La Rappresentanza della Commissione è disposta a valutare eventuali altre candidature che il denunciante vorrà presentare entro i termini previsti.

Le osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni sul parere della Commissione da parte del denunciante.

LA DECISIONE

1 Presunto mancato invio, da parte della Commissione, della conferma di avvenuta ricezione della candidatura inviata dal denunciante il 27 aprile 2004

1.1 Il 27 aprile 2004, il denunciante ha inviato la sua candidatura in risposta all'invito alla manifestazione d'interesse, pubblicato dalla Commissione il 14 aprile 2004, inteso a creare una lista di consulenti preselezionati per la prestazione di assistenza tecnica e amministrativa nei rispettivi settori di competenza alla Rappresentanza della Commissione europea in Turchia (la "Rappresentanza della Commissione"). Nella sua denuncia al Mediatore, il ricorrente ha affermato di non aver mai ricevuto una conferma dell'avvenuta ricezione della sua candidatura.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha sostenuto che il 10 giugno 2004 la Rappresentanza della Commissione ha inviato a tutti i candidati una lettera per informarli della registrazione delle loro candidature. Tuttavia, a causa di un errore di battitura, la lettera inviata al denunciante recava un indirizzo incompleto. Pertanto, il servizio postale italiano non l'ha potuta recapitare e l'ha rispedita alla Rappresentanza della Commissione. La Commissione si è rammaricata per questo fatto increscioso. Quando la lettera è tornata al funzionario competente, questi si è preparato ad inviarla nuovamente. Nel contempo, il denunciante ha inviato un messaggio e-mail chiedendo nuovamente informazioni sulla sua candidatura. Il giorno successivo, 21 settembre 2004, è stato comunicato al candidato che la Commissione aveva già pubblicato gli esiti finali del primo turno di valutazione sul proprio sito web e che, se il suo nome non figurava nell'elenco, egli poteva presentare la sua candidatura per il turno successivo di valutazione. Mediante un altro messaggio e-mail inviato il 22 settembre 2004, il denunciante è stato informato dell'avvenuta registrazione della sua candidatura e dell'increscioso disguido dovuto al fatto che la lettera del 10 giugno 2004 era stata inviata dalla Rappresentanza della Commissione all'indirizzo incompleto e quindi nuovamente recapitata alla Commissione.

1.3 Il punto 10 dell'invito a manifestare interesse stabilisce che i candidati siano informati della registrazione della loro candidatura mediante una ricevuta di conferma dell'avvenuta ricezione. Nel presente caso, dall'indagine condotta dal Mediatore emerge che è stato commesso un errore dalla Commissione all'atto dell'invio della lettera con la quale si confermava l'avvenuta ricezione della candidatura del denunciante. Come ammesso dalla Commissione, la lettera in questione è stata inviata ad un indirizzo incompleto e, pertanto, non è stata recapitata al ricorrente.

1.4 In virtù dei principi di buona amministrazione, quando una pubblica amministrazione commette un errore, deve adottare le necessarie misure per porvi rimedio. Nel presente caso, il Mediatore osserva che la Commissione, nel suo parere, ha riconosciuto che è stato commesso un errore di battitura in relazione all'indirizzo del denunciante, a causa del quale la lettera è stata inviata ad un indirizzo incompleto e, di conseguenza, il servizio postale italiano non l'ha potuta recapitare e l'ha rispedita alla Commissione.

Dalle prove di cui dispone il Mediatore, non è possibile determinare la data in cui la Commissione ha ricevuto la lettera non recapitabile. Tuttavia, il Mediatore è dell'avviso che la Commissione sia in ogni caso colpevole di cattiva amministrazione (cfr. supra, punto 1.5) e non reputa quindi necessario condurre ulteriori indagini al fine di determinare quando la Commissione abbia ricevuto la lettera in questione.

1.5 Il Mediatore fa notare che la Commissione, nel messaggio e-mail del 21 settembre 2004, ha chiesto al denunciante di confermare il proprio indirizzo, al fine di potergli inviare nuovamente la lettera. In risposta a tale messaggio e-mail della Commissione, il denunciante ha confermato il proprio indirizzo il 22 settembre 2004. Viste le circostanze, quindi, il ricorrente poteva ragionevolmente presumere che la lettera gli sarebbe stata inviata. Ciononostante, sembra che tale lettera non gli sia mai stata spedita.

Alla luce di quanto sopra, il Mediatore ritiene che il mancato invio, da parte della Commissione, della conferma di avvenuta ricezione della candidatura del denunciante al corretto indirizzo di quest'ultimo costituisca un caso di cattiva amministrazione. A tal proposito sarà formulata un'osservazione critica.

2 Presunta mancata comunicazione, da parte della Commissione, dell'esito della valutazione della candidatura del denunciante

2.1 Nella sua denuncia, il ricorrente sostiene di non aver mai ricevuto alcuna comunicazione riguardo all'esito della valutazione della sua candidatura.

2.2 Nel suo parere, la Commissione afferma che il 22 settembre 2004 il denunciante è stato informato che la sua candidatura era stata esclusa in quanto egli aveva presentato una sola candidatura per più sottoliste.

