Η υπόθεση αφορούσε αίτημα πρόσβασης του κοινού σε έγγραφα σχετικά με πειθαρχικές διαδικασίες κατόπιν έρευνας και σύστασης της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) προς την Επιτροπή. Η Επιτροπή προσδιόρισε 23 έγγραφα ως εμπίπτοντα στο πεδίο εφαρμογής της αίτησης και αρνήθηκε την πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα στο σύνολό τους. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή στηρίχθηκε στην ανάγκη προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Όταν ο καταγγέλλων ζήτησε από την Επιτροπή να επανεξετάσει την απόφασή της, η Επιτροπή επιβεβαίωσε την άρνηση πρόσβασης, επικαλούμενη ένα γενικό τεκμήριο εμπιστευτικότητας που απορρέει από την προστασία του σκοπού των ερευνών. Η Επιτροπή υποστήριξε επίσης ότι δεν μπορεί να χορηγηθεί πρόσβαση του κοινού για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στα έγγραφα.

Η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι η εφαρμογή από την Επιτροπή γενικού τεκμηρίου εμπιστευτικότητας, μετά την περάτωση της επίμαχης πειθαρχικής διαδικασίας, δεν ήταν εύλογη. Βάσει ελέγχου των επίδικων εγγράφων, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι, μολονότι τμήματα των εγγράφων ενδέχεται να χρειαστεί να απαλειφθούν προκειμένου να αποτραπεί η ταυτοποίηση προσώπων ή να προστατευθεί ο σκοπός μελλοντικών ερευνών, τα έγγραφα δεν περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες στο σύνολό τους. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια πρότεινε ως λύση να επανεξετάσει η Επιτροπή τη θέση της σχετικά με την αίτηση πρόσβασης με σκοπό την παροχή ουσιαστικής μερικής πρόσβασης στα ζητούμενα έγγραφα.

Απαντώντας, η Επιτροπή επιβεβαίωσε την επίκληση γενικού τεκμηρίου εμπιστευτικότητας και έκρινε ότι, σε κάθε περίπτωση, δεν ήταν δυνατή η ουσιαστική μερική πρόσβαση χωρίς τη γνωστοποίηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και τη διακύβευση της προστασίας του σκοπού των πειθαρχικών ερευνών της Επιτροπής.

Η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε τη λύπη της για το γεγονός ότι η Επιτροπή δεν χορήγησε μερική πρόσβαση μετά την πρότασή της για λύση. Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο χειρισμός της εν λόγω αίτησης πρόσβασης από την Επιτροπή συνιστούσε κακοδιοίκηση.

Δεδομένου ότι η Επιτροπή είχε επαναξιολογήσει τη θέση της σχετικά με το αίτημα πρόσβασης του καταγγέλλοντος μετά την πρόταση της Διαμεσολαβήτριας για λύση και είχε καταλήξει στο ίδιο συμπέρασμα με την επιβεβαιωτική απόφασή της, η Διαμεσολαβήτρια δεν θεώρησε χρήσιμο να συνεχίσει την έρευνα αυτή με επίσημη σύσταση επί του θέματος. Ως εκ τούτου, έθεσε την υπόθεση στο αρχείο.

Η υπόθεση αφορούσε την απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού σε τελικές αποφάσεις επιβολής κυρώσεων που περατώνουν πειθαρχικές διαδικασίες κατά μελών του προσωπικού της Επιτροπής. Η Επιτροπή εφάρμοσε γενικό τεκμήριο εμπιστευτικότητας σε όλα τα επίμαχα έγγραφα, το οποίο στηριζόταν στην ανάγκη προστασίας του σκοπού των ερευνών. Η Επιτροπή υποστήριξε επίσης ότι, εν πάση περιπτώσει, δεν μπορούσε να χορηγηθεί στο κοινό πρόσβαση στις αποφάσεις χωρίς να αποκαλυφθούν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι η Επιτροπή δεν βασιζόταν βασίμως σε γενικό τεκμήριο εμπιστευτικότητας βάσει της ανάγκης προστασίας του σκοπού των ερευνών για την άρνηση πρόσβασης στις τελικές αποφάσεις επιβολής κυρώσεων. Ως εκ τούτου, η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας εξέτασε τα εν λόγω έγγραφα. Βάσει της επιθεώρησης, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι, ενώ ορισμένες από τις τελικές αποφάσεις επιβολής κυρώσεων ενδέχεται να απαιτούν εκτενέστερες απαλείψεις από άλλες για την πρόληψη της ταυτοποίησης ατόμων και, ως εκ τούτου, για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητάς τους, η θέση της Επιτροπής ότι δεν θα μπορούσε να χορηγηθεί πρόσβαση ήταν παράλογη. Ο Διαμεσολαβητής έκρινε επίσης ότι τα έγγραφα περιλάμβαναν περιορισμένες μόνο πληροφορίες που θα έπρεπε να αποκρύπτονται για την προστασία του σκοπού των ερευνών.

