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Decision of the European Ombudsman on complaint 2369/2003/IP against the European Parliament


Strasburgo, 10 dicembre 2004

Egregio Sig. P.,

il 5 dicembre 2003 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito alla Sua partecipazione alla procedura concorsuale PE/91/A.

Il 22 dicembre 2003 ho trasmesso la denuncia al Presidente del Parlamento europeo. Il 16 aprile 2004 ho ricevuto il parere del Parlamento, che Le ho inviato il 1° giugno 2004 invitandoLa a formulare osservazioni in merito.

Con la presente Le comunico i risultati delle indagini che sono state effettuate.


LA DENUNCIA

Il denunciante ha partecipato alla procedura concorsuale PE/91/A, bandita dal Parlamento europeo allo scopo di selezionare un elenco di amministratori aggiunti di lingua italiana.

In una comunicazione a lui indirizzata il 27 novembre 2002 e firmata dal capo del "Servizio concorsi" del Parlamento, il denunciante era stato informato del superamento di tutte le prove. Tuttavia, si faceva presente che non sarebbe stato iscritto nell'elenco degli idonei perché non figurava tra i sei candidati migliori. In conformità al punto VIII del bando di concorso(1), solo i nominativi dei sei migliori candidati sarebbero stati iscritti nell’elenco degli idonei.

Il 6 febbraio 2003 il denunciante presentava domanda di accesso ai seguenti documenti: (i) le sue prove scritte con punteggio; (ii) i verbali della sua prova orale e i punteggi attribuitigli dai membri della commissione giudicatrice; (iii) le griglie di valutazione stabilite dalla commissione giudicatrice per la prova scritta e orale, nonché (iv) la sua posizione nella graduatoria dei candidati vincitori.

Il giorno 17 febbraio 2003 il denunciante presentava una denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari. Il denunciante sosteneva che la commissione giudicatrice non aveva agito in conformità all'articolo 5 dell'allegato III dello Statuto dei Funzionari, ossia che i principi di buona condotta amministrativa non erano stati rispettati nell'esecuzione del concorso generale e più precisamente per effetto della sua durata di quasi tre anni, e che la lettera dell'istituzione del 27 novembre 2002 non conteneva ragioni sufficienti a consentirgli di comprendere lo sviluppo del suddetto concorso e dei risultati.

Alla denuncia, presentata dal denunciante ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari, il Parlamento ha risposto il giorno 28 maggio 2003 con un rifiuto.

Il denunciante ha quindi sporto denuncia al Mediatore europeo sostenendo che il Parlamento: (i) non aveva risposto alla sua richiesta di accesso ai documenti entro la scadenza prevista dal Regolamento N. 1049/2001 del 30 maggio 2001, ma solo 120 giorni dopo la presentazione di tale richiesta e che (ii) non lo aveva informato della sua posizione nella graduatoria dei candidati vincitori. Il denunciante sosteneva che, in conformità all'articolo 5 dell'allegato III dello Statuto dei Funzionari, il Parlamento avrebbe dovuto redigere un elenco degli idonei contenente almeno il doppio dei nominativi rispetto al numero di posti da assegnare, ossia dodici candidati.

L'INDAGINE

Il parere del Parlamento europeo

Per quanto riguarda la richiesta di accesso ai documenti espressa dal denunciante, nel suo parere il Parlamento dichiarava che questi aveva inoltrato una prima richiesta il 6 febbraio 2003 e una seconda il 17 febbraio 2003 unitamente alla denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari. Poiché sembrava che il denunciante avesse scelto di fare della propria richiesta parte integrante della denuncia stessa ai sensi dell'articolo 90 paragrafo 2, il Parlamento ha ritenuto che egli volesse ricevere risposta nel quadro della risposta alla denuncia. Secondo il Parlamento, tale interpretazione è stata peraltro rafforzata dal fatto che il denunciante ha reiterato la richiesta di accesso ai documenti solo con lettera datata 20 maggio 2003, cinque giorni prima della risposta dell'AIPN alla denuncia.

In allegato alla risposta, il Parlamento ha inviato al denunciante copia delle sue prove relative alle domande a scelta multipla, l’elenco delle risposte corrette alle domande a scelta multipla, copia delle altre prove scritte accompagnate dalle griglie di valutazione con i punteggi conseguiti dal denunciante per ogni prova. Il Parlamento non ha inoltrato gli altri documenti richiesti dal denunciante perché, a suo parere, erano tutelati dalla segretezza dei lavori della commissione giudicatrice.

