(Κατασκευασμένο σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή (1))

Η ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

Ιστορικό

Το 1998, δύο εκπρόσωποι των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής στην Αυστρία υπέβαλαν καταγγελία στον Διαμεσολαβητή σχετικά με τη μη παροχή συμπληρωματικής ασφαλιστικής κάλυψης στο τοπικό προσωπικό της Επιτροπής που εργάζεται στην αντιπροσωπεία στη Βιέννη (367/98/(VK)/GG). Η υπόθεση περατώθηκε αφού η Επιτροπή αποδέχθηκε σχέδιο σύστασης του Διαμεσολαβητή. Ο καταγγέλλων στην παρούσα υπόθεση ήταν ένας από τους καταγγέλλοντες στην εν λόγω υπόθεση.

Στις 10 Μαΐου 2001, η Επιτροπή αποφάσισε να αναστείλει την εξέταση της καταγγέλλουσας κατόπιν σοβαρών καταγγελιών εις βάρος της. Ταυτόχρονα, η Επιτροπή της προσέφερε τη δυνατότητα ακρόασης σχετικά με τους εν λόγω ισχυρισμούς. Η ακρόαση αυτή πραγματοποιήθηκε στις 12 Οκτωβρίου 2001.

Με απόφαση της 31ης Ιανουαρίου 2002, η Επιτροπή απέρριψε τον καταγγέλλοντα χωρίς προειδοποίηση. Ο καταγγέλλων προσέφυγε κατά της απόφασης αυτής σε αυστριακό δικαστήριο, όπου η υπόθεση εκκρεμεί επί του παρόντος. Δεδομένου ότι η καταγγέλλουσα είχε υποστηρίξει ότι ως εκπρόσωπος του προσωπικού δεν μπορούσε να απολυθεί με συνοπτικές διαδικασίες από την Επιτροπή, η τελευταία της απηύθυνε επιστολή στις 14 Ιουνίου 2002 προκειμένου να καταγγείλει τη σύμβαση (σε περίπτωση που η προηγούμενη απόλυση θα έπρεπε να ήταν παράνομη).

Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηρίξει την απόφασή της. Το αίτημα αυτό οδήγησε στην καταγγελία 242/2003/GG, η οποία περατώθηκε αφού η Επιτροπή είχε χορηγήσει στον καταγγέλλοντα πρόσβαση σε τμήματα των σχετικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια αυτής της έρευνας, οι υπηρεσίες της Διαμεσολαβήτριας επιθεώρησαν τον φάκελο της Επιτροπής που βρισκόταν στις Βρυξέλλες.

Επί της υπό κρίση αιτιάσεως

Κατά τη διάρκεια της έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε προσφέρει στην καταγγέλλουσα τη δυνατότητα να εξετάσει τον ατομικό της φάκελο στη Βιέννη. Ο καταγγέλλων έκανε χρήση αυτής της δυνατότητας.

Στις 11 Μαρτίου 2004, η καταγγέλλουσα υπέβαλε εσωτερική καταγγελία στη Γενική Διεύθυνση Τύπου και Επικοινωνίας («ΓΔ») της Επιτροπής, στην οποία ισχυριζόταν ότι παραβιάζονται «τα άρθρα 26 και 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των δημοσίων υπαλλήλων και του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων».

Το άρθρο 24 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων προβλέπει ότι οι Κοινότητες παρέχουν τη συνδρομή τους σε κάθε υπάλληλο, ιδίως κατά των προσώπων που διαπράττουν απειλές, προσβολές, δυσφημιστικές πράξεις ή δηλώσεις ή κάθε επίθεση κατά προσώπου ή περιουσίας του ιδίου ή μέλους της οικογένειάς του λόγω της ιδιότητάς του ή των καθηκόντων του.

Το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ορίζει τα εξής:

«Ο ατομικός φάκελος υπαλλήλου περιλαμβάνει:

α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του·

β) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα.

Τα έγγραφα καταχωρίζονται, αριθμούνται και αρχειοθετούνται με αύξουσα σειρά· τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αντιταχθούν από το όργανο κατά υπαλλήλου μόνον εφόσον του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους. (…) (άλμπουμ)

Για κάθε υπάλληλο υπάρχει μόνο ένας ατομικός φάκελος.

Ο υπάλληλος έχει το δικαίωμα, ακόμη και μετά τη λήξη των καθηκόντων του, να λάβει γνώση όλων των εγγράφων του φακέλου του και να λάβει αντίγραφά τους.»

Στην καταγγελία της προς τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας, η καταγγέλλουσα υποστήριξε ότι πολλά έγγραφα είχαν προστεθεί στον προσωπικό της φάκελο εν αγνοία της. Από την άλλη πλευρά, τα περισσότερα από τα σχόλιά της σχετικά με τα έγγραφα που είχαν τεθεί στον φάκελο (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είχε επισημάνει με τις λέξεις «αντίγραφο του ατομικού φακέλου») δεν είχαν, κατά την άποψή της, συμπεριληφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα ανέφερε ως παραδείγματα δύο έγγραφα στον ατομικό της φάκελο (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19»). Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν στον ατομικό της φάκελο, ως εκ τούτου, παρείχαν στρεβλή άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά γεγονότα. Ο καταγγέλλων υποστήριξε επίσης ότι υπήρχε «παράλληλος» ατομικός φάκελος στις Βρυξέλλες, το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου του οποίου δεν περιλαμβανόταν στον ατομικό φάκελο στη Βιέννη. Τέλος, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι ο ατομικός της φάκελος δεν περιείχε κανένα στοιχείο που να δικαιολογεί την απόλυσή της, δηλαδή κανένα έγγραφο μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001.

Επιπλέον, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε ότι η Επιτροπή όφειλε να της παράσχει πρόσβαση στο πλήρες περιεχόμενο του φακέλου στις Βρυξέλλες. Δήλωσε επίσης ότι άσκησε έφεση κατά της απόφασης απόλυσής της, επιφυλασσόμενη για όλα τα περαιτέρω δικαιώματα.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε την καταγγελία της στην Επιτροπή στις 11 Μαρτίου 2004, επισημαίνοντας ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην εν λόγω καταγγελία. Ως εκ τούτου, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε βασικά ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό της φάκελο.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η προσέγγιση του Διαμεσολαβητή

Η καταγγελία διαβιβάστηκε στην Επιτροπή για γνωμοδότηση. Προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση, ο Διαμεσολαβητής ενημέρωσε την Επιτροπή και τον καταγγέλλοντα ότι η έρευνά του αφορούσε μόνο τα ζητήματα που σχετίζονται με τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος και, ως εκ τούτου, δεν θα κάλυπτε τα άλλα σημεία που ανέφερε ο καταγγέλλων στην επιστολή του προς την Επιτροπή της 11ης Μαρτίου 2004 (όπως το ζήτημα της πρόσβασης στον φάκελο στις Βρυξέλλες και η απόφαση της Επιτροπής να απορρίψει τον καταγγέλλοντα).

