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Décision du Médiateur européen clôturant son enquête sur la plainte 1733/2009/JF contre la Commission européenne

Le plaignant, une université française, a participé à un consortium qui a mis au point un projet parrainé par la Commission. Après avoir rencontré des problèmes avec le coordinateur, le plaignant s’est retiré du projet. La Commission a alors demandé le remboursement de certains des versements qu’elle avait effectués en faveur du plaignant. Le plaignant a jugé les demandes de la Commission injustes et s’est tourné vers le médiateur.

Le médiateur a ouvert une enquête durant laquelle la Commission lui a fourni un compte rendu détaillé des sommes versées au plaignant. Elle a expliqué que le plaignant n’avait pas présenté les rapports et éléments livrables requis dans les délais impartis, tel que l’exigeait le contrat. Elle s’est en outre référée à une proposition qu’elle avait faite au coordinateur, selon laquelle le plaignant devait fournir les documents pertinents, même une fois le délai contractuel passé.

Puisqu’il semble que le plaignant n’a pas été informé de la proposition ci-dessus, le médiateur a demandé à la Commission d’envisager d’accepter que le plaignant présente un rapport relatif à sa participation au projet. La Commission a accepté et a déclaré que, si cela s’avérait justifié, elle pourrait également réduire les sommes réclamées au plaignant. Le médiateur a estimé que la Commission avait réglé la plainte et a clos l’affaire.

Le contexte de la plainte

1. La présente plainte porte sur un litige concernant un projet financé par la Commission et intitulé «Ecosystems, Societies, Consilience and the Precautionary principle : Development of an assessment method to establish the societal cost of best fishing practices and efficient public policies» (Écosystèmes, Sociétés, Consilience et Principe de Précaution : Développement d’une méthode d’évaluation du coût sociétal de pratiques de pêche améliorées et de politiques publiques efficace) (le «projet ECOST»). Le projet ECOST a pour objectif de concevoir une nouvelle approche d’évaluation des politiques de pêche, basée sur le concept des coûts sociétaux, afin de contribuer à améliorer la gestion des eaux dans le monde. La Commission a financé le projet ECOST dans le cadre de son Sixième programme-cadre, en apportant une contribution maximale de 3 100 000 EUR. Le projet ECOST devait durer au total 48 mois.

2. Le 6 juillet 2005, la Commission a signé le contrat n° 003711 (INCO) («le contrat») avec une université britannique, l’université de Portsmouth («le coordinateur»), agissant au nom du consortium chargé de développer le projet ECOST.

3. Le 7 septembre 2005, le «CERTAP - Centre d’Études et de Recherche sur les Transformations de l’Action Publique» de l’université de Perpignan Via Domitia («le plaignant») a signé une adhésion au contrat, devenant ainsi le «partenaire n° 6 d’ECOST».

4. Le 13 septembre 2005, la Commission a versé au coordinateur un premier paiement global pour le projet ECOST.

5. Fin octobre 2005, le coordinateur a versé, sur le compte bancaire du plaignant, 53 002,23 EUR, correspondant à 85 % du budget du plaignant pour les 18 premiers mois de sa participation au projet ECOST.

6. Entre le 24 et le 29 octobre 2005, le plaignant et d’autres partenaires du projet ECOST se sont rencontrés à Rome («la réunion de Rome»).

7. Entre le 6 et le 11 mars 2006, le plaignant a participé à une deuxième réunion du projet ECOST à Dakar («la réunion de Dakar»).

8. Dans une lettre datée du 19 avril 2006, le plaignant a informé le coordinateur qu’à la suite des remarques négatives émises par le coordinateur sur l’un des membres de l’équipe du plaignant, «M. C.», celui-ci s’était retiré du projet ECOST. Le plaignant a estimé que les remarques du coordinateur étaient inacceptables et non fondées et a également décidé de se retirer du projet ECOST, avec effet immédiat. Il en a informé la Commission.

9. Dans une lettre datée du 10 mai 2006 adressée à la Commission, le coordinateur a confirmé le retrait du plaignant du projet ECOST. Il a en outre déclaré qu’il espérait trouver un remplaçant dans les six semaines. Enfin, il a joint une annexe contenant son souvenir de la participation du plaignant et de M. C. au projet ECOST.

10. Le 24 mai 2006, le coordinateur a écrit une lettre au plaignant dans laquelle il lui demandait, entre autres, de remplir et de lui renvoyer plusieurs formulaires financiers relatifs à sa participation au projet ECOST[1].

11. Le 1er novembre 2007, le coordinateur a demandé à la Commission de modifier le contrat. Par lettre du 27 novembre 2007, la Commission a répondu qu’elle acceptait la demande susmentionnée du coordinateur d’ajouter la Katholieke Universiteit Leuven (Belgique) en tant que «contractant» du projet ECOST, avec effet au 1er octobre 2006. Il apparaît donc que ce dernier a remplacé le plaignant dans le projet ECOST et la Commission a donc accepté de mettre fin rétroactivement à la participation du plaignant, à compter du 1er octobre 2006 («la première modification du contrat»). L’«article 1, paragraphe 2» du contrat, qui dresse la liste des contractants, a dès lors été modifié en conséquence.

12. Dans sa lettre du 27 novembre 2007 susmentionnée, la Commission a également précisé que, comme le savait le coordinateur, le contrat exigeait que le plaignant présente, dans les 45 jours à compter de la fin de sa participation, les rapports et les résultats visés à l’article II.7, du contrat, relatifs au travail effectué et aux frais encourus jusqu’à la date de résiliation. Faute de réception de ces documents dans les délais, la Commission pouvait décider de refuser toute nouvelle demande de remboursement ou de ne pas effectuer un remboursement futur et, le cas échéant, elle pouvait exiger le remboursement de tout préfinancement. Toutefois, la Commission accepterait la présentation des rapports et des résultats susmentionnés 45 jours après la date de réception de sa lettre du 27 novembre 2007, «si cela pouvait mieux convenir»[2].

