Entscheidung des Europäischen Bürgerbeauftragten zur Beschwerde 284/2005/(PB)WP gegen die Europäische Kommission

Straßburg, 15. November 2005

Sehr geehrter Herr K.,

am 25. Januar 2005 reichten Sie beim Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde gegen die Europäische Kommission ein. Diese betraf die Verzögerung von Auszahlungen an zwei sächsische Kommunen, die sich am Städtepartnerschaftsprogramm der Europäischen Union beteiligt hatten.

Am 23. Februar 2005 leitete ich Ihre Beschwerde dem Präsidenten der Europäischen Kommission zu.

Am 22. März 2005 teilten Sie mir mit, dass die Kommission die beiden fraglichen Zahlungen geleistet habe.

Die Kommission übermittelte ihre Stellungnahme am 5. Juli 2005. Ich leitete sie Ihnen am 6. Juli 2005 zu und bot Ihnen an, sich zu ihr zu äußern.

Am 7. Juli 2005 teilten Sie mir per E‑Mail mit, dass Sie keine Anmerkungen zu machen wünschten, und dankten mir für meine Arbeit. Am 19. September bestätigten Sie bei einem Telefonat mit Herrn Peter Bonnor, dem für Ihren Fall zuständigen Sachbearbeiter, dass Sie ihre Beschwerde als beigelegt ansahen.

Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung Ihrer Beschwerde aus Gründen der internen Arbeitsorganisation meines Büros am 13. Oktober 2005 einer anderen Sachbearbeiterin, Frau Wiebke Pankauke, übertragen wurde.

Mit diesem Schreiben möchte ich Ihnen die Ergebnisse der durchgeführten Untersuchungen mitteilen.

DIE BESCHWERDE

Der Beschwerdeführer ist Leiter des Europabüros der Sächsischen Kommunen. Er trug vor, dass es immer wieder zu Verzögerungen bei Auszahlungen im Rahmen des Städtepartnerschaftsprogramms der Europäischen Union komme, und führte zwei konkrete Beispiele dafür an:

(1) Die Gemeinde Mittweida in Sachsen reichte am 11. August 2004 die erforderlichen Abschlussunterlagen für eine Bürgerbegegnung (Referenz 04/1202) bei der Generaldirektion Bildung und Kultur der Kommission, Direktion D, Referat 2 ein.

(2) Der Freundeskreis der Städte Königstein reichte am 31. August 2004 die entsprechenden Unterlagen für ein anderes Städtepartnerschaftsprojekt (Referenz 04/1552) bei der Generaldirektion Bildung und Kultur der Kommission, Direktion D, Referat 2 ein.

Der Beschwerdeführer gab an, dass in beiden Fällen bis zum Tag der Beschwerdeeinreichung keine Zahlung der Kommission eingegangen sei. Ihm sei bekannt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des zuständigen Referats der Kommission hoch motiviert und engagiert seien und dass derzeit eine Modernisierung der Buchhaltung der Kommission durchgeführt werde. Jedoch seien gerade kleinere Kommunen häufig auf eine fristgerechte Auszahlung angewiesen. Zudem werde das positive Image der Europäischen Union, welches durch das Städtepartnerschaftsprogramm geschaffen werde, durch diese Auszahlungsverzögerungen beschädigt.

Der Beschwerdeführer führte aus, er habe in mehreren Fällen Kontakt zum Referat 2 der Direktion D der Generaldirektion Bildung und Kultur aufgenommen, doch sei ihm nie ein Zahlungsdatum genannt worden.

Der Beschwerdeführer erhob folgende Vorwürfe und Forderungen:

1. Die Kommission habe die Begünstigten in den Städtepartnerschaftsprojekten 04/1202 und 04/1552 nicht bezahlt;
2. Die Kommission verfehle es immer wieder, ihre Auszahlungen an sächsische Begünstigte in Städtepartnerschaftsprojekten innerhalb eines angemessenen Zeitraums vorzunehmen;
3. Der Beschwerdeführer forderte Auskunft darüber, wann die Kommission die Begünstigen in den Städtepartnerschaftsprojekten 04/1202 und 04/1552 bezahlen werde; und
4. Der Beschwerdeführer forderte Auskunft darüber, auf welche Weise die Kommission in Zukunft übermäßige Zahlungsverzögerungen verhindern werde.

DIE UNTERSUCHUNG

Am 23. Februar 2005 leitete der Bürgerbeauftragte die Beschwerde an die Europäische Kommission weiter.

Am 22. März 2005 teilte der Beschwerdeführer dem Bürgerbeauftragten mit, dass die Kommission die betreffenden beiden Zahlungen geleistet habe und dass in einem der Fälle die Leiterin der Sektion Städtepartnerschaften der EU-Kommission ein klärendes Telefonat mit dem Städtepartnerschaftsverantwortlichen in Sachsen geführt habe, was als sehr starke Geste aufgefasst worden sei. Er warte nun gespannt auf die Antwort der Kommission dazu, wie sie in Zukunft Zahlungsverzögerungen vermeiden werde.