Per quanto riguarda il supposto rifiuto di informare il denunciante in merito alla sua posizione nell'elenco degli idonei, il Parlamento ha spiegato che non poteva dare seguito favorevole alla richiesta del denunciante, perché di solito l'istituzione non procede a una classificazione dei candidati non vincitori. Tuttavia, in un intento di trasparenza, il Parlamento ha comunicato al denunciante il punteggio ottenuto dai primi sei candidati figuranti sull'elenco, affinché potesse appurare il numero di punti che lo separavano dall'ultimo vincitore.

Per quanto riguarda l'osservazione del denunciante sul fatto che il Parlamento avrebbe dovuto redigere un elenco degli idonei contenente almeno il doppio di nominativi rispetto al numero di posti da coprire, il Parlamento ha rilevato che il bando di concorso specificava senza ambiguità al punto VIII (Iscrizione nell'elenco degli idonei) che sarebbero stati iscritti sei nominativi nell'elenco degli idonei(2). Il numero massimo di candidati da iscrivere nell'elenco è stabilito dall'Autorità con potere di nomina previo parere della COPAR nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 5 dell'allegato III dello Statuto dei Funzionari. La commissione giudicatrice non può deviare in alcun caso dal testo del bando. Il numero di vincitori previsto sull'elenco degli idonei non è soltanto un elemento fondamentale perché i potenziali interessati decidano o meno di candidarsi, ma anche un fattore essenziale per quanto concerne le decisioni della commissione giudicatrice in merito al contenuto e alla valutazione delle prove. Inoltre il Parlamento ha dichiarato che non è sua prassi allargare l'elenco degli idonei dopo lo svolgimento delle prove, poiché tale provvedimento potrebbe essere considerato una manipolazione dei risultati del concorso, in particolare dai candidati che non lo hanno superato.

La decisione di iscrivere sei candidati nell'elenco degli idonei non era motivata dal fatto che vi fossero sei posti da coprire. Inoltre, la redazione di tale elenco rispondeva allo scopo di avere candidati idonei a coprire posti che si sarebbero liberati in futuro, anziché posti già vacanti.

Il Parlamento ha altresì dichiarato che il numero di vincitori da iscrivere nell'elenco degli idonei è stato calcolato conformemente all'articolo 5 dell'allegato III dello Statuto dei Funzionari e che, in effetti, rappresentava il doppio del numero di posti che il Parlamento prevedeva di dover coprire, per tale grado e lingua, su un arco di tempo di almeno tre anni. Secondo la giurisprudenza basata sui precedenti delle corti comunitarie, "l'articolo 5, quinto comma dell'allegato III contiene solo una raccomandazione alla commissione giudicatrice intesa ad agevolare la decisione dell'autorità che ha il potere di nomina, e la cui osservanza dipende dalla natura e dalle circostanze del concorso, dal numero dei candidati e dalle loro qualifiche (…)"(3).

Inoltre, il Parlamento ha sottolineato che la durata indicata in un bando di concorso figura solo a titolo indicativo e non è vincolante per l'istituzione. Il numero di candidati che presentano domanda potrebbe aumentare la durata di un concorso, come è effettivamente successo nel caso della procedura a cui ha partecipato il denunciante. Tuttavia la durata non può avere alcun impatto sul bando di concorso, che deve restare immutato per tutta la procedura.

Le osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni sul parere del Parlamento, contrariamente a quanto era stato affermato dall'istituzione, il denunciante ha dichiarato di non avere presentato due richieste distinte di accesso ai documenti. La sua unica richiesta era stata inoltrata il 6 febbraio 2003. Quando il 17 febbraio 2003 aveva sporto denuncia ai sensi dell'articolo 90 paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari, aveva semplicemente fatto riferimento alla richiesta del 6 febbraio 2003, inoltrandone copia in allegato. In considerazione di ciò, non risultava quindi corretta l'interpretazione del Parlamento secondo cui, con la denuncia ai sensi dell'articolo 90 paragrafo 2, egli avrebbe esposto una seconda richiesta di accesso ai documenti ed espresso il desiderio di ricevere riscontro nel quadro della risposta alla denuncia stessa.

Il denunciante si chiedeva altresì come mai, se a giudizio del Parlamento la pratica dell'allargamento di un elenco di riserva è del tutto illegale, tale pratica sia stata generalmente seguita per i recenti concorsi generali della Commissione europea. Il denunciante si è altresì richiamato al fatto che, con l'entrata in vigore del nuovo Statuto dei Funzionari il 1° maggio 2004, è stata introdotta la categoria degli agenti contrattuali e si è chiesto se il positivo superamento di tutte le prove di un concorso generale non possa essere considerato come un vantaggio da far valere nelle future selezioni di agenti contrattuali.

