Décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 2597/2007/RT contre la Commission européenne

CONTEXTE DE LA PLAINTE

1.         Le plaignant est une société informatique française. En mai 2003, elle a fusionné selon la loi française avec une autre société, Atlantel Multimedia (ci-après «l'entreprise française»). Par conséquent, l'entreprise française a cessé d'exister.

2.         En vertu de l'accord de fusion, le plaignant a repris les tâches de l'entreprise française pour le projet «Mobile Adaptive Procedure» (MAP), soutenu par la Direction générale Société de l'information et médias de la Commission européenne (ci-après «le projet»).

3.         Le projet a été réalisé sur la base d'un contrat signé par la Commission et un certain nombre de pouvoirs publics locaux et d'entreprises privées, dont l'entreprise française (ci-après «les contractants»), appartenant tous à un consortium. Les contractants étaient dirigés par l'un des membres du consortium, une entreprise italienne (ci-après «le coordonnateur»).

4.         En vertu de l'article 3 du contrat, intitulé «Coûts estimés et contribution financière maximale de la Communauté», le projet devait être partiellement financé par la Communauté. La Commission, agissant au nom de la Communauté, devait procéder au paiement initial, aux paiements périodiques et au paiement final du solde. Tous les paiements de la Commission susmentionnés devaient être versés au coordonnateur, qui devait reverser les paiements aux contractants selon un tableau contenant la répartition indicative des coûts éligibles estimés.

5.         La Commission a effectué le paiement de l'avance initiale et le premier paiement pour les tâches réalisées par les contractants entre le 1^er mars 2002 et le 28 février 2003.

6.         Le 16 novembre 2004, le coordonnateur a demandé à la Commission un deuxième paiement pour les tâches réalisées par le Consortium entre le 1^er mars 2003 et le 31 mai 2004. Par la suite, il a informé la Commission de la fusion du plaignant. En conséquence, la Commission a affirmé qu'un avenant au contrat devait être signé à ce sujet.

7.         Le 8 septembre 2005, la Commission a versé le deuxième paiement de 231 368,26 euros au coordonnateur. Toutefois, elle a demandé au coordonnateur de reverser cette somme aux contractants, à l'exception du plaignant et d'un autre contractant, qui n'étaient pas mentionnés dans le contrat initial.

8.         Le 7 mars 2007, le plaignant a contacté la Commission au sujet du paiement qui lui était dû pour sa participation au projet. Le 11 avril 2007, la Commission a rencontré le coordonnateur au sujet de cette affaire.

9.         Le 15 octobre 2007, le plaignant a déposé la présente plainte auprès du Médiateur.

10.       Le 9 janvier 2008, c'est-à-dire après le dépôt de la plainte auprès du Médiateur, la Commission a signé l'avenant.

11.       Le 14 juillet 2008, la Commission a versé le solde final pour le projet au coordonnateur. Le plaignant a reçu une partie de la somme due.

L'OBJET DE L'ENQUÊTE

12.      Dans sa plainte initiale auprès du Médiateur, le plaignant a formulé les allégations et la demande suivantes:

Le plaignant allègue que:

1. la Commission ne lui a pas versé le montant des coûts éligibles auquel il avait droit;
2. la Commission n'a fourni aucune explication pour justifier le retard du paiement susmentionné et n'a pas répondu à son courrier électronique daté du 7 mars 2007; et

il demande:

1. que la Commission lui verse le montant des coûts éligibles.

13.      Dans un autre courrier électronique adressé au Médiateur et daté du 16 juin 2008, le plaignant a fait référence à la demande susmentionnée. Il a signalé qu'il avait effectué les prestations pour le projet en 2003 et 2004 et qu'il avait pris à sa charge des dépenses au cours des quatre années suivantes sans avoir été remboursé par la Commission. Cette situation a été préjudiciable à son entreprise. Il estimait en outre avoir droit à des «indemnités de retard»[1] de la part de la Commission. Le Médiateur a considéré que cette déclaration pouvait être ajoutée en tant que nouvel élément à la demande initiale du plaignant. Sur la base des preuves recueillies lors de l'enquête, dont sont informées la Commission et le plaignant, le Médiateur a estimé qu'il pouvait rendre un avis sur ce nouvel élément sans avoir à contacter la Commission pour recevoir ses commentaires.

