(Κατασκευάζεται σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή.(1))

Αγαπητέ Χ,
Στις 29 Απριλίου 1998 υποβάλατε καταγγελία (818/98/OV) στον Ευρωπαίο Διαμεσολαβητή σχετικά με εικαζόμενη παράλειψη ενημέρωσης από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο όσον αφορά τον διαγωνισμό μελετών (αριθ. αναφ. 96/S 195-116670) για εργασίες στο κτίριο Léopold του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στις Βρυξέλλες. Στις 5 Μαΐου 1998 (507/98/OV), στις 13 Μαΐου 1998 (515/98/OV) και την 1η Ιουνίου 1998 (576/98/OV) αντίστοιχα, άλλα πρόσωπα υπέβαλαν παρόμοιες καταγγελίες. Ως εκ τούτου, αποφάσισα να συνταχθώ με τις τέσσερις καταγγελίες για τους σκοπούς της παρούσας έρευνας.
Στις 4 Σεπτεμβρίου 1998, διαβίβασα τις καταγγελίες στον Πρόεδρο του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου. Το Κοινοβούλιο απέστειλε τη γνώμη του στις 13 Νοεμβρίου 1998 και σας τη διαβίβασα με πρόσκληση να διατυπώσετε παρατηρήσεις, εφόσον το επιθυμείτε. Στις 31 Δεκεμβρίου 1998, έλαβα παρατηρήσεις μόνο από τους καταγγέλλοντες στην υπόθεση 576/98/OV, οι οποίοι είχαν προηγουμένως αποστείλει, στις 20 Σεπτεμβρίου 1998, συμπληρωματικές πληροφορίες. Από εσάς και τους άλλους καταγγέλλοντες, δεν έλαβα παρατηρήσεις σχετικά με τη γνώμη του Κοινοβουλίου.
Σας γράφω τώρα για να σας ενημερώσω για τα αποτελέσματα των ερευνών που έχουν γίνει.

ΟΙ ΚΑΤΑΓΓΕΛΙΕΣ

Σύμφωνα με τους καταγγέλλοντες, τα σχετικά πραγματικά περιστατικά ήταν τα εξής:
Οι τέσσερις καταγγέλλοντες υπέβαλαν αίτηση για τον διαγωνισμό μελετών (αριθ. αναφ. 96/S 195-116670) για την είσοδο VIP στο κτίριο D1 και την ανακαίνιση της εισόδου μεταξύ D3 και D1 του κτιρίου Léopold του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου στις Βρυξέλλες. Ο διαγωνισμός αυτός δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα S 195/39 της 8ης Οκτωβρίου 1996. Μετά από μια πρώτη αξιολόγηση όλων των αιτήσεων, η εξεταστική επιτροπή του διαγωνισμού μελετών επέλεξε 15 αρχιτέκτονες/μελετητές (μεταξύ των οποίων οι τέσσερις καταγγέλλοντες) από τους οποίους ζητήθηκε να υποβάλουν τα σχέδιά τους πριν από τη λήξη της προθεσμίας στις 15 Ιανουαρίου 1997. Ωστόσο, από την ημερομηνία αυτή, οι καταγγέλλοντες δεν έλαβαν περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την έκβαση των αιτήσεών τους. Τρεις από τους τέσσερις καταγγέλλοντες έγραψαν διαφορετικές επιστολές στο Κοινοβούλιο, εξηγώντας ότι είχαν πραγματοποιήσει σημαντικό όγκο εργασιών και είχαν επιβαρυνθεί με έξοδα για τις αιτήσεις τους, αλλά δεν έλαβαν απάντηση. Για παράδειγμα, ο καταγγέλλων στην υπόθεση 507/98/OV απέστειλε επιστολή στο Κοινοβούλιο στις 16 Μαρτίου, στις 8 Σεπτεμβρίου και στις 18 Νοεμβρίου 1997, ζητώντας ρητά πληροφορίες σχετικά με την έκβαση της αίτησης, αλλά δεν έλαβε απάντηση.
Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής ενημερώθηκε επίσης από δύο από τους καταγγέλλοντες ότι μόλις στις 17 Ιουνίου 1998, δηλαδή 17 μήνες μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής αιτήσεων, ο Γενικός Διευθυντής της Διοίκησης του Κοινοβουλίου ενημέρωσε τους καταγγέλλοντες σχετικά με την τελική απόφαση της εξεταστικής επιτροπής ότι κανένα από τα 6 σχέδια (που επελέγησαν από τις 15 αιτήσεις της συμβουλευτικής επιτροπής) δεν μπορούσε να διατηρηθεί για τον ορισμό επιτυχόντος.
Ως εκ τούτου, οι καταγγέλλοντες απέστειλαν επιστολή στον Διαμεσολαβητή ισχυριζόμενοι ότι 1) από τις 15 Ιανουαρίου 1997 (προθεσμία υποβολής των αιτήσεων) δεν είχαν λάβει καμία πληροφορία σχετικά με την έκβαση των αιτήσεών τους και ότι 2) το Κοινοβούλιο παρέλειψε να απαντήσει στις επιστολές τους με τις οποίες ζητούσαν πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα των αιτήσεών τους.

