You have a complaint against an EU institution or body?

Απόφαση σχετικά με την απάντηση της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων στις ανησυχίες που διατυπώθηκαν σχετικά με την κατοχή ορισμένων προσωπικών στοιχείων αιτούντων εργασία πριν από την έκδοση αποφάσεων πρόσληψης (υπόθεση OI/5/2021/PB)

Η υπόθεση αφορούσε την πρακτική της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων (ΕΤΕπ) να ζητά από αιτούντες εργασία να παράσχουν ορισμένα προσωπικά στοιχεία, ιδίως σχετικά με την οικογενειακή τους κατάσταση, πριν από την απόφαση πρόσληψης της ΕΤΕπ.

Η Διαμεσολαβήτρια αναγνώρισε ότι η ΕΤΕπ είχε καθιερώσει την εν λόγω πρακτική για να καταστήσει τις διαδικασίες της όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικές. Ωστόσο, εξέφρασε την ανησυχία ότι η συλλογή προσωπικών στοιχείων ήταν δυσανάλογη και θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά την εμπιστοσύνη στις διαδικασίες πρόσληψης της ΕΤΕπ. Δεν θα λάμβαναν απαραιτήτως όλοι οι υποψήφιοι τη διαβεβαίωση ότι τα προσωπικά τους στοιχεία δεν θα διαδραμάτιζαν σε καμία περίπτωση ρόλο στις πιθανότητές τους να προσληφθούν.

Η ΕΤΕπ απάντησε ότι είχε αλλάξει τις πρακτικές της προκειμένου να αντιμετωπίσει τις ανησυχίες που εξέφρασε η Διαμεσολαβήτρια.

Η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε την ικανοποίησή της για την εποικοδομητική απάντηση της ΕΤΕπ και περάτωσε την έρευνα.

 

The inquiry

1. The Ombudsman set out the issue in her letter opening the inquiry: the EIB had established a practice whereby it requests certain personal information (such as on household composition and dependants) from job applicants. This practice was related to efficiency concerns. She noted that the EIB had in the meantime changed this practice to make the provision of such information voluntary. This may nonetheless be problematic in practice. If candidates are asked to provide information in the context of a recruitment procedure, they may consider that failing to do so could negatively prejudice their prospects[1].

2. The EIB replied that it had reconsidered its practice and decided not to ask candidates for any information regarding their family situation, including information on dependents - not even on a voluntary basis - before the final candidate is determined. This new procedure is in place since 1 April 2021. As a consequence, applicants are no longer asked to provide information on their family situation during the selection process. Only the selected candidate (i.e. for whom a signed selection note has been sent to Personnel) is asked to provide the personal details regarding their family situation to determine their benefits package. The changes have been formalized in the internal procedures of the EIB[2].

3. The Ombudsman very much welcomes the EIB’s response in this case.

Conclusion

The Ombudsman closes the inquiry with the conclusion that the EIB has given a most constructive response and that the matter is now settled.

Emily O'Reilly
European Ombudsman


Strasbourg, 01/12/2021

 

[1] The Ombudsman’s full letter is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/143366

[2] The EIB’s full reply is here: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149856