Η γνώμη της Επιτροπής

Στη γνώμη της, η Επιτροπή παρέπεμψε στην απόφαση της 21ης Ιουνίου 2004 με την οποία είχε απαντήσει στην επιστολή του καταγγέλλοντος της 11ης Μαρτίου 2004. Η Επιτροπή εξέφρασε τη λύπη της για το γεγονός ότι η απάντηση αυτή καθυστέρησε.

Με επιστολή της 21ης Ιουνίου 2004, η Επιτροπή απέρριψε την καταγγελία του καταγγέλλοντος της 11ης Μαρτίου 2004. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι τα άρθρα 24 και 26 του ΚΥΚ δεν έχουν εφαρμογή στους τοπικούς υπαλλήλους και ότι, ως εκ τούτου, ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν είναι φάκελος όπως αυτός που αναφέρεται στο άρθρο 26 του ΚΥΚ.

Η Επιτροπή πρόσθεσε ότι, ακόμη και αν τα άρθρα αυτά εφαρμόζονταν στην παρούσα υπόθεση, δεν θα ήταν ορθό να συγκριθεί ο φάκελος που είχε επιδειχθεί στις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή με τον «ατομικό φάκελο» που αφορά έναν υπάλληλο. Ο φάκελος που παρουσιάστηκε στις υπηρεσίες του Διαμεσολαβητή ήταν απλώς ένας φάκελος εργασίας που αφορούσε αποκλειστικά την πειθαρχική ακρόαση που είχε κινηθεί κατά του καταγγέλλοντος. Επιπλέον, στην εν λόγω διαδικασία, ο καταγγέλλων θα είχε, σύμφωνα με την Επιτροπή, πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα που αναφέρονται στην «κοινοποίηση των αιτιάσεων» της 8ης Μαΐου 2001 στην οποία βασίστηκε η Επιτροπή. Η Επιτροπή θεώρησε ότι αυτό ακριβώς ήθελε να διασφαλίσει το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης στην περίπτωση των υπαλλήλων (δηλαδή ότι οι αποφάσεις δεν λαμβάνονταν βάσει πληροφοριών που τους ήταν άγνωστες).

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα ενέμεινε στην καταγγελία της. Διατύπωσε επίσης περαιτέρω παρατηρήσεις όσον αφορά το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, είχε καταδικαστεί δημοσίως από την Επιτροπή πολύ πριν από την ακρόαση. Η καταγγέλλουσα υποστήριξε επίσης ότι κατά την ακρόαση της είχαν υποβληθεί ερωτήσεις που δεν είχαν καμία σχέση με τις αιτιάσεις που της είχαν διατυπωθεί.

Περαιτέρω έρευνες

Μετά από προσεκτική εξέταση της γνώμης της Επιτροπής και των παρατηρήσεων του καταγγέλλοντος, κρίθηκε αναγκαία η διεξαγωγή περαιτέρω ερευνών.

Αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες

Ως εκ τούτου, στις 12 Οκτωβρίου 2004, ο Διαμεσολαβητής ζήτησε από την Επιτροπή (1) να εξηγήσει την άποψή της ότι ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν ήταν φάκελος του είδους που αναφέρεται στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, δεδομένου ότι α) στην απάντησή της της 25ης Σεπτεμβρίου 2003 σε αίτημα παροχής περαιτέρω πληροφοριών που υπέβαλε ο Διαμεσολαβητής στο πλαίσιο της έρευνας του Διαμεσολαβητή σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε επισημάνει ότι η καταγγέλλουσα μπορούσε να κάνει χρήση του δικαιώματός της να εξετάσει τον προσωπικό της φάκελο στην έδρα της Αντιπροσωπείας στη Βιέννη και β) ότι τα έγγραφα της Επιτροπής που υπέβαλε η καταγγέλλουσα (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19») ανέφεραν σαφώς ότι επρόκειτο να συμπεριληφθούν στον «ατομικό φάκελο» της καταγγέλλουσας, (2) να εξηγήσει τη φύση και τον σκοπό του «ατομικού φακέλου» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη και να διευκρινίσει σε ποια νομική βάση τηριζόταν ο εν λόγω φάκελος, (3) να εξηγήσει εάν θεωρεί ότι ο «προσωπικός φάκελος» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη δεν χρειάζεται να περιέχει α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική κατάσταση της καταγγέλλουσας και όλες τις εκθέσεις σχετικά με την ικανότητα, την αποδοτικότητα και τη συμπεριφορά της και β) τυχόν παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα και (4) να εξηγήσει τους λόγους για τους οποίους ο «προσωπικός φάκελος» της καταγγέλλουσας στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη δεν περιείχε τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα που φέρουν την ένδειξη «IV/18» και «IV/19» και κανένα έγγραφο που καταρτίστηκε μετά την ημερομηνία αναστολής του καταγγέλλοντος τον Μάιο του 2001.

Απάντηση της Επιτροπής

Στην απάντησή της, η Επιτροπή διατύπωσε τις ακόλουθες παρατηρήσεις:

Το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Κατάστασης εφαρμοζόταν μόνο στους μόνιμους υπαλλήλους και όχι στους τοπικούς υπαλλήλους όπως ο καταγγέλλων. Οι σχετικοί κανόνες για τους τοπικούς υπαλλήλους δεν αναφέρονταν στη διάταξη αυτή. Το άρθρο 11 του Καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε (ήτοι μετά τις τροποποιήσεις που τέθηκαν σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004), το οποίο προέβλεπε ότι το άρθρο 26 του ΚΥΚ εφαρμοζόταν κατ’ αναλογία στους έκτακτους υπαλλήλους, εφαρμοζόταν πλέον κατ’ αναλογία στους συμβασιούχους υπαλλήλους δυνάμει του άρθρου 81 του εν λόγω Καθεστώτος. Ωστόσο, οι νέοι κανόνες δεν ρύθμιζαν καταστάσεις που είχαν λάβει χώρα στο παρελθόν.

