1. Συνοπτική παρουσίαση

Μία από τις αρχές στις οποίες βασίζονται οι κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα είναι ότι οι αιτήσεις θα πρέπει να διεκπεραιώνονται αμέσως. Οι πληροφορίες ενδέχεται να ζητηθούν γρήγορα και να απολέσουν τη συνάφειά τους με τον αιτούντα σε περίπτωση καθυστερήσεων. Η Διαμεσολαβήτρια θέλησε επίσης να διασφαλίσει ότι το γραφείο της θα διεκπεραιώνει τις καταγγελίες στον τομέα αυτό το συντομότερο δυνατόν. Ως εκ τούτου, τον Φεβρουάριο του 2018 θέσπισε ταχεία διαδικασία για την εξέταση καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού.

Τρία χρόνια μετά, η παρούσα επανεξέταση αποσκοπεί στην αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο λειτουργεί στην πράξη η διαδικασία. Τα πρωταρχικά αποτελέσματα είναι θετικά: το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ασχολείται πλέον με τις καταγγελίες σχετικά με την πρόσβαση του κοινού πολύ ταχύτερα —ο μέσος χρόνος για τη διεκπεραίωση των καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού είναι πλέον το ένα τρίτο αυτού που ήταν πριν από τη θέσπιση της διαδικασίας .

Είναι δύσκολο να πούμε αν αυτή η ταχύτερη διαδικασία έχει οδηγήσει σε διπλασιασμό των καταγγελιών για πρόσβαση του κοινού που έλαβε ο Διαμεσολαβητής κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, αλλά είναι, σε κάθε περίπτωση, μια θετική εξέλιξη.

Το ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα των 40 εργάσιμων ημερών για τη διενέργεια της ουσιαστικής αξιολόγησης από τη Διαμεσολαβήτρια αποτελεί πρόκληση για τα δύο τρίτα των υποθέσεων Fast-Track. Αυτό οφείλεται εν μέρει στους κατά καιρούς υπερβολικά περιορισμένους πόρους και εν μέρει στις αργές αντιδράσεις των θεσμικών οργάνων. Ίσως αξίζει να εξεταστεί το ενδεχόμενο αύξησης αυτού του ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος, ώστε να παρασχεθεί μεγαλύτερη βεβαιότητα στους καταγγέλλοντες, αποφεύγοντας παράλληλα τη χρήση μιας τέτοιας παράτασης για να προκληθούν ακόμη περισσότερες καθυστερήσεις.

Το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ζήτησε επίσης τη γνώμη ατόμων και οργανώσεων που χρησιμοποίησαν τη διαδικασία. Αν και γενικά ικανοποιημένοι από την εμπειρία, οι απαντήσαντες ζήτησαν επίσης μεγαλύτερη σαφήνεια σχετικά με το τι πρέπει να αναμένεται κατά την επεξεργασία των καταγγελιών για πρόσβαση σε έγγραφα. Αυτό κατέδειξε κάποια σύγχυση ως προς το τι θεωρείται και τι δεν θεωρείται καταγγελία ταχείας διεκπεραίωσης στο πλαίσιο της ευρύτερης κατηγορίας υποθέσεων πρόσβασης του κοινού που χειρίζεται ο Διαμεσολαβητής. Αυτό αξίζει να εξεταστεί περαιτέρω από την Υπηρεσία, συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης του κατά πόσον θα ήταν καλύτερα να πούμε απλώς ότι ο Διαμεσολαβητής επιχειρεί να εξετάσει όλες τις καταγγελίες για πρόσβαση σε έγγραφα το συντομότερο δυνατόν, βάσει ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος. Ο χαρακτηρισμός της νέας διαδικασίας ως «Fast Track» μπορεί να βοήθησε την υπηρεσία να επικεντρωθεί στον τρόπο εξορθολογισμού της προηγούμενης διαδικασίας, αλλά τώρα που αυτό έχει επιτευχθεί, ενδέχεται να μην είναι πλέον χρήσιμο να της δοθεί ειδικός χαρακτηρισμός.

Ο Διαμεσολαβητής έχει ήδη εξετάσει ορισμένα από τα ζητήματα που εντοπίστηκαν στην παρούσα επισκόπηση: η ομάδα που ασχολείται με υποθέσεις πρόσβασης του κοινού έχει διευρυνθεί, ενώ στον ιστότοπο παρέχονται πλέον σαφέστερες πληροφορίες σχετικά με τον χειρισμό των καταγγελιών που αφορούν την πρόσβαση του κοινού. Ενδέχεται τώρα να χρειαστεί να εγκριθούν πιο οριστικές κατευθυντήριες γραμμές σχετικά με τον χρόνο χορήγησης παρατάσεων της προθεσμίας στα ιδρύματα, δεδομένων των ανησυχιών που εξέφρασαν τα ενδιαφερόμενα μέρη σχετικά με το θέμα αυτό.

Παράλληλα με την παρούσα ταχεία επανεξέταση, ο Διαμεσολαβητής διενεργεί εσωτερικό έλεγχο σχετικά με την έκβαση των καταγγελιών που αφορούν την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα. Ελπίζει να το αναφέρει σύντομα.

2. Επισκόπηση

α. Ιστορικό

Τα πρόσωπα που ζητούν πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα που βρίσκονται στην κατοχή θεσμικού οργάνου της ΕΕ συνήθως χρειάζονται τα έγγραφα το συντομότερο δυνατόν, προκειμένου να είναι συναφή με τον σκοπό για τον οποίο προτίθενται να τα χρησιμοποιήσουν. Ως εκ τούτου, αναμένουν την ταχεία διεκπεραίωση του αιτήματος. Αυτό ισχύει για τους δημοσιογράφους, για τις οργανώσεις της κοινωνίας των πολιτών (ΟΚΠ) ή για τους πολίτες που επιθυμούν να συμμετάσχουν στη διαδικασία λήψης αποφάσεων της ΕΕ. Οι επιχειρήσεις και οι ερευνητές αναζητούν επίσης πληροφορίες σχετικές με την εργασία τους.

Εάν η πρόσβαση δεν είναι άμεση, τα έγγραφα μπορεί να χάσουν τη χρησιμότητά τους. Ο Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής έχει επανειλημμένα υποστηρίξει ότι η καθυστερημένη πρόσβαση μπορεί να απορριφθεί .

Με βάση την αρχή που διέπει τους κανόνες της ΕΕ για την πρόσβαση του κοινού ^[1], σύμφωνα με την οποία οι αιτήσεις θα πρέπει να διεκπεραιώνονται ταχέως, η Διαμεσολαβήτρια θέλησε να διασφαλίσει ότι το Γραφείο της θα διεκπεραιώνει τις εν λόγω καταγγελίες το συντομότερο δυνατόν. Ως εκ τούτου, εισήγαγε μια ταχεία διαδικασία για την εξέταση καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού. Μετά από δοκιμαστική περίοδο που ξεκίνησε τον Σεπτέμβριο του 2017, η Διαμεσολαβήτρια κίνησε επισήμως τη «διαδικασία ταχείας διεκπεραίωσης» για την πρόσβαση σε καταγγελίες σχετικά με έγγραφα τον Φεβρουάριο του 2018.

β. Χαρακτηρισμός ταχείας διαδρομής

Ο Διαμεσολαβητής δεν χαρακτηρίζει όλες τις καταγγελίες που αφορούν την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα ως «ταχεία διαδικασία». Οι καταγγελίες που εξετάζονται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας αφορούν τις καταγγελίες στις οποίες το θεσμικό όργανο αρνήθηκε την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφο ή στις οποίες το θεσμικό όργανο δεν απάντησε σε αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα εντός της προθεσμίας και, ως εκ τούτου, αρνήθηκε σιωπηρά την πρόσβαση.

Έχει αποδειχθεί δύσκολο ή περιττό να χρησιμοποιηθεί η διαδικασία Fast-Track για την αντιμετώπιση άλλων υποθέσεων πρόσβασης του κοινού. Στα παραδείγματα περιλαμβάνονται περιπτώσεις στις οποίες δεν είναι σαφές αν υπάρχουν τα ζητούμενα έγγραφα ή στις οποίες απαιτούνται περαιτέρω διευκρινίσεις προτού η ομάδα έρευνας της Διαμεσολαβήτριας μπορέσει να ελέγξει τα εν λόγω έγγραφα. Όταν είναι εξαρχής σαφές ότι, προκειμένου να επιτευχθεί επανόρθωση για τον καταγγέλλοντα, ενδέχεται να είναι αναγκαία η διεξαγωγή διεξοδικότερης έρευνας, δεν χρησιμοποιείται η ταχεία διαδικασία ^[2].

Από την εξέταση αυτή προέκυψε ότι δεν είναι πάντοτε σαφές στους καταγγέλλοντες ποιες υποθέσεις εξετάζονται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας. Το ζήτημα αυτό θα αντιμετωπιστεί.

γ. Πώς λειτουργεί η διαδικασία Fast-Track

Μετά την παραλαβή της καταγγελίας, το Γραφείο του Διαμεσολαβητή καταχωρίζει την καταγγελία και αποστέλλει αποδεικτικό παραλαβής. Εντός πέντε εργάσιμων ημερών από την καταχώριση, ο Διαμεσολαβητής θα πρέπει να λάβει απόφαση σχετικά με το αν μπορεί να κινηθεί έρευνα στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας. Αυτό εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του κατά πόσον μια καταγγελία είναι παραδεκτή ^[3] ή κατά πόσον ο Διαμεσολαβητής κρίνει σκόπιμο να κινήσει έρευνα ^[4].

Μετά την έναρξη έρευνας, η ταχεία διαδικασία περιλαμβάνει ορισμένα ερευνητικά στάδια, αρχής γενομένης από την έγκαιρη επιθεώρηση των εν λόγω εγγράφων και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μια συνάντηση με το αρμόδιο θεσμικό όργανο. Η Διαμεσολαβήτρια έχει προβεί σε ρυθμίσεις με τα θεσμικά όργανα της ΕΕ που της επιτρέπουν την ταχεία πρόσβαση στα έγγραφα προς επιθεώρηση (εντός 5 εργάσιμων ημερών από την έναρξη της έρευνας) και την ταχεία παραλαβή πιθανών πρόσθετων παρατηρήσεων από τα θεσμικά όργανα (εντός 15 εργάσιμων ημερών).

Ο Διαμεσολαβητής σκοπεύει να καταλήξει σε αποτέλεσμα σε υποθέσεις Fast-Track εντός 40 εργάσιμων ημερών (από την καταχώριση της καταγγελίας). Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η ερευνητική ομάδα του Διαμεσολαβητή επιθεωρεί τα εν λόγω έγγραφα και μπορεί να διαβουλευθεί περαιτέρω με το θεσμικό όργανο ή τον οργανισμό.

Στη συνέχεια, ο Διαμεσολαβητής καθορίζει αν υπάρχει περιθώριο για την επίτευξη ταχείας λύσης στο ζήτημα, προτείνοντας στο θεσμικό όργανο να δημοσιοποιήσει (μέρη) των εγγράφων.

Εάν η Διαμεσολαβήτρια διαπιστώσει ότι το θεσμικό όργανο της ΕΕ δεν θα έπρεπε να είχε αρνηθεί την πρόσβαση στο/στα έγγραφο/-α, μπορεί να διαπιστώσει κακοδιοίκηση και να συστήσει στο εν λόγω θεσμικό όργανο να χορηγήσει πλήρη ή μερική πρόσβαση στα εν λόγω έγγραφα.

3.  Επανεξέταση των επιδόσεων

Τα ακόλουθα στατιστικά στοιχεία δείχνουν τον αντίκτυπο της διαδικασίας Fast-Track στους χρόνους διεκπεραίωσης και την εξέλιξη όσον αφορά τον αριθμό των υποθέσεων. Η παρούσα ενότητα περιέχει στατιστικά στοιχεία σχετικά με τον χειρισμό όλων των υποθέσεων πρόσβασης του κοινού και όχι αποκλειστικά εκείνων που εξετάζονται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας.

α. Αριθμός καταγγελιών

Από την 1η Σεπτεμβρίου 2017 έως τις 31 Αυγούστου 2020, ο Διαμεσολαβητής εξέτασε 252 καταγγελίες στον τομέα της πρόσβασης του κοινού στα έγγραφα. Σε 189 από αυτές τις καταγγελίες, ο Διαμεσολαβητής κίνησε έρευνα.

Ο αριθμός των καταγγελιών που σχετίζονται με την πρόσβαση του κοινού σχεδόν διπλασιάστηκε από 45 κατά μέσο όρο ετησίως τα έτη 2014 έως 2016 σε 82 κατά μέσο όρο ετησίως μεταξύ 2017 και 2019, όταν τέθηκε σε εφαρμογή η ταχεία διαδικασία.

Ο συνολικός ετήσιος αριθμός καταγγελιών που έλαβε ο Διαμεσολαβητής αυξήθηκε κατά περίπου 20 % μεταξύ 2014 και 2019. Το ποσοστό των καταγγελιών που σχετίζονται με την πρόσβαση σε έγγραφα αυξήθηκε σημαντικά μεταξύ 2016 και 2017, όταν θεσπίστηκε η ταχεία διαδικασία.

β. Μέσος χρόνος επεξεργασίας

Ο μέσος χρόνος που απαιτείται για τη διεκπεραίωση υποθέσεων πρόσβασης του κοινού έχει μειωθεί σημαντικά μετά την καθιέρωση της ταχείας διαδικασίας. Τα τρία βασικά στάδια του χειρισμού καταγγελιών είναι και τα τρία τρεις φορές ταχύτερα από την εισαγωγή της ταχείας διαδικασίας: λήψη απόφασης επί του παραδεκτού, έγκριση της αξιολόγησης του θέματος από τον Διαμεσολαβητή και οριστική περάτωση της υπόθεσης.

Ο μέσος χρόνος για τις «αποφάσεις παραδεκτού» για όλες τις καταγγελίες που σχετίζονται με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα είναι πλέον τρεις φορές ταχύτερος από ό,τι πριν από την έναρξη της διαδικασίας.

Στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας, η Διαμεσολαβήτρια προσπαθεί να διασφαλίσει ότι οι έρευνές της οδηγούν σε απόφαση ή αποτέλεσμα (όπως πρόταση λύσης ή σύσταση) εντός 40 εργάσιμων ημερών. Ο μέσος χρόνος εντός του οποίου οι έρευνες πρόσβασης σε έγγραφα καταλήγουν σε αποτέλεσμα είναι πλέον το ένα τρίτο του χρόνου πριν από την έναρξη της διαδικασίας το 2017.

γ. Στατιστικά στοιχεία ταχείας κυκλοφορίας

Μεταξύ της 1ης Σεπτεμβρίου 2017 και της 31ης Αυγούστου 2020, η Διαμεσολαβήτρια εξέτασε 148 καταγγελίες στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας. Σε 119 από αυτές τις καταγγελίες, ξεκίνησε έρευνα.

I. Ποιοι είναι οι καταγγέλλοντες;

II. Ποιους θεσμούς αφορούσε;

Η μεγάλη πλειονότητα των καταγγελιών που διεκπεραιώθηκαν στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας υποβλήθηκαν κατά της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Τα υπόλοιπα κατανεμήθηκαν μεταξύ άλλων θεσμικών και λοιπών οργάνων και οργανισμών.

III. Αποτέλεσμα

Οι περισσότερες έρευνες στο πλαίσιο της διαδικασίας Fast-Track περατώθηκαν χωρίς να διαπιστωθεί κακοδιοίκηση. Στο 30 % περίπου των γρήγορων ερευνών της, η Διαμεσολαβήτρια υπέβαλε πρόταση λύσης ή σύσταση.

IV. Καταγγελίες που διεκπεραιώθηκαν εντός του ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος

Συνολικά, στα δύο τρίτα των υποθέσεων Fast-Track, η απόφαση για το παραδεκτό ελήφθη εντός του ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος των πέντε εργάσιμων ημερών. Για τις υποθέσεις Fast-Track, ο μέσος χρόνος μέχρι την έκδοση της απόφασης επί του παραδεκτού ήταν 6 εργάσιμες ημέρες. Ο στόχος του Γραφείου για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με το παραδεκτό υποθέσεων που δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ταχείας διαδικασίας είναι 30 ημερολογιακές ημέρες. Αυτό δείχνει ότι, ενώ το Γραφείο δεν πέτυχε τον στόχο των 5 εργάσιμων ημερών για όλες τις υποθέσεις Fast-Track, στις περισσότερες περιπτώσεις, η απόφαση σχετικά με το παραδεκτό ελήφθη πολύ ταχύτερα απ’ ό,τι στις υποθέσεις που δεν αφορούσαν Fast-Track.

Στο 36 % του συνόλου των γρήγορων ερευνών, η αξιολόγηση του Διαμεσολαβητή ^[5] εκδόθηκε εντός του ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών. Στο 55 % του συνόλου των καταγγελιών, εκδόθηκε αξιολόγηση εντός 60 εργάσιμων ημερών. Συνολικά, για τις έρευνες Fast-Track, ο μέσος χρόνος για την επίτευξη αποτελέσματος ήταν 67 εργάσιμες ημέρες.

4.  Απόψεις των ενδιαφερόμενων μερών

Στο πλαίσιο της επανεξέτασης των επιδόσεων της ταχείας διαδικασίας, το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ζήτησε τη γνώμη διαφόρων ενδιαφερόμενων μερών που έχουν άμεση εμπειρία από τη διαδικασία, με σκοπό να λάβει ανατροφοδότηση. Σε αυτούς περιλαμβάνονταν τόσο οι καταγγέλλοντες (από την κοινωνία των πολιτών, την ακαδημαϊκή κοινότητα και τα μέσα ενημέρωσης) όσο και η Επιτροπή, ως το κύριο θεσμικό όργανο της ΕΕ που αποτελεί αντικείμενο έρευνας του Διαμεσολαβητή για την πρόσβαση σε έγγραφα.

α. Επίγνωση της ταχείας διαδικασίας

Γενικά, σχεδόν όλοι όσοι συμμετείχαν στις διαβουλεύσεις γνώριζαν τους κύριους στόχους και τις κατευθυντήριες αρχές της διαδικασίας. Υπήρχε κάποια αβεβαιότητα ως προς το αν η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες τις καταγγελίες για πρόσβαση σε έγγραφα.

β. Αντίληψη του Fast-Track στην πράξη

Για όσους είχαν εμπειρία σε καταγγελίες πριν και μετά την εισαγωγή της διαδικασίας, έκριναν ότι ο χειρισμός των καταγγελιών από τον Διαμεσολαβητή είχε γίνει ταχύτερος και πιο εξορθολογισμένος. Γενικά, οι ερωτηθέντες έκριναν ότι η επικοινωνία με το Γραφείο του Διαμεσολαβητή ήταν αποτελεσματική και χρήσιμη, παρέχοντάς τους τη δυνατότητα να παρακολουθούν τη διαδικασία.

Ο μεγαλύτερος αντιληπτός αντίκτυπος φαίνεται να είναι η ταχύτερη διεκπεραίωση του αιτήματος από το θεσμικό όργανο: Τα πράγματα κινούνται εκεί που υπάρχει καθυστέρηση. Σε γενικές γραμμές, οι ανταποκριτές θεώρησαν ότι η ταχεία διαδικασία αποτελεί αποτελεσματικό τρόπο για να διασφαλιστεί ότι δεν θα υπάρξει αδικαιολόγητη καθυστέρηση από την πλευρά των θεσμικών οργάνων όσον αφορά τη διεκπεραίωση των αιτημάτων πρόσβασης του κοινού. Ωστόσο, στις περιπτώσεις που σημειώθηκαν καθυστερήσεις, δεν ήταν πάντοτε άμεσα εμφανής ο λόγος για τον οποίο συνέβη αυτό. Ορισμένοι απαντήσαντες επισήμαναν ότι ο Διαμεσολαβητής χορηγεί συχνά στα θεσμικά όργανα παρατάσεις των προθεσμιών, ακόμη και όταν έχουν ήδη σημειωθεί καθυστερήσεις.

Από την άλλη πλευρά, ορισμένοι απαντήσαντες ανησυχούσαν ότι ο ταχύτερος χρόνος διεκπεραίωσης θα σήμαινε ότι ο Διαμεσολαβητής δεν θα είχε τον χρόνο να διερευνήσει διεξοδικά τις καταγγελίες και να εξετάσει δεόντως όλα τα νομικά επιχειρήματα που προέβαλαν ο καταγγέλλων και το θεσμικό όργανο.

Καταγγελίες στον Διαμεσολαβητή, ιδίως όταν διεκπεραιώνονται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας

η διαδικασία θεωρήθηκε ως εναλλακτική λύση χαμηλότερου κινδύνου και ταχύτερη από τη δικαστική προσφυγή και θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε περιπτώσεις στις οποίες η επιτυχία ήταν αβέβαιη. Αυτό θεωρήθηκε ιδιαίτερα ότι ισχύει για τους καταγγέλλοντες που δεν διέθεταν τα οικονομικά μέσα για να κινήσουν δικαστικές διαδικασίες.

Από την πλευρά της, η Επιτροπή επισήμανε ότι, ενώ οι προθεσμίες της διαδικασίας Fast-Track είναι πολύ σύντομες (ιδίως η επιθεώρηση εγγράφων εντός πέντε εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αίτησης), μπορεί να τις αντιμετωπίσει στη μεγάλη πλειονότητα των περιπτώσεων.

γ. Προτεινόμενες βελτιώσεις

Μια ανησυχία που εξέφρασαν αρκετοί απαντήσαντες ήταν ότι δεν είναι σαφές πότε ο Διαμεσολαβητής χρησιμοποιεί τη διαδικασία Fast-Track για την εξέταση καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα. Προτάθηκε να ενημερωθούν οι καταγγέλλοντες αν εφαρμόστηκε η διαδικασία Fast-Track, ώστε να τους δοθεί η δυνατότητα να προβλέψουν εκ των προτέρων τη διάρκεια.

Ενώ ο χειρισμός των καταγγελιών από τη Διαμεσολαβήτρια μπορεί να έχει γίνει ταχύτερος όσον αφορά την πρόσβαση σε έγγραφα, ορισμένοι απαντήσαντες αμφισβήτησαν κατά πόσον αυτό είχε αποβεί εις βάρος της εξέτασης της ουσίας της καταγγελίας. Ειδικότερα, ενώ μπορούν να λάβουν ταχύτερη απάντηση από το θεσμικό όργανο στο αίτημά τους, δεν μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στα έγγραφα.

Ορισμένοι απαντήσαντες αμφισβήτησαν το κατά πόσον ο Διαμεσολαβητής θα πρέπει να χορηγήσει στο θεσμικό όργανο παράταση της προθεσμίας για καταγγελίες που σχετίζονται με καθυστερήσεις στη διεκπεραίωση αιτήσεων πρόσβασης σε έγγραφα.

Ορισμένοι απαντήσαντες έκριναν ότι η διαδικασία και το έντυπο υποβολής καταγγελιών στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή θα μπορούσαν να βελτιωθούν (ορισμένοι πρότειναν χωριστό, ειδικό έντυπο καταγγελίας για την πρόσβαση σε καταγγελίες σχετικά με έγγραφα). Άλλοι πρότειναν την παροχή περισσότερων πληροφοριών σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα εν γένει στον ιστότοπο του Διαμεσολαβητή.

Η Επιτροπή δήλωσε ότι, δεδομένου ότι εξακολουθεί να προσαρμόζεται στη νέα διαδικασία, θα προτιμούσε ο Διαμεσολαβητής να μην αλλάξει εκ νέου τη διαδικασία αυτή.

5.  Συμπέρασμα

α. Τι λειτουργεί καλά;

Η διαδικασία Fast-Track έχει οδηγήσει σε σημαντική μείωση των χρόνων επεξεργασίας. Κατά μέσο όρο, οι καταγγελίες σχετικά με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα ολοκληρώθηκαν τρεις φορές ταχύτερα το 2019 από ό,τι πριν από τη θέσπιση της διαδικασίας. Ενώ ο χειρισμός καταγγελιών, γενικά, από τον Διαμεσολαβητή έχει γίνει πολύ ταχύτερος και αποτελεσματικότερος, αυτό ισχύει ιδιαίτερα στις υποθέσεις Fast-Track.

Η διαδικασία προσέλκυσε αυξημένο αριθμό καταγγελλόντων, διπλασιάζοντας ουσιαστικά τον αριθμό των καταγγελιών σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη ήταν γενικά ικανοποιημένα με τη διαδικασία Fast-Track. Εξήρε την ταχύτητα της διαδικασίας και τη συνολική ποιότητα του έργου του Διαμεσολαβητή.

β. Τι μπορεί να βελτιωθεί;

Ενώ η διαδικασία Fast-Track είναι γενικά επιτυχής, υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης σε ορισμένους τομείς.

• Ο μέσος χρόνος διεκπεραίωσης όλων των καταγγελιών Fast-Track είναι 67 εργάσιμες ημέρες. Μολονότι οι χρόνοι διεκπεραίωσης έχουν μειωθεί σημαντικά, μόνο στο 36 % όλων των υποθέσεων Fast-Track η Διαμεσολαβήτρια ολοκλήρωσε την αξιολόγησή της εντός του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών.^[6]  
  Εν μέρει, αυτό αποτελεί συνέπεια της επιτυχίας της διαδικασίας Fast-Track. Το γεγονός ότι το γραφείο του Διαμεσολαβητή είναι σχετικά μικρό σημαίνει ότι δεν ήταν πάντα σε θέση να αντιμετωπίσει απρόβλεπτες αυξήσεις των καταγγελιών εντός του προβλεπόμενου χρονοδιαγράμματος. Ο Διαμεσολαβητής έχει ήδη αντιμετωπίσει το ζήτημα αυτό αυξάνοντας το μέγεθος της ομάδας που ασχολείται με καταγγελίες που σχετίζονται με την πρόσβαση του κοινού σε έγγραφα. Επιπλέον, υπάρχουν και άλλοι παράγοντες που οδηγούν σε καθυστερήσεις, όπως η ανάγκη αναμονής της απάντησης από τα αρμόδια θεσμικά όργανα.
  Ωστόσο, εξακολουθεί να αποτελεί πρόκληση η τήρηση του χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών για τις καταγγελίες Fast-Track. Ίσως αξίζει να εξεταστεί κατά πόσον θα πρέπει να αυξηθεί αυτό το ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα, ώστε να παρασχεθεί μεγαλύτερη βεβαιότητα στους καταγγέλλοντες, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι μια πιθανή αύξηση δεν θα χρησιμοποιηθεί ως δικαιολογία για τον λιγότερο ταχύ χειρισμό υποθέσεων πρόσβασης σε έγγραφα.
• Από τη διαβούλευση με τα ενδιαφερόμενα μέρη προέκυψε ότι υπήρξε κάποια σύγχυση σχετικά με το τι θεωρείται και τι δεν θεωρείται καταγγελία ταχείας διεκπεραίωσης.  Αυτό εγείρει το ερώτημα κατά πόσον είναι σκόπιμο να «οριστούν» ορισμένες καταγγελίες ως «Fast-Track» και άλλες όχι· και κατά πόσον μπορεί να παράσχει μεγαλύτερη σαφήνεια στους καταγγέλλοντες ώστε να αναφέρουν ότι ο Διαμεσολαβητής επιχειρεί να εξετάσει όλες τις καταγγελίες σχετικά με την πρόσβαση σε έγγραφα το συντομότερο δυνατόν.

γ. Μελλοντική πορεία

Ο Διαμεσολαβητής παραμένει προσηλωμένος όχι μόνο στην έγκαιρη παραγωγή αποτελεσμάτων, αλλά και στην εξεύρεση της καλύτερης δυνατής λύσης για τον καταγγέλλοντα.

Μετά την επανεξέταση αυτή, ο Διαμεσολαβητής:

• Συνέχιση του εξορθολογισμού των διαδικασιών, όπου είναι δυνατόν, προκειμένου να αντιμετωπίζονται όσο το δυνατόν αποτελεσματικότερα οι καταγγελίες που αφορούν την πρόσβαση σε έγγραφα.
• Αξιολόγηση του κατά πόσον θα ήταν προτιμότερο να ειπωθεί απλώς ότι ο Διαμεσολαβητής επιχειρεί να εξετάσει όλες τις καταγγελίες για πρόσβαση σε έγγραφα το συντομότερο δυνατόν, βάσει ενδεικτικού χρονοδιαγράμματος, αντί να δώσει στη διαδικασία ειδικό χαρακτηρισμό.
• Εάν διατηρηθεί η ταχεία διαδικασία, να εξεταστεί το ενδεχόμενο παράτασης του χρονοδιαγράμματος των 40 εργάσιμων ημερών και να αναπτυχθούν σαφέστερα κριτήρια σχετικά με τους τύπους υποθέσεων που θα πρέπει να εξετάζονται στο πλαίσιο της ταχείας διαδικασίας.  
• Καθορισμός του κατά πόσον μπορεί να είναι αναγκαία η έκδοση πιο οριστικών κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με τον χρόνο χορήγησης παρατάσεων της προθεσμίας στα ιδρύματα.

 

---

[1] Για τα περισσότερα θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της ΕΕ, οι σχετικοί κανόνες για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα περιέχονται στον κανονισμό 1049/2001. Η αρχή αυτή αντικατοπτρίζεται στον κανονισμό, ο οποίος ορίζει ότι οι αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφα διεκπεραιώνονται αμέσως και, σε κάθε περίπτωση, εντός 15 εργάσιμων ημερών από την καταχώριση της αίτησης. Ο κανονισμός διατίθεται στη διεύθυνση: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Ενδέχεται επίσης να είναι αναγκαίο να μην χαρακτηριστεί μια υπόθεση ως «ταχεία διαδικασία» εάν ένα θεσμικό όργανο, λόγω της δομής του, απαιτεί να ζητηθεί εκ νέου επισήμως η θέση του επιπλέον της αρχικής απάντησής του στον αιτούντα.

[3] Για να είναι παραδεκτές, οι καταγγελίες πρέπει να πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 2 του καθεστώτος του Διαμεσολαβητή. Σε αυτές περιλαμβάνεται, μεταξύ άλλων, η απαίτηση υποβολής επιβεβαιωτικής αίτησης για πρόσβαση σε έγγραφα στο αντίστοιχο θεσμικό όργανο πριν από την υποβολή καταγγελίας.

[4] Για παράδειγμα, ο Διαμεσολαβητής μπορεί να διαπιστώσει ότι άλλος φορέας είναι σε καλύτερη θέση να εξετάσει την καταγγελία (άρθρο 3 παράγραφος 3 των εκτελεστικών διατάξεων του Διαμεσολαβητή ).

[5] Πρόταση λύσης, σύσταση ή τελική απόφαση.

[6] Εγγραφή μέχρι την τελική απόφαση, λύση ή σύσταση. Ο μέσος χρόνος διεκπεραίωσης των υποθέσεων εντός της προθεσμίας ήταν 26 εργάσιμες ημέρες.