13. Par la suite, la Commission a signé une nouvelle modification du contrat, accordant au coordinateur une prolongation de 12 mois pour le projet ECOST, soit jusqu’au 31 décembre 2009 («la deuxième modification du contrat»).

14. Le 27 janvier 2009, le coordinateur a informé M. C., par courrier électronique, que la Commission avait décidé de recouvrer partiellement les montants relatifs à certaines dépenses encourues par le plaignant en 2005 et en 2006. Le coordinateur a expliqué que la Commission n’approuvait pas certains frais de personnel et certains frais indirects du plaignant, pour un total de 6 509,91 EUR. D’après le coordinateur, la Commission a souligné que :

«[le plaignant] s’est retiré en avril et l’activité de [M. C.] équivalent à quatre homme/mois a été déclarée. Aucun résultat n’a été produit et le seul résultat de l’activité [du plaignant] semble être une analyse préliminaire des politiques actuelles de gestion des pêches : à cet égard, seul un diaporama présenté lors de la réunion de Dakar est disponible sur le site web. Étant donné que [celui-ci] a déjà été approuvé la première année pour un équivalent de trois homme/mois ayant fourni des résultats lamentables, il est impossible d’accepter tous les frais déclarés...»[3]

Dans ce contexte, la Commission a demandé au coordinateur de «supprimer 50 % des frais de personnel».

15. Dans une lettre datée du 10 février 2009, M. C. a répondu au courrier électronique du coordinateur affirmant qu’il était en profond désaccord avec l’analyse de la Commission. Il a tout d’abord signalé que le lancement du projet ECOST avait été retardé. Il a ensuite insisté sur le fait que, d’après l’annexe technique du projet ECOST («l’AT»), le plaignant et lui-même étaient responsables de la rédaction des documents intitulés «WP 10 et WP 11». Considérant que le lancement officiel du projet a eu lieu lors de la réunion de Rome, le délai pour la présentation des «premiers résultats» n’était que (i) de 11 mois, soit septembre 2006, pour un groupe de résultats ; et (ii) de 12 mois, soit octobre 2006, pour un autre groupe de résultats. Étant donné que M. C. et le plaignant se sont tous deux retirés en avril 2006, ils n’avaient aucune obligation légale de fournir des résultats.

16. M. C. a poursuivi en faisant valoir que, malgré ce qui précède, le plaignant a produit un certain nombre de documents scientifiques et administratifs entre octobre 2005 et avril 2006. À la demande du coordinateur, il a également consacré trois mois au recrutement de sous-contractants et quatre mois à la rédaction de leurs mandats. À ce propos, M. C. a souligné que le plaignant avait rencontré des difficultés pour communiquer avec le coordinateur, d’où la présentation de trois versions différentes de ces mandats et, finalement, les retraits de M. C. et du plaignant. Le plaignant a néanmoins publié un rapport annuel pour 2005, un rapport d’activités pour la période allant d’octobre 2005 à avril 2006 et un rapport mensuel pour le mois de janvier 2006. Tous ces documents ont été envoyés au coordinateur. Il a également réalisé une présentation sur «WP 10 et WP 11», un rapport pour la réunion de Rome, une présentation sur «les progrès du WP10» et un document interne pour la réunion de Dakar. M. C. a aussi fourni au plaignant une première note sur l’article intitulé «Laws and fisheries policies to cope with the vulnerability of the marine ecosystems» (Lois et politiques de pêche en vue de faire face à la vulnérabilité des écosystèmes marins), dont la rédaction lui avait été suggérée par l’un des partenaires au projet ECOST lors de la réunion de Dakar. À la suite d’une proposition faite par le coordinateur lors de cette réunion, il s’était également inscrit, avec les autres membres de l’équipe du plaignant, à une conférence organisée par l’International Institute of Fisheries Economics and Trade («l’IFET») les 10 et 11 juillet 2006 et avait proposé une contribution intitulée «Current fishing policies and WSSD Plan of Action» (Les politiques actuelles en matière de pêches et le plan d’action du Sommet mondial sur le développement durable), qui devait être lue lors de la conférence, mais qui a été refusée par le comité scientifique de l’IFET. Parallèlement, M. C. avait été invité à participer à un atelier en Allemagne relatif à un autre projet, appelé «INCOFISH». Cette visite a toutefois été annulée en raison du retrait du plaignant. Enfin, M. C. a échangé une abondante correspondance sur tous les points évoqués ci-dessus, laquelle pourrait être transmise à la Commission.

17. À la lumière de ce qui précède, M. C. a contesté le fait que sa participation au projet ait été «miserable» et que le plaignant devrait rembourser les montants réclamés par la Commission. Par conséquent, il a prié le coordinateur de demander à la Commission de revoir sa position.