Ο ατομικός φάκελος στην αντιπροσωπεία της Επιτροπής στην Αυστρία ήταν ο μόνος ατομικός φάκελος που είχε ανοίξει η Επιτροπή ως εργοδότης του καταγγέλλοντος για σκοπούς διαχείρισης προσωπικού. Το δικαίωμα αυτό της Επιτροπής ρυθμιζόταν εν προκειμένω από το αυστριακό δίκαιο. Οι κανόνες που διέπουν τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής καθορίστηκαν στο "Note administrative no. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 (2). Στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής υπενθυμίστηκε επίσης η υποχρέωση τήρησης προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με επιστολή που απέστειλε η ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας στις 26 Οκτωβρίου 2000 (3).

Η αυστριακή νομοθεσία δεν απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν προσωπικούς φακέλους. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή δεν ήταν νομικά υποχρεωμένη να συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο όλα τα έγγραφα που αφορούσαν το καθεστώς της καταγγέλλουσας και την ικανότητα, τις επιδόσεις και τη συμπεριφορά της. Ούτε το αυστριακό δίκαιο απαιτούσε από την Επιτροπή να περιλάβει στον ατομικό φάκελο δηλώσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με μεμονωμένα γεγονότα.

Το σημείωμα που υπέβαλε ο καταγγέλλων σχετικά με το έγγραφο «IV/19» δεν ήταν απαραίτητο να διατηρηθεί στον φάκελο του καταγγέλλοντος. Το έγγραφο «IV/19» είχε τεθεί στον φάκελο λόγω της εντολής προς τον καταγγέλλοντα να κοινοποιεί τις απουσίες προφορικά την προηγούμενη ημέρα. Ωστόσο, τα έγγραφα που υπέβαλε η καταγγέλλουσα αφορούσαν μόνο τους ιατρικούς λόγους για τη μερική απουσία της στις 3 Οκτωβρίου 2000. Ως εκ τούτου, τα έγγραφα αυτά έπρεπε να κατατεθούν στον ιατρικό φάκελο της καταγγέλλουσας και όχι στον προσωπικό της φάκελο.

Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σημείωμα στο οποίο είχε αναφερθεί η καταγγέλλουσα σε σχέση με το έγγραφο «IV/18» δεν είχε κατατεθεί μαζί με το έγγραφο αυτό στον προσωπικό της φάκελο. Καθώς αυτή η παράλειψη είχε συμβεί πριν από τέσσερα χρόνια, δεν ήταν πλέον δυνατό να διαπιστωθεί πώς είχε συμβεί. Ωστόσο, σε αντίθεση με όσα υποστήριξε η καταγγέλλουσα στην επιστολή της της 11ης Μαρτίου 2004, η πλειονότητα των απόψεων και απαντήσεων της καταγγέλλουσας δεν έλειπε από τον προσωπικό της φάκελο. Όταν η καταγγέλλουσα υπέβαλε γνώμες και απαντήσεις σχετικά με γεγονότα που είχαν καταγραφεί στον ατομικό της φάκελο, είχαν επισυναφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα μπόρεσε να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις, μία εκ των οποίων σαφώς δεν ήταν σχετική εν προκειμένω.

Ο ατομικός φάκελος της καταγγέλλουσας έληξε τον Μάιο του 2001, επειδή είχε απαλλαγεί από τα καθήκοντά της στις 10 Μαΐου 2001. Η πειθαρχική διαδικασία διεξήχθη από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας. Δεδομένου ότι η τελευταία είχε την έδρα της στις Βρυξέλλες, είχε δεόντως κρατήσει φάκελο στις Βρυξέλλες σχετικά με την πειθαρχική διαδικασία.

Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος

Στις παρατηρήσεις της, η καταγγέλλουσα ενέμεινε στην καταγγελία της και υπέβαλε τις ακόλουθες περαιτέρω παρατηρήσεις:

Σύμφωνα με εσωτερικό σημείωμα σχετικά με την επίσκεψη του δημοσιονομικού ελεγκτή στην Αντιπροσωπεία, με ημερομηνία 2 Ιουλίου 1999, το οποίο συνέταξε ο P., ζητήθηκε από τη διοίκηση να συμμορφωθεί με ορισμένες κατευθυντήριες γραμμές όσον αφορά την τήρηση προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με την αρχή ότι κάθε έγγραφο που πρέπει να περιλαμβάνεται σε ατομικό φάκελο πρέπει να προσυπογράφεται από τον ενδιαφερόμενο τοπικό υπάλληλο.

Από τα έγγραφα της 13ης Νοεμβρίου 1985 και της 26ης Οκτωβρίου 2000, στα οποία αναφέρθηκε η Επιτροπή, προκύπτει σαφώς ότι οι ατομικοί φάκελοι των τοπικών υπαλλήλων έπρεπε να εξεταστούν κατ’ αναλογία προς τους φακέλους των υπαλλήλων. Από το σημείωμα της 26ης Οκτωβρίου 2000 προκύπτει ότι ο ατομικός φάκελος έπρεπε να τηρείται αποκλειστικά στην Αντιπροσωπεία.

Η συλλογιστική της Επιτροπής όσον αφορά το έγγραφο «IV/19» ήταν ακατανόητη. Στο σχετικό έγγραφο, η ίδια (η καταγγέλλουσα) κατηγορήθηκε ότι απουσιάζει από την εργασία της χωρίς άδεια. Στην απάντησή της, υπερασπίστηκε τον εαυτό της ενάντια σε αυτή την κατηγορία. Ως εκ τούτου, η απάντηση αυτή δεν αφορούσε μόνο τους ιατρικούς λόγους της απουσίας της, αλλά αποτελούσε την αντίδρασή της σε μια εντελώς αβάσιμη κατηγορία. Το περιστατικό αυτό έδωσε ένα πολύ καλό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο η διοίκηση της Αντιπροσωπείας εκείνη την εποχή, συμπεριλαμβάνοντας μόνο επιλεγμένα έγγραφα στον φάκελο, προσπάθησε να δημιουργήσει την εντύπωση ότι δεν είχε συμμορφωθεί με τα καθήκοντά της ή ήταν ένοχη για αδικοπραγία.