14.      En septembre 2008, le plaignant a informé le Médiateur que le coordonnateur lui avait versé un montant considéré comme le paiement final versé par la Commission. Toutefois, le plaignant n'était pas satisfait du calcul fait par le coordonnateur.

Le Médiateur comprend que les préoccupations susmentionnées du plaignant sont dirigées contre le coordonnateur. À cet égard, il convient de souligner que le Médiateur ne peut enquêter  que sur des plaintes relatives à des  cas de mauvaise administration dans l'action des institutions et organes communautaires. Le coordonnateur étant une entreprise italienne, il n'est par conséquent pas du ressort du Médiateur de traiter les problèmes concernant les rapports du plaignant avec le coordonnateur.

15.      À la lumière des éléments susmentionnés, l'objet de la présente enquête se limite aux allégations et à la demande initiales, y compris au nouvel aspect décrit au paragraphe 13 ci-dessus.

L'ENQUÊTE

16.      Le 26 mars 2008, la Commission a envoyé son avis, rédigé en anglais. Le 9 avril 2008, la Commission a fourni une traduction en français de son avis  qui a été transmise au plaignant accompagnée d'une invitation à formuler des observations. Le plaignant a présenté ses observations le 3 juin 2008.

17.      Le 16 juin 2008, le plaignant a envoyé des informations complémentaires.

18.      Le 15 juin 2008, la Commission a informé les services du Médiateur que le paiement final pour le projet avait été effectué.

19.      Le 23 septembre 2008, lors d'une conversation téléphonique avec les services du Médiateur, et le 30 septembre 2008, par courrier électronique, le plaignant a envoyé d'autres informations complémentaires.

ANALYSE ET CONCLUSIONS DU MÉDIATEUR

A. Allégation concernant le non payement des coûts éligibles du plaignant et sa demande connexe

Arguments présentés au Médiateur

20.      Dans la plainte initiale, le plaignant prétendait que la Commission ne lui avait pas versé les coûts éligibles et demandait que cela soit réparé. Dans son courrier électronique du 16 juin 2008, le plaignant a indiqué qu'il avait effectué les prestations pour le projet en 2003 et 2004 et qu'il avait encouru des dépenses au cours des quatre années suivantes, sans avoir été remboursé par la Commission. Cette situation s'est avérée préjudiciable à son entreprise[2].

21.      Le plaignant a d'abord prétendu qu'il avait déposé la déclaration de dépenses au titre du projet pour les tâches réalisées selon le contrat entre le 12 mai 2003 et le 31 mai 2004. Toutefois, la Commission n'avait pas effectué le paiement du solde avant qu'il ne dépose sa plainte auprès du Médiateur. Le plaignant a fait remarquer qu'il avait réalisé son travail au titre du projet, remplaçant l'entreprise française avec laquelle il avait fusionné pendant que le contrat était déjà en vigueur. Selon l'accord de fusion, le plaignant était en droit de recevoir tous les paiements dus dans le cadre du contrat[3].

22.      Dans son avis, la Commission a expliqué qu'elle avait versé les paiements en question au coordonnateur à qui il incombait de les distribuer entre les contractants. La Commission a versé l'avance initiale puis le premier paiement pour les tâches réalisées pour le projet avant la fusion du plaignant. La Commission a souligné à cet égard que, contrairement aux obligations qui lui incombaient en vertu du contrat, le coordonnateur avait mis trop de temps avant d'informer la Commission de la fusion entre le plaignant et l'entreprise française. Elle a ajouté que la déclaration de dépenses soumise par l'entreprise française était déjà en cours de traitement au moment où la Commission a été informée de la fusion.

23.      Le 8 septembre 2005, la Commission a reçu la demande du coordonnateur relative au deuxième paiement, censé couvrir les prestations effectuées par le Consortium entre le 1^er mars 2003 et le 31 mai 2004, c'est-à-dire après la fusion du plaignant. Par la suite, la Commission a informé le coordonnateur que le deuxième paiement ne pouvait être reversé au plaignant et à un autre contractant, tous deux non mentionnés au contrat initial. L'avenant relatif au remplacement de l'entreprise française par le plaignant devait auparavant être signé par tous les contractants et la Commission avant que cette dernière puisse procéder au deuxième versement. La Commission a en outre expliqué qu'elle ne pouvait signer l'avenant dans la mesure où certains contractants n'avaient pas soumis tous les documents nécessaires à l'établissement de l'avenant (il manquait trois documents depuis mars 2006). L'un des contractants avait même refusé de signer l'avenant.