18. Le 12 mars 2009, la Commission à répondu à l’«appel officiel» de M. C., évoqué ci-dessus, par une lettre envoyée au coordinateur. La Commission y a expliqué qu’elle avait accepté tous les frais réclamés par le plaignant pour la première période de rapport, pour un montant de près de 14 200 EUR. Cette somme comprenait les trois homme/mois de frais de personnel de M. C., pour un montant de 8 274 EUR. Le rapport concernant la seconde période de rapport a mis en évidence qu’«aucun travail n’a été entrepris par [le plaignant] pendant la période de rapport et [que] le participant s’est retiré en avril 2006 pour être remplacé par le PMI»[4]. Malgré cela, le plaignant a réclamé environ 12 000 EUR de frais, dont près de 10 850 EUR correspondant aux quatre homme/mois de frais de personnel de M. C. La Commission n’a que partiellement accepté la demande du plaignant, pour un montant de 5 425 EUR. Par ailleurs, par lettre datée du 11 septembre 2006, le plaignant a lui-même confirmé que, pour ce qui était de la seconde période de rapport, il n’avait participé au projet ECOST qu’entre le 1er janvier et le 13 avril 2006 et que M. C. s’était retiré le 12 avril 2006. Comme l’a attesté M. C. en personne, le plaignant n’a présenté aucun résultat durant cette période. Les seules activités du plaignant, effectuées uniquement par M. C., étaient (i) la rédaction des mandats et le recrutement de trois sous-contractants ; (ii) la préparation d’un atelier parallèle sur la politique publique à Rome, d’une présentation lors de la réunion de Dakar, ainsi que de deux documents internes ; (iii) la préparation d’un résumé envoyé en mars 2006 à la conférence de l’IFET, qui a ensuite été refusé par le comité scientifique de ce dernier ; (iv) la préparation de la réunion INCOFISH en janvier 2006 ; et (v) l’échange de courriers électroniques.

19. Dans ce contexte, la Commission a estimé que la «somme d’environ 20 000 EUR», comprenant «environ 16 000 EUR» de frais de personnel de M. C., correspondaient aux activités susmentionnées du plaignant et que sa décision d’accepter cinq homme/mois de frais de personnel de M.C. était très favorable à ce dernier. La Commission a donc rejeté la demande de M. C. et, étant donné le fait qu’en novembre 2005, le plaignant avait reçu un préfinancement de «53 000 EUR», elle a demandé au coordinateur que le plaignant rembourse «environ 33 000 EUR». Le coordinateur a transmis la lettre de la Commission du 12 mars 2009 à M. C.

20. Le 2 avril 2009, M. C. a répondu au coordinateur que le plaignant et lui-même s’opposaient tous deux à la décision de la Commission. M. C. a une nouvelle fois estimé que le plaignant ne devait produire les premiers résultats qu’en septembre 2006 et a insisté sur le fait que le plaignant et lui-même n’ont travaillé sur le projet que d’octobre 2005 à avril 2006. M. C. a ajouté que le plaignant avait été néanmoins impliqué dans des travaux préparatoires spécifiques, à savoir la collecte de données, la rédaction d’analyses bibliographiques et le développement d’un réseau de liens scientifiques et institutionnels. Toutes ces activités ont pris du temps et n’étaient visibles dans aucun document officiel du projet ECOST. Il a conclu en précisant que, si la Commission maintenait sa position, il serait contraint de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.

21. Le 6 juillet 2009, le plaignant a fait appel au Médiateur.

L’objet de l’enquête

22. Le plaignant soutient que la demande de remboursement de la Commission est injuste.

23. Le plaignant demande que la Commission déduise 6 509,91 EUR de sa demande de remboursement.

L’enquête

24. Le 24 septembre 2009, le Médiateur a transmis la plainte au président de la Commission européenne.

25. Le 18 janvier 2010, le Médiateur a reçu l’avis de la Commission en anglais et, le 28 janvier 2010, sa traduction en français, qu’il a transmise au plaignant en l’invitant à émettre ses observations.

26. Le 25 mars, et les 19 et 25 mai 2010, le plaignant a adressé ses observations.

27. Le 5 novembre 2010, le Médiateur a demandé à la Commission de répondre à une série de questions.

28. La Commission a répondu le 21 mars 2011. Le Médiateur a transmis la réponse de la Commission au plaignant pour qu’il émette ses observations. Le plaignant n’a adressé aucune observation.

L’examen et les conclusions du Médiateur

A. Allégation d’injustice et demande de déduction afférente

Les arguments présentés au Médiateur

29. Le plaignant soutient que la demande de remboursement de la Commission est injuste.

30. Pour appuyer cette allégation, le plaignant a tout d’abord fait valoir que : (a) à l’époque où il s’est retiré du projet ECOST, il n’avait aucune obligation contractuelle et n’avait reçu aucune demande du coordinateur en vue de la présentation d’un quelconque rapport scientifique préliminaire ; et (b) les travaux effectués pendant la période de presque sept mois de participation au projet ECOST justifiaient les dépenses encourues, couvertes par la Commission.

31. Le plaignant demande que la Commission déduise 6 509,91 EUR de sa demande de remboursement.

32. S’agissant de l’argument (a) présenté ci-dessus, la Commission a affirmé dans son avis que le projet ECOST avait débuté le 1er janvier 2005, tel que l’avait demandé le coordinateur. Comme l’atteste la lettre de la Commission du 27 novembre 2007 concernant la première modification du contrat, que la Commission a joint à son avis, le retrait officiel du plaignant du projet ECOST a pris effet au 1er octobre 2006. Par conséquent, «d’un point de vue contractuel», le plaignant a participé au projet ECOST du 1er janvier 2005 à fin septembre 2006.

33. La Commission n’a pas joint de copie du contrat à son avis. Néanmoins, elle a affirmé dans ce dernier qu’en vertu de l’article II.15.7, du contrat, le contractant était tenu de présenter les rapports et les résultats dans un délai de 45 jours à compter de la résiliation du contrat. Malgré la fin de la participation d’un contractant, les dispositions de l’article II.15, (entre autres) continuaient de s’appliquer après résiliation.

34. En outre, d’après la Commission, l’article II.7, du contrat disposait que le plaignant devait joindre, aux rapports et aux résultats présentés, tous les documents nécessaires relatifs au travail effectué et aux frais encourus jusqu’à la date de résiliation. Faute de réception de ces documents, la Commission pouvait décider de refuser toute nouvelle demande de remboursement et, le cas échéant, elle pouvait exiger le remboursement de tout préfinancement.