Όπως είχε τονίσει στην επιστολή της της 11ης Μαρτίου 2004, οι παραπομπές στα έγγραφα «IV/18» και «IV/19» αποτελούσαν απλώς ενδεικτικά παραδείγματα.

Η καταγγέλλουσα συμπεριέλαβε λεπτομερή κατάλογο των εγγράφων που είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο εν αγνοία της και των παρατηρήσεων που δεν είχαν συμπεριληφθεί, παρόλο που τα είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον ατομικό της φάκελο. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τουλάχιστον 12 από τα σημειώματά της που είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον προσωπικό της φάκελο δεν είχαν συμπεριληφθεί, ενώ σχεδόν 30 επιστολές της διοίκησης είχαν συμπεριληφθεί χωρίς να το γνωρίζει. Η καταγγέλλουσα υπέβαλε επίσης αντίγραφο ηλεκτρονικού μηνύματος της 29ης Σεπτεμβρίου 2000, στο οποίο είχε ενημερώσει τη διοίκηση της Αντιπροσωπείας ότι επρόκειτο να επισκεφθεί γιατρό το πρωί της 3ης Οκτωβρίου 2000.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

1 Εισαγωγικές παρατηρήσεις

1.1 Η αρχική καταγγελία που υποβλήθηκε τον Ιούνιο του 2004 αφορούσε τον χειρισμό του ατομικού φακέλου του καταγγέλλοντος από την Επιτροπή, αλλά ανέφερε και ορισμένα άλλα ζητήματα. Στις επιστολές του για την έναρξη της έρευνας, και προκειμένου να αποφευχθεί η σύγχυση, ο Διαμεσολαβητής ενημέρωσε την Επιτροπή και τον καταγγέλλοντα ότι η έρευνά του αφορούσε μόνο τα ζητήματα που σχετίζονται με τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος και, ως εκ τούτου, δεν θα κάλυπτε τα άλλα σημεία που ανέφερε ο καταγγέλλων στην επιστολή του προς την Επιτροπή της 11ης Μαρτίου 2004 (όπως το ζήτημα της πρόσβασης στον φάκελο στις Βρυξέλλες και η απόφαση της Επιτροπής να απορρίψει τον καταγγέλλοντα).

1.2 Στις παρατηρήσεις της σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής, η καταγγέλλουσα διατύπωσε περαιτέρω παρατηρήσεις όσον αφορά το άρθρο 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, στις οποίες είχε ήδη αναφερθεί στην καταγγελία της. Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, είχε καταδικαστεί δημοσίως από την Επιτροπή πολύ πριν από την ακρόαση. Η καταγγέλλουσα υποστήριξε επίσης ότι κατά την ακρόαση της είχαν υποβληθεί ερωτήσεις που δεν είχαν καμία σχέση με τις αιτιάσεις που της είχαν διατυπωθεί. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι δεν θα ήταν σκόπιμο να επεκταθεί η παρούσα έρευνα ώστε να καλύψει αυτά τα περαιτέρω ζητήματα. Κάτι τέτοιο θα καθυστερούσε αναπόφευκτα την έρευνα του Διαμεσολαβητή σχετικά με τον αρχικό ισχυρισμό του καταγγέλλοντος. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι αυτό δεν θα ήταν προς το συμφέρον του καταγγέλλοντος. Ωστόσο, ο καταγγέλλων παραμένει ελεύθερος να υποβάλει νέα καταγγελία σχετικά με τα ζητήματα αυτά.

2 Εικαζόμενη παράλειψη της Επιτροπής να εξετάσει τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος

2.1 Ο καταγγέλλων εργαζόταν ως τοπικός αντιπρόσωπος της Αντιπροσωπείας της Επιτροπής στη Βιέννη. Στις 10 Μαΐου 2001, η Επιτροπή αποφάσισε να αναστείλει την εξέταση της καταγγέλλουσας κατόπιν σοβαρών καταγγελιών εις βάρος της. Με απόφαση της 31ης Ιανουαρίου 2002, η Επιτροπή απέρριψε τον καταγγέλλοντα χωρίς προειδοποίηση. Ο καταγγέλλων προσέφυγε κατά της απόφασης αυτής σε αυστριακό δικαστήριο, όπου η υπόθεση εκκρεμεί επί του παρόντος. Στη συνέχεια, ο καταγγέλλων ζήτησε πρόσβαση σε ορισμένα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηρίξει την απόφασή της. Το αίτημα αυτό οδήγησε στην καταγγελία 242/2003/GG, η οποία περατώθηκε αφού η Επιτροπή είχε χορηγήσει στον καταγγέλλοντα πρόσβαση σε τμήματα των σχετικών εγγράφων. Κατά τη διάρκεια αυτής της έρευνας, οι υπηρεσίες της Διαμεσολαβήτριας επιθεώρησαν τον φάκελο της Επιτροπής που βρισκόταν στις Βρυξέλλες.

Κατά τη διάρκεια της έρευνας της Διαμεσολαβήτριας σχετικά με την καταγγελία 242/2003/GG, η Επιτροπή είχε προσφέρει στην καταγγέλλουσα τη δυνατότητα να εξετάσει τον ατομικό της φάκελο στη Βιέννη. Ο καταγγέλλων έκανε χρήση αυτής της δυνατότητας. Στη συνέχεια, υπέβαλε καταγγελία στη Γενική Διεύθυνση Τύπου και Επικοινωνίας της Επιτροπής, υποστηρίζοντας ότι πολλά έγγραφα είχαν προστεθεί στον προσωπικό της φάκελο εν αγνοία της και ότι οι περισσότερες από τις παρατηρήσεις της σχετικά με τα έγγραφα που είχαν τεθεί στον φάκελο (συμπεριλαμβανομένων εκείνων που είχε επισημάνει με τις λέξεις «αντίγραφο στον προσωπικό φάκελο») δεν είχαν συμπεριληφθεί στον φάκελο. Η καταγγέλλουσα ανέφερε ως παραδείγματα δύο έγγραφα στον ατομικό της φάκελο (με τις ενδείξεις «IV/18» και «IV/19»). Σύμφωνα με την καταγγέλλουσα, τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν στον ατομικό της φάκελο, ως εκ τούτου, παρείχαν στρεβλή άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά γεγονότα. Ο καταγγέλλων υποστήριξε επίσης ότι υπήρχε «παράλληλος» ατομικός φάκελος στις Βρυξέλλες, το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου του οποίου δεν περιλαμβανόταν στον ατομικό φάκελο στη Βιέννη. Τέλος, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι ο ατομικός της φάκελος δεν περιείχε κανένα στοιχείο που να δικαιολογεί την απόλυσή της, δηλαδή κανένα έγγραφο μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001.

