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Décision concernant la réponse de la Banque européenne d’investissement aux préoccupations concernant la possession de données à caractère personnel sensibles de candidats à un emploi avant les entretiens d’embauche (affaire OI/5/2021/PB)

L’affaire concernait une pratique de la Banque européenne d’investissement (BEI) consistant à demander aux candidats à un emploi de fournir des données à caractère personnel sensibles, particulièrement celles en rapport avec leur situation familiale, avant les entretiens d’embauche de la BEI.

La Médiatrice a reconnu que la BEI avait mis en place cette pratique pour optimiser l’efficacité de ses procédures. Cependant, la Médiatrice s’est dite préoccupée par le fait que la collecte de données à caractère personnel était disproportionnée et risquait de saper la confiance dans les procédures d’embauche de la BEI. Tous les candidats ne seraient pas nécessairement rassurés de savoir que les données à caractère personnel n’influencent en aucun cas leurs probabilités d’obtenir le poste.

La BEI a répondu qu’elle avait modifié ses pratiques pour répondre aux inquiétudes soulevées par la Médiatrice.

La Médiatrice a salué la réponse constructive de la BEI et a clôturé l’enquête.

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856