Υπό το πρίσμα αυτό, η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι η άρνηση της Επιτροπής να χορηγήσει στο κοινό πρόσβαση στα ζητηθέντα έγγραφα στο σύνολό τους συνιστούσε κακοδιοίκηση.

Η Διαμεσολαβήτρια έχει ήδη εκθέσει την ανωτέρω άποψή της σε πρόταση λύσης στο πλαίσιο παράλληλης έρευνας σχετικά με την πρόσβαση του κοινού σε παρόμοια έγγραφα. Δεδομένου ότι η Επιτροπή είχε επαναξιολογήσει τη θέση της μετά την εν λόγω πρόταση λύσης και είχε καταλήξει στο ίδιο συμπέρασμα με την επιβεβαιωτική απόφασή της, η Διαμεσολαβήτρια δεν θεώρησε χρήσιμο να συνεχίσει την έρευνα αυτή διατυπώνοντας επίσημη σύσταση επί του θέματος. Ως εκ τούτου, έθεσε την υπόθεση στο αρχείο.

Η υπόθεση αφορούσε την άρνηση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου να παράσχει στο κοινό πρόσβαση σε έγγραφα που σχετίζονται με έρευνα της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) για παραπτώματα του προσωπικού. Αρνούμενο την πρόσβαση, το Κοινοβούλιο επικαλέστηκε δύο εξαιρέσεις βάσει της νομοθεσίας της ΕΕ σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, υποστηρίζοντας ότι η γνωστοποίηση θα υπονόμευε την ιδιωτική ζωή και την ακεραιότητα των προσώπων τα οποία αφορά η έρευνα της OLAF και η διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε διαπιστώσει την ανάγκη κοινοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προς το δημόσιο συμφέρον, όπως απαιτείται από τη νομοθεσία της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Επομένως, το Κοινοβούλιο βασίμως αρνήθηκε να γνωστοποιήσει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονταν στα επίμαχα έγγραφα. Ωστόσο, από τον έλεγχο των εγγράφων προέκυψε επίσης ότι δεν περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο σύνολό τους και ότι ορισμένα τμήματα των εγγράφων θα μπορούσαν να γνωστοποιηθούν με παράλληλη προστασία της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας των ενδιαφερόμενων προσώπων. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής πρότεινε στο Κοινοβούλιο να επανεξετάσει τη θέση του ότι η πρόσβαση στα έγγραφα έπρεπε να απορριφθεί στο σύνολό τους.

Σε απάντηση, το Κοινοβούλιο ενέμεινε στη θέση του ότι δεν μπορεί να χορηγηθεί δημόσια πρόσβαση, καθώς έκρινε ότι δεν είναι δυνατή η απαλοιφή όλων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, αφήνοντας παράλληλα κάποιο ουσιαστικό περιεχόμενο. Η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε τη λύπη της για τη συνεχιζόμενη άρνηση του Κοινοβουλίου να επιτρέψει οποιαδήποτε μορφή πρόσβασης στα ζητούμενα έγγραφα. Δεδομένου ότι το Κοινοβούλιο επιβεβαίωσε τη θέση του απαντώντας στην πρότασή της για λύση, η Διαμεσολαβήτρια εξέφρασε την άποψη ότι η συνέχιση της υπόθεσης στο πλαίσιο της παρούσας υπόθεσης δεν θα εξυπηρετούσε κανέναν σκοπό. Η Διαμεσολαβήτρια αναμένει, ωστόσο, ότι το Κοινοβούλιο θα λάβει υπόψη την αξιολόγησή της κατά την εξέταση μελλοντικών αιτήσεων πρόσβασης του κοινού σε παρόμοια έγγραφα.