35. La Commission a souligné que le plaignant aurait dû respecter ses obligations contractuelles telles que mentionnées ci-dessus. À cet égard, elle a mentionné la lettre envoyée par le coordinateur au plaignant le 24 mai 2006 où le premier a demandé au second de présenter les rapports financiers pour 2005 et 2006.

36. S’agissant de l’argument (b) présenté ci-dessus, la Commission a affirmé dans son avis qu’elle acceptait tous les frais réclamés par le plaignant pour la première période de rapport, à savoir de janvier 2005 à décembre 2005, pour un montant de 14 199,04 EUR. Ce montant comprenait les frais de personnel de M. C., soit 8 274,33 EUR.

37. Pour la seconde période de rapport, allant de janvier 2006 à décembre 2006, le plaignant a réclamé 15 130,76 EUR et la Commission a accepté de couvrir 8 620,85 EUR. Le plaignant s’est retiré, de facto, du projet ECOST au milieu de cette période de rapport et n’a pas apporté de contribution substantielle à la mise en œuvre du projet. En outre, la Commission n’a reçu aucun résultat du plaignant. Le deuxième rapport d’activité de gestion du coordinateur a confirmé qu’«aucun travail n’a été entrepris par [le plaignant] pendant la période de rapport et [que] le participant s’est retiré en avril 2006 pour être remplacé par le PMI»[5]. C’est la raison pour laquelle la Commission n’a accepté le remboursement que d’une partie des frais de personnel réclamés par M. C.

38. La Commission a ensuite poursuivi en expliquant les calculs présentés dans sa lettre adressée au coordinateur le 12 mars 2009. Elle a précisé qu’en ce qui concerne la seconde période de rapport, au lieu des quatre homme/mois réclamés par le plaignant, la Commission n’a approuvé que deux homme/mois de frais de personnel de M. C. Bien que le plaignant ait confirmé qu’il n’avait pas présenté de résultats, la Commission a estimé, sur la base du deuxième rapport d’activité de gestion, que M. C. avait effectivement travaillé sur le projet ECOST. Afin de calculer les frais de personnel de M. C. pour la période en question, la Commission a pris en considération les activités suivantes effectuées par M. C. : (i) la rédaction des mandats et le recrutement de trois sous-contractants ; (ii) la préparation d’un atelier sur la politique publique qui s’est tenu à Rome entre le 25 et le 28 octobre 2005 ; (iii) la préparation d’un séminaire lors de la réunion de Dakar du 6 au 10 mars 2006 ; (iv) la préparation du résumé pour la conférence de l’IFET, bien qu’ensuite refusé par son comité scientifique ; (v) la préparation de la réunion INCOFISH en janvier 2006 ; et (vi) le travail quotidien, y compris l’échange de courriers électroniques.

39. Finalement, la Commission a présenté quatre tableaux qui expliquent que : (i) le plaignant a demandé le remboursement des frais de personnel de M. C. pour les deux périodes de rapport, pour un montant s’élevant à 22 949,02 EUR ; (ii) la Commission a accepté de couvrir 16 439,10 EUR des frais de personnel de M. C. pour les deux périodes de rapport, ce qui correspond à un montant d’«environ 16 000 EUR de frais de personnel de [M. C.]» mentionné dans sa lettre du 12 mars 2009 ; (iii) le plaignant a déclaré un montant total de 29 329,80 EUR pour sa participation au projet ECOST et (iv) la Commission a accepté d’en couvrir 21 734,89 EUR, ce qui, d’après la Commission, correspondait au montant équivalent à l’ensemble des activités du plaignant. Étant donné que le plaignant a reçu un préfinancement de 53 002,23 EUR, la Commission souhaitait désormais qu’il rembourse au coordinateur la somme totale de 31 267,34 EUR.

40. Dans ses observations, le plaignant a souligné qu’il n’avait commencé à travailler sur le projet ECOST qu’après avoir adhéré au contrat conclu entre le coordinateur et la Commission, soit en septembre 2005. Par conséquent, il ne pouvait pas avoir participé au projet à partir «du 1er janvier 2005». De même, il s’est retiré du projet en avril 2006 et en a immédiatement informé le coordinateur et la Commission. Par conséquent, il n’est pas resté impliqué dans le projet ECOST jusqu’«au 30 septembre 2006».

41. Le plaignant a également souligné qu’au moment où il s’est retiré du projet ECOST, le coordinateur n’a pas mentionné de quelconque obligation lui incombant de présenter des rapports ou des résultats dans les 45 jours à compter de la fin de sa participation. En outre, le plaignant n’était pas informé de la lettre de la Commission du 27 novembre 2007, dans laquelle la Commission a accepté qu’il présente les rapports et les résultats susmentionnés dans les 45 jours à compter de la réception de cette lettre. Le plaignant n’a eu connaissance de cette lettre que lors de l’enquête du Médiateur, après que celui-ci a transmis l’avis de la Commission au plaignant pour qu’il émette ses observations.

42. Enfin, le plaignant a proposé de fournir à la Commission un compte-rendu de sa participation au projet ECOST afin de tenter de régler l’affaire.

43. Dans sa réponse aux questions du Médiateur[6], la Commission a estimé une nouvelle fois que sa demande de remboursement était pleinement justifiée. Malgré cela, elle a également affirmé être disposée à accepter un compte-rendu de la participation du plaignant au projet ECOST. Elle réexaminerait ensuite la contribution du plaignant au projet ECOST. Si, après ce nouvel examen, le remboursement des frais réclamé par le plaignant s’avérait justifié et que le travail effectué s’avérait utile et en lien avec le contrat, la Commission serait disposée à réduire le montant du remboursement réclamé au plaignant.

L’analyse du Médiateur

Remarques préliminaires

44. Premièrement, le Médiateur constate qu’une partie significative des documents de la présente plainte a trait à une divergence de points de vue entre le plaignant et le coordinateur quant à l’approche qui aurait dû être adoptée par tous les deux dans le cadre du développement du projet ECOST.