LA DECISIONE

1 Trattazione da parte del Parlamento della richiesta di accesso ai documenti del denunciante

1.1 Il 6 febbraio 2003 il denunciante, che aveva partecipato alla procedura concorsuale PE/91/A, ha chiesto al Parlamento di accedere ad alcuni documenti relativi alla partecipazione al suddetto concorso. Nella denuncia, egli sosteneva che il Parlamento non aveva risposto a tale richiesta entro la scadenza prevista dal Regolamento N. 1049/2001 del 30 maggio 2001, ma solo 120 giorni dopo averla presentata.

1.2 Nel suo parere il Parlamento ha dichiarato che, il 17 febbraio 2003, il denunciante aveva trasmesso una seconda richiesta di accesso ai documenti unitamente alla denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari. Il Parlamento ha ribadito che riteneva che il richiedente desiderasse ricevere risposta in merito alla questione dell'accesso ai documenti nel quadro della risposta alla propria denuncia. Secondo il Parlamento, tale interpretazione è stata peraltro rafforzata dal fatto che il denunciante ha reiterato la richiesta di accesso ai documenti solo con lettera datata 20 maggio 2003, cinque giorni prima della risposta dell'AIPN alla denuncia.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante sosteneva di avere fatto un'unica richiesta di accesso ai documenti il 6 febbraio 2003 e che, nella denuncia del 17 febbraio 2003 presentata ai sensi dell'articolo 90 paragrafo 2, aveva semplicemente fatto riferimento alla richiesta del 6 febbraio 2003, inoltrandone copia in allegato.

1.4 Secondo l'articolo 7, paragrafo 1 del Regolamento (CE) N. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione(4), le domande di accesso ai documenti devono essere trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione dovrà concedere l'accesso al documento richiesto oppure, con risposta scritta, motivare il rifiuto totale o parziale e informare il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma. In casi eccezionali, il termine previsto al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. In assenza di risposta nei termini prescritti da parte dell'istituzione, il richiedente ha la facoltà di presentare una domanda di conferma.

1.5 Il Mediatore ha avuto la possibilità di controllare il contenuto della denuncia presentata il 17 febbraio 2003 ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari, e a lui inoltrata in copia dal denunciante stesso. È emerso che, in questa denuncia, l'autore faceva riferimento alla lettera inviata il 6 febbraio 2003 in merito alla propria richiesta di accesso ai documenti, dichiarando di non avere ancora ricevuto risposta.

1.6 Sulla base di quanto sopra, il Mediatore ritiene che il Parlamento non abbia fornito una spiegazione convincente sul motivo per cui ritenesse che il denunciante desiderasse ricevere un riscontro sulla questione dell'accesso ai documenti nel quadro della risposta alla denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2. Inoltre il Mediatore osserva che, sulla base delle informazioni in suo possesso, pare che il Parlamento non abbia comunicato al denunciante la propria intenzione di rispondere alla richiesta di accesso ai documenti nel quadro della trattazione della denuncia ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2, cosa che avrebbe offerto a quest'ultimo la possibilità di chiarire eventuali fraintendimenti.

1.7 Il Mediatore nota altresì che, secondo l'articolo 7, paragrafo 4 del Regolamento (CE) N. 1049/2001, la mancata risposta dell'istituzione a una richiesta di accesso ai documenti entro il termine prescritto (quindici giorni lavorativi) dà diritto al richiedente di presentare una domanda di conferma.

1.8 Nel presente caso, il denunciante non ha presentato alcuna domanda di conferma.

1.9 Di conseguenza, il Mediatore ha assunto la posizione esposta all'articolo 2, paragrafo 4 dello Statuto del Mediatore, secondo il quale un denunciante deve compiere i passi "appropriati" prima di presentare denuncia al Mediatore, ossia deve avere presentato sia la domanda iniziale sia la domanda di conferma ai sensi del Regolamento (CE) N. 1049/2001.

Considerando quanto sopra e il fatto che il Parlamento ha effettivamente trattato la richiesta di accesso ai documenti del denunciante nella risposta alla denuncia presentata ai sensi dell'articolo 90, paragrafo 2 dello Statuto dei Funzionari, motivando la propria decisione, il Mediatore ritiene che non siano più necessarie indagini su questo aspetto del caso.

2 La posizione del denunciante nell'elenco dei candidati vincitori

2.1 Il denunciante sosteneva che il Parlamento non lo aveva informato in merito alla sua posizione nell'elenco dei candidati vincitori.