Η υπόθεση αφορούσε την άρνηση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) να παράσχει επαρκώς ευρεία πρόσβαση του κοινού στις τελικές εκθέσεις και συστάσεις της OLAF σχετικά με δύο έρευνες για παραπτώματα μελών του προσωπικού της ΕΕ. Αρνούμενη την πρόσβαση σε τμήματα των εγγράφων αυτών, η OLAF επικαλέστηκε δύο εξαιρέσεις βάσει της νομοθεσίας της Ένωσης σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, υποστηρίζοντας ότι η γνωστοποίηση θα έθιγε την ανάγκη προστασίας της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας των προσώπων που αναφέρονται στα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των προσώπων τα οποία αφορούν οι έρευνες της OLAF, καθώς και την ανάγκη προστασίας των εμπορικών συμφερόντων των εταιριών και των νομικών προσώπων που κατονομάζονται στα έγγραφα.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε διαπιστώσει την ανάγκη κοινοποίησης των επίμαχων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προς το δημόσιο συμφέρον, όπως απαιτείται από τη νομοθεσία της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Κατόπιν ελέγχου των επίμαχων εγγράφων, ο Διαμεσολαβητής έκρινε επίσης ότι οι διαγραφές εμπορικών πληροφοριών ήταν εύλογες και ότι δεν υπήρχε υπέρτερο δημόσιο συμφέρον για τη δημοσιοποίηση των πληροφοριών αυτών. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η απόφαση της OLAF να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού σε τμήματα των επίμαχων εγγράφων ήταν δικαιολογημένη. Χαιρετίζοντας την απόφαση της OLAF να αποκαλύψει σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με τις δύο εν λόγω έρευνες, η Διαμεσολαβήτρια περάτωσε την έρευνα διαπιστώνοντας ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.

Η υπόθεση αφορούσε την απόφαση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού σε τελικές εκθέσεις και σχετικές συστάσεις σε 44 έρευνες, καθώς και σε φάκελο υπόθεσης σε συγκεκριμένη περατωθείσα πειθαρχική υπόθεση. Η OLAF εφάρμοσε γενικό τεκμήριο μη γνωστοποιήσεως σε όλα τα επίμαχα έγγραφα, με αποτέλεσμα να αρνηθεί την πρόσβαση του κοινού σε οποιοδήποτε έγγραφο χωρίς να έχει προβεί σε εξατομικευμένη αξιολόγηση.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι η OLAF δεν βασιζόταν βασίμως σε ένα γενικό τεκμήριο μη δημοσιοποίησης βάσει της ανάγκης να προστατευθεί ο σκοπός των ερευνών της, να αρνηθεί την πρόσβαση στις 37 τελικές εκθέσεις και συστάσεις σε σχέση με τις οποίες είχαν περατωθεί οι έρευνες και οι δραστηριότητες παρακολούθησης. Όσον αφορά τις τελικές εκθέσεις και συστάσεις στις οποίες η OLAF έκρινε ότι οι δραστηριότητες παρακολούθησης βρίσκονταν ακόμη σε εξέλιξη, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε ότι δεν ήταν σαφές κατά πόσον και, εάν ναι, με ποιον τρόπο η OLAF εκτίμησε ότι η εν λόγω περίοδος παρακολούθησης εξακολουθούσε να είναι εύλογη πριν από την εφαρμογή του γενικού τεκμηρίου μη δημοσιοποίησης.

Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια πρότεινε ως λύση να διενεργεί η OLAF i) ατομική αξιολόγηση των τελικών εκθέσεων και συστάσεων που σχετίζονται με τις έρευνες στις οποίες έχουν περατωθεί οι δραστηριότητες παρακολούθησης, με απαλοιφή, όπου απαιτείται, δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, με σκοπό τη χορήγηση της ευρύτερης δυνατής πρόσβασης του κοινού· και ii) να παράσχει εξηγήσεις σχετικά με τους λόγους για τους οποίους θεωρεί ότι η εύλογη προθεσμία για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων παρακολούθησης δεν είχε ακόμη παρέλθει, κατά περίπτωση.

Σε απάντηση, η OLAF διενήργησε ατομική αξιολόγηση 41 τελικών εκθέσεων και συστάσεων σε σχέση με όλες τις έρευνες για τις οποίες επιβεβαιώθηκε ότι η παρακολούθηση είχε περατωθεί. Η OLAF χορήγησε μερική πρόσβαση σε όλα αυτά τα έγγραφα. Η OLAF περιέγραψε επίσης τον τρόπο με τον οποίο αξιολογεί, σε γενικές γραμμές, κατά πόσον έχει παρέλθει εύλογο χρονικό διάστημα ώστε η αρμόδια αρχή να αποφασίσει σχετικά με την κατάλληλη συνέχεια που θα δοθεί στις συστάσεις της.

Η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η OLAF αποδέχθηκε την πρότασή της για λύση που παρέχει ευρεία μερική πρόσβαση του κοινού σε 41 τελικές εκθέσεις και σχετικές συστάσεις. Εκφράζει επίσης την ικανοποίησή της για τις διευκρινίσεις που παρασχέθηκαν σχετικά με τις εν εξελίξει διαδικασίες παρακολούθησης. Τούτου λεχθέντος, επισήμανε ότι, στις επίμαχες έρευνες, οι δραστηριότητες παρακολούθησης βρίσκονταν σε εξέλιξη για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ό,τι τα δικαστήρια της ΕΕ έχουν αναγνωρίσει μέχρι στιγμής ως εύλογο. Ως εκ τούτου, διατυπώνει προτάσεις για βελτιώσεις στην OLAF σε σχέση με το θέμα αυτό.

Όσον αφορά την άρνηση πρόσβασης στα υπόλοιπα έγγραφα του επίμαχου φακέλου έρευνας της OLAF, ο Διαμεσολαβητής δεν ήταν επίσης πεπεισμένος ότι η OLAF μπορούσε να στηριχθεί σε γενικό τεκμήριο μη γνωστοποίησης, δεδομένου ότι η έρευνα και η διαδικασία παρακολούθησης είχαν αμφότερες περατωθεί. Μετά την επιθεώρηση των εγγράφων, η Διαμεσολαβήτρια έκρινε επίσης ότι η μερική πρόσβαση φαινόταν δυνατή, με παράλληλη απαλοιφή ιδίως των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τούτου λεχθέντος, ο Διαμεσολαβητής επισήμανε ότι ο αριθμός των εγγράφων που περιλαμβάνονται στον φάκελο της υπόθεσης είναι σημαντικός, ότι ο καταγγέλλων απέκτησε πλέον ουσιαστική μερική πρόσβαση στην τελική έκθεση σε σχέση με την εν λόγω έρευνα και δεν είναι σαφές αν τα υπόλοιπα έγγραφα στα οποία μπορεί να είναι δυνατή η μερική πρόσβαση περιέχουν πρόσθετες πληροφορίες που ενδιαφέρουν τον καταγγέλλοντα. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι δεν ήταν δικαιολογημένες περαιτέρω έρευνες σχετικά με την εν λόγω πτυχή της καταγγελίας. Αναφέρθηκε εν προκειμένω στην πρόταση βελτίωσης που υποβλήθηκε στην OLAF στο πλαίσιο πρόσφατης έρευνας σχετικά με τον χειρισμό των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού σε ολόκληρους φακέλους υποθέσεων.

Η υπόθεση αφορούσε την άρνηση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης (ΕΥΕΔ) να παράσχει πλήρη πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που σχετίζονται με έρευνες της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) για παραπτώματα μελών του προσωπικού της ΕΕ. Αρνούμενη την πρόσβαση, η ΕΥΕΔ επικαλέστηκε εξαίρεση βάσει της νομοθεσίας της Ένωσης σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, υποστηρίζοντας ότι η γνωστοποίηση θα υπονόμευε την ανάγκη προστασίας της ιδιωτικής ζωής και της ακεραιότητας των προσώπων που αναφέρονται στα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των προσώπων τα οποία αφορούν οι έρευνες της OLAF. Επιπλέον, η ΕΥΕΔ απάλειψε τα ονόματα των νομικών προσώπων που αναφέρονται στα έγγραφα για να προστατεύσει τη φήμη τους.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι ο καταγγέλλων δεν είχε διαπιστώσει την ανάγκη κοινοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προς το δημόσιο συμφέρον, όπως απαιτείται από τη νομοθεσία της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων. Κατόπιν ελέγχου των επίμαχων εγγράφων, ο Διαμεσολαβητής έκρινε επίσης ότι οι περιορισμένες διαγραφές εμπορικών πληροφοριών ήταν εύλογες και δεν μπόρεσε να εντοπίσει κανένα υπέρτερο δημόσιο συμφέρον στο πλαίσιο αυτό. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η απόφαση της ΕΥΕΔ να αρνηθεί την πλήρη δημοσιοποίηση των επίμαχων εγγράφων ήταν δικαιολογημένη. Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια περάτωσε την έρευνα διαπιστώνοντας ότι δεν υπήρξε κακοδιοίκηση.

Η υπόθεση αφορούσε εταιρεία συμβούλων που τελούσε υπό έρευνα από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) για εικαζόμενες παρατυπίες σε έργα που χρηματοδοτήθηκαν από την ΕΕ. Η OLAF ενημέρωσε την εταιρεία ότι είχε περατώσει την έρευνα και υπέβαλε οικονομικές και διοικητικές συστάσεις στην Επιτροπή. Μολονότι η OLAF ενημέρωσε την εταιρεία ότι θα μπορούσε να απευθυνθεί στον ελεγκτή διαδικαστικών εγγυήσεων της OLAF, η OLAF δεν παρέσχε σαφείς πληροφορίες σχετικά με την ισχύουσα προθεσμία για την υποβολή καταγγελίας. Αυτό σήμαινε ότι η εταιρεία υπέβαλε την καταγγελία μετά τη λήξη της προθεσμίας και ο ελεγκτής απέρριψε την καταγγελία.

Η Διαμεσολαβήτρια διαπίστωσε ότι η OLAF, παραλείποντας να παράσχει στον καταγγέλλοντα σαφείς πληροφορίες, ιδίως όσον αφορά την ημερομηνία λήξης της έρευνας, ενήργησε με κακοδιοίκηση. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής έκρινε ότι δεν υπήρχε κατάλληλη σύσταση για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος για τον καταγγέλλοντα. Ωστόσο, υπέβαλε πρόταση με στόχο την πρόληψη της εμφάνισης τέτοιου προβλήματος σε μελλοντικές παρόμοιες περιπτώσεις.

The case concerned the European Anti-Fraud Office's (OLAF) decision to refuse public access to the contents of its investigation file concerning a closed case and to grant only partial access to the final report from this investigation. OLAF argued that full disclosure of the investigation file and final report would undermine the protection of personal data, the commercial interests of the companies concerned by the investigation, and the effectiveness of OLAF’s future investigations by revealing its methods and strategies. As regards the investigation file, OLAF applied a general presumption of non-disclosure, meaning that it refused to grant public access to the file without having conducted an individual assessment of the documents contained in it.

The Ombudsman took the preliminary view that, according to case law, once OLAF’s investigation and related follow-up activities are closed, the general presumption of non-disclosure can only be applied to OLAF’s internal and preliminary analyses, as opposed to the entire investigation file. OLAF disagreed, arguing that all documents in the investigation file contain sensitive information and, as such, should be covered by the general presumption of non-disclosure.

The Ombudsman therefore proceeded to an inspection of a sample of different categories of documents from the investigation file. Based on the inspection, the Ombudsman found that not all documents from the investigation file appear to be equally sensitive and thus deserving of the application of the general presumption of non-disclosure.

Nonetheless, the Ombudsman found that, based on an individual assessment of the documents in this particular case, OLAF could reasonably argue that the majority of documents from the investigation file could not be disclosed based on the need to protect personal data and sensitive commercial information. Since OLAF had already provided the complainant with meaningful access to its final report, the Ombudsman closed the case finding that no further inquiries were justified.

However, the Ombudsman suggested that OLAF should, in the future, carry out an individual assessment of documents from its the investigation files when applicants request public access to documents contained therein that are clearly not covered by the general presumption of non-disclosure as recognised in the case law. In case of broad requests for public access to the entire investigation file, OLAF should consider asking applicants to specify which documents they seek access to.