45. Le Médiateur rappelle qu’en vertu de l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, il est habilité à mettre au jour des cas de mauvaise administration dans l’action des institutions, organes ou organismes de l’Union. L’action de toute autre autorité ou personne ne peut pas faire l’objet de plaintes auprès du Médiateur. Par conséquent, le Médiateur limitera la présente décision aux questions liées uniquement aux activités de la Commission et s’abstiendra d’examiner les actions du coordinateur, du plaignant et de M. C.

46. Deuxièmement, le Médiateur regrette que, malgré sa demande explicite, la Commission ne lui ait pas fourni une copie de la version complète du contrat[7]. Dès lors, le Médiateur devra appuyer son analyse sur les références au contrat faites par la Commission, le coordinateur et le plaignant dans les documents recueillis lors de l’enquête.

Concernant les dépenses encourues par le plaignant dans le cadre du projet ECOST

47. Dès le début, le Médiateur comprend que le contrat prévoyait deux périodes de rapport relatives à la participation du plaignant au projet ECOST.

48. À cet égard, le Médiateur constate que la Commission a payé le total des frais de personnel de M. C. pour la première période de rapport du contrat et la moitié de la somme comptabilisée par le coordinateur comme étant des frais de personnel encourus par M. C. pour la seconde période de rapport du contrat. Malgré le fait que le plaignant n’ait pas présenté de résultats pendant cette seconde période, la Commission a quand même admis que M. C. avait réalisé un certain nombre de tâches relatives au projet ECOST pendant cette période et qu’il avait dès lors droit à un paiement pour le travail réellement effectué, correspondant à la moitié du montant réclamé.

49. Le Médiateur constate que M. C. semble partager l’avis de la Commission selon lequel il n’a pas présenté de résultats pendant la seconde période. En effet, dans sa lettre adressée au coordinateur le 10 février 2009, le plaignant a estimé qu’il ne devait produire les premiers résultats qu’en septembre 2006.

50. Il s’ensuit qu’en définitive, M. C., et donc le plaignant, confirment que le jour du retrait du plaignant, soit le 19 avril 2006, celui-ci n’avait pas encore fourni et/ou présenté de résultats à la Commission.

51. Par conséquent, la Commission a raison de ne vouloir payer le plaignant que pour le travail réellement effectué. Le Médiateur souligne à cet égard qu’il est convaincu que la Commission a dûment veillé, dans son avis, au respect des exigences de bonne gestion financière et a présenté des calculs (relatifs aux montants payés au plaignant) plus précis que ceux fournis précédemment dans sa lettre adressée au coordinateur le 12 mars 2009.

52. Dans ce contexte, le Médiateur estime qu’aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission ne peut être constaté en ce qui concerne cet aspect de la plainte.

Concernant les obligations contractuelles du plaignant

53. Le coordinateur a été la première partie à signer le contrat, le 29 juin 2005. La Commission l’a signé le 6 juillet 2005. Dès lors, le contrat est entré en vigueur entre le coordinateur et la Commission le 6 juillet 2005. Le contrat contenait une disposition claire qui établissait que le projet ECOST avait débuté le 1er janvier de cette année[8].

54. Toutefois, même si le plaignant a travaillé pour un projet qui avait débuté le 1er janvier 2005, il ne pouvait commencer à assumer les obligations relatives à ce projet qu’après que le coordinateur et le plaignant ont tous deux signé l’adhésion de ce dernier au projet ECOST, soit le 7 septembre 2005, et que la Commission a accepté cette adhésion[9].

55. Étant donné que le plaignant a adhéré à un contrat existant, ses obligations étaient dès lors celles acceptées dans le contrat conclu entre le coordinateur et la Commission. Comme indiqué dans le document intitulé «Formulaire A – Adhésion au contrat», joint par le plaignant à ses observations, le plaignant «a accepté, conformément aux dispositions du contrat, tous les droits et obligations d’un contractant»[10].

56. D’après la Commission, l’une de ces obligations était de présenter des rapports et des résultats dans les 45 jours à compter de la résiliation du contrat. Le plaignant n’a pas contesté l’existence d’une telle obligation. Néanmoins, il a soutenu qu’il n’en avait pas connaissance étant donné que le coordinateur n’a mentionné aucune obligation de la sorte lorsqu’il s’est retiré du projet ECOST en avril 2006. Bien que le Médiateur ne soit pas en mesure de prendre position à ce sujet sur la base des preuves dont il dispose, il estime toutefois qu’il est peu probable que, lors de son adhésion au contrat, le plaignant n’ait pas dûment pris connaissance de son contenu complet. Par conséquent, le plaignant aurait dû avoir transmis les rapports en question dans les 45 jours à compter de la fin de sa relation contractuelle dans le cadre du projet ECOST.

57. Il était, dès lors, important d’établir la date exacte à laquelle le plaignant a cessé d’être impliqué dans le projet ECOST, puisqu’il existait des divergences d’opinions à ce sujet. Le plaignant a soutenu qu’il s’était retiré du projet ECOST en avril 2006. La Commission a considéré que, jusqu’en octobre 2006, le plaignant était pleinement impliqué dans ce projet. Elle a estimé que le retrait du plaignant n’avait pris effet, «d’un point de vue contractuel», que le 1er octobre 2006.

58. Le Médiateur ne comprend pas le point de vue de la Commission évoqué ci-dessus. Il n’est pas contesté qu’en avril 2006, le plaignant a informé à la fois le coordinateur et la Commission qu’il avait décidé de se retirer du projet ECOST, avec effet immédiat. Le mois suivant, le coordinateur a confirmé ce fait à la Commission. Il s’ensuit qu’au plus tard en mai 2006, la Commission était dûment informée que le plaignant ne travaillait plus sur le projet ECOST.