2.2 Il Parlamento ha spiegato che non poteva dare seguito favorevole alla richiesta del denunciante, poiché di solito non procede a una classificazione dei candidati non vincitori. Tuttavia, in un intento di trasparenza, il Parlamento ha comunicato al ricorrente il punteggio ottenuto dai primi sei candidati figuranti sull'elenco, affinché potesse appurare il numero di punti che lo separavano dall'ultimo vincitore.

2.3 Il Mediatore non è a conoscenza di regole che imporrebbero al Parlamento di procedere a una classificazione dei candidati non vincitori di un concorso generale. Inoltre nota che l'istituzione ha fornito al denunciante le informazioni sui punteggi ottenuti dai sei migliori candidati che sono stati inseriti nella lista di riserva.

2.4 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non esistano motivi per condurre ulteriori indagini su questo aspetto del caso.

3 La lista di candidati idonei redatta dal Parlamento europeo

3.1 Il denunciante sosteneva che, in conformità all'articolo 5 dell'allegato III dello Statuto dei Funzionari, il Parlamento avrebbe dovuto redigere un elenco degli idonei contenente almeno il doppio dei nominativi rispetto al numero di posti da assegnare, ossia dodici candidati.

3.2 Il Parlamento ha rilevato che il bando di concorso specificava senza ambiguità al punto VIII che sarebbero stati iscritti sei nominativi nell'elenco degli idonei e che la commissione giudicatrice non può deviare in alcun caso dal testo del bando.

3.3 Il Mediatore nota che il bando di concorso PE/91/A specificava senza ambiguità che il numero di candidati da includere nell'elenco degli idonei fosse di sei unità. Inoltre, come ha illustrato il Parlamento nel proprio parere riferendosi alla giurisprudenza basata sui precedenti delle corti comunitarie(5), l'articolo 5, quinto comma dell'allegato III contiene solo una raccomandazione alla commissione giudicatrice intesa ad agevolare la decisione dell'autorità che ha il potere di nomina, e la cui osservanza dipende dalla natura e dalle circostanze del concorso, dal numero dei candidati e dalle loro qualifiche.

3.4 Sulla base delle prove in suo possesso, il Mediatore giudica che, in fase di redazione dell'elenco degli idonei, la commissione giudicatrice abbia agito in conformità al bando di concorso a cui era vincolata.

3.5 Nelle sue osservazioni, il denunciante chiedeva come mai, se a giudizio del Parlamento la pratica dell'allargamento di un elenco di riserva è del tutto illegale, tale pratica è stata generalmente seguita per le ultime procedure concorsuali della Commissione europea.

Come indicato al punto 3.4 della presente decisione, il Mediatore ritiene che la posizione adottata dal Parlamento sia corretta. A suo giudizio, inoltre, il fatto che altre istituzioni comunitarie procedano in modo diverso non costituisce un elemento rilevante nel presente contesto.

3.6 Sempre nelle sue osservazioni il denunciante aveva precisato che, con l'entrata in vigore del nuovo Statuto dei Funzionari il 1° maggio 2004, era stata introdotta la categoria degli agenti contrattuali. Il denunciante si è chiesto se il positivo superamento di tutte le prove di un concorso generale non potesse essere considerato come un vantaggio da far valere nelle future selezioni di agenti contrattuali.

Il Mediatore nota che questo punto è stato sollevato dal denunciante per la prima volta nelle sue osservazioni, e che il Parlamento non aveva ancora avuto la possibilità di rispondervi. Peraltro, la questione non sembra essere attinente alla presente denuncia. Il denunciante può tuttavia sollevare questo punto direttamente con il Parlamento europeo.

3.7 In vista della conclusione raggiunta al punto 3.4, il Mediatore ritiene che l'istanza del denunciante non sia sostenibile.

4 Conclusioni

In base all'indagine condotta sulla presente denuncia, il Mediatore non ritiene necessario eseguire ulteriori indagini sulle allegazioni del denunciante. Il Mediatore conclude che la richiesta del denunciante non può essere sostenuta e pertanto chiude il caso.

Il Presidente del Parlamento europeo verrà informato della presente decisione.

Distinti saluti,

 

Prof. P. Nikiforos DIAMANDOUROS


(1) GU C 147A del 26.5.2000, pag. 10.

(2) "Saranno iscritti nell'elenco degli idonei (…) per ordine di merito, per il concorso PE/91/A, i nominativi dei sei migliori candidati (…)".

(3) Causa C-122/77 Augusta Agneessens e altri contro Commissione delle Comunità europee del 26 ottobre 1978 [ECR Racc. 1978] pag. 2085, punto 22.

(4) GU L 145 del 31.05.2001, pagg. 43-48.

(5)Causa 122/77 Agneessens contro Commissione del 26 ottobre 1978 (cfr. nota 3 di cui sopra).