La Commissione ha aggiunto che al denunciante è stato comunicato che avrebbe dovuto fornire prove, quali certificati e documenti dell'autorità giudiziaria, dell'amministrazione fiscale o dell'amministrazione previdenziale, attestanti l'assenza dei motivi di esclusione. Tuttavia, sulla base di un attento esame, da parte della Rappresentanza della Commissione, delle disposizioni di legge vigenti in Italia riguardo alla presentazione di tale documentazione, i documenti già forniti dal denunciante sarebbero molto probabilmente considerati conformi. Al ricorrente sono state altresì fornite indicazioni per la presentazione di una nuova candidatura, visto che l'invito è aperto per 33 mesi e che si procede alla valutazione delle candidature ogni 3 mesi.

2.3 Il denunciante non ha inviato osservazioni sul parere della Commissione.

2.4 Alla luce delle asserzioni del denunciante, la presente indagine si è limitata a determinare se egli sia stato informato dalla Commissione in merito all'esito della valutazione della sua candidatura. L'indagine, pertanto, non si propone di determinare se le motivazioni fornite dalla Commissione nell'informare il denunciante in merito all'esito della valutazione della sua candidatura siano corrette o sufficienti.

2.5 In base alle informazioni di cui dispone il Mediatore, la Commissione ha informato il denunciante dell'esito della valutazione della sua candidatura nella risposta inviatagli il 22 settembre 2004, con la quale si comunicava l'esclusione della candidatura.

2.6 Il Mediatore, pertanto, è dell'avviso che non vi sia stata cattiva amministrazione da parte della Commissione in merito a tale aspetto della causa.

3 Le richieste del denunciante

3.1 Nella sua denuncia, il ricorrente ha chiesto che nei successivi turni di valutazione delle candidature relative al medesimo invito la Commissione accetti la candidatura da lui già presentata o che gli venga rimborsato l'importo di 550 euro per le spese postali e per il tempo richiesto dalla preparazione della candidatura.

3.2 Nel suo parere, la Commissione afferma che la candidatura del denunciante è stata esclusa poiché non conforme ai requisiti di cui al punto 9 dell'invito a manifestare interesse e che, pertanto, la richiesta del denunciante non è giustificabile.

3.3 Il denunciante chiede che nei successivi turni di valutazione delle candidature relative al medesimo invito la Commissione accetti la candidatura da lui già presentata. In merito a tale richiesta, il Mediatore fa notare che l'esclusione della candidatura del denunciante è basata sul fatto che quest'ultimo non ha osservato i requisiti previsti dall'invito a manifestare interesse, poiché ha presentato una sola candidatura per più sottoliste, invece di candidature separate, una per ogni sottolista alla quale desiderava candidarsi. La decisione della Commissione di respingere la candidatura del denunciante sembra essere stata assunta in conformità alle condizioni stabilite dall'invito a manifestare interesse. Alla luce di tali circostanze, il Mediatore ritiene che la richiesta del denunciante non possa essere accolta.

Quanto alla richiesta, avanzata dal ricorrente nei confronti della Commissione, di un rimborso di 550 euro per le spese postali e per il tempo richiesto dalla preparazione della candidatura, il Mediatore rammenta di essere giunto alla conclusione (punto 1.5) che vi è stato un caso di cattiva amministrazione da parte della Commissione in merito al mancato invio, al denunciante, della conferma di avvenuta ricezione della sua candidatura. Tuttavia, tale caso di cattiva amministrazione non può aver causato i presunti costi sostenuti dal denunciante. In ragione del fatto che il ricorrente non ha fornito altre basi a sostegno della sua richiesta di rimborso nei confronti della Commissione, il Mediatore è dell'avviso che anche questa richiesta del ricorrente non possa essere accolta.

4 Conclusione

Alla luce delle indagini condotte dal Mediatore sulla presente denuncia, si ritiene necessario formulare la seguente osservazione critica.

In virtù dei principi di buona amministrazione, quando una pubblica amministrazione compie un errore essa deve adottare le necessarie misure per porvi rimedio. Nel presente caso, il Mediatore osserva che la Commissione, nel suo parere, ha riconosciuto che è stato commesso un errore di battitura nell'indirizzo del denunciante, a causa del quale la lettera è stata inviata ad un indirizzo incompleto e, di conseguenza, il servizio postale italiano non l'ha potuta recapitare e l'ha rispedita al mittente.

Nel messaggio e-mail del 21 settembre 2004 al denunciante, la Commissione gli ha chiesto di confermare il proprio indirizzo, al fine di potergli inviare nuovamente la lettera. Sulla base del contenuto del messaggio della Commissione, il denunciante, che ha confermato il proprio indirizzo il 22 settembre 2004, poteva ragionevolmente presumere che la lettera gli sarebbe stata inviata. Tuttavia, sembra che tale lettera non gli sia mai stata spedita.

Considerate le circostanze, il Mediatore ritiene che il mancato invio, da parte della Commissione, della conferma di avvenuta ricezione della candidatura all'indirizzo corretto del denunciante costituisca un caso di cattiva amministrazione.

Poiché tale aspetto della causa riguarda le procedure relative ad un evento specifico del passato, non è appropriato procedere ad una soluzione amichevole della questione.

La presente decisione sarà comunicata anche al Presidente della Commissione europea.

Distinti saluti,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) http://www.deltur.cec.eu.int/english/consultantsinfo.html