59. Si le plaignant s’était en effet retiré, unilatéralement, du projet ECOST en avril 2006, après avoir informé le coordinateur et la Commission en conséquence, il ne devait plus avoir d’obligations contractuelles relatives au projet ECOST cinq mois après cette date, à moins que le contrat n’en dispose autrement[11].

60. N’ayant pas connaissance du contenu exact du contrat, le Médiateur a adressé une question spécifique à la Commission à ce sujet[12]. L’interprétation de la question du Médiateur par la Commission[13] et la réponse de cette dernière[14] n’ont pas aidé le Médiateur à élucider cette question. À aucun moment, la Commission n’a expliqué sur quelle base elle estimait que, malgré son retrait du projet ECOST en avril 2006, le plaignant faisait toujours partie de ce projet, «d’un point de vue contractuel», jusqu’en octobre 2006.

61. Même si, à première vue, il apparaît qu’afin que le retrait du plaignant du projet ECOST soit accepté, la Commission devait d’abord approuver un remplaçant[15], rien n’indique dans le dossier que le coordinateur ou la Commission se soient opposés d’une manière ou d’une autre à ce retrait, après en avoir été informés par le plaignant.

62. Conformément à l’explication apportée par la Commission concernant la disposition applicable du contrat et si l’on admet que le retrait du plaignant a effectivement eu lieu en mai 2006, le plaignant aurait dû être contraint de présenter un certain nombre de rapports et de résultats dans les 45 jours à compter de ce retrait, c’est-à-dire avant la fin du mois de juin 2006. En revanche, si l’on admet que le plaignant n’a quitté le projet ECOST que le 1er octobre 2006, il aurait alors dû présenter ces rapports et résultats avant le 15 novembre 2006. Il s’avère que le plaignant n’a respecté aucun des délais susmentionnés.

63. Toutefois, le Médiateur souligne, à cet égard, le fait que, d’après les preuves dont il dispose, ce n’est que le 27 novembre 2007, c’est-à-dire un an et demi après le retrait de facto du plaignant et près de 14 mois après la fin de ses obligations «contractuelles», que la Commission a formellement établi, par une première modification du contrat, que le plaignant avait mis fin à sa participation au projet ECOST le 1er octobre 2006. C’est également dans cette même lettre du 27 novembre 2007 que la Commission a indiqué que le coordinateur savait que, conformément aux dispositions du contrat, le plaignant était tenu de présenter les rapports et les résultats dans les 45 jours à compter de la fin de sa participation, soit à partir du 1er octobre 2006[16]. Il s’ensuit qu’à cette date, soit fin novembre 2007, il était impossible pour le plaignant de respecter le délai susmentionné.

64. Il s’avère que la Commission savait qu’il était impossible pour le plaignant de respecter les conditions évoquées ci-dessus. Dans sa lettre susmentionnée, la Commission a affirmé qu’elle accepterait également la présentation des rapports et des résultats dans les 45 jours à compter «de la réception de la présente, si cela pouvait mieux convenir»[17]. Il apparaît dès lors que la Commission s’attendait à ce que le coordinateur prenne en main cette affaire et donne au plaignant la possibilité de présenter les rapports et les résultats manquants avant la mi-janvier 2008.

65. Étant donné que, dans ses observations, le plaignant (i) a soutenu que le coordinateur ne l’a pas informé de la lettre de la Commission du 27 novembre 2007 et qu’il a vu cette lettre pour la toute première fois dans le contexte de l’enquête du Médiateur, et (ii) qu’il a proposé de rédiger un compte-rendu de sa participation au projet ECOST afin de tenter de régler l’affaire[18], le Médiateur a demandé à la Commission si elle estimerait acceptable la proposition susmentionnée du plaignant et, dans l’affirmative, si elle mettrait fin à la plainte en renonçant au recouvrement de 6 509,91 EUR de sa demande de remboursement adressée au plaignant.

66. Le Médiateur remercie la Commission d’accepter de recevoir le compte-rendu de la participation du plaignant au projet ECOST et, si cela s’avérait justifié, de réduire les montants réclamés. En répondant positivement à la question du Médiateur à ce sujet, la Commission a donné suite à la plainte. Par conséquent, le Médiateur clôture l’affaire.

B. La conclusion

Sur la base de son enquête sur la présente plainte, le Médiateur clôture l’affaire en formulant la conclusion suivante :

La Commission a réglé le différend.

Le plaignant et la Commission seront informés de la présente décision.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 25 octobre 2011


[1] «Concernant les aspects financiers, je vous saurais gré de bien vouloir utiliser les formulaires expédiés au mois de janvier dernier par [X] avec toutes les explications pour les compléter. Plusieurs rappels ont depuis lors régulièrement été faits pour leur envoi à l'université de Portsmouth. II faut fournir un jeu pour l'année 2005 et un autre jeu pour 2006. Si besoin est, je peux demander à [X] de vous les expédier à nouveau.»

[2] Dans la version originale anglaise : «if this was more convenient.».

[3] Dans la version originale anglaise : «[the complainant] withdrew in April and the activity of [Mr C] of 4 m/m has been declared. No deliverable has been produced and the only 'product' of [the complainant's] activity seems to be a preliminary analysis of present-day fisheries management policies: to this regard, only one slides presented to the meeting in Dakar has been available in the website. Since [these] have been already approved in the first year 3 m/m with an output miserable, it is impossible to accept all the declared costs...».

[4] Dans la version originale anglaise : «no work was undertaken by [the complainant] in this reporting period and the participant withdrew in April 2006, to be replaced by PMI».