Η ΕΡΩΤΗΣΗ

Η γνώμη του Κοινοβουλίου
Στη γνώμη του, το Κοινοβούλιο παρατήρησε ότι η γνώμη της εξεταστικής επιτροπής διατυπώθηκε στις 29 Μαΐου 1998 και ότι η απόφαση αυτή κοινοποιήθηκε στους υποψηφίους με προσωπική επιστολή. Το Κοινοβούλιο επισύναψε αντίγραφα των εν λόγω επιστολών.
Το Κοινοβούλιο εξήγησε ότι η καθυστέρηση στην κοινοποίηση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στους υποψηφίους οφειλόταν στο χρονικό διάστημα που χρειάστηκε η εξεταστική επιτροπή για να λάβει την απόφασή της, το οποίο με τη σειρά του ήταν αποτέλεσμα του κοινοβουλευτικού φόρτου εργασίας των μελών της. Το Κοινοβούλιο επισήμανε επίσης ότι η διοίκηση απαντούσε αμετάβλητα στις τηλεφωνικές κλήσεις των υποψηφίων ότι, δεδομένου ότι η εξεταστική επιτροπή δεν είχε ακόμη ολοκληρώσει τις εργασίες της, τα αποτελέσματα του διαγωνισμού δεν μπορούσαν ακόμη να γνωστοποιηθούν.
Παρατηρήσεις του καταγγέλλοντος
Ο Διαμεσολαβητής έλαβε παρατηρήσεις από τον καταγγέλλοντα στην υπόθεση 576/98/OV. Ο καταγγέλλων παρατήρησε ότι ήταν δυσαρεστημένος από το γεγονός ότι τα βραβεία του διαγωνισμού δεν απονεμήθηκαν ποτέ και ότι κανείς δεν έλαβε σύμβαση για την εκτέλεση των εργασιών. Ο καταγγέλλων έκρινε ανεπαρκή τη δικαιολογία του Κοινοβουλίου ότι ήταν υπερβολικά απασχολημένος για να ενημερώσει τους αιτούντες. Ο καταγγέλλων παρατήρησε επίσης ότι το Κοινοβούλιο είχε τροποποιήσει το χρονοδιάγραμμα του διαγωνισμού και ότι, σε γενικές γραμμές, δεν είχε διεξαγάγει θεμιτό και εύλογο ανταγωνισμό. Ο καταγγέλλων θεώρησε ότι το Κοινοβούλιο, μετά τη διεξαγωγή του διαγωνισμού, αποφάσισε ότι δεν απαιτούνταν υπηρεσίες και απέκλεισε τις περισσότερες αιτήσεις για ήσσονος σημασίας τεχνικές λεπτομέρειες ή λεπτομέρειες σχεδιασμού, προκειμένου να αποφευχθεί η απονομή βραβείων.
Ο Διαμεσολαβητής δεν έλαβε παρατηρήσεις από τους άλλους καταγγέλλοντες.

Η ΑΠΟΦΑΣΗ

Οι καταγγέλλοντες
ισχυρίστηκαν ότι από τις 15 Ιανουαρίου 1997 (προθεσμία υποβολής των αιτήσεων) δεν είχαν λάβει καμία πληροφορία σχετικά με την έκβαση των αιτήσεών τους. Το Κοινοβούλιο παρατήρησε ότι η καθυστέρηση στην κοινοποίηση των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στους υποψηφίους οφειλόταν στο χρονικό διάστημα που χρειάστηκε η εξεταστική επιτροπή για να λάβει την απόφασή της, το οποίο με τη σειρά του ήταν αποτέλεσμα του κοινοβουλευτικού φόρτου εργασίας των μελών της.
1.2 Ο Διαμεσολαβητής σημειώνει ότι το άρθρο 3.7 των κανόνων ανταγωνισμού προβλέπει ότι η εξεταστική επιτροπή θα συνεδριάσει κατά την πρώτη περίοδο του 1997 για να προχωρήσει στην εξέταση των αιτήσεων, μετά από προκαταρκτική ανάλυση της συμβουλευτικής επιτροπής. Το άρθρο 3.9 του ίδιου κανονισμού προβλέπει ότι τα αποτελέσματα του διαγωνισμού δημοσιοποιούνται κατά τις ημέρες που έπονται της απόφασης της εξεταστικής επιτροπής.
1.3 Ο Διαμεσολαβητής επισημαίνει ότι, εν προκειμένω, η τελική απόφαση της εξεταστικής επιτροπής να μην διατηρήσει κανένα από τα 15 σχέδια για τον διορισμό βραβευθέντος ελήφθη στις 29 Μαΐου 1998. Η απόφαση αυτή κοινοποιήθηκε στη συνέχεια στους καταγγέλλοντες στις 17 Ιουνίου 1998 και στις 4 Αυγούστου 1998. Από την απόφαση της εξεταστικής επιτροπής προκύπτει ότι, ήδη στις 26 Μαρτίου 1997, η συμβουλευτική επιτροπή έκρινε ότι 9 (μεταξύ των οποίων 2 από τους καταγγέλλοντες) από τα 15 σχέδια δεν μπορούσαν να γίνουν δεκτά. Επιπλέον, φαίνεται ότι, στις 17 Απριλίου 1997, η εξεταστική επιτροπή έκρινε ότι κανένα από τα σχέδια δεν άξιζε τελικά να διατηρηθεί. Το συμπέρασμα αυτό επιβεβαιώθηκε μετά από δεύτερη αξιολόγηση από την εξεταστική επιτροπή στις 3 Φεβρουαρίου 1998.
1.4 Σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, οι αιτούντες θα πρέπει να ενημερώνονται εγκαίρως σχετικά με τις αποφάσεις της διοίκησης που επηρεάζουν τα συμφέροντά τους. Στην παρούσα υπόθεση, φαίνεται ότι η απόφαση της εξεταστικής επιτροπής κοινοποιήθηκε στους καταγγέλλοντες μόλις 17 ή 19 μήνες μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι πρόκειται για αδικαιολόγητα μακρά περίοδο, ιδίως αν ληφθεί υπόψη ότι ήδη στις 17 Απριλίου 1997, δηλαδή μόλις τρεις μήνες μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων, η εξεταστική επιτροπή είχε ήδη καταλήξει στο συμπέρασμα ότι κανένα από τα 15 σχέδια δεν μπορούσε να διατηρηθεί.
1.5 Το Κοινοβούλιο δεν παρέσχε στον Διαμεσολαβητή εύλογη εξήγηση για την καθυστέρηση αυτή, αλλά αναφέρθηκε απλώς στον φόρτο εργασίας των μελών της εξεταστικής επιτροπής. Ειδικότερα, το Κοινοβούλιο παρέλειψε να εξηγήσει στον Διαμεσολαβητή τους λόγους για τους οποίους η εξεταστική επιτροπή χρειάστηκε, μετά τη συνεδρίασή της στις 17 Απριλίου 1997, κατά την οποία κατέληξε στο συμπέρασμα ότι κανένα από τα 15 σχέδια δεν μπορούσε να διατηρηθεί, άλλους 13 μήνες για να επιβεβαιώσει απλώς το συμπέρασμα αυτό. Ως εκ τούτου, το Κοινοβούλιο καθυστέρησε άσκοπα και αδικαιολόγητα να ενημερώσει τους υποψηφίους σχετικά με την έκβαση των υποψηφιοτήτων τους. Η καθυστέρηση αυτή συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει το κατωτέρω σχέδιο σύστασης.
2 Η εικαζόμενη παράλειψη απάντησης στις επιστολές των καταγγελλόντων
2.1 Οι καταγγέλλοντες στις υποθέσεις 507/98/OV, 576/98/OV και 817/98/OV ισχυρίστηκαν ότι το Κοινοβούλιο παρέλειψε να απαντήσει στις επιστολές τους με τις οποίες ζητούσαν πληροφορίες σχετικά με την έκβαση των αιτήσεών τους. Για παράδειγμα, ο καταγγέλλων στην υπόθεση 507/98/OV απέστειλε επιστολή στο Κοινοβούλιο στις 16 Μαρτίου, στις 8 Σεπτεμβρίου και στις 18 Νοεμβρίου 1997, αλλά δεν έλαβε απάντηση. Το Κοινοβούλιο περιορίστηκε να επισημάνει ότι η απάντηση της διοικήσεως στις τηλεφωνικές κλήσεις των υποψηφίων ήταν ότι τα αποτελέσματα του διαγωνισμού δεν μπορούσαν ακόμη να γνωστοποιηθούν.
2.2 Οι αρχές της ορθής διοικητικής συμπεριφοράς απαιτούν οι επιστολές των πολιτών προς τη διοίκηση του Κοινοβουλίου να λαμβάνουν απάντηση εντός εύλογης προθεσμίας. Εν προκειμένω, φαίνεται ότι το Κοινοβούλιο παρέλειψε να απαντήσει στα διάφορα έγγραφα του καταγγέλλοντος. Το Κοινοβούλιο δεν έχει παράσχει στον Διαμεσολαβητή βάσιμο λόγο για τον οποίο δεν μπόρεσε να παράσχει στους καταγγέλλοντες απάντηση, ενδεχομένως εδραιωμένη απάντηση. Επομένως, αυτή η παράλειψη απαντήσεως συνιστά περίπτωση κακοδιοικήσεως. Ως εκ τούτου, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει το κατωτέρω σχέδιο σύστασης.
Συμπέρασμα
Σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διοίκησης, οι αιτούντες πρέπει να ενημερώνονται εγκαίρως σχετικά με τις αποφάσεις της διοίκησης που επηρεάζουν τα συμφέροντά τους. Στην παρούσα υπόθεση, φαίνεται ότι η απόφαση της εξεταστικής επιτροπής κοινοποιήθηκε στους καταγγέλλοντες μόλις 17 ή 19 μήνες μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων. Ο Διαμεσολαβητής θεωρεί ότι πρόκειται για αδικαιολόγητα μακρά περίοδο, ιδίως αν ληφθεί υπόψη ότι ήδη στις 17 Απριλίου 1997, δηλαδή μόλις τρεις μήνες μετά τη λήξη της προθεσμίας υποβολής των αιτήσεων, η εξεταστική επιτροπή είχε ήδη καταλήξει στο συμπέρασμα ότι κανένα από τα 15 σχέδια δεν μπορούσε να διατηρηθεί.
Το Κοινοβούλιο δεν παρέσχε στον Διαμεσολαβητή εύλογη εξήγηση για την καθυστέρηση αυτή, αλλά αναφέρθηκε απλώς στον φόρτο εργασίας των μελών της εξεταστικής επιτροπής. Ειδικότερα, το Κοινοβούλιο παρέλειψε να εξηγήσει στον Διαμεσολαβητή τους λόγους για τους οποίους η εξεταστική επιτροπή χρειάστηκε, μετά τη συνεδρίασή της στις 17 Απριλίου 1997, κατά την οποία κατέληξε στο συμπέρασμα ότι κανένα από τα 15 σχέδια δεν μπορούσε να διατηρηθεί, άλλους 13 μήνες για να επιβεβαιώσει απλώς το συμπέρασμα αυτό. Ως εκ τούτου, το Κοινοβούλιο καθυστέρησε άσκοπα και αδικαιολόγητα να ενημερώσει τους υποψηφίους σχετικά με την έκβαση των υποψηφιοτήτων τους. Η καθυστέρηση αυτή συνιστά περίπτωση κακοδιοίκησης.
Οι αρχές της ορθής διοικητικής συμπεριφοράς απαιτούν επίσης οι επιστολές των πολιτών προς τη διοίκηση του Κοινοβουλίου να λαμβάνουν απάντηση εντός εύλογης προθεσμίας. Εν προκειμένω, φαίνεται ότι το Κοινοβούλιο παρέλειψε να απαντήσει στα διάφορα έγγραφα των καταγγελλόντων. Το Κοινοβούλιο δεν έχει παράσχει στον Διαμεσολαβητή βάσιμο λόγο για τον οποίο δεν ήταν σε θέση να παράσχει στους καταγγέλλοντες απάντηση, η οποία τελικά να είναι εδραιωμένη. Επομένως, αυτή η παράλειψη απαντήσεως συνιστά περίπτωση κακοδιοικήσεως.
Με βάση τα συμπεράσματα αυτά και δεδομένου ότι δεν κατέστη δυνατή η εξεύρεση φιλικής λύσης μεταξύ των μερών σχετικά με τα σημεία αυτά, ο Διαμεσολαβητής υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο το ακόλουθο σχέδιο σύστασης:

Το Κοινοβούλιο θα πρέπει, για λόγους ορθής διοικητικής συμπεριφοράς, να ζητήσει συγγνώμη από τους καταγγέλλοντες για την αδικαιολόγητη καθυστέρηση στην ενημέρωσή τους σχετικά με το αποτέλεσμα του διαγωνισμού και για το γεγονός ότι δεν απάντησε στις διάφορες επιστολές των καταγγελλόντων στις οποίες ζητούσαν ρητά πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα του διαγωνισμού.

Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο θα ενημερωθεί για το παρόν σχέδιο σύστασης. Σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 6 του Καθεστώτος του Διαμεσολαβητή, το Κοινοβούλιο διαβιβάζει εμπεριστατωμένη γνώμη εντός τριών μηνών. Η εμπεριστατωμένη γνώμη θα μπορούσε να συνίσταται στην αποδοχή της σύστασης του Διαμεσολαβητή και στην περιγραφή των μέτρων που ελήφθησαν για την εφαρμογή της σύστασης.
Ο Πρόεδρος του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου θα ενημερωθεί επίσης για την απόφαση αυτή.
Με εκτίμηση,
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Απόφαση 94/262 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, της 9ης Μαρτίου 1994, σχετικά με τους κανονισμούς και τους γενικούς όρους άσκησης των καθηκόντων του Διαμεσολαβητή, ΕΕ L 113/15.