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Decisión relativa a la respuesta del Banco Europeo de Inversiones a la preocupación por la conservación de determinados datos personales de los solicitantes de empleo antes de las decisiones de contratación (caso OI/5/2021/PB)

El caso hacía referencia a una práctica del Banco Europeo de Inversiones (BEI) consistente en pedir a los solicitantes de empleo que proporcionasen cierta información personal, en concreto, determinados datos relacionados con su situación familiar, antes de que el BEI tomara una decisión con respecto a la contratación.

La Defensora del Pueblo reconoció que el BEI había establecido esta práctica para que sus procedimientos fueran lo más eficientes posible. Sin embargo, expresó su preocupación por el hecho de que la recopilación de información personal fuera desproporcionada y pudiera afectar negativamente a la confianza en los procedimientos de contratación del BEI. No se aseguró necesariamente a todos los solicitantes que la información personal no influiría bajo ningún concepto en sus posibilidades de obtener el puesto.

El BEI respondió que había cambiado sus prácticas para responder a las preocupaciones planteadas por la Defensora del Pueblo.

La Defensora del Pueblo acogió con satisfacción la respuesta constructiva del BEI y dio por terminada la investigación.

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856