[5] Dans la version originale anglaise : «[n]o work was undertaken by [the complainant] in this reporting period and the participant withdrew in April 2006, to be replaced by PMI». La Commission a joint ce rapport à son avis et le Médiateur l'a transmis au plaignant pour qu'il émette ses observations.

[6] Le 5 novembre 2010, le Médiateur a adressé les questions suivantes à la Commission (dans la version originale anglaise) : «(1) Having regard to the complainant's letter to the Commission dated 19 April 2006, could the Commission explain the statement in its opinion that 'from a contractual point of view, [the complainant] was part of the ECOST project from 1 January 2005 to 30 September 2006'? It would be useful if, when replying to the above, the Commission could provide the Ombudsman with a full version of [the Contract] and explain, in particular, its interpretation of Article 4 of that contract. (2) In its observations, the complainant stated that it became aware of the contents of the Commission's letter dated 27 November 2007 to the [Coordinator] only in the context of the Ombudsman's inquiry. Would the Commission consider accepting the complainant's proposal, made in its observations, to submit an overview of its participation in the ECOST project? If so, would the Commission be ready, upon receipt of the above-mentioned overview, to settle the complaint by waiving the recovery of EUR 6 509.91 from its reimbursement claim addressed to the complainant?» ((1) Compte tenu de la lettre envoyée par le plaignant à la Commission le 19 avril 2006, la Commission pourrait-elle expliquer l'affirmation énoncée dans son avis selon laquelle «d'un point de vue contractuel, [le plaignant] a participé au projet ECOST du 1er janvier 2005 au 30 septembre 2006»? Il serait utile qu'en répondant à la question précédente, la Commission fournisse au Médiateur une version complète [du contrat] et explique, plus particulièrement, son interprétation de l'article 4 de ce contrat. (2) Dans ses observations, le plaignant a affirmé qu'il n'avait eu connaissance du contenu de la lettre envoyée par la Commission au [coordinateur] le 27 novembre 2007 que dans le cadre de l'enquête du Médiateur. La Commission estimerait-elle acceptable la proposition faite par le plaignant dans ses observations, qui consiste à présenter un compte-rendu de sa participation au projet ECOST? Dans l’affirmative, la Commission serait-elle disposée, après réception du compte-rendu susmentionné, de régler l'affaire en renonçant au recouvrement de 6 509,91 EUR de sa demande de remboursement adressée au plaignant?)

[7] Dans sa réponse à la demande d'informations complémentaires envoyée par le Médiateur, la Commission a affirmé que «comme demandé, la version intégrale du contrat n° 003711 ECOST (Annexe 2) est jointe». Toutefois, la version fournie par la Commission ne comprenait toujours pas «[t]he provisions set out in Articles II.7, II.9, II.10, II.11, II.29, II.30, II.31 and Part C of Annex II [which] shall continue to apply after the final implementation date as well as any provisions in Annex III which specifically state that they shall continue to apply after the final implementation date» (les dispositions établies aux articles II.7 ,II.9, II.10, II.11, II.29, II.30, II.31 ainsi qu’à la partie C de l'annexe II [qui] continuent de s'appliquer après la date de mise en œuvre définitive ainsi que toutes les dispositions de l'annexe III qui établissent spécifiquement qu'elles continuent de s'appliquer après la date de mise en œuvre définitive), comme mentionné à l'article 4, paragraphe 2, dans la version originale anglaise du contrat. En vertu de l'article 14, paragraphe 1, du contrat, intitulé «Annexes forming an integral part of this contract» (Annexes faisant partie intégrante du présent contrat), «[t]he following annexes form an ... integral part of [the] contract: Annex I - Description of work, Annex II - General Conditions, Annex III - Specific provisions related to Specific Targeted Project, Annex IV - Form A - consent of contractors to accede to the contract, Annex V - Form B - accession of new legal entities to the contract...» (les annexes suivantes font partie intégrante [du] contrat : Annexe I - Description de la mission, Annexe II - Conditions générales, Annexe III - Dispositions spécifiques concernant le projet spécifique ciblé, Annexe IV - Formulaire A - accord d'adhésion des contractants au contrat, Annexe V - Formulaire B - adhésion de nouvelles entités juridiques au contrat). Or, la version du contrat fournie par la Commission ne contenait aucune annexe.

[8] L'article 4 du contrat, intitulé «Entry into force of the contract and duration of project» (Entrée en vigueur du contrat et durée du projet) dispose : «1. This contract shall enter into force on the day of its signature by the coordinator and the Commission. 2. The duration of the project shall be 48 months from 1st January 2005 (hereinafter referred to as the 'start date'). This contract shall be completed once the rights and obligations of all the parties to the contract have been met. The implementation and payment phases relating to the project must be completed by the final implementation date of the contract. The provisions set out in Article II.7, II.9, II.10, II.11, II.29, II.30, II.31 and Part C of Annex II shall continue to apply after the final implementation date as well as any provisions in Annex III which specifically state that they shall continue to apply after the final implementation date» (1. Le présent contrat entre en vigueur le jour de sa signature par le coordinateur et la Commission. 2. La durée du projet est fixée à 48 mois, à partir du 1er janvier 2005 (ci-après "la date de début"). Le présent contrat est exécuté une fois que les droits et les obligations de toutes les parties au contrat sont assurés. Les phases de mise en œuvre et de paiement relatives au projet doivent être exécutées pour la date de mise en œuvre définitive du contrat. Les dispositions établies aux articles II.7, II.9, II.10, II.11, II.29, II.30, II.31 et à la partie C de l'annexe II continuent de s'appliquer après la date de mise en œuvre définitive ainsi que toutes les dispositions de l'annexe III qui établissent spécifiquement qu'elles continuent de s'appliquer après la date de mise en œuvre définitive).