24.      Néanmoins, la Commission a décidé de faire preuve d'une «certaine souplesse». Elle a signé l'avenant malgré le fait que les documents, qui étaient manquants en mars 2006, étaient toujours manquants le 9 janvier 2008. Le 14 juillet 2008, la Commission a versé le solde final au coordonnateur.

Appréciation du Médiateur

25.      Le Médiateur rejoint la Commission sur le fait que les coûts liés à l'exécution du contrat ne peuvent être payés (et ne sont donc éligibles) que s'il existe une base contractuelle pour un tel paiement.

26.      L'avenant au contrat a été signé en janvier 2008. Conformément à l'avenant[4], l'entreprise française s'est retirée du contrat le 12 mai 2003. À la même date, le plaignant a été ajouté au contrat en qualité de contractant principal. Par conséquent, tous les droits et toutes les obligations de l'entreprise française découlant du contrat ont été transférés au plaignant à cette date. Le tableau contenant la répartition indicative des coûts éligibles a été modifié en conséquence.

27.      C'est cet avenant qui a donné à la Commission les moyens légaux de verser le paiement en question au plaignant. Il s'ensuit que la décision de la Commission de ne pas payer le plaignant avant l'entrée en vigueur de l'avenant semble avoir été fondée sur des motifs légaux pertinents. Au vu des éléments susmentionnés, la demande d'indemnités de retard du plaignant ne peut donc aboutir.

28.      Le Médiateur a toutefois fait remarquer que la Commission avait su faire preuve de «souplesse» en janvier 2008 en signant l'avenant alors que trois documents n'aient pas été soumis. À cet égard, il ne voit pas pourquoi la Commission n'aurait pu faire de même en mars 2006, alors que la situation était analogue. Par conséquent, il ne comprend pas pourquoi la Commission a attendu passivement les documents pendant près de deux ans, puis a décidé de procéder au paiement du plaignant sans pour autant avoir reçu les documents en question.

29.      Le Médiateur considère que le rôle spécial de représentant des contractants assumé par le coordonnateur n'empêchait pas la Commission d'entrer en contact de manière proactive avec les contractants qui n'avaient pas soumis les documents, afin de les y contraindre. En outre, rien n'empêchait la Commission, après avoir reçu le courrier électronique du plaignant daté du 7 mars 2007, de répondre de manière proactive, comme elle l'a fait lors de l'enquête du Médiateur.

30.      Le Médiateur remarque toutefois qu'après l'ouverture de l'enquête sur la présente plainte, la Commission a signé l'avenant et a procédé au paiement final le 14 juillet 2008.

31.      Sur la base de ces éléments, le Médiateur considère qu'il n'est plus nécessaire de poursuivre l'enquête sur cet aspect de l'affaire.

B. Allégation concernant l'absence de réponse au courrier du plaignant et l'absence d'explications pour justifier le retard de paiement

Arguments présentés au Médiateur

32.      Le plaignant a prétendu que la Commission n'avait fourni aucune explication pour justifier le retard du paiement final. Il a également prétendu que la Commission n'avait pas répondu à son courrier électronique daté du 7 mars 2007, dans lequel il demandait, entre autres, l'explication susmentionnée.

33.      La Commission a expliqué que les raisons pour lesquelles les coûts déclarés n'ont pas été payés «ont été communiquées au coordonnateur du projet à intervalles réguliers, par téléphone, par courrier électronique et verbalement au cours de réunions». Selon le contrat[5], le coordonnateur aurait dû transmettre ces explications à tous les contractants, y compris au plaignant. À la suite du courrier électronique du plaignant daté du 7 mars 2007, les services de la Commission ont eu une réunion avec le coordonnateur le 11 avril 2007 et lui ont fourni les réponses à toutes les questions soulevées par le plaignant dans son courrier.

Appréciation du Médiateur

34. Le code de bonne conduite administrative de la Commission[6] exige que son personnel (i) donne les raisons de ses décisions qui affectent négativement les citoyens[7] et (ii) réponde à la correspondance des citoyens dans un délai raisonnable[8].