Die Stellungnahme der Kommission

In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass a) eine wesentliche Zunahme der Zahl der von ihr ausgewählten Projekte infolge einer Mittelerhöhung von mehr als 40 % in vier Jahren; b) die Anforderungen der neuen Haushaltsordnung und c) der Übergang zu einem neuen Buchhaltungssystem negative Auswirkungen auf die Finanzoperationen in diesem Sektor gehabt und es in einigen Fällen unmöglich gemacht hätten, die festgesetzten Fristen einzuhalten. Angesichts der Arbeitsüberlastung sei es manchmal schwierig gewesen, den Empfängern telefonisch ein voraussichtliches Datum für die Auszahlungen zu nennen. Jedoch sei dem Empfänger Freundeskreis der Städte Königstein am 20. Dezember 2004 mitgeteilt worden, dass sich die Auszahlung verzögern könnte.

Die Kommission sei tätig geworden, um die Situation zu bereinigen und die Verzögerungen aufzuholen. Dem Sektor sei vorübergehend zusätzliches Personal zugewiesen worden. Man habe eine Anleitung für die Finanzhilfeempfänger bereitgestellt, damit sie den Anforderungen des neuen Buchhaltungssystems besser entsprechen könnten. Darüber hinaus arbeite die Kommission an der Vereinfachung des Antragsverfahrens und erstelle eine Website, um die Zuschussempfänger besser informieren zu können.

Außerdem wies die Kommission auf die Einrichtung der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur hin, die Anfang 2006 die operative Verwaltung des Städtepartnerschaftsprogramms übernehmen solle.

Abschließend erklärte sie, dass die Situation durch diese Maßnahmen erheblich verbessert werden müsste. Sie bedauere die Zahlungsverzögerung und habe bereits ein Entschuldigungsschreiben an den Beschwerdeführer gesandt. Die Kommission fügte das Schreiben und Zahlungsnachweise bei.

Die Anmerkungen des Beschwerdeführers

Nachdem der Beschwerdeführer die Stellungnahme der Kommission und das Angebot des Bürgerbeauftragten, sich dazu zu äußern, erhalten hatte, teilte er dem Bürgerbeauftragten mit, dass er keine Anmerkungen machen wolle, und dankte ihm für seine Arbeit. Am 19. September 2005 bestätigte er telefonisch, dass er seine Beschwerde als beigelegt ansehe.

DIE ENTSCHEIDUNG

1 Zahlungsverzögerungen

1.1 In seiner am 25. Januar 2005 eingereichten Beschwerde an den Bürgerbeauftragten trug der Beschwerdeführer vor, dass die Kommission keine Auszahlung an die Begünstigten der Städtepartnerschaftsprojekte 04/1202 und 04/1552 vorgenommen habe. Ferner verfehle es die Kommission immer wieder, bei Städtepartnerschaftsprojekten die Auszahlungen an begünstigte sächsische Kommunen innerhalb eines angemessenen Zeitraums vorzunehmen.

Der Beschwerdeführer forderte Auskunft darüber, wann die Kommission die Auszahlungen an die Begünstigten vornehmen werde und auf welche Weise sie in Zukunft übermäßige Zahlungsverzögerungen verhindern werde.

1.2 In ihrer Stellungnahme erklärte die Kommission, dass a) eine wesentliche Zunahme der Zahl der von ihr ausgewählten Projekte infolge einer Mittelerhöhung von mehr als 40 % in vier Jahren; b) die Anforderungen der neuen Haushaltsordnung und c) der Übergang zu einem neuen Buchhaltungssystem negative Auswirkungen auf die Finanzoperationen in diesem Sektor gehabt und es in einigen Fällen unmöglich gemacht hätten, die festgesetzten Fristen einzuhalten. Angesichts der Arbeitsüberlastung sei es manchmal schwierig gewesen, den Empfängern telefonisch ein voraussichtliches Datum für die Auszahlungen zu nennen.

Die Kommission sei tätig geworden, um die Situation zu bereinigen und die Verzögerungen aufzuholen. Dem Sektor sei vorübergehend zusätzliches Personal zugewiesen worden. Man habe eine Anleitung für die Finanzhilfeempfänger bereitgestellt, damit sie den Anforderungen des neuen Buchhaltungssystems besser entsprechen könnten. Darüber hinaus arbeite die Kommission an der Vereinfachung des Antragsverfahrens und erstelle eine Website, um die Zuschussempfänger besser informieren zu können.

Außerdem wies die Kommission auf die Einrichtung der Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur hin, die Anfang 2006 die operative Verwaltung des Städtepartnerschaftsprogramms übernehmen solle.

Abschließend erklärte die Kommission, dass die Situation durch diese Maßnahmen erheblich verbessert werden müsste. Sie bedauere die Zahlungsverzögerung und habe bereits ein Entschuldigungsschreiben an den Beschwerdeführer gesandt.

1.3 Am 7. Juli 2005 teilte der Beschwerdeführer per E‑Mail mit, dass er auf Anmerkungen verzichten wolle, und dankte dem Bürgerbeauftragten für seine Arbeit. Am 19. September 2005 setzte er den Bürgerbeauftragten davon in Kenntnis, dass er seine Beschwerde als beigelegt ansehe.

2 Schlussfolgerung

Aus der Stellungnahme der Kommission und den Anmerkungen des Beschwerdeführers geht hervor, dass die Kommission Maßnahmen ergriffen hat, um die Angelegenheit zur Zufriedenheit des Beschwerdeführers beizulegen. Der Bürgerbeauftragte schließt den Fall daher ab.

Der Präsident der Europäischen Kommission wird von dieser Entscheidung in Kenntnis gesetzt.

Mit freundlichen Grüßen

 

Professor Dr. P. Nikiforos DIAMANDOUROS