[9] L'article 3 du contrat, intitulé «Evolution of the consortium» (Évolution du consortium) dispose que «[t]he consortium may be enlarged to include other legal entities... The Commission is deemed to have accepted this legal entity as a contractor in the consortium, if it does not object within six weeks... Any new contractor... shall assume the rights and obligations of the contractors as established by the contract with effect from the date of their accession to the contract...» (le consortium peut être élargi en vue d'inclure d'autres entités juridiques... La Commission est réputée avoir accepté cette entité juridique comme contractante au consortium, si elle n'émet aucune objection dans les six semaines... Tout nouveau contractant... respecte les droits et obligations des contractants, tels que définis par le contrat, avec effet à compter du jour de son adhésion au contrat).

[10] Dans la version originale anglaise : «accept[ed] in accordance with the provisions of the [C]ontract all the rights and obligations of a contractor».

[11] L'article 3 du contrat, intitulé «Evolution of the consortium» (Évolution du consortium), dispose que «[C]ontractors leaving the consortium shall be bound by the provisions of the contract regarding the terms and conditions applicable to the termination of their participation» (les contractants qui quittent le consortium sont liés par les dispositions du contrat concernant les termes et conditions en vigueur jusqu'à la fin de leur participation).

[12] Dans la version originale anglaise : «Having regard to the complainant's letter to the Commission dated 19 April 2006 [where the complainant withdrew from the ECOST project], could the Commission explain the statement in its opinion that 'from a contractual point of view, [the complainant] was part of the ECOST project from 1 January 2005 to 30 September 2006'? It would be useful if, when replying to the above, the Commission could provide the Ombudsman with a full version of Contract No. 003711 and explain, in particular, its interpretation of Article 4 of that contract» (compte tenu de la lettre envoyée par le plaignant à la Commission le 19 avril 2006 [dans laquelle le plaignant a indiqué se retirer du projet ECOST], la Commission pourrait-elle expliquer l'affirmation énoncée dans son avis selon laquelle «d'un point de vue contractuel, [le plaignant] a participé au projet ECOST du 1er janvier 2005 au 30 septembre 2006»? Il serait utile qu'en répondant à la question précédente, la Commission fournisse au Médiateur une version complète du contrat n° 003711 et explique, plus particulièrement, son interprétation de l'article 4 de ce contrat.).

[13] «La première question demande d'établir la distinction entre la date de démarrage du projet et la date d'entrée en vigueur du contrat.»

[14] «En réponse à la première question, l'article 4, paragraphe 1, du contrat stipulait que la date d’entrée en vigueur du contrat correspondait à la date de la signature de ce dernier par le coordinateur et la Commission ; pour le contrat ECOST, il s'agit du 6 juillet 2005. L'article 4, paragraphe 2, fixe quant à lui la durée et la date de démarrage du projet. Cette dernière peut différer de la date d'entrée en vigueur du contrat. Dans le cas d'ECOST, la date de démarrage du projet a été fixée au 1er janvier 2005. Il s'agit de la date à laquelle les contractants commencent à mettre en œuvre les tâches et activités établies dans le contrat. Conformément aux règles habituelles en vigueur, l'exécution des tâches par les contractants débute après l'entrée en vigueur du contrat. Celui-ci stipule toutefois que ces tâches peuvent être exécutées avant cette date, en prévoyant la possibilité de fixer une date de démarrage antérieure à la date d'entrée en vigueur du contrat. La date de démarrage est la date à partir de laquelle les coûts sont admissibles, en vertu de l’article II, paragraphe 19, du contrat...»

[15] La lettre en anglais envoyée par la Commission au coordinateur le 27 novembre 2007 affirmait ce qui suit : «[w]ith reference to [your letter requesting amendment dated November 1, 2007], this is to inform you that the Commission agrees to your request to modify the contract as follows:... [Katholieke Universiteit Leuven] is added as Contractor with effect from [01/10/2006] ... The participation of [the complainant] is terminated from [01/10/2006]... » (en référence à [votre lettre du 1er novembre 2007 demandant une modification], la présente vous informe que la Commission accepte votre demande de modifier le contrat comme suit :... [Katholieke Universiteit Leuven] a été ajouté comme contractant avec effet au [1.10.2006]... La participation [du plaignant] a pris fin au [1.10.2006]).

[16] La lettre en anglais envoyée par la Commission au coordinateur le 27 novembre 2007 affirmait : «[t]herefore, as you know, the contract requires that the above mentioned Contractor shall submit to the Commission, within 45 days of the date of the termination of participation, reports and deliverables referred to in Article II.7 of the contract relating to the work carried out and the costs incurred up to the termination date. In the absence of receipt of such documents within the delays, the Commission may determine not to take into account any further cost claims or costs or not to make any further reimbursement and, where appropriate, require the reimbursement of any pre-financing...» (par conséquent, comme vous le savez, le contrat exige que le contractant susmentionné présente à la Commission, dans les 45 jours à compter de la date de la fin de sa participation, les rapports et les résultats visés au chapitre II, article 7, du contrat concernant les travaux effectués et les frais encourus jusqu'à la date de fin. Faute de réception de ces documents dans les délais, la Commission peut décider de refuser toute nouvelle demande de remboursement ou de frais ou de ne pas effectuer un remboursement futur et, le cas échéant, exiger le remboursement de tout préfinancement.).. La Commission a joint cette lettre à son avis adressé au Médiateur, qui l'a transmise au plaignant pour qu'il émette ses observations.

[17] Dans la version originale anglaise : «[t]he Commission will accept the submission of the above-mentioned reports and deliverables 45 days following the date of receipt of this letter, if this is more convenient.»

[18] «Un document de synthèse qui reprendrait de façon structurée l'ensemble de notre participation et qui constituerait un document de clôture... Une telle solution semble équilibrée étant donné que les différents rapports de travail ont déjà été rédigés ultérieurement par l'équipe remplaçante...»