35.      Dans le cas présent, la Commission a reconnu qu'elle n'avait pas répondu directement au message électronique du plaignant du 7 mars 2007. La Commission a expliqué qu'elle supposait que le coordonnateur informerait le plaignant de sa réponse au courrier électronique en question du plaignant et, de manière générale, des raisons justifiant le retard de paiement du plaignant. À cet égard, la Commission a déclaré qu'elle avait régulièrement discuté des problèmes liés au projet avec le coordonnateur.

36.      Dans son courrier électronique du 7 mars 2007, le plaignant déclarait toutefois que «trois ans après la fin du projet et plus d'un an après la dernière demande de documents de la Commission, il n'a reçu aucune information concernant le paiement final». Si la Commission a informé régulièrement le coordonnateur des motifs pour lesquels elle ne versait pas de paiement au plaignant, après la réception du courrier électronique du plaignant susmentionné, la Commission aurait dû selon toute vraisemblance savoir que cette information n'était pas parvenue au plaignant.

37.      Par conséquent, dès la réception du courrier électronique susmentionné, la Commission savait qu'elle ne pouvait uniquement compter sur le coordonnateur pour transmettre les informations en question et qu'il pouvait être utile de contacter le plaignant directement. Cependant, la Commission ne l'a pas fait et a continué à compter sur le coordonnateur pour informer le plaignant.

38.      Le fait que la Commission n'a pas répondu au courrier électronique du plaignant directement et qu'elle ne lui a pas fourni les informations demandées, dont les motifs du retard de paiement, constitue un cas de mauvaise administration.

39.      Il n'en demeure pas moins que, malgré sa réponse tardive, la Commission en a expliqué le motif au plaignant dans ses commentaires au sujet de la plainte. Par conséquent, le Médiateur ne propose pas de solution à l'amiable ou de projet de recommandation. En lieu et place, il émet la remarque critique ci-dessous.

C. Conclusions

Sur la base de son enquête relative à cette plainte, le Médiateur formule la remarque critique suivante:

Le fait que la Commission n'a pas répondu directement au courrier électronique du 7 mars 2007 du plaignant et ne lui a pas fourni les informations demandées, dont les motifs du retard de paiement, constitue un cas de mauvaise administration.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Fait à Strasbourg le 9 décembre 2008

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[1]     Dans le texte original: «Nous nous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Commission envisage d'ajouter aux sommes dues.»

[2]     Dans le texte original: «(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société pendant plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre.»

[3]     Il est dit dans l'accord de fusion: «En conséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement à la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP.»

[4]     L'article 3 de l'avenant n° 2 est formulé comme suit: «Le contractant principal "Atlantel Multimedia" s'est retiré le 12 mai 2003. Le préambule au contrat, l'article 6 du contrat et l'annexe I ont été modifiés en conséquence»

      L'article 4 de l'avenant n° 2 est formulé comme suit: «Le contractant principal Alienor Net a été ajouté à partir du 12 mai 2003. Le préambule au contrat, le tableau de la répartition indicative des coûts éligibles estimés et l'annexe I ont été modifiés en conséquence.»

      L'article 5 de l'avenant n° 2 est formulé comme suit: «Tous les droits et toutes les obligations incombant au contractant principal "Atlantel Multimedia" sont transférés au contractant principal "Alienor Net" à partir du 12 mai 2003. Le préambule et l'article 6 ont été modifiés en conséquence.»

      L'article 6 dde l'avenant n° 2 est formulé comme suit: «Le tableau de la répartition indicative des coûts éligibles estimés, suivi du contrat signé, a été modifié (...)» [traductions libres]

[5]     La Commission a fait référence à l'article 2 de l'annexe II au contrat de subvention: «Le coordonnateur du projet assume le rôle d'intermédiaire entre les contractants et la Commission. Il lui incombe en particulier de transmettre à la Commission tous les documents et correspondance relatifs au projet.»

[6]     Code de bonne conduite administrative pour le personnel de la Commission européenne dans ses relations avec le public, JO L 267, p. 64.

[7]     Conformément au code la Commission: «Toute décision de la Commission devrait indiquer clairement les motifs sur lesquels elle est fondée et doit être portée à la connaissance des personnes et parties concernées (...)»

[8]     Conformément au code de la Commission: «La réponse à une lettre adressée à la Commission est envoyée dans les quinze jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre par le service compétent de la Commission. Si la réponse ne peut être envoyée dans les quinze jours ouvrables, (...) une réponse d'attente sera envoyée.»