Στην καταγγελία που υπέβαλε στον Διαμεσολαβητή τον Ιούνιο του 2004, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε την καταγγελία της στην Επιτροπή στις 11 Μαρτίου 2004, επισημαίνοντας ότι η Επιτροπή δεν είχε απαντήσει στην εν λόγω καταγγελία. Ως εκ τούτου, η καταγγέλλουσα ισχυρίστηκε βασικά ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό της φάκελο.

Στην καταγγελία της, η καταγγέλλουσα παρέπεμψε στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της ΕΕ, το οποίο προβλέπει τα εξής:

«Ο ατομικός φάκελος υπαλλήλου περιλαμβάνει:

α) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του·

β) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου σχετικά με τα εν λόγω έγγραφα.

Τα έγγραφα καταχωρίζονται, αριθμούνται και αρχειοθετούνται με αύξουσα σειρά· τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αντιταχθούν από το όργανο κατά υπαλλήλου μόνον εφόσον του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους. (…) (άλμπουμ)

Για κάθε υπάλληλο υπάρχει μόνο ένας ατομικός φάκελος.

Ο υπάλληλος έχει το δικαίωμα, ακόμη και μετά τη λήξη των καθηκόντων του, να λάβει γνώση όλων των εγγράφων του φακέλου του και να λάβει αντίγραφά τους.»

2.2 Στη γνώμη της, η Επιτροπή υποστήριξε ότι το άρθρο 26 του ΚΥΚ δεν είχε εφαρμογή στους τοπικούς υπαλλήλους και ότι, επομένως, ο λεγόμενος «ατομικός φάκελος» στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη δεν ήταν φάκελος όπως ο αναφερόμενος στο άρθρο 26 του ΚΥΚ. Η Επιτροπή υποστήριξε επίσης ότι, κατά τη διάρκεια της πειθαρχικής διαδικασίας που είχε κινηθεί κατά της καταγγέλλουσας, η τελευταία θα είχε πρόσβαση σε όλα τα έγγραφα στα οποία η Επιτροπή είχε στηριχθεί εναντίον της. Κατά την Επιτροπή, αυτό ακριβώς αποσκοπούσε να διασφαλίσει το άρθρο 26 του ΚΥΚ στην περίπτωση των υπαλλήλων (δηλαδή ότι οι αποφάσεις δεν λαμβάνονταν βάσει πληροφοριών που τους ήταν άγνωστες).

Στην απάντησή της σε αίτημα παροχής περαιτέρω πληροφοριών που υπέβαλε ο Διαμεσολαβητής, η Επιτροπή υποστήριξε ότι ο ατομικός φάκελος που τηρήθηκε στην Αντιπροσωπεία της στη Βιέννη ήταν ο μόνος ατομικός φάκελος που είχε ανοίξει ως εργοδότης του καταγγέλλοντος για σκοπούς διαχείρισης του προσωπικού. Η Επιτροπή έκρινε ότι το δικαίωμά της να το πράξει διέπεται εν προκειμένω από το αυστριακό δίκαιο. Οι κανόνες που διέπουν τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων της Επιτροπής καθορίστηκαν στο "Note administrative no. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985. Στις αντιπροσωπείες της Επιτροπής υπενθυμίστηκε επίσης η υποχρέωση τήρησης προσωπικών φακέλων, για παράδειγμα με επιστολή που απέστειλε η ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας στις 26 Οκτωβρίου 2000. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι το αυστριακό δίκαιο δεν απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν προσωπικούς φακέλους και ότι, ως εκ τούτου, δεν υποχρεούται εκ του νόμου να περιλαμβάνει στον ατομικό φάκελο όλα τα έγγραφα που αφορούν την ιδιότητα της καταγγέλλουσας και την ικανότητα, τις επιδόσεις και τη συμπεριφορά της. Υποστήριξε επίσης ότι το αυστριακό δίκαιο δεν απαιτούσε από την Επιτροπή να συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο δηλώσεις του καταγγέλλοντος σχετικά με μεμονωμένα γεγονότα.

Σύμφωνα με την Επιτροπή, το σημείωμα που υπέβαλε η καταγγέλλουσα σχετικά με το έγγραφο «IV/19» δεν έπρεπε να διατηρηθεί στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας, αλλά στον ιατρικό της φάκελο. Η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σημείωμα στο οποίο είχε αναφερθεί η καταγγέλλουσα σε σχέση με το έγγραφο «IV/18» δεν είχε κατατεθεί μαζί με το έγγραφο αυτό στον προσωπικό της φάκελο. Ωστόσο, σύμφωνα με την Επιτροπή, η πλειονότητα των απόψεων και των απαντήσεων της καταγγέλλουσας δεν έλειπε από τον ατομικό της φάκελο. Η Επιτροπή υποστήριξε ότι η καταγγέλλουσα μπόρεσε να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις, μία από τις οποίες σαφώς δεν ήταν σχετική εν προκειμένω.

Η Επιτροπή δήλωσε επίσης ότι ο ατομικός φάκελος της καταγγέλλουσας έληξε τον Μάιο του 2001, επειδή είχε απαλλαγεί από τα καθήκοντά της στις 10 Μαΐου 2001. Η πειθαρχική διαδικασία διεξήχθη από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας. Δεδομένου ότι η τελευταία είχε την έδρα της στις Βρυξέλλες, η Επιτροπή υποστήριξε ότι ορθώς είχε διατηρήσει στις Βρυξέλλες φάκελο σχετικά με την πειθαρχική διαδικασία.

2.3 Πριν από την εξέταση του ισχυρισμού του καταγγέλλοντος, φαίνεται χρήσιμο να εξεταστεί ένα προκαταρκτικό ζήτημα. Στη γνώμη της, η Επιτροπή υποστήριξε ότι το δικαίωμά της να διατηρεί προσωπικούς φακέλους των μελών του προσωπικού της στην Αντιπροσωπεία στη Βιέννη διεπόταν από το αυστριακό δίκαιο και ότι το δίκαιο αυτό δεν απαιτούσε από τους εργοδότες να διατηρούν τέτοιους φακέλους. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι η Επιτροπή δεν υποστήριξε ότι η αυστριακή νομοθεσία θα την εμπόδιζε να τηρεί τέτοιους προσωπικούς φακέλους. Επιπλέον, από τα στοιχεία που έχει στη διάθεσή του ο Διαμεσολαβητής προκύπτει σαφώς ότι η Επιτροπή αποφάσισε να διατηρήσει προσωπικούς φακέλους για τους τοπικούς υπαλλήλους της και ότι εξέδωσε εσωτερικές οδηγίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να γίνει αυτό στο "Σημείωμα Διοικητικής αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985. Υπό τις συνθήκες αυτές, τίποτα δεν εμποδίζει τον Διαμεσολαβητή να εξετάσει τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή χειρίστηκε τον ατομικό φάκελο που αφορούσε τον καταγγέλλοντα.

2.4 Αποτελεί ορθή διοικητική πρακτική να εξασφαλίζεται ότι ο ατομικός φάκελος μέλους του προσωπικού οργάνου ή οργανισμού της Κοινότητας περιλαμβάνει (1) όλα τα έγγραφα που αφορούν τη διοικητική του κατάσταση και όλες τις εκθέσεις που αφορούν την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του, καθώς και (2) τυχόν παρατηρήσεις του υπαλλήλου επί των εγγράφων αυτών. Η υποχρέωση αυτή προβλέπεται στο άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης όσον αφορά τους υπαλλήλους. Είναι αληθές ότι οι όροι απασχολήσεως των τοπικών υπαλλήλων δεν προέβλεπαν ρητώς, πριν από την έγκριση των τροποποιήσεων που τέθηκαν σε ισχύ την 1η Μαΐου 2004, ότι το άρθρο 26 του Κανονισμού Υπηρεσιακής Καταστάσεως των υπαλλήλων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων πρέπει να εφαρμόζεται και στους τοπικούς υπαλλήλους. Θα πρέπει, ωστόσο, να σημειωθεί ότι το "Σημείωμα Διοικητικής αριθ. 119" της 13ης Φεβρουαρίου 1985 προβλέπει ρητά ότι "κατ' αναλογία προς τις εκθέσεις βαθμολογίας των υπαλλήλων" οι ατομικοί φάκελοι των τοπικών υπαλλήλων θα πρέπει να περιέχουν μόνο τα έγγραφα που αναφέρονται σε κατάλογο που επισυνάπτεται στις παρούσες οδηγίες. Στο σημείωμά της της 26ης Οκτωβρίου 2000, υπενθυμίζοντας στους υπεύθυνους τους κανόνες που διέπουν τους προσωπικούς φακέλους των τοπικών υπαλλήλων, η ΓΔ Τύπου και Πληροφοριών επανέλαβε την ίδια ακριβώς διατύπωση («[p]ar analogie avec les dossiers personnels des fonctionnaires»). Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι ο κατάλογος που επισυνάπτεται στις οδηγίες που εκδόθηκαν το 1985 αναφέρεται ρητά (στο σημείο Ζ) στην ανάγκη να προστεθούν στον ατομικό φάκελο τυχόν σχόλια που μπορεί να έχει ο αντιπρόσωπος σχετικά με τις εκθέσεις για την ικανότητα, την απόδοση και τη συμπεριφορά του ("les observations éventuelles de l'agent à leur sujet"). Τέλος, η ίδια η Επιτροπή δέχθηκε ότι οι παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με το έγγραφο «IV/18» θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό της φάκελο στην παρούσα υπόθεση. Λαμβανομένων υπόψη των περιστάσεων αυτών, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης αποτελεί κωδικοποίηση των υποχρεώσεων που απορρέουν από την αρχή της χρηστής διοίκησης και ότι, ως εκ τούτου, οι υποχρεώσεις αυτές βαρύνουν την Επιτροπή όσον αφορά τους τοπικούς υπαλλήλους ακόμη και πριν από την έναρξη ισχύος κανόνα που προβλέπει ρητά την κατ’ αναλογία εφαρμογή του άρθρου 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης στους τοπικούς υπαλλήλους.

2.5 Ο Διαμεσολαβητής δεν έχει δει ο ίδιος τον προσωπικό φάκελο του καταγγέλλοντος που τηρείται στη Βιέννη. Ωστόσο, από τις πληροφορίες που παρασχέθηκαν τόσο από την καταγγέλλουσα όσο και από την Επιτροπή προκύπτει ότι ο φάκελος αυτός δεν περιέχει έγγραφα σχετικά με τις πειθαρχικές διαδικασίες που διεξήχθησαν κατά της καταγγέλλουσας μετά την ημερομηνία αναστολής της άσκησης των καθηκόντων της τον Μάιο του 2001. Στην απάντησή της στο αίτημα του Διαμεσολαβητή για περαιτέρω πληροφορίες, η Επιτροπή υποστήριξε ότι τα έγγραφα σχετικά με τις πειθαρχικές διαδικασίες είχαν διατηρηθεί σε φάκελο στις Βρυξέλλες, δεδομένου ότι οι διαδικασίες αυτές είχαν διεξαχθεί από τη ΓΔ Τύπου και Επικοινωνίας, η οποία εδρεύει στις Βρυξέλλες. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η εξήγηση αυτή δεν είναι αποδεκτή. Ο κατάλογος που επισυνάπτεται στις εσωτερικές οδηγίες της Επιτροπής της 13ης Φεβρουαρίου 1985 σχετικά με τον τρόπο τήρησης των προσωπικών φακέλων των τοπικών υπαλλήλων περιλαμβάνει ένα τμήμα Η με τίτλο "Πειθαρχικά θέματα" ("Questions disciplinaires"). Επομένως, είναι προφανές ότι τα έγγραφα που αφορούν πειθαρχικές διαδικασίες πρέπει να περιλαμβάνονται στον ατομικό φάκελο τοπικού υπαλλήλου. Πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι το άρθρο 26 του ΚΥΚ (οι υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτό, όπως προαναφέρθηκε, ισχύουν για τους τοπικούς υπαλλήλους) προβλέπει ότι για κάθε μέλος του προσωπικού τηρείται μόνον ένας ατομικός φάκελος. Η ίδια αρχή φαίνεται να υπενθυμίζεται στο σημείο 3 του σημειώματος της Επιτροπής της 26ης Οκτωβρίου 2000, σύμφωνα με το οποίο ο ατομικός φάκελος πρέπει να τηρείται «αποκλειστικά» στην Αντιπροσωπεία. Ο Διαμεσολαβητής δέχεται ότι μπορεί να έχει νόημα, υπό τις συνθήκες που περιγράφονται από την Επιτροπή, να διατηρεί αντίγραφο εργασίας των εγγράφων που αφορούν την πειθαρχική διαδικασία εντός της υπηρεσίας που ασχολείται με την εν λόγω διαδικασία (4). Ωστόσο, αυτό δεν επηρεάζει την ανάγκη προσθήκης των ίδιων των εγγράφων στον προσωπικό φάκελο του καταγγέλλοντος που τηρείται στη Βιέννη. Επομένως, η παράλειψη της Επιτροπής να το πράξει εν προκειμένω συνιστά περίπτωση κακής διοικήσεως.

2.6 Όσον αφορά το έγγραφο «IV/19», ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το έγγραφο αυτό αποτελεί ηλεκτρονικό μήνυμα που ο κ. K., προϊστάμενος του καταγγέλλοντος, απηύθυνε στον καταγγέλλοντα στις 3 Οκτωβρίου 2000 και το οποίο αντιγράφηκε σε ορισμένα άλλα πρόσωπα, συμπεριλαμβανομένου του επικεφαλής της Αντιπροσωπείας. Σε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο κ. K. ισχυρίστηκε ότι η καταγγέλλουσα είχε δηλώσει ότι θα απουσιάσει έως τις 9.30 π.μ., αλλά ότι στην πραγματικότητα είχε φτάσει στην εργασία της μόλις εκείνη την ημέρα γύρω στο μεσημέρι χωρίς να έχει ενημερώσει προηγουμένως τον προϊστάμενό της, το γραφείο υποδοχής ή τη διοίκηση. Κατά τον K., ούτε αυτός γνώριζε καμία μεταγενέστερη εξήγηση. Ο K. κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, ως εκ τούτου, ο καταγγέλλων απουσίαζε από την εργασία του χωρίς άδεια. Στην απάντησή της της ίδιας ημέρας, η καταγγέλλουσα επισήμανε ότι είχε ενημερώσει τον κ. K. με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της 29ης Σεπτεμβρίου 2000 ότι θα έπρεπε να επισκεφθεί γιατρό στο νοσοκομείο την «Τρίτη το πρωί» (δηλαδή το πρωί της 3ης Οκτωβρίου 2000) και ότι δεν ήταν σε θέση να αναφέρει ακριβώς πόσο χρόνο θα απαιτούσε αυτό. Η καταγγέλλουσα εξήγησε περαιτέρω ότι είχε υποβάλει βεβαίωση στη διοίκηση. Σύμφωνα με το έγγραφο αυτό, ο καταγγέλλων βρισκόταν στο νοσοκομείο μέχρι τις 11 π.μ. εκείνη την ημέρα. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι ένα άλλο έγγραφο που υπέβαλε η καταγγέλλουσα (βεβαίωση ιατρού με ημερομηνία 27 Σεπτεμβρίου 2000) δεν ήταν απαραίτητο να διατηρηθεί στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας, αλλά στον ιατρικό της φάκελο. Ωστόσο, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι πρέπει να συναχθεί διαφορετικό συμπέρασμα όσον αφορά το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας προς τον κ. K. της 3ης Οκτωβρίου 2000 και τη βεβαίωση του χρόνου παραμονής της στο νοσοκομείο. Στο ηλεκτρονικό της μήνυμα, η καταγγέλλουσα απάντησε στην κατηγορία του κ. K. ότι απουσίαζε από την εργασία της χωρίς άδεια. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι, δεδομένου ότι το ηλεκτρονικό μήνυμα του κ. K. της 3ης Οκτωβρίου 2000 συμπεριλήφθηκε στον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, έπρεπε να συμπεριληφθεί και η απάντηση του καταγγέλλοντος της ίδιας ημερομηνίας. Λόγω της παράλειψης της Επιτροπής να το πράξει, ο ατομικός φάκελος του καταγγέλλοντος φαίνεται πράγματι να παρέχει στρεβλωμένη άποψη όσον αφορά τα αντικειμενικά πραγματικά περιστατικά (5). Ως εκ τούτου, η Διαμεσολαβήτρια θεωρεί ότι η παράλειψη της Επιτροπής να συμπεριλάβει (τουλάχιστον) το ηλεκτρονικό μήνυμα της καταγγέλλουσας της 3ης Οκτωβρίου 2000 στον ατομικό της φάκελο συνιστά επίσης περίπτωση κακοδιοίκησης.

2.7 Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι η Επιτροπή δεν συμπεριέλαβε στον ατομικό της φάκελο τις παρατηρήσεις της καταγγέλλουσας σχετικά με τα έγγραφα «IV/18» και «IV/19». Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι η καταγγέλλουσα είχε αναφέρει τα έγγραφα αυτά ως ενδεικτικά παραδείγματα εγγράφων που θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί στον προσωπικό της φάκελο. Στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα υπέβαλε λεπτομερή κατάλογο των εγγράφων που είχαν συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο εν αγνοία της και των παρατηρήσεων που δεν είχαν συμπεριληφθεί παρόλο που τα είχε επισημάνει για συμπερίληψη στον ατομικό της φάκελο. Επομένως, αντιθέτως προς ό,τι υποθέτει η Επιτροπή, από κανένα στοιχείο δεν προκύπτει ότι η καταγγέλλουσα μπορεί να στηρίξει τους ισχυρισμούς της μόνο σε δύο περιπτώσεις. Ωστόσο, ακόμη και αν μετά από προσεκτικότερη εξέταση αποδειχθεί ότι καμία από τις πρόσθετες παρατηρήσεις στις οποίες αναφέρεται η καταγγέλλουσα δεν έπρεπε να συμπεριληφθεί στον ατομικό της φάκελο, αυτό δεν θα επηρέαζε το συμπέρασμα ότι οι παρατηρήσεις της σχετικά με τα έγγραφα «IV/18» και «IV/19» έπρεπε να συμπεριληφθούν στον ατομικό της φάκελο. Στο πλαίσιο αυτό, η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει ότι η Επιτροπή αναγνώρισε ότι τα σχόλια σχετικά με το έγγραφο «IV/18» θα έπρεπε να είχαν συμπεριληφθεί, χωρίς ωστόσο να αναφέρει αν αυτό έχει γίνει εν τω μεταξύ.

2.8 Όσον αφορά τον ισχυρισμό της καταγγέλλουσας ότι συμπεριλήφθηκαν έγγραφα χωρίς να την ενημερώσει σχετικά, ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι η Επιτροπή φαίνεται να υποστηρίζει ότι σε κάθε περίπτωση δεν ήταν σε θέση να βασιστεί σε κανένα από τα έγγραφα χωρίς να δώσει στην καταγγέλλουσα την ευκαιρία να υποβάλει τις παρατηρήσεις της επ' αυτών. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το άρθρο 26 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης προβλέπει ότι «τα έγγραφα που αναφέρονται στο στοιχείο α) δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ή να αναφερθούν από το θεσμικό όργανο κατά υπαλλήλου παρά μόνον εάν του κοινοποιήθηκαν πριν από την κατάθεσή τους». Η διάταξη αυτή προστατεύει έτσι τους υπαλλήλους (ή, όταν οι υποχρεώσεις που απορρέουν από αυτήν ισχύουν για τους τοπικούς υπαλλήλους, τον υπάλληλο) από τη χρήση εγγράφων που έχουν τεθεί στον ατομικό φάκελο χωρίς να έχει ενημερωθεί ο υπάλληλος (ή ο υπάλληλος). Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί, ωστόσο, ότι η ορθή διοικητική πρακτική απαιτεί αυτή η αρνητική προστασία να συμπληρώνεται από θετική υποχρέωση να παρέχεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο η δυνατότητα να σχολιάζει ένα έγγραφο προτού αυτό συμπεριληφθεί στον ατομικό φάκελο (6). Είναι προφανές ότι ένας υπάλληλος ή ένα μέλος του λοιπού προσωπικού δεν μπορεί να διατυπώσει παρατηρήσεις (και να ζητήσει να συμπεριληφθούν οι παρατηρήσεις αυτές στον προσωπικό του φάκελο) σχετικά με έγγραφα που δεν έχουν περιέλθει σε γνώση του. Η Διαμεσολαβήτρια σημειώνει, ωστόσο, ότι η καταγγέλλουσα έχει εν τω μεταξύ συμβουλευθεί τον προσωπικό της φάκελο και, ως εκ τούτου, ανακάλυψε όλα τα έγγραφα που περιλαμβάνονταν εκεί. Σημειώνει επίσης ότι στην καταγγελία της, στις παρατηρήσεις της σχετικά με τη γνώμη της Επιτροπής και ιδίως στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα εξέθεσε λεπτομερώς τα έγγραφα και τις παρατηρήσεις που θα πρέπει ακόμη να συμπεριληφθούν στον ατομικό της φάκελο. Δεδομένου ότι η Διαμεσολαβήτρια υποβάλλει σχέδιο σύστασης με το οποίο καλεί την Επιτροπή να επανεξετάσει τα εν λόγω έγγραφα και σχόλια με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό φάκελο της καταγγέλλουσας (βλ. κατωτέρω), δεν φαίνεται αναγκαίο να διενεργηθούν περαιτέρω έρευνες όσον αφορά την παράλειψη της Επιτροπής να συμβουλευθεί την καταγγέλλουσα σχετικά με έγγραφα που είχε συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο.

2.9 Υπό τις συνθήκες αυτές, ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι η Επιτροπή δεν συμμορφώθηκε με τα καθήκοντά της όσον αφορά τον ατομικό φάκελο του καταγγέλλοντος, καθώς δεν συμπεριέλαβε όλα τα σχετικά έγγραφα σε αυτόν.

3 Συμπέρασμα

Με βάση τα ανωτέρω, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει στην Επιτροπή το ακόλουθο σχέδιο σύστασης, σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή:

Το σχέδιο σύστασης

Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάσει τα έγγραφα στα οποία αναφέρεται η καταγγέλλουσα με σκοπό να τα συμπεριλάβει στον ατομικό της φάκελο και να της χορηγήσει πρόσβαση στον δεόντως ανασυσταθέντα φάκελο.

Η Επιτροπή και ο καταγγέλλων θα ενημερωθούν για το παρόν σχέδιο σύστασης. Σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή, η Επιτροπή αποστέλλει εμπεριστατωμένη γνώμη έως τις 31 Μαΐου 2005. Η εμπεριστατωμένη γνώμη θα μπορούσε να συνίσταται στην αποδοχή της απόφασης του Διαμεσολαβητή και στην περιγραφή των μέτρων που ελήφθησαν για την εφαρμογή του σχεδίου σύστασης.

Στρασβούργο, 28 Φεβρουαρίου 2005

 

Π. Νικηφόρος ΔΙΑΜΑΝΔΟΥΡΟΣ

---

(1) Απόφαση 94/262 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με τους κανονισμούς και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του Διαμεσολαβητή (ΕΕ 1994, L 113, σ. 15).

(2) Αντίγραφο του σημειώματος αυτού υποβλήθηκε από την Επιτροπή.

(3) Αντίγραφο του εγγράφου αυτού διαβιβάστηκε επίσης από την Επιτροπή.

(4) Το σημείο 3 του σημειώματος της Επιτροπής της 26ης Οκτωβρίου 2000 προβλέπει ότι αντίγραφα των εγγράφων του ατομικού φακέλου μπορούν να διαβιβαστούν στις Βρυξέλλες κατόπιν αιτήσεως.

(5) Πρέπει να σημειωθεί ότι η βεβαίωση που υπέβαλε ο καταγγέλλων φαίνεται να αποδεικνύει ότι ο τελευταίος εγκατέλειψε το νοσοκομείο μόλις στις 11 π.μ. της 3ης Οκτωβρίου 2000. Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει επίσης ότι, μαζί με τις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στο αίτημα για περαιτέρω πληροφορίες, η καταγγέλλουσα υπέβαλε αντίγραφο του ηλεκτρονικού μηνύματος της 29ης Σεπτεμβρίου 2000 με το οποίο ενημέρωνε τον κ. K. για την επικείμενη απουσία της στις 3 Οκτωβρίου 2000.

(6) Εάν το σημείωμα του κ. P. στο οποίο αναφέρθηκε η καταγγέλλουσα στις παρατηρήσεις της σχετικά με την απάντηση της Επιτροπής στην αίτηση παροχής περαιτέρω πληροφοριών έχει πράγματι το περιεχόμενο που ισχυρίζεται η καταγγέλλουσα, η ίδια η Επιτροπή φαίνεται να συμμερίζεται